Modèle de réunion

À propos du modèle de réunion

Tout le monde a déjà assisté à une réunion qui ne s'est pas déroulée comme prévu. Peut-être a-t-elle dévié de son cours, ou vous avez manqué de temps pour accomplir tout ce que vous aviez prévu de faire — ou peut-être que cela a juste semblé être une perte de temps.

Pour éviter cela, il est important de préparer à l'avance une réunion d'équipe. Avec ce modèle de réunion simple mais efficace, vous pouvez préparer une réunion d'équipe qui coche toutes les cases. Mettez vos coéquipiers sur la voie de la réussite, donnez à chacun le temps et l'espace pour contribuer, et maintenez vos projets sur la bonne voie.

Comment utiliser le modèle de réunion

Le modèle de réunion de Miro peut être utilisé chaque fois que vous organisez une réunion à distance, hybride ou en présentiel. Commencez par ajouter le modèle de réunion à votre tableau Miro, puis suivez les étapes suivantes pour vous l'approprier :

1. Déterminer l'objectif de la réunion

L'une des plaintes les plus courantes concernant les réunions d'équipe est qu'elles semblent être une perte de temps. Quand les gens viennent à une réunion avec l'attente de ne rien en retirer, ils sont moins enclins à écouter et à contribuer — et ils peuvent même commencer à manquer des réunions.

Avant de commencer une réunion, demandez à vos coéquipiers ce qu'ils aimeraient le plus voir, faire ou discuter. Y a-t-il quelque chose sur lequel ils aimeraient que l'équipe donne son avis ? Y a-t-il un défi dont ils aimeraient parler ?

2. Établir l'ordre du jour de la réunion

Avant la réunion, prenez le temps de créer un ordre du jour afin que chacun sache de quoi il s'agit avant d'entrer dans la salle (ou la salle virtuelle). Soyez transparent sur les raisons pour lesquelles vous avez inclus ou exclu certains éléments de l'ordre du jour.

3. Partager les points de l'ordre du jour

Avant la réunion, assurez-vous que tout le monde reçoive une copie de l'ordre du jour afin de pouvoir se préparer. De nombreuses personnes trouvent utile de lister les points de l'ordre du jour sous forme de questions. Par exemple, au lieu de "calendrier éditorial", vous pouvez essayer "devrions-nous mettre à jour le calendrier éditorial ?" Une expression comme « calendrier éditorial » peut amener les participants à se demander exactement de quoi ils vont parler, ce qui rend leur préparation plus difficile. Mais utiliser un langage concret leur permet de se préparer. Pendant la réunion, affichez l'ordre du jour sur le tableau afin que chacun puisse s'y référer en discutant.

4. Allouer du temps pour chaque sujet

Cela garantit que vous aborderez chaque sujet à l'ordre du jour sans manquer de temps et permet à vos coéquipiers de formuler leurs questions et commentaires en fonction du temps qui leur est imparti. Vous pouvez même démarrer un minuteur lorsque tout le monde commence à discuter d'un point donné de l'ordre du jour et convenir de passer au point suivant après un certain temps écoulé.

5. Envoyer les notes de réunion

Après la réunion, assurez-vous d’envoyer un récapitulatif de ce que vous avez discuté, en plus du tableau lui-même. De cette façon, tout le monde peut se référer à ses notes et se remettre rapidement au travail.