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Modèle de planification d'événements

Coordonnez facilement et en toute sérénité tous les éléments clés de votre événement.

À propos du modèle de planification d'événements

Pour planifier vos événements importants, vous avez besoin d'un modèle assez flexible pour s'adapter aux changements jusqu'à la dernière minute. Différentes équipes coordonneront de nombreux éléments en mouvement à tout moment.

Selon la proximité de la date de l'événement, votre équipe peut trouver utile d'utiliser un modèle de planification d'événements, qui offre la liberté de commencer à planifier à un niveau macro. Vous pouvez vous concentrer sur des détails plus spécifiques et à un niveau micro à mesure que votre planning pour le grand jour se rétrécit.

Qu'est-ce qu'un modèle de planification d'événements ?

Que vous planifiiez un lancement de produit, une conférence entièrement à distance ou un événement marquant, utilisez un modèle de planification d'événements pour servir de liste de contrôle visuelle et cartographier tous les détails à considérer avant le grand jour. 

En cartographiant différentes sections – du plan marketing à l'ordre du jour, en passant par les snacks et les cadeaux pour les invités – vous et votre équipe pouvez vous concentrer sur les détails les plus importants pour vos fonctions, et collaborer si nécessaire en cas de chevauchement. Le modèle est un moyen adaptable de s'assurer que la vision créative et stratégique de votre événement ne se perd pas dans les détails. 

Quand utiliser un modèle de planification d'événements

Après avoir fait un brainstorming avec votre équipe sur l'objectif de votre événement, ce que vous souhaitez réaliser grâce à cet événement et quelles ressources de planification sont à votre disposition, utilisez le modèle pour planifier les détails.

Le modèle de planification d'événements n'est pas seulement destiné aux étapes "avant" de l'événement. Il peut également être utilisé pour évaluer l'événement après qu'il a eu lieu. Vous pouvez également publier une série de contenus post-événement pour maintenir la discussion vivante, même après la fin de l'événement en temps réel. 

Comment remplir le modèle de planification d'événements

Personnaliser votre propre plan d'événement est facile avec Miro. Commencez par sélectionner le modèle de planification d'événements, puis suivez les étapes suivantes pour le personnaliser :

1) Choisissez votre date cible. Utilisez un calendrier hebdomadaire ou mensuel pour déterminer le meilleur moment pour planifier votre événement et la durée souhaitée.

2) Déterminez vos besoins en espace. Déterminez la taille de l'espace dont vous aurez besoin pour accueillir tous vos participants attendus. Si votre événement est uniquement en ligne, la géographie peut ne pas être un obstacle, mais il y a encore les fuseaux horaires et la capacité à prendre en compte. Combien de personnes pourriez-vous accueillir en même temps, en temps réel, de manière réaliste ?

3) Planifiez votre marketing et vos promotions. Comment les gens seront-ils informés de votre événement ? Quels canaux numériques ou quelles communautés les tiendront informés des détails importants ? Fiez-vous à vos experts en marketing et en contenu pour élaborer une séquence réaliste qui maintient l'intérêt et l'engagement des personnes, les encourageant à être présentes le jour J. 

4) Planifiez votre programme d'événement. Comment tout se déroulera-t-il le jour J ? Qui sera conférencier keynote, animateur d'atelier et occupera d'autres rôles ? Élaborez des horaires, indiquez qui prononcera des discours, les animations prévues pendant les pauses, et d'autres détails clés dans votre section agenda et contenu. 

5) Préparez les suppléments, comme les rafraîchissements, les collations, et les articles promotionnels de l'événement. Ferez-vous envoyer par vos sponsors des articles promotionnels personnalisés que vos conférenciers et participants pourront garder ? Explorez vos options dès que possible pour créer une expérience événementielle mémorable.

Modèle de planification d'événements

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