Modèle de planification d'événements
Coordonnez tous les éléments clés de votre événement avec confiance et facilité.
À propos du modèle Planification d'Evénements
Pour vous aider à planifier vos événements importants, vous avez besoin d'un modèle de planification d'événements suffisamment flexible pour suivre les changements jusqu'à la dernière minute. Différentes équipes coordonneront de nombreux éléments à tout moment.
Selon la proximité de la date de l'événement, votre équipe peut trouver utile d'utiliser un modèle de planification d'événements, qui offre la liberté de commencer à planifier à un niveau global. À mesure que le grand jour approche, vous pouvez devenir plus spécifique et précis. Pensez à toutes vos options avec votre équipe. Assurez-vous qu'ils ont tous les détails dont ils ont besoin pour faire le meilleur travail possible à vos côtés.
Continuez à lire pour en savoir plus sur notre modèle de planification d'événements.
Qu'est-ce qu'un modèle de planification d'événements ?
Que vous planifiez un lancement de produit, une conférence entièrement à distance ou un événement majeur, le modèle de planification d'événements servira de liste de contrôle visuelle et de carte pour tous les détails dont vous devez tenir compte avant le grand jour.
En définissant différentes sections (du plan marketing à l'ordre du jour, en passant par les petits fours et les cadeaux pour les invités) vous et votre équipe pouvez vous concentrer sur les détails les plus importants pour vos fonctions et collaborer au besoin lorsque des chevauchements se produisent. Le modèle de planification d'événements est un moyen adaptable de s'assurer que la vision créative et stratégique de votre événement ne se perd pas dans les détails.
Quand utiliser un modèle de planification d'événements ?
Après avoir réfléchi avec votre équipe à l'objectif de votre événement, à ce que vous voulez réaliser en organisant l'événement et aux ressources de planification à votre disposition, il est temps de vous tourner vers le modèle de planification d'événements.
Même avec des événements de plusieurs jours à grande échelle pour de nombreuses personnes, limitez votre modèle de planification d'événements à une page. Cela encourage la transparence et le suivi pour toutes les personnes impliquées.
Le modèle de planification d'événements n'est pas seulement destiné aux étapes se déroulant avant votre événement. Il peut également être utilisé pour évaluer les différentes actions de l'événement par la suite. Vous pouvez également publier une série de contenu post-événement pour maintenir la conversation active, même après la fin de l'événement.
Réfléchissez avec votre équipe aux indicateurs que vous utiliserez pour définir le succès de votre événement. Il s'agit peut-être de la vente de billets, des registres de présence, des commentaires des conférenciers ou des invités, ou d'un examen et d'une évaluation de la planification et du processus de votre événement, pour déterminer ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
Créez votre propre modèle de planification d'événements
Personnaliser votre propre planification d'événements est facile grâce au modèle simple de Miro. Notre outil de tableau blanc de Miro est le canvas parfait pour le créer et le partager avec votre équipe. Commencez par sélectionner le modèle de planification d'événements, puis suivez les étapes suivantes pour créer le vôtre.
Décidez de votre date d'événement : utilisez un calendrier hebdomadaire ou mensuel pour avoir une idée du meilleur moment pour organiser votre événement et combien de temps vous souhaitez qu'il dure.
Déterminez vos besoins en terme d'espace : si votre événement est uniquement en ligne, la géographie peut ne pas être un obstacle. Mais il faut encore tenir compte des fuseaux horaires et des capacités d'accueil. Combien de personnes, de manière réaliste, seriez-vous capable d'accueillir à la fois, en temps réel ?
Planifiez votre stratégie marketing et vos actions promotionnelles : comment le public sera-t-il mis au courant de votre événement ? Quels sont les canaux numériques ou les communautés qui les tiendront informés des détails importants ? Fiez-vous à vos experts en marketing et en contenu pour créer une chronologie réaliste, qui maintiendra les gens informés et intéressés, les encourageant à s'engager à se présenter le jour même.
Etablissez votre calendrier d'événement : comment tout se passera-t-il ce jour-là ? Qui seront les intervenants principaux, les animateurs d'ateliers et autres rôles ? Créez les horaires, indiquez qui prononcera des discours, tout divertissement prévu pour les pauses et d'autres détails clés dans votre agenda et votre section de contenu.
Prévoyez des extras, comme des rafraîchissements, des petits fours et des petits cadeaux pour les invités. Aurez-vous des sponsors qui enverront des cadeaux personnalisés que les intervenants et les participants pourront conserver ? Explorez vos options ici le plus tôt possible, pour créer une expérience événementielle mémorable.
À la recherche de modèles supplémentaires pour vos projets ? Consultez les options suivantes :
Modèle de diagramme de PERT : pour suivre vos échéances, vos tâches et vos dépendances d'un seul coup d'œil.
Modèles de feuille de route : pour créer des produits et des services que les gens apprécieront et optimiser vos sprints de produits.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle d'Analyse Coût Bénéfice
Idéal pour:
Leadership, Prise de décision, Planification Stratégique
Avec beaucoup de décisions à prendre au jour le jour, et chacune donnant l'impression d'être à enjeux élevés, il est facile pour une entreprise ou une organisation de se sentir dépassée. Vous avez besoin d'un moyen systématique d'analyser des risques et des bénéfices. Une analyse coût bénéfice vous donne la clarté dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées. Ce modèle vous permettra de mener une ACA pour aider votre équipe à évaluer les avantages et les inconvénients de nouveaux projets ou propositions commerciales et, en fin de compte, aider votre entreprise à préserver un temps précieux, de l'argent ou un capital social.
Modèle Modélisation de Processus
Idéal pour:
Méthodologie Agile, Gestion de produit, Cartographie
La modélisation de processus, également appelée process mapping, vous permet d'évaluer, de documenter et d'élaborer des stratégies autour de tout plan ou approche mis en place par votre équipe. C'est un outil utile pour éliminer ou prévenir des blocages. Organisée par étapes, une modélisation de processus permet à votre équipe de diviser un processus ou un système et de recenser les éléments attendus et les activités à entreprendre à chaque étape du processus. En décomposant les objectifs, les activités et les résultats attendus à n'importe quel stade d'un projet, vous pouvez savoir si vous êtes sur la bonne voie ou si vous travaillez efficacement sur un problème.
Modèle Plan d'Etage
Idéal pour:
Opérations, Workshops
Peut-être prévoyez-vous une grande occasion ou événement. Ou peut-être organisez-vous l'agencement de salles et de flux de circulation plus permanents. Quoi qu'il en soit, la création d'un plan d'étage (un diagramme à l'échelle aérienne de l'espace) est à la fois fonctionnelle et amusante. Ce modèle vous permettra de visualiser comment les gens se déplaceront dans l'espace et de savoir rapidement si l'arrangement vous convient avant d'engager du temps, de l'argent ou des ressources. Et vous pourrez obtenir autant de détails que vous le souhaitez, en trouvant les bonnes mesures et dimensions, et en ajoutant ou en supprimant des appareils et des meubles.
Modèle Matrice des Risques
Idéal pour:
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
Une matrice des risques, également appelée matrice de probabilité, matrice d'évaluation des risques ou matrice d'impact, est un outil qui vous permet d'évaluer un risque global en visualisant des risques potentiels dans un diagramme. L'outil vous permet d'évaluer la gravité d'un risque potentiel en fonction de la probabilité que le risque puisse se produire. Les matrices des risques sont utiles pour la gestion des risques car elles montrent visuellement les risques impliqués dans une décision. Cela vous permet d'éviter les pires scénarios en préparant des plans d'urgence ou d'atténuation.
Modèle Startup Canvas
Idéal pour:
Leadership, Documentation, Planification Stratégique
Un Startup Canvas aide les fondateurs à exprimer et à cartographier une nouvelle idée d'entreprise dans un format moins formel qu'un plan d'affaires traditionnel. Les Startup Canvas sont une carte visuelle utile pour les fondateurs qui souhaitent évaluer les forces et les faiblesses de leur nouvelle idée commerciale. Ce Canvas peut être utilisé comme cadre pour articuler rapidement la proposition de valeur, le problème, la solution, le marché, l'équipe, les canaux de commercialisation, la segmentation client, les risques externes et les indicateurs de performance clés de votre idée d'entreprise. En articulant des facteurs tels que le succès, la viabilité, la vision et la valeur pour le client, les fondateurs peuvent expliquer de manière concise pourquoi un nouveau produit ou service devrait exister et être financé.
Modèle de Matrice Ansoff
Idéal pour:
Leadership, Opérations, Planification Stratégique
Continuez à croître. Restez au niveau du marché. Continuez à trouver de nouvelles opportunités sur de nouveaux marchés et de nouvelles façons créatives d'y atteindre des clients. Cela ressemble-t-il à votre approche ? Alors, ce modèle pourrait être parfait pour vous. Une matrice Ansoff (c'est-à-dire une grille d'expansion de produits ou de marchés) est divisée en quatre stratégies de croissance potentielles : pénétration du marché, développement du marché, développement produit et diversification. Lorsque vous parcourez chaque section avec votre équipe, vous aurez une vue claire de vos options pour l'avenir et des risques et avantages potentiels de chacune.