Qu'est-ce qu'un workflow, ou processus de flux de travail ?

Vous avez probablement participé à quelques projets qui se sont déroulés sans accrocs. Chacun savait ce dont il était responsable et ce qui se passait ensuite. Les gens disposaient des ressources dont ils avaient besoin au moment où ils en avaient besoin. Il n'y a pas eu de retards inutiles ou d'erreurs de communication frustrantes.

Mais vous avez probablement aussi participé à des projets qui ont déraillé. Les gens passaient d'une tâche à l'autre au hasard. Certains éléments étaient accidentellement dupliqués, tandis que d'autres étaient complètement ignorés.

Il ne fait aucun doute que nous préférerions que tous nos projets se déroulent comme le premier, mais il n'est pas toujours facile d'y parvenir. C'est là que le processus de flux de travail, ou workflow, entre en jeu.

Qu'est-ce qu'un workflow ?

Un processus de flux de travail est une séquence établie d'étapes utilisées pour mener à bien une tâche, un projet ou un objectif.

Il peut être utilisé pour des processus simples et répétés (comme la mise à jour correcte des informations sur les clients dans votre système de gestion de la relation client, par exemple) ou pour des projets et des entreprises plus importants et plus complexes (comme la refonte du site web de votre entreprise ou la planification de votre retraite annuelle).

Que votre processus de flux de travail soit simple ou complexe, l'objectif du flux de travail reste le même : assurer la cohérence dans la manière dont le travail est accompli.

Flux de travail et processus : y a-t-il une différence ?

Vous entendrez souvent parler de « processus de flux de travail ». Mais vous entendrez également les mots utilisés séparément : « flux de travail » et « processus ».

Cela peut prêter à confusion. Parfois, les mots sont utilisés de manière interchangeable, et d'autres fois, ils sont traités comme s'il existait une différence majeure entre eux. Qu'en est-il et, surtout, quelle est la bonne définition ?

Le flux de travail et le processus ont tous deux un point commun : ils décrivent les étapes nécessaires à la réalisation d'une tâche. Il existe toutefois une légère différence entre les deux :

Définition du flux de travail, ou workflow : les étapes nécessaires à l'accomplissement d'une tâche
Définition du processus : les étapes nécessaires pour atteindre un objectif

Il est vrai que la situation peut encore être un peu floue. Après tout, que se passe-t-il si l'achèvement d'une tâche ou d'un projet constitue un objectif ? C'est la raison pour laquelle vous entendrez le terme « processus de flux de travail » ou « processus de workflow », car il englobe tous les cas d'utilisation potentiels de cet exercice de planification et de documentation.

Comment comprendre un flux de travail typique ?

Il est fort probable que vous et votre équipe disposiez déjà d'un certain nombre de processus de flux de travail pour un certain nombre de tâches et d'objectifs, qu'il s'agisse de demander des congés, de réserver une salle de réunion ou de lancer un nouveau projet.

Bien que ces étapes se déroulent en coulisses, il est important de documenter ces flux de travail - ce que l'on appelle la cartographie des flux de travail ou la cartographie des processus de flux de travail.

La cartographie du flux de travail consiste à décrire votre processus habituel (c'est-à-dire la séquence des étapes, les responsabilités de chacun, les décisions qui doivent être prises et qui peuvent avoir une incidence sur l'ordre, etc.

Cela vous semble compliqué ? Ce n'est pas nécessaire. Commencez par utiliser notre modèle de workflow ou même un modèle de diagramme de flux de travail pour commencer à cartographier facilement votre propre processus de flux de travail.

Quels sont les avantages de la cartographie du flux de travail ?

Peut-être que certains de ces processus fonctionnent déjà sans problème au sein de votre équipe. Pourquoi consacrer du temps à les documenter et à les cartographier ?

La cartographie du flux de travail - même pour des processus établis et fluides - offre un certain nombre d'avantages, notamment

Une meilleure collaboration : vous pensez peut-être que tout le monde sait ce qui se passe quand, mais même les processus établis de longue date peuvent déraper. En schématisant et en cartographiant ces flux de travail, tout le monde dispose d'une source unique de vérité sur la manière dont un processus doit fonctionner, de sorte qu'il n'y a pas de malentendus sur qui fait quoi ou ce qui se passe ensuite.
Cohérence accrue : dans le même ordre d'idées, la cartographie des flux de travail peut améliorer la cohérence et la cohésion de vos tâches et de vos projets. Les tâches répétitives sont prises en charge de manière fiable à plusieurs reprises (même si quelqu'un quitte l'équipe ou est en vacances), car tout le monde dispose d'une documentation à suivre.
Une intégration plus facile : l'arrivée d'un nouveau membre dans l'équipe peut s'avérer déconcertante, et il y a beaucoup de choses à lui faire comprendre. Plutôt que d'avoir à le guider à travers chaque étape et chaque processus, la cartographie du flux de travail lui fournit une ressource documentée sur laquelle il peut s'appuyer pour assumer ses responsabilités de manière autonome.
Des processus affinés : presque tous les processus ou flux de travail peuvent être améliorés, mais il n'est pas toujours facile de repérer les points d'achoppement lorsque l'on est pris dans le tourbillon de l'exécution du travail. La cartographie du flux de travail vous donne le temps de réfléchir à la séquence, d'identifier les goulets d'étranglement ou les problèmes récurrents, puis de prendre des mesures pour les résoudre.

Bien qu'il puisse s'agir d'une entreprise compliquée à réaliser correctement, la cartographie du flux de travail n'est pas une formalité inutile ni une perte de temps et d'énergie. Lorsqu'elle est réalisée correctement, elle peut constituer un outil puissant pour aider votre équipe à travailler de manière plus efficace et efficiente.

Exemples de workflow

Vous avez besoin d'inspiration créative pour commencer à élaborer votre propre diagramme de processus de flux de travail ? Sur notre page de modèle de workflow, vous trouverez plusieurs exemples de workflow qui vous mettront sur la voie.

Comprendre comment votre équipe accomplit son travail (et comment vous pouvez l'améliorer)

Un processus de flux de travail documente les étapes que vous et votre équipe suivez pour accomplir quelque chose.

Bien que vous puissiez penser que ces étapes sont naturelles, une représentation visuelle de ces étapes, à travers un modèle de workflow ou bien un diagramme de processus de flux de travail, peut être un outil indéniablement utile non seulement pour comprendre vos processus, mais aussi pour les améliorer.