Comment créer un diagramme de Gantt

Faire un diagramme de Gantt peut être une tâche complexe, mais cette complexité disparaît si vous maîtrisez quelques notions de base et si vous disposez d'un outil qui peut vous aider à l'élaborer. Ce type de chronogramme peut aider à planifier des projets et des tâches pour voir les dépendances, les délais et bien d'autres choses qui seront utiles à toutes les parties intéressées. Examinons les étapes à suivre pour créer un diagramme de Gantt.

1. Examiner l'étendue du projet

Avant de créer un diagramme de Gantt, vous devez avoir une idée claire de la portée du projet. La portée du projet décrit les aspects clés du projet. Il comprend les objectifs, les produits livrables, les exigences, les tâches, les coûts et les délais du projet. Il s'agit généralement d'un document, mais il peut également se présenter sous une autre forme. Jetez un coup d'œil à notre modèle de portée de projet pour voir la portée du projet sur un tableau Kanban en ligne. En comprenant la portée de votre projet, vous êtes bien placé pour créer un diagramme de Gantt réussi. Vous aurez une idée claire de ce que le projet implique, de ses objectifs et de la raison pour laquelle il est entrepris. Par conséquent, vous serez en mesure d'ajouter au diagramme toutes les tâches, échéances et étapes pertinentes.

2. Ajouter les tâches du projet

Une fois que vous avez examiné la portée du projet, vous pouvez commencer à ajouter des tâches au diagramme de Gantt. C'est là que les barres entrent en jeu. Chaque barre d'un diagramme de Gantt représente une tâche différente et sa durée. En fonction de la structure du diagramme, ces barres peuvent également indiquer en quoi consiste la tâche et à qui elle est attribuée. Vous pouvez également classer les tâches en fonction du type de travail. Par exemple, vous pouvez répartir les tâches dans les départements suivants :

• Ventes

• Marketing

• Finances

• Opérations

• Développement de produits

• Informatique

La répartition des tâches en différentes catégories permet d'avoir une meilleure vue d'ensemble d'un projet. Il est également plus facile pour les différentes équipes de savoir de quelles tâches elles sont responsables, ce qui est particulièrement utile si le projet est complexe. En classant les tâches par catégories, les équipes peuvent facilement voir quelles sont les tâches qui les concernent plutôt que de voir toutes les tâches du projet.

3. Établir un calendrier

Une fois que toutes les tâches figurent sur le tableau, vous pouvez ajouter la durée de chacune d'entre elles. Si vous utilisez une plateforme en ligne comme Miro, vous pouvez sélectionner une date de début et de fin dans le modèle de diagramme de Gantt. La barre se place alors automatiquement au bon endroit sur le graphique. Si vous ne savez pas combien de temps estimer pour chaque tâche, ne vous inquiétez pas. Il existe différentes façons d'estimer la durée d'une tâche, notamment les suivantes :

4. Comprendre ce que la tâche implique

Vous devez d'abord savoir quelles sont les activités nécessaires à la réalisation de la tâche. Quel est le résultat souhaité ? S'agit-il d'une tâche complexe ? Faut-il plusieurs personnes pour la mener à bien ? Toutes ces informations vous aideront à évaluer la durée de la tâche.

Examinez les données historiques

Examinez les projets précédents pour voir combien de temps les tâches ont pris dans le passé. Vous pouvez utiliser ces informations pour estimer la durée de la tâche de votre projet actuel.

Discutez avec les personnes assignées au projet

Si vous avez peu ou pas d'expérience dans certains domaines du projet, il est conseillé de parler aux personnes qui travaillent dans ces domaines. Ils disposeront des informations nécessaires pour vous aider à déterminer la durée de chaque tâche.

5. Demandez l'approbation des principales parties prenantes

Une fois que toutes les tâches figurent sur le diagramme, vous aurez une idée plus précise de la durée nécessaire pour mener à bien l'ensemble du projet. Vous pouvez partager ces informations avec les principales parties prenantes pour les tenir informées et leur demander leur approbation avant d'aller de l'avant.

Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur le calendrier du projet, vous pouvez ajouter ces informations au plan du projet. Le fait de documenter ces informations permet d'éviter d'élargir la portée du projet, ce qui peut entraîner des retards et empêcher son achèvement.

6. Identifiez les dépendances

Maintenant que votre diagramme de Gantt a le feu vert, vous pouvez identifier les dépendances. Il s'agit de repérer les tâches qui ne peuvent pas avancer tant que d'autres n'ont pas été commencées ou achevées.

Dans la plupart des cas, les dépendances seront évidentes lorsque vous représenterez toutes les tâches du projet. Si ce n'est pas le cas, vous devrez rechercher les tâches que vous ne pouvez pas exécuter tant que certains événements ne se sont pas produits dans le cadre d'une tâche précédente. Une fois que vous avez cartographié ces tâches, vous pouvez ajouter des flèches entre les tâches dépendantes pour montrer quelles tâches sont essentielles à l'achèvement du projet.

7. Partagez-le avec votre équipe de projet

Une fois le diagramme de Gantt terminé, partagez-le avec votre équipe de projet pour qu'elle l'examine. De cette façon, votre équipe peut poser des questions et donner son avis sur le projet.

Si vous utilisez Miro pour gérer votre diagramme de Gantt, il vous suffit de partager le diagramme avec votre équipe de projet pour qu'elle puisse ajouter des commentaires directement sur le diagramme. Il vous sera ainsi plus facile d'examiner leurs commentaires.

8. Lancez le projet

Une fois que tout le monde est d'accord, vous pouvez enfin lancer le projet. Mais le travail n'est pas encore terminé.

Au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous devrez vous référer au diagramme pour suivre la progression du projet. Cela vous aidera à résoudre les problèmes éventuels et à vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour mener à bien le projet.

Pour vérifier l'avancement du projet, il peut être utile d'utiliser un outil de création de diagrammes en ligne. Il vous permet de vérifier l'avancement des tâches en temps réel et de corriger rapidement les choses si elles ne se déroulent pas comme prévu.

Cela signifie également que l'équipe de projet peut toujours accéder à la version la plus récente du diagramme. Ils peuvent voir instantanément comment se déroule le projet, quelles sont les tâches qu'il leur reste à accomplir et quelles sont les tâches sur lesquelles travaillent les autres membres de l'équipe.

Conseils pour perfectionner votre diagramme de Gantt

La création d'un diagramme de Gantt efficace ne se limite pas à l'attribution de tâches et de délais. Pour tirer le meilleur parti de cet outil, il faut adopter un certain nombre de pratiques et d'approches stratégiques. Voici quelques conseils avancés qui peuvent vous aider à faire passer votre diagramme au niveau supérieur :

• Utilisez efficacement les couleurs et les étiquettes : une palette de couleurs bien pensée peut considérablement améliorer la clarté de votre diagramme de Gantt. Attribuez des couleurs spécifiques aux différents types de tâches, aux états d'avancement ou aux équipes responsables. La palette doit toutefois être limitée pour éviter toute confusion. Les étiquettes doivent être claires et concises et fournir les informations essentielles en un coup d'œil.

• Prévoyez des délais flexibles : bien que les délais définis soient essentiels, certains projets bénéficient de délais flexibles, en particulier aux stades de la planification et de l'examen. Cela permet de s'adapter aux changements sans compromettre la structure globale du projet.

• Incluez des indicateurs de progrès: outre les dates de début et d'achèvement, votre diagramme doit indiquer l'état d'avancement de chaque tâche. Il peut s'agir simplement d'un pourcentage de réalisation ou d'une barre de progression partielle. Ces indicateurs permettent de voir d'un coup d'œil l'état d'avancement du projet.

• Tirez parti des outils logiciels: si les diagrammes de Gantt peuvent être créés manuellement, les logiciels modernes offrent des fonctionnalités qui permettent de gagner du temps et de l'efficacité, telles que la mise à jour automatique des dépendances et l'intégration avec d'autres outils de gestion de projet. Profitez de ces fonctionnalités pour maintenir votre diagramme à jour et pertinent.

• Planifiez des révisions régulières: fixez des moments précis pour réviser et mettre à jour le diagramme de Gantt avec l'ensemble de l'équipe. Ces révisions permettent d'identifier les problèmes, d'ajuster les délais et de réaffecter les ressources avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs.

• Formez votre équipe: assurez-vous que tous les membres de l'équipe comprennent comment lire et interpréter le diagramme de Gantt. Une courte séance de formation peut améliorer considérablement la communication et l'efficacité de l'équipe.

En mettant en œuvre ces conseils, vous pouvez améliorer considérablement l'utilité et l'efficacité de votre diagramme de Gantt et le transformer en un outil de gestion de projet dynamique.

Créez votre diagramme de Gantt dans Miro

Miro est un outil qui facilite la création de diagrammes de Gantt grâce à son interface intuitive et à ses modèles. Vous pouvez créer un diagramme de Gantt entièrement personnalisable en quelques étapes seulement avant de pouvoir y accéder en ligne ou hors ligne, car vous pouvez l'exporter au format pdf ou au format image haute résolution.