Modèle de workflow
Décrivez les étapes de base nécessaires à la réalisation d’un projet et harmonisez les workflows collaboratifs.
À propos du modèle de workflow
Le monde numérique exige la collaboration, et une meilleure collaboration conduit à de meilleurs résultats. Lorsqu'il s'agit de mettre en place un workflow collaboratif, il est nécessaire de créer un moyen simple de gérer le processus et d'itérer plus rapidement sans aucune contrainte.
Le modèle de workflow de Miro rend cela facile — c'est pourquoi les chefs de projet, les designers et les spécialistes du marketing utilisent ce modèle pour s'aligner sur les processus et améliorer l'efficacité lors de l'exécution des projets.
Qu’est-ce qu’un modèle de workflow ?
Un modèle de workflow est un outil de gestion de projet qui vous permet de définir les étapes, les ressources, les plannings et les rôles nécessaires pour mener à bien un projet.
Il peut être utilisé pour tout projet en plusieurs étapes, qu'il s'agisse d'un processus métier ou d'un projet de conception. Il est idéal pour tracer les actions nécessaires pour atteindre un objectif et organiser un planning pour réaliser ces actions.
Comment utiliser le modèle de workflow
Le modèle de processus de workflow de Miro est divisé en 4 sections :
En attente
En cours
À revoir
Approuvé
Les étapes individuelles du workflow sont créées et placées dans la section appropriée, où elles seront assignées au membre de l’équipe adéquat. À partir de là, il suffit de faire avancer les tâches dans le processus de workflow au fur et à mesure qu’elles sont accomplies.
5 éléments clés d'un processus de workflow
Le modèle de workflow peut être personnalisé pour répondre aux besoins ou au processus particulier de n'importe quel projet, mais impliquera généralement les composants de base suivants. Nous avons listé des questions que vous devriez vous poser en cours de route lors de la configuration du modèle de diagramme de workflow :
1. Parties prenantes
Qui sont les parties prenantes ? Il est important que toute l'équipe comprenne ses rôles avant de commencer la production. Définissez vos parties prenantes et précisez l'étendue de leur rôle. Qui sont les garants ? Qui est responsable du cycle de révision ? Qui intervient en cas de goulot d'étranglement ?
2. Brainstorming
Comment faites-vous un brainstorming d'idées ? D'où vient le contenu ? Si vous travaillez dans une équipe marketing ou de design, ou si vous produisez une émission de télévision, un podcast ou toute autre création, il est crucial de décider du format des sessions de brainstorming dès le départ. Il est également utile de déterminer où vous stockez vos idées, qui les compile et qui prend les décisions éditoriales.
3. Planning
Quel est votre calendrier ? Esquissez vos étapes clés et élaborez un planning pour avoir un aperçu global d’un projet donné. Notez toutes les revues à effectuer et les échéances pour chacune. Créez des listes de contrôle pour chaque étape afin de savoir quand vous serez prêt à passer à la suivante.
4. Communication
Comment allez-vous communiquer avec l’équipe ? Aurez-vous des réunions hebdomadaires pour faire le point ? Qui doit participer à ces réunions ? Serait-il préférable d'envoyer une mise à jour hebdomadaire par e-mail ? Décidez d'une stratégie de jeu, mais vous pouvez toujours revenir dessus plus tard.
5. Ressources
De quelles ressources avez-vous besoin pour réussir ? Les ressources peuvent inclure des outils, des partenaires interfonctionnels, un budget et d'autres besoins.
Le workflow est-il compréhensible et évolutif ? Passez en revue votre workflow périodiquement. Assurez-vous que tout est à jour et que le workflow peut évoluer avec votre entreprise. Incorporez les retours des nouvelles recrues qui ont peut-être été formées sur le workflow.
Avantages de l'utilisation d'un modèle de processus de workflow
Le modèle de workflow de Miro est un excellent moyen de garder tout le monde aligné et conscient de ce qui nécessite une approbation et ce qui est prêt pour la production. Voici quelques-uns des principaux avantages de sa mise en place pour votre équipe :
Collaborez efficacement
La gestion de projet est un processus désordonné et complexe. Il peut être difficile pour les parties prenantes de connaître leurs rôles et responsabilités — et de savoir où ils se chevauchent et se heurtent. Un bon workflow de production réduit l'incertitude. En cas de doute, votre équipe et vos partenaires interfonctionnels peuvent se référer au modèle de workflow pour comprendre l'étape suivante.
Former les nouvelles recrues
Avoir un workflow documenté facilite la formation des nouvelles recrues. Au lieu de devoir se souvenir de chaque étape d'un processus de production complexe, vous pouvez guider votre nouvelle recrue à travers le processus tel qu'il est décrit sur le modèle. Cela assure la cohérence de votre formation et permet aux nouvelles recrues de démarrer rapidement.
Trouver les failles dans vos processus
La cartographie d’un processus est une opportunité pour comprendre les failles dans vos processus. Y a-t-il des lacunes ? Avez-vous besoin de plus de ressources ? Y a-t-il un goulet d'étranglement ? Cartographier votre flux de production du début à la fin est le meilleur moyen de comprendre les besoins de votre équipe.
Évoluez vos processus
Les workflows de production vous aident à évoluer. Lorsque les processus ne vivent que dans la tête de votre équipe, il peut être difficile d’assurer les ressources, d’obtenir l’adhésion ou d’embaucher de nouveaux employés. Établir un workflow facilite l'expansion de votre entreprise à mesure que vous vous développez.
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Puis-je modifier un modèle de workflow pour l'adapter à mes besoins ?
Oui, vous pouvez personnaliser le modèle de workflow afin qu'il corresponde aux besoins spécifiques de votre projet ou processus. Vous pouvez modifier les tâches, les rôles et d'autres éléments en fonction de vos besoins.
Est-il possible de collaborer avec d'autres personnes en utilisant le modèle de workflow ?
Oui, vous pouvez collaborer avec d'autres personnes en partageant le modèle de flux de travail via un lien. Ils peuvent contribuer au projet, fournir un retour d'information et suivre les progrès réalisés.
Comment puis-je m'assurer qu'un modèle de flux de travail reste à jour ?
Pour que votre modèle de workflow reste à jour, il est essentiel de le revoir régulièrement et d'y apporter les modifications nécessaires pour refléter les mises à jour des processus, de la technologie ou des meilleures pratiques. Cela permet de s'assurer que votre flux de travail reste efficace et conforme à vos objectifs. Vous devez également informer toutes les parties prenantes des révisions apportées au modèle de flux de travail afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Comment puis-je mesurer le succès d'un flux de travail à l'aide d'un modèle ?
Le succès d'un flux de travail utilisant un modèle peut être mesuré à l'aide d'indicateurs clés de performance (ICP) pertinents pour votre flux de travail. Les ICP peuvent vous aider à suivre les progrès réalisés et à identifier les domaines à améliorer. Les délais d'exécution, les taux d'erreur, les économies de coûts ou la satisfaction des clients sont quelques exemples d'indicateurs clés de performance. En mesurant les ICP, vous pouvez déterminer si votre flux de travail atteint vos objectifs et apporter les changements nécessaires pour l'améliorer.
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