Modèle de cartographie de processus

À propos du modèle de cartographie de processus

Un modèle de cartographie de processus est précieux pour documenter, analyser et mieux comprendre les processus métier de votre équipe et leurs résultats associés. Ce modèle de cartographie de processus est organisé par étapes pour vous aider à enregistrer les objectifs, les activités et les livrables à chaque étape d’un processus. Utilisez le modèle pour améliorer l’organisation, la productivité et la communication de votre équipe en parvenant à une compréhension partagée de tout type de processus. 

Quel est le but de la cartographie de processus ?

Vous n’envisageriez jamais de vous aventurer dans l'inconnu sans carte. Une cartographie de processus ne fait pas exception. La cartographie des processus est un exercice efficace pour évaluer, documenter ou élaborer une stratégie autour de tout plan ou approche que votre équipe pourrait avoir. En décomposant les objectifs, les activités et les livrables à chaque étape d'un projet, vous pouvez obtenir un aperçu de si vous êtes sur la bonne voie ou si vous traitez efficacement un problème.

Quand utiliser le modèle de cartographie de processus

Ce modèle de cartographie de processus est conçu pour aider les équipes à accroître leur efficacité. En voyant un processus organisé sur la page, les équipes peuvent identifier les domaines d'amélioration : comment rationaliser le processus, améliorer la communication et créer une meilleure documentation. Utilisez les outils de cartographie des processus lorsque vous devez attribuer des parties prenantes, définir les responsabilités et les limites, clarifier les rôles et établir des indicateurs.

Comment utiliser le modèle de cartographie de processus

L'objectif de la cartographie des processus est de décomposer votre projet afin que vos coéquipiers comprennent vos objectifs et comment vous envisagez de les atteindre. En divisant le projet en étapes, vous pouvez éviter les malentendus et vous assurer que tout le monde est aligné avant d'aller de l'avant. Suivez ces étapes pour utiliser le modèle de carte des processus :

Étape 1 : Définissez votre objectif

Quel est le problème que vous souhaitez résoudre ? Quel est le processus que vous souhaitez visualiser ?

C'est le moment de penser grand. Au fur et à mesure que vous progressez dans votre modèle de carte des processus, vous passerez de plus en plus de temps à découper votre projet en morceaux plus petits. Pour l'instant, n'hésitez pas à fixer un objectif large.

Étape 2 : Brainstorming

Quelles étapes devrez-vous suivre pour résoudre ce problème ? Comment le processus va-t-il se dérouler ?

Ne vous attardez pas trop sur l'ordre dans lequel vous devez entreprendre le processus. Concentrez-vous sur la mise en place de toutes les étapes sur le tableau. Réfléchissez aux parties prenantes que vous devrez impliquer dans ce projet. Vous pouvez aussi faire un brainstorming pour identifier les ressources dont vous aurez besoin pour mener à bien le projet.

Étape 3 : Définir le succès

Comment saurez-vous quand vous aurez résolu le problème ? Quand le processus est-il terminé ?

De nombreuses équipes sautent cette étape, mais il est important de ne pas l'omettre. En définissant des indicateurs clairs pour le succès ― ou même simplement un point d'arrêt ― vous vous donnez un objectif vers lequel travailler. 

Étape 4 : Mettre les choses en ordre

Quelles étapes allez-vous suivre pour résoudre le problème ? Quel est l'ordre dans lequel vous devez travailler pour vous assurer que le processus est accompli ?

C'est maintenant le moment de penser de manière linéaire. Prenez tous les matériaux bruts de votre brainstorming et commencez à mettre de l'ordre. Si cela vous semble trop intimidant de travailler de manière linéaire, commencez par définir ce que vous devez faire en premier et en dernier, puis travaillez sur tout ce qui se trouve entre les deux.

Étape 5 : Dessinez un schéma

À quoi ressemble le problème ? Comment pouvez-vous visualiser le processus ?

Il est temps de mettre votre modèle de carte de processus au travail. Commencez par créer une légende. La légende doit contenir des symboles que vous utiliserez tout au long de la carte de processus.

Vous pourriez avoir besoin de symboles représentant les activités, les entrées, les sorties, les décisions et les points de terminaison. Utilisez un système qui soit intuitif et évolutif. Par exemple, beaucoup de personnes aiment utiliser des flèches pour indiquer le flux de la prise de décision. 

Étape 6 : Examiner la carte

Êtes-vous bien placé pour résoudre le problème ? La carte de processus semble-t-elle exploitable et compréhensible ? 

Invitez les parties prenantes à examiner la carte. Portez une attention particulière aux éventuelles redondances, aux goulots d'étranglement et aux problèmes de workflow. Passez en revue chaque étape pour vous assurer qu’elles s'enchaînent logiquement. Cela pourrait être utile de revenir aux documents de votre séance de brainstorming et de vous assurer que rien n'a été perdu dans la traduction.