Kanban board
Usa una board kanban per pianificare e gestire il flusso di lavoro aziendale o un progetto imminente. Visualizza le fasi del flusso di lavoro agile, tieni traccia delle attività del progetto e migliora la collaborazione all'interno dell'azienda.
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Kanban board: che cos'è?
Una board kanban (o lavagna kanban) è uno strumento di gestione che aiuta a visualizzare il lavoro, a limitare il work-in-progress (WIP) e a massimizzare l'efficienza. I team utilizzano la lavagna per strutturare il carico di lavoro e gestire i progressi in tempo reale. Il concetto di una lavagna kanban è semplice. Ogni colonna rappresenta una fase diversa del flusso di lavoro o del progetto. Man mano che il compito avanza, si sposta nella colonna corrispondente. Quando si tratta di creare una board kanban, si può scegliere se crearla fisicamente o digitalmente. Una lavagna fisica viene spesso creata su una lavagna o un foglio di carta. Il project manager (o chi per lui) disegna le colonne e scrive a mano ogni attività. Quando i compiti avanzano, devono essere cancellati e riscritti nella colonna appropriata. Una board kanban digitale è molto più flessibile. Viene creata virtualmente, consentendo ai team di apportare modifiche e collaborare istantaneamente da qualsiasi luogo. La lavagna può diventare un documento vivente per aiutare tutti a rimanere in carreggiata e controllare lo stato di un progetto in tempo reale.
Che si utilizzi una lavagna fisica o digitale, la struttura semplice di una lavagna Kanban offre chiarezza. Ti tiene aggiornato con un solo sguardo e ti aiuta a identificare le inefficienze o i colli di bottiglia nel tuo flusso di lavoro. Individuare queste informazioni aiuta a mettere in atto misure per ottimizzare l'efficienza e aumentare la produttività.
Quante colonne ci sono in kanban?
Una lavagna kanban, tipicamente, ha 3 colonne:
• To-do (a volte chiamato Backlog) • In progress • Complete
Queste sono le basi di una semplice lavagna, ma si possono avere tutte le colonne che si desidera, a seconda del progetto o del flusso di lavoro. Ad esempio, se il tuo lavoro deve passare attraverso diversi cicli di revisioni, approvazioni e rielaborazioni prima di essere completato, puoi aggiungere tutte queste colonne alle board per riflettere accuratamente il tuo processo. Alcune board kanban sono dotate anche di swimlanes, che consentono di dividere orizzontalmente la lavagna per categorizzare ulteriormente le attività o assegnarle a vari reparti. Un esempio potrebbe essere la suddivisione della lavagna in base al reparto. Le vendite, il marketing, le risorse umane, la finanza e le attività operative hanno tutte una swimlane separata per le loro attività nell'ambito di un determinato progetto. Con questo formato, tutti i team possono vedere immediatamente quali attività si applicano al loro flusso di lavoro (e quali devono essere ignorate).
Kanban è Lean o Agile?
Innanzitutto, chiariamo cosa sono Agile e Lean. Agile è un approccio iterativo alla gestione dei progetti. Invece di lanciare tutti gli aspetti di un progetto in un'unica soluzione, consente ai team di progetto di suddividere le attività in piccoli incrementi noti come "sprint". Il Lean è un insieme di principi nati nel settore manifatturiero per ridurre gli sprechi di produzione e aumentare l'efficienza. Oggi è ampiamente utilizzato nella gestione dei progetti e in altre aree aziendali. Rispondiamo ora alla domanda: Kanban è Lean o Agile? La risposta è: entrambi. Il framework kanban rientra nella metodologia Agile, ma le board kanban possono anche supportare i principi Lean. Quando si parla di gestione di progetti Agile, la struttura di una lavagna kanban è perfetta per i team Agile. Permette ai team di facilitare lo sprint planning, di visualizzare il lavoro in corso e di tornare al tavolo da disegno quando l'iterazione è terminata. Ma oltre a questo, le board kanban supportano anche i principi Lean, riducendo al minimo il work-in-progress, in particolare per quanto riguarda il "sistema pull". In Lean, il concetto di sistema pull consente ai team di iniziare un nuovo lavoro solo quando è necessario. Utilizzando una lavagna kanban, i team possono concentrarsi sul lavoro necessario per completare il progetto. Questo permette di mantenere i budget in linea, di ridurre gli sprechi e di aiutare i team di progetto a consegnare il lavoro in tempo.
Board Kanban vs Board Scrum: qual è la differenza?
Sia le board scrum che quelle kanban sono metodi Agile per tracciare il lavoro, ma una lavagna Scrum segue una metodologia molto specifica e rigida. Le board kanban possono essere più fluide perché non seguono una struttura predefinita. Ad esempio, le board scrum sono sempre di proprietà di un singolo team Scrum. Ogni membro del team Scrum ha un ruolo specifico da svolgere nello sprint e non è possibile aggiungere nuovi compiti o elementi alla lavagna mentre lo sprint è ancora in corso. Una lavagna kanban, invece, non è di proprietà di un singolo team. Chiunque può accedere e utilizzare la lavagna se fa parte del progetto o del flusso di lavoro agile. Le attività possono essere aggiunte, rimosse e modificate man mano che il flusso di lavoro procede, offrendo ai team una maggiore flessibilità.
A cosa serve una lavagna kanban?
Le board kanban consentono di tenere facilmente traccia delle attività e di apportare modifiche in tempo reale. Sono molti gli scenari in cui l'uso di una lavagna kanban può essere utile, tra cui:
Visualizzare un progetto o un flusso di lavoro
Una board kanban è chiara, concisa e facile da capire. Se vuoi un modo semplice per visualizzare il tuo carico di lavoro, una lavagna kanban è la soluzione giusta. Aiuta a creare un flusso di lavoro organizzato e fornisce trasparenza tra i membri del team, mostrando quali compiti sono assegnati a chi e quando devono essere completati.
Migliorare l'efficienza
Le board kanban consentono di pianificare ogni attività del progetto. Di conseguenza, l'intero team di progetto sa esattamente cosa fare e quando. Non c'è bisogno di perdere tempo in attività che non contribuiscono al successo complessivo del progetto. Al contrario, i team di progetto possono utilizzare il loro tempo nel modo più efficiente e produttivo possibile.
Favorire la collaborazione
Con una board kanban online, i team possono collaborare durante il progetto. Possono vedere come procede il progetto, chi sta lavorando a determinati compiti e porre domande o aggiungere note che gli altri utenti possono vedere. Quando i team collaborano a progetti complessi, la lavagna kanban aiuta a individuare le aree in cui è possibile apportare miglioramenti lungo il percorso.
Ridurre i colli di bottiglia
Utilizza una lavagna kanban per individuare facilmente i colli di bottiglia e gli ostacoli nel tuo flusso di lavoro. Se i compiti si accumulano, è possibile individuare il problema e rimediare per il futuro. Spostando ogni tessera attraverso le diverse fasi, i team possono facilmente identificare i potenziali ostacoli lungo il percorso.
Board kanban: un esempio
Per vedere una lavagna kanban in azione, dai un'occhiata a questo modello di lavagna kanban con un esempio di sessione di pianificazione della roadmap di prodotto:
Il modello è suddiviso in quattro colonne: backlog, to-do, in progress e done. Tutti i compiti che sono stati concettualizzati e che devono essere completati sono elencati nell'elenco "backlog" o "to-do". Ad esempio, uno dei compiti del team PR è la stesura di un comunicato stampa per il lancio del prodotto. Nella colonna "da fare", il team di sviluppo deve aggiungere idee per le immagini, che il team di design dovrà applicare aggiungendole al brief. L'elenco "in corso" comprende tutti i compiti a cui i team stanno lavorando. Si tratta di attività che sono state spostate dall'elenco "da fare", ad esempio la configurazione della versione mobile. Ogni attività completata e consegnata si sposta dall'elenco "in corso" alla sezione "completata". Nell'esempio precedente, quando le immagini del brief sono state codificate in modo efficace, l'attività si sposta nella colonna "fatto" della board kanban.
Quali sono i benefici di kanban?
L'uso di una lavagna kanban offre diversi vantaggi ai team di progetto di vari settori. Di seguito illustreremo alcuni dei vantaggi più comuni.
Offre aggiornamenti in tempo reale
Qualsiasi modifica o aggiornamento apportato al progetto si rifletterà immediatamente sulla lavagna, consentendo a tutto il team di progetto di accedere agli aggiornamenti in tempo reale con pochi clic.
È flessibile
A differenza di una board scrum, le board kanban non sono impostate su un insieme di regole specifiche. La struttura può essere flessibile e consente di creare una lavagna di progetto perfetta per la propria azienda.
Facilità d'utilizzo
Utilizzare una lavagna kanban è facile. È facile da realizzare, da usare e da capire. Nessuno farà fatica a capire come funziona, quindi è uno strumento di gestione dei progetti accessibile.
Offre allineamento al team
Se tutti hanno accesso alla board kanban, saprai che sono tutti sulla stessa pagina. Possono vedere cosa sta succedendo al progetto, chi sta lavorando a compiti specifici e come si inseriscono nel quadro generale.
Come creare una board kanban?
Creare la propria lavagna kanban non è difficile, soprattutto se si parte da un modello di board kanban. Tuttavia, per sfruttare al meglio la vostra board kanban, è utile comprendere tutte le fasi del processo di creazione.
1. Definisci il tuo processo, progetto o flusso di lavoro
Prima di creare la board kanban, è necessario definire il processo, il progetto o il flusso di lavoro che si desidera delineare. Si tratta di un progetto particolare? Un processo aziendale? Un nuovo flusso di lavoro? Utilizziamo il project management come esempio. Per definire chiaramente il tuo progetto, dovrai innanzitutto delineare l'ambito del progetto. L'ambito definisce gli obiettivi e lo scopo del progetto. Ma in che modo questo può essere utile per la tua board kanban? Con un ambito di progetto chiaro, sarai in una posizione migliore per garantire che la tua lavagna kanban includa tutte le informazioni necessarie per completare il progetto. Pertanto, prima di iniziare a creare la lavagna, è necessario avere chiari i fondamenti del processo, del progetto o del flusso di lavoro. In questo modo, potrai essere certo di creare una board kanban che includa i compiti e le attività giusti.
2. Delineare le fasi e i limiti
Con un'immagine chiara del tuo flusso di lavoro o del tuo progetto, puoi iniziare a mappare le colonne della tua lavagna. Puoi mantenerla semplice con tre colonne che rappresentano "da fare", "in corso" e "completato". Si possono anche aggiungere ulteriori dettagli e approfondire il processo con più colonne per riflettere accuratamente il processo, oppure aggiungere dei piani per i diversi team coinvolti nel progetto. Durante questa fase, è necessario stabilire anche i principi della board kanban, come i limiti di WIP. Questi definiranno i vincoli fissi che eliminano gli sprechi dal tuo processo. Ad esempio, potresti voler limitare il numero di attività su cui si lavora attivamente nello stesso momento. Questo ti aiuterà a gestire la capacità del team e a snellire il flusso di lavoro. In definitiva, non esiste un modo giusto o sbagliato di strutturare la lavagna kanban. Tutto dipende dalle caratteristiche del progetto o del flusso di lavoro e dai limiti che si vogliono porre.
3. Aggiungi le task (attività) alla board
Una volta creata la struttura della lavagna, si può iniziare a tracciare i compiti e le attività. In Miro, queste sono chiamate schede visive.
Inizia aggiungendo un titolo chiaro che descriva cosa comporta l'attività. Ad esempio, "invio di newsletter via e-mail". Poi, potrai aggiungere ulteriori dettagli sulle specifiche all'interno della scheda stessa. Si potrebbero includere informazioni come "redigere il testo dell'e-mail" o "creare un oggetto convincente". La scheda potrebbe anche includere una lista di controllo da spuntare per il proprietario, file e immagini caricati o link esterni a informazioni di supporto. Dopo che i compiti sono stati aggiunti alla scheda, è possibile assegnare la proprietà alla persona o al team di riferimento. Infine, è necessario aggiungere una data di consegna. In Miro, la data apparirà direttamente sulla scheda, in modo che sia chiaro quando l'attività è in scadenza.
4. Condividi la board con gli stakeholder
Una volta completata la board, condividila con i membri del team e gli stakeholder per ottenere il loro feedback. In questo modo, le persone interessate avranno la possibilità di esaminare le informazioni, fare domande e assicurarsi che non manchino informazioni vitali.
5. Rivedi e aggiorna regolarmente la board
Quando il progetto o il flusso di lavoro diventa operativo, è importante che tu e il tuo team rivediate e aggiorniate continuamente la lavagna. In caso contrario, la lavagna non sarà rilevante e non aiuterà a gestire efficacemente le attività. In altre parole, kanban è utile solo se è facilmente accessibile a tutti i membri del team e se viene mantenuto aggiornato. Fortunatamente, l'utilizzo di Miro semplifica l'intero processo. L'intero team può facilmente visualizzare e accedere alla lavagna kanban online, il che è particolarmente utile per i team remoti. Tutto quello che devono fare è collegarsi per vedere immediatamente gli ultimi progressi. Per spostare le attività, è sufficiente trascinarle nella colonna corrispondente, aggiungere eventuali note o aggiornamenti e tutti avranno immediatamente la versione più recente della board kanban.
Usa Miro per creare la tua board kanban
Le board kanban sono strumenti incredibilmente utili per la pianificazione e la gestione di progetti e flussi di lavoro. Mantengono tutti aggiornati sui progressi più recenti, fornendo chiarezza sul modo in cui le attività si muovono nel flusso di lavoro. Semplifica il tuo prossimo progetto utilizzando Miro per creare una lavagna Kanban per il team.