Modèle Workflow
Collaborez facilement sur des conceptions et suivez votre statut.
À propos du modèle Workflow
Qu'est-ce qu'un workflow ?
Un workflow (flux de travail) est un outil de gestion de projet qui vous permet d'esquisser les différentes étapes, ressources, calendrier et rôles nécessaires à la réalisation d'un projet. Il peut être utilisé sur n'importe quel projet en plusieurs étapes, qu'il s'agisse d'un processus commercial ou autre, et est idéal pour tracer les actions tangibles que vous devrez entreprendre pour atteindre un objectif et l'ordre dans lequel vous devez effectuer ces actions.
5 composants clés d'un flux de travail
Il existe de nombreuses façons de créer un flux de travail, mais elles impliquent généralement les composants de base suivants. Nous avons répertorié les questions que vous devriez vous poser si vous essayez de remplir un nouveau workflow.
1. Parties prenantes
Qui sont les parties prenantes ? Il est important que toute l'équipe comprenne ses rôles avant de commencer la production. Définissez vos parties prenantes et définissez la portée de leur rôle. Qui sont les gardiens ? À qui appartient le cycle de révision ? Qui intervient s'il y a un goulot d'étranglement ?
2. Brainstorming
Comment réfléchissez-vous à des idées ? D'où vient le contenu ? Si vous travaillez dans une équipe de marketing ou de conception, ou si vous produisez une émission de télévision, un podcast ou tout autre projet créatif, il est crucial de décider dès le départ du format des sessions de brainstorming. Il est également utile de savoir où vous stockez vos idées, qui les compile et qui prend les décisions éditoriales.
3. Calendrier
Quel est votre calendrier ? Esquissez vos étapes clés et un calendrier approximatif pour un projet donné. Notez tous les examens qui doivent avoir lieu et les délais pour chaque examen. Créez des listes de contrôle pour chaque étape afin de savoir quand vous êtes prêt à passer à la suivante.
4. Communication
Comment communiquerez-vous avec l'équipe ? Aurez-vous des réunions de vérification hebdomadaires ou des daily standups ? Qui doit être impliqué dans ces réunions ? Serait-il préférable d'envoyer une mise à jour hebdomadaire par email ? Décidez d'un plan de jeu, mais vous pouvez toujours réitérer plus tard.
5. Ressources
Des quelles ressources avez-vous besoin pour réussir ? Les ressources peuvent inclure des outils, des partenaires transversaux, un budget et d'autres besoins.
Est-ce que le flux de travail est digeste et évolutif ? Passez en revue votre workflow périodiquement. Assurez-vous que tout est à jour et que le flux de travail peut évoluer avec votre entreprise. Intégrez les retours des nouvelles recrues qui peuvent avoir été formées sur le workflow.
Quatre avantages d'un Workflow
1. Collaborer efficacement
La gestion de projet est un processus compliqué et désordonné. Il peut être difficile pour les parties prenantes de connaître leurs rôles et responsabilités - et où ils se chevauchent et se heurtent. Un bon workflow de production réduit l'incertitude. En cas de doute, votre équipe et vos partenaires transversaux peuvent se référer au workflow pour comprendre votre prochaine étape.
2. Former les nouvelles recrues
Avoir un flux de travail facilite la formation de nouvelles recrues. Au lieu d'avoir à vous souvenir de chaque étape d'un processus de production complexe, vous pouvez guider votre nouvelle recrue tout au long du workflow. Cela garantit la cohérence de votre formation et permet aux nouvelles recrues de démarrer immédiatement.
3. Trouver les défauts dans vos processus
Documenter un workflow de production est l'occasion de comprendre les failles de vos processus. Y a-t-il des lacunes ? Avez-vous besoin de plus de ressources ? Y a-t-il un goulot d'étranglement ? La cartographie de votre flux de production est le meilleur moyen d'avoir une idée des besoins de votre équipe.
4. Mettez vos processus à l'échelle
Les workflows de production vous aident à évoluer. Lorsque les processus vivent dans la tête de votre équipe, il peut être difficile de sécuriser les ressources, d'obtenir l'adhésion ou d'embaucher de nouveaux employés. La mise en place d'un processus de travail facilite la croissance de votre entreprise au fur et à mesure de sa construction.
Exemples de workflow
Exemple de workflow de gestion des tâches : les tâches sont attribuées par le chef d'équipe, puis assignées aux membres de l'équipe concernée. Chaque membre travaille sur sa tâche, met à jour son statut et signale les problèmes éventuels. Une fois terminées, les tâches sont vérifiées par le chef d'équipe et marquées comme achevées.
Exemple de workflow de traitement des commandes : le client passe une commande en ligne, puis le système vérifie la disponibilité des produits en stock. Une fois confirmée, la commande est traitée par le service expédition, qui prépare les articles pour l'expédition. Enfin, la commande est expédiée au client avec un suivi de livraison.
Exemple de workflow de production : le processus débute par la planification de la production basée sur les commandes en attente et les niveaux de stock. Ensuite, les matières premières sont commandées et les machines sont préparées pour la fabrication. Une fois les produits fabriqués, ils passent par un contrôle qualité avant d'être emballés et étiquetés. Enfin, les produits finis sont expédiés vers les entrepôts ou directement aux clients, avec une mise à jour des stocks dans le système.
Exemple de workflow de publication d'un article de blog : vous avez la possibilité de choisir le type de diagramme qui convient le mieux à votre équipe et à votre flux de travail spécifique. Cet exemple utilise un diagramme swimlane pour montrer les étapes et les parties prenantes impliquées dans la production et la publication d'un article de blog de l'entreprise :
Exemple de création d'un nouveau processus d'accueil des nouveaux arrivants : vous et votre équipe des ressources humaines créez un nouveau processus d'intégration pour les nouveaux employés. Vous utilisez le modèle de workflow de Miro pour créer toutes vos tâches, puis vous les organisez dans les colonnes « en attente », « en cours », « à revoir » et « approuvé ».
Comment utiliser le modèle Workflow
Le modèle Workflow fournit un diagramme de flux de processus divisé en 4 sections : En attente, En cours, Révision nécessaire et Approuvé. Des étapes de flux de travail individuelles sont créées et placées dans la section appropriée, où elles seront attribuées au bon membre de l'équipe. À partir de là, il suffit de déplacer les tâches dans le diagramme de flux de travail au fur et à mesure qu'elles sont terminées. Le modèle de diagramme de flux de travail prêt à l'emploi peut aussi vous faire gagner du temps.
Puis-je modifier un modèle de workflow pour l'adapter à mes besoins ?
Oui, vous pouvez personnaliser le modèle de flux de travail pour répondre aux besoins spécifiques de votre projet ou processus. Vous pouvez modifier les tâches, les rôles et d'autres éléments en fonction de vos besoins.
Est-il possible de collaborer avec d'autres personnes en utilisant le modèle de workflow ?
Oui, vous pouvez collaborer avec d'autres personnes en partageant le modèle de flux de travail via un lien. Ils peuvent contribuer au projet, fournir un retour d'information et suivre les progrès réalisés.
Comment puis-je m'assurer qu'un modèle de flux de travail reste à jour ?
Pour que votre modèle de workflow reste à jour, il est essentiel de le revoir régulièrement et d'y apporter les modifications nécessaires pour refléter les mises à jour des processus, de la technologie ou des meilleures pratiques. Cela permet de s'assurer que votre flux de travail reste efficace et conforme à vos objectifs. Vous devez également informer toutes les parties prenantes des révisions apportées au modèle de flux de travail afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Comment puis-je mesurer le succès d'un flux de travail à l'aide d'un modèle ?
Le succès d'un flux de travail utilisant un modèle peut être mesuré à l'aide d'indicateurs clés de performance (ICP) pertinents pour votre flux de travail. Les ICP peuvent vous aider à suivre les progrès réalisés et à identifier les domaines à améliorer. Les délais d'exécution, les taux d'erreur, les économies de coûts ou la satisfaction des clients sont quelques exemples d'indicateurs clés de performance. En mesurant les ICP, vous pouvez déterminer si votre flux de travail atteint vos objectifs et apporter les changements nécessaires pour l'améliorer.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle de priorisation RICE
Idéal pour:
Gestion de projet, Planification Stratégique, Prioritisation
Lors de l'élaboration d'une feuille de route de produit, il peut être facile de se perdre dans les détails. Le modèle RICE, qui est l'acronyme pour Reach (Portée), Impact (Impact), Confidence (Confiance) et Effort (Effort), vous aide à évaluer et à hiérarchiser des idées. Réfléchir à de nouvelles façons de ravir vos clients peut être gratifiant, mais cela peut aussi être accablant. Vous et votre équipe pourriez être tentés de vous plonger d'abord dans les idées les plus excitantes, sans tenir compte de leur faisabilité. Le cadre RICE permet à votre équipe d'examiner attentivement chaque projet potentiel et d'évaluer leur faisabilité.
Modèle Feuille de Route de Développement Produit
Idéal pour:
Gestion de produit, Développement de logiciels, Feuilles de route
Les Feuilles de Route de Développement Produit couvrent tout ce que votre équipe doit accomplir lors de la livraison d'un produit, du concept au lancement sur le marché. Votre Feuille de Route de Développement Produit est également un outil d'alignement d'équipe qui offre des conseils et une direction pour aider votre équipe à se concentrer sur l'équilibre entre l'innovation des produits et la satisfaction des besoins de vos clients. Investir du temps dans la création d'une feuille de route axée sur les phases de développement de vos produits aide votre équipe à communiquer une vision aux chefs d'entreprise, aux designers, aux développeurs, aux chefs de projet, aux spécialistes du marketing et à toute autre personne qui influence la réalisation des objectifs de l'équipe.
Modèle Service Blueprint
Idéal pour:
Desk Research, Opérations, Étude de marché
Introduits pour la première fois par G. Lynn Shostack en 1984, les service blueprints vous permettent de visualiser les étapes d'un processus de service du point de vue du client. Les service blueprints sont des outils utiles pour comprendre et concevoir une expérience de service – et trouver des moyens de l'améliorer. Les diagrammes de service blueprints permettent aux équipes de concevoir plus facilement de nouveaux processus ou d'améliorer les processus existants. Pour créer un service blueprint, cartographiez chaque processus et acteur qui contribue à l'expérience client, des contributeurs internes aux fournisseurs tiers.
Modèle de Cartographie de Récits Visuels
Idéal pour:
Marketing , Desk Research, Cartographie
Certaines personnes aiment considérer une carte de récits visuels comme une liste de tâches stylisée, mais elle est beaucoup plus puissante que cela. La cartographie de récits visuels permet à votre équipe de gestion de produits de visualiser plusieurs dimensions d'une information. Ce faisant, vous pouvez identifier comment ces parties se réuniront pour créer un tout réussi. Utilisez le modèle de carte de récits visuels pour vous assurer que vos chefs de produits sont alignés et pour créer une source unique de vérité sur vos projets.
Modèle Cartographie d'Exemples
Idéal pour:
Gestion de produit, Cartographie, Diagrammes
Pour mettre à jour votre produit de manière utile, pour reconnaître des problèmes, ajouter des fonctionnalités et apporter les améliorations nécessaires, vous devez vous mettre à la place de vos utilisateurs. La Cartographie d'Exemples (ou cartographie des récits utilisateurs) peut vous donner cette perspective en aidant les équipes transverses à identifier comment les utilisateurs se comportent dans différentes situations. Ces récits utilisateurs sont idéaux pour aider les organisations à former un plan de développement pour la planification de Sprint ou à définir le nombre minimum de fonctionnalités nécessaires pour être utiles aux clients.
Modèle User Story Map
Idéal pour:
Marketing, Desk Research, Cartographie
Popularisée par Jeff Patton en 2005, la technique de cartographie des récits utilisateurs est un moyen agile de gérer les backlogs produits. Que vous travailliez seul ou avec une équipe produit, vous pouvez tirer parti de la cartographie des récits utilisateurs pour planifier les versions de produits. Les User Story Maps aident les équipes à rester concentrées sur la valeur commerciale et les fonctionnalités de lancement qui intéressent les clients. Le cadre aide à obtenir une compréhension partagée pour l'équipe transversale de ce qui doit être fait pour satisfaire les besoins des clients.