Modèle Matrice Eisenhower
Priorisez les tâches en fonction de l'urgence ou déléguez comme un pro
À propos du modèle de Matrice Eisenhower
Nous sommes tous passés par là : vous vous asseyez pour commencer votre journée et vous êtes tellement submergé par les tâches que vous devez accomplir que vous ne savez pas par où commencer. Les emails s'accumulent, vous avez des courses à faire. … Comment faites-vous le tri dans le chaos ? Découvrez la matrice d'Eisenhower : un cadre de prise de décision conçu par l'ancien président américain Dwight D. Eisenhower.
Continuez à lire pour en savoir plus sur la matrice d'Eisenhower
Qu'est-ce qu'une matrice d'Eisenhower ?
La matrice d'Eisenhower vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Au lieu de lutter pour déterminer dans quel ordre vous devez effectuer vos tâches ; décidez lesquelles sont urgentes, lesquelles peuvent être déléguées et lesquelles sont facultatives.
Comme son nom l'indique, la matrice d'Eisenhower est basée sur des principes créés par le président Dwight D. Eisenhower. Eisenhower était connu pour avoir établi des priorités en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette règle empirique simple mais puissante a ensuite été systématisée dans une matrice.
Quand utiliser une matrice d'Eisenhower ?
Pour commencer votre journée, vous trouverez peut-être utile de tracer deux matrices d'Eisenhower, une pour vos tâches personnelles et une pour vos tâches professionnelles. Limitez-vous à un maximum de huit tâches par quadrant, et avant d'en ajouter une autre, demandez-vous si vous devez d'abord terminer les premières.
Mettez à jour vos matrices tout au long de la journée. Mais attention à ne pas leur consacrer trop de temps. Tout le monde a tendance à tergiverser en faisant des listes de choses à faire ! Allouez un certain temps à votre matrice, peut-être cinq ou dix minutes le matin et cinq ou dix autres minutes au déjeuner, pour éviter de trop y penser.
Créez votre propre matrice d'Eisenhower
Créer votre propre matrice d'Eisenhower est facile. L'outil du tableau blanc de Miro est le canvas parfait pour le créer et le partager. Commencez par sélectionner le modèle de matrice d'Eisenhower, puis suivez les étapes suivantes pour créer le vôtre.
Remplissez le quadrant « À faire » en premier : les tâches dans le quadrant supérieur gauche sont les plus importantes. Elles doivent être faites aujourd'hui. Par exemple, répondre à un email urgent de votre patron ou prendre rendez-vous chez le médecin.
Remplissez le quadrant « Planifier » : les tâches dans le quadrant supérieur droit sont importantes, mais pas urgentes. Ce sont des choses que vous pouvez planifier pour l'avenir et que vous devez mettre dans votre calendrier. Reprendre contact avec un ami ou retrouver votre collègue pour parler d'un sujet non urgent peut entrer dans cette catégorie. La majeure partie de vos tâches doit se trouver dans ce quadrant.
Remplissez le quadrant « Déléguer » : le quadrant inférieur gauche est réservé aux tâches qui ne sont pas aussi importantes que les tâches urgentes, mais qui doivent quand même être effectuées rapidement. Assurez-vous de faire le suivi des tâches déléguées, pour vous assurer qu'elles ont été exécutées correctement. Si quelqu'un vous appelle pour participer à une réunion, par exemple, vous pouvez déléguer la tâche en demandant à un coéquipier de participer à la réunion à votre place.
Remplissez le quadrant « Ne pas faire » : le quadrant inférieur droit est réservé aux tâches que vous n'avez pas du tout besoin de faire. Pensez aux tâches que vous pouvez reporter et qui vous empêchent de finir les tâches les plus importantes. Des choses comme passer du temps sur les réseaux sociaux peuvent entrer dans cette catégorie.
Réévaluez votre matrice tout au long de la journée : itérez sur votre matrice au besoin. Vos priorités peuvent changer au cours de la journée ; alors n'hésitez pas à utiliser le modèle pour ajouter, déplacer ou modifier rapidement des tâches à mesure que votre emploi du temps évolue.
Matrice Eisenhower vs Matrice de priorisation : laquelle choisir ?
Même si ces deux matrices ont toutes deux pour objectif d'analyser des priorités, elles comportent également des différences dans leur méthode d'utilisation.
La matrice Eisenhower, également connue sous le nom de matrice d'urgence/importance, classe les tâches en quatre catégories : urgent et important, important mais non urgent, urgent mais non important, et ni urgent ni important. Contrairement à une matrice de priorisation qui prend en compte les deux aspects (importance et urgence) pour chaque tâche, la matrice Eisenhower met l'accent sur la distinction entre l'urgence et l'importance. Son objectif est d'aider à déterminer quelles tâches doivent être réalisées immédiatement, planifiées pour plus tard, déléguées ou éliminées en fonction de leur importance et de leur urgence.
L'utilisation de la matrice d'Eisenhower est particulièrement appropriée dans ces deux cas :
Gestion du Temps Personnel : pour la gestion efficace du temps personnel, la matrice Eisenhower peut aider à distinguer entre les tâches urgentes et importantes et celles qui ne le sont pas. Par exemple, un étudiant peut utiliser cette matrice pour planifier ses études en identifiant les devoirs à rendre à court terme et les projets de recherche à entreprendre à plus long terme.
Gestion des Tâches Quotidiennes : dans un environnement professionnel ou personnel, la matrice Eisenhower peut être utilisée pour prioriser les tâches quotidiennes en fonction de leur impact et de leur urgence. Par exemple, un chef d'entreprise peut utiliser cette matrice pour déterminer quelles réunions sont essentielles à son rôle et quelles tâches administratives peuvent être déléguées à son équipe.
La matrice de priorisation, elle, sera idéale pour hiérarchiser les tâches dans les projets et pour prendre des décisions complexes.
La matrice d'Eisenhower peut-elle être utilisée pour des projets d'équipe ?
Absolument. La matrice ne se limite pas à la gestion des tâches individuelles. C'est un outil puissant qui permet aux équipes de s'aligner sur les priorités et de s'assurer que tout le monde se concentre sur les bonnes tâches.
La matrice est-elle adaptée à un usage personnel et professionnel ?
Oui, la matrice d'Eisenhower est polyvalente et peut être utilisée dans des contextes personnels et professionnels pour gérer efficacement tout type de tâche.
À quelle fréquence la matrice doit-elle être mise à jour ?
Il est recommandé de revoir et de mettre à jour la matrice régulièrement, idéalement au début de chaque journée ou de chaque semaine, afin de refléter l'évolution des priorités et des tâches.
Existe-t-il un format privilégié pour la présentation des informations dans le modèle ?
Il est essentiel que votre matrice Eisenhower soit organisée, claire et facile à lire. Miro vous permet d'ajouter des éléments visuels et de donner un code de couleur aux post-its virtuels pour une meilleure visibilité.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle de Jeu d'Estimation Mitch Lacey
Idéal pour:
Leadership, Agile Methodology, Prioritization
Nom compliqué mais outil simple, le jeu d'estimation de Mitch Lacey est un moyen efficace de classer vos tâches de travail par taille et par priorité - afin que vous puissiez décider quoi aborder en premier. Dans ce jeu, les notes représentent vos éléments de travail et présentent le retour sur investissement, la valeur commerciale ou d'autres mesures importantes. Vous placerez chacun d'entre eux dans un quadrant (en les classant par taille et priorité) pour vous aider à les ordonner dans votre prochain calendrier. Le jeu permet également aux développeurs et aux équipes de gestion de produits de travailler ensemble et de collaborer efficacement.
Modèle des trois horizons de croissance
Idéal pour:
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
Présenté dans L'alchimie de la croissance, ce modèle donne aux entreprises ambitieuses un moyen d'équilibrer le présent et l'avenir, en d'autres termes, ce qui fonctionne dans l'entreprise existante et les opportunités de croissance émergentes et potentiellement rentables à venir. Ensuite, les équipes de toute l'organisation peuvent s'assurer que leurs projets correspondent aux objectifs de l'organisation et les soutiennent. Le modèle des 3 horizons de croissance est également un moyen puissant de favoriser une culture de l'innovation, qui valorise et dépend de l'expérimentation et de l'itération, et d'identifier les opportunités de nouvelles affaires.
Modèle Stratégie Diamant
Idéal pour:
Leadership, Operations, Strategic Planning
Pour atteindre ses objectifs clés, chaque entreprise élabore une série de stratégies. Mais quels éléments devez-vous prendre en compte lors de la construction d'une stratégie ? Une stratégie en diamant est un ensemble d'éléments formant une stratégie commerciale cohérente. Ces éléments comprennent : les arènes, les différenciations, les véhicules, la mise en scène et la logique économique. La plupart des plans stratégiques se concentrent sur un ou deux de ces éléments, créant des failles qui pourraient causer des problèmes à votre entreprise plus tard. Une stratégie en diamant peut vous aider à rester concentré et à vous assurer que vous répondez à tous les besoins de votre entreprise plutôt qu'à un ou deux.
Modèle de Brainstorming de Sujet de Recherche
Idéal pour:
Desk Research, Brainstorming, Ideation
Trouver un sujet pour un projet de recherche peut être un vrai défi. Utilisez le modèle de Brainstorming de Sujet de Recherche pour transformer une idée générale en quelque chose de concret. Avec le modèle de Brainstorming de Sujet de Recherche, vous pouvez compiler une liste d'idées générales qui vous intéressent, puis les décomposer en éléments constitutifs. Vous pouvez ensuite transformer ces parties en questions qui pourraient faire l'objet d'un projet de recherche.
Modèle Icebreaker d’introduction
Idéal pour:
Icebreakers, Meetings
Organisez une session en ligne dynamique grâce au modèle Icebreaker d’introduction. Utilisez cet icebreaker avant de commencer votre réunion pour booster les niveaux d’énergie, encourager les personnes participantes à interagir et débuter la réunion en douceur.
Modèle Cartographie de Scénarios
Idéal pour:
Desk Research, Mapping, Product Management
La cartographie de scénarios est le processus qui décrit toutes les étapes qu'un utilisateur suivra pour accomplir une tâche. Le modèle de cartographie de scénarios vous aide à créer un guide visuel de ce que différentes personas font, pensent et ressentent dans différentes situations. Utilisez la cartographie de scénarios pour décrire un scénario prévu ou idéal (ce qui devrait arriver) ainsi que ce qui se passe vraiment. Si vous essayez de décrire le scénario idéal, la cartographie des utilisateurs doit avoir lieu très tôt dans un projet et peut aider à éclairer les user stories et le backlog du produit. Si vous essayez simplement d'avoir une meilleure idée de ce qui se passe actuellement, vous pouvez réaliser une cartographie des utilisateurs lors d'entretiens ou d'observations.