À propos du modèle d'organigramme

Un organigramme est un graphique qui montre les relations entre les différentes parties d'une organisation. Les organigrammes sont utiles pour des entreprises se développant rapidement, lorsqu'il leur devient difficile de suivre des changements de hiérarchie et de direction. Un organigramme aide à visualiser la structure d'une entreprise, les interdépendances entre des équipes et la manière dont se déroulent les collaborations transversales.

Qu'est-ce qu'un modèle d'organigramme ?

Il s'agit de diagrammes visuels qui représentent les membres d'une équipe, les personnes auxquelles ils sont rattachés et la façon dont ils collaborent au sein de leur organisation. Un modèle d'organigramme permet non seulement de montrer les liens entre des employés, mais aussi de représenter les liens entre les différents services ou fonctions d'une organisation.

Il est facile de créer un organigramme à partir d'un modèle. La plupart des entreprises suivent des structures similaires, qu'il s'agisse d'une structure descendante ou d'une structure matricielle.

Vous pouvez utiliser le modèle d'organigramme de Miro comme point de départ. Pour créer votre organigramme personnalisé, commencez par télécharger le modèle présenté. Complétez ensuite les étiquettes pour répondre aux besoins spécifiques de votre équipe.

4 types d'organigrammes

Il existe quatre types d'organigrammes, qui correspondent aux différentes manières dont les structures des entreprises sont mises en place :

1. Organigramme fonctionnel descendant (organigramme vertical)

L'organigramme fonctionnel descendant est la structure d'entreprise la plus courante, l'entreprise fonctionnant comme une hiérarchie. Au sommet de cette structure organisationnelle se trouve un membre de l'équipe, qui porte généralement le titre de président ou de directeur général.À partir de ce membre d'équipe, on trouve les responsables suivants, tels que les vice-présidents de l'entreprise. La hiérarchie s'étend ensuite aux départements et, enfin, aux équipes. Les équipes ayant des compétences similaires sont normalement regroupées.

2. Organigramme matriciel

L'organigramme matriciel est une structure plus complexe que la structure descendante traditionnelle. Si votre entreprise utilise cette structure hiérarchique, les membres de l'équipe dépendent de plusieurs responsables ou travaillent de manière transversale. Par exemple, dans certains services, les employés peuvent rendre compte à leurs supérieurs directs et à leurs chefs de projet. Dans ce cas, l'organigramme matriciel aura plutôt une forme rectangulaire qu'arborescente. De nombreuses entreprises utilisent cette structure pour améliorer la collaboration et la transparence.

3. Structure divisionnaire

Une structure organisationnelle divisionnaire est une version de haut niveau de la structure hiérarchique traditionnelle. Les structures divisionnaires sont utiles aux entreprises dont les départements travaillent indépendamment les uns des autres. Par exemple, les entreprises ayant des lignes de produits distinctes peuvent travailler dans des structures divisionnaires parce que chaque ligne de produits a des services informatiques, de marketing, de ressources humaines et de ventes distincts.

4. Organigramme plat (organigramme horizontal)

L'organigramme plat est unique parce qu'il ne présente que peu ou pas de niveaux de gestion. Ce type de structure organisationnelle peut être présent dans une petite entreprise ou dans une entreprise moderne qui expérimente l'absence de chaîne de commandement. Avec ce type d'organigramme, l'entreprise encourage l'autogestion et la prise de décision par les membres de l'équipe.

5 étapes pour créer un organigramme

Un organigramme est destiné à présenter la structure de votre entreprise. Pour créer un organigramme, vous devez recueillir les informations concernant les membres de votre équipe et décider de la structure que vous souhaitez suivre.

La plupart des organigrammes suivent une approche descendante. Les employés et les postes sont représentés par des cadres, des photos ou d'autres formes, les différentes rangées représentant la hiérarchie et les lignes les reliant les unes aux autres. Chaque organigramme est unique, c'est pourquoi vous voudrez vraiment personnaliser le vôtre pour qu'il corresponde aux besoins de votre organisation.

Vous trouverez ci-dessous un petit guide qui vous aidera à créer votre propre organigramme personnalisé :

1. Définir un champ d'application

Comme pour tout projet sur lequel vous travaillerez, il est important de toujours définir un champ d'application avant de commencer. Cela vous aidera à représenter clairement la structure de votre équipe et à démontrer la raison d'être de votre organisation.

• À quoi servira cet organigramme ?

• Sera-t-il utilisé comme une ressource informative permettant aux autres membres de savoir qui est qui au sein de l'entreprise ?

• Cet organigramme sera-t-il communiqué à l'extérieur ?

• Aurez-vous besoin d'autres organigrammes pour les différents niveaux de l'entreprise ?

Le fait de poser ces questions dès le départ peut vraiment vous aider à rassembler les bonnes informations et à comprendre réellement l'objectif du graphique.

2. Rassembler les informations

L'étape suivante consiste à rassembler les bonnes informations. Sans ces informations, vous ne pourrez pas aller de l'avant. Faites appel au service RH ou interrogez vos équipes pour obtenir les informations dont vous avez besoin. Veillez à ce que les informations que vous recevez soient à jour et envisagez d'utiliser des photos de votre équipe pour personnaliser un peu plus votre organigramme.

3. Structurer l'organigramme

Voici maintenant l'un des points les plus importants. Décidez de la manière dont vous souhaitez structurer votre organigramme. Il s'agit d'une étape cruciale, car si vous la réalisez correctement, vous rendrez votre processus beaucoup plus facile et efficace. Utilisez donc notre modèle d'organigramme pour esquisser les rôles et les titres de poste que chaque personne jouera au sein de l'organisation. Veillez à inclure toutes les personnes, équipes et départements nécessaires et à déterminer leur place en fonction de la structure initiale que vous avez choisie.

Déterminez la structure organisationnelle que vous souhaitez représenter : est-elle hiérarchique ou plutôt matricielle ? Les individus ont-ils des rôles multiples ? Quels sont les services qui vont participer ?

4. Tracer des liens entre les rôles

Utilisez maintenant des lignes pour tracer les différents flux de responsabilités entre chaque individu, équipe et département. Lorsque vous tracez ces liens, veillez à préciser qui rend compte à qui, quel est le rôle ou les tâches de chaque personne et à quel moment elle peut être amenée à interagir avec d'autres équipes ou départements.

5. Répétez l'exercice si nécessaire

Personnalisez tous les éléments que vous souhaitez, en modifiant leur taille, leur forme et leur couleur. Vous pouvez utiliser des couleurs ou des formes pour indiquer les niveaux d'autorité ou les départements. Ajoutez facilement des photos ou d'autres images pour représenter visuellement chaque personne. Invitez vos collègues à collaborer avec vous. Toutes les modifications qu'ils apporteront au tableau seront reflétées en temps réel.

Une fois votre tableau terminé, prévoyez des mises à jour régulières. Les personnes changent de rôle ou d'entreprise en permanence. Il est donc préférable d'en tenir compte et de planifier à l'avance !

Comment utiliser un organigramme

L'utilisation d'un organigramme est bénéfique car il fournit une représentation visuelle des différents titres de poste et des départements d'une organisation. Les organigrammes peuvent aider les membres de l'équipe à savoir avec qui ils doivent travailler et à comprendre plus clairement la structure, les rôles et les responsabilités de l'organisation.

Vous pouvez utiliser un organigramme de différentes manières. Voici quelques exemples d'utilisation et les avantages d'un organigramme pour votre entreprise :

• Démontrer les responsabilités professionnelles et les liens hiérarchiques. Pour les managers, les organigrammes sont essentiels pour montrer des responsabilités professionnelles et hiérarchiques. Les organigrammes aident également les nouveaux employés à savoir qui sont les membres de leur équipe et qui est qui au sein de l'entreprise.

• Aider les dirigeants à rester organisés et à gérer la croissance ou le changement. Les organigrammes peuvent aider les dirigeants à identifier un manque d'effectifs et à déterminer si certaines équipes ont trop d'effectifs. Cela peut les aider à déplacer ou à embaucher de nouveaux employés pour maintenir l'équilibre.

• Permettre aux employés de voir quelle est leur place dans l'organisation. Un organigramme peut clairement montrer le rôle et la position d'un employé au sein de l'équipe et du département, de sorte qu'il puisse comprendre de qui il dépend et qui fait partie de son équipe.

• Améliorer la communication. Le fait de disposer d'un organigramme structuré peut améliorer la clarté de la communication, car il permet d'identifier les personnes à contacter en cas de questions.

• Créer un répertoire visuel. Avec un organigramme à jour, vous pouvez voir quand les membres de l'équipe partent ou sont promus. Cela permet à votre équipe de savoir qui travaille sur quoi et quelle est sa position actuelle.