Modèle de matrice d'actions prioritaires
Classez les tâches par ordre de priorité en fonction de leur impact et de l’effort qu’elles requièrent.
À propos du modèle de matrice d'actions prioritaires
Une matrice d'actions prioritaires est une grille qui vous permet de hiérarchiser les tâches pour utiliser au mieux votre temps, vos compétences, vos efforts et vos talents.
Les membres des équipes transverses ont rarement le temps de terminer toutes les demandes ou projets entrepris. En choisissant judicieusement dans quoi investir votre temps et vos efforts, vous pouvez avancer sur des tâches à forte valeur ajoutée et laisser de côté celles qui n’ont pas d’impact ou de contribution perceptible.
Qu'est-ce qu'une matrice d'actions prioritaires ?
Une matrice d'actions prioritaires vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de leur impact et de l'effort nécessaire pour les accomplir.
Cette matrice comporte généralement quatre quadrants :
Gains rapides (impact élevé, faible effort) : Concentrez-vous sur ceux-ci - les projets qui vous offrent un retour sur investissement considérable avec peu de temps ou d'effort.
Projets majeurs (impact élevé, effort élevé) : Des tâches plus importantes qui offrent potentiellement de hauts rendements sur investissement mais qui sont plus chronophages (et peuvent éclipser les gains rapides).
Compléments (faible impact, faible effort) : Déléguez ces tâches ou concentrez-vous sur elles uniquement si vous avez du temps libre.
Tâches ingrates (faible impact, effort élevé) : Il vaut mieux éviter les tâches chronophages et énergivores, qui sont mieux ignorées pour se concentrer plutôt sur des victoires rapides.
Vous pouvez noter chaque tâche sur la grille de 0 (faible impact, effort élevé) à 10 (impact maximal, effort maximal). Ce système peut vous aider à tracer plus précisément la grille et faciliter la détermination de vos priorités.
Quand utiliser une matrice d’actions prioritaires
Les équipes produit (et toute personne collaborant avec des chefs de produit) peuvent utiliser la matrice d’actions prioritaires pour :
Mesurer l'impact (tel que les ventes, la rentabilité, le moral, la perception des clients) par rapport à l'effort (tel que le temps, les coûts, les obstacles juridiques, la complexité organisationnelle)
Aider les équipes ou les contributeurs individuels à progresser en priorisant un grand nombre de tâches ou d'idées
Encourager les équipes ou les contributeurs individuels à prendre des décisions basées sur leur expertise et leur expérience plutôt que sur des facteurs externes.
Déterminer un ratio impact-effort raisonnable pour les idées et solutions potentielles.
En tant qu'outil de gestion du temps, les matrices d'actions prioritaires vous permettent de visualiser comment concentrer votre énergie sur ce qui profitera à votre équipe et à vos contributions individuelles.
Créez votre propre matrice d’actions prioritaires
Créer votre propre matrice d’actions prioritaires est facile. Miro est l’outil parfait pour le créer et le partager. Commencez par sélectionner le modèle de matrice d’actions prioritaires, puis suivez les étapes suivantes pour créer la vôtre.
1. Demandez à votre équipe de générer de nouvelles idées ou tâches sous forme de pense-bêtes. Les membres de l'équipe peuvent utiliser des pense-bêtes codés par couleur pour enregistrer leurs idées concernant les tâches à haute et basse priorité.
2. Choisissez un animateur de groupe pour trier les idées. L'animateur (par exemple, un chef d'équipe ou un responsable) peut examiner chaque tâche et la réaffecter à un quadrant pertinent. Si plusieurs idées semblent similaires, combinez-les en un pense-bête concis.
3. Demandez à vos collègues ce qui les aiderait à accomplir chaque tâche. Ont-ils besoin de temps supplémentaire, de soutien ou d'autres ressources pour concrétiser une idée ? Obtenez des contributions supplémentaires des membres de l'équipe pour voir si un projet majeur ou une tâche de remplissage pourrait bénéficier d'un coup de pouce pour être plus facile à terminer.
4. Tracez les idées sur le graphique en groupe. En groupe, réorganisez vos idées de pense-bêtes en fonction de leur faisabilité et de leur importance. Surveillez les tâches ou idées qui deviennent des priorités élevées ou faibles. Vous pouvez également attribuer une note à chaque tâche sur une échelle de 1 à 10, allant de faible effort ou importance à effort et importance maximum.
5. Attribuez des tâches aux membres du groupe en conséquence et suivez-les pour maintenir l’élan. Vous pouvez utiliser des étiquettes pour attribuer les tâches pertinentes aux membres individuels de l’équipe. Vous pouvez également utiliser des étiquettes pour indiquer les membres du projet ou d'autres personnes avec qui un tableau ou un projet spécifique a été partagé. Revenez sur le tableau à tout moment lorsque les priorités changent, pour réaligner votre équipe.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle de plan d'action
Idéal pour:
Éducation, Gestion de projet, Planification de projet, Kanban
Pourquoi créer un plan d’action ? Les stratégies et objectifs commerciaux à long terme ne sont utiles que si vous pouvez les concrétiser, en accomplissant chaque petite tâche en cours de route. Un plan d’action répertorie ces tâches et les expose en détail de manière claire. Il vous aide à garder tout en ordre, à vous assurer que rien n’est oublié et à mettre les parties prenantes sur la même longueur d’onde pour mener à bien un projet rapidement et efficacement. Ce modèle vous aidera à rédiger un plan d’action SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporelle.
Modèle de matrice impact/effort
Idéal pour:
Gestion de projet, Planification stratégique, Priorisation
Les organisations en croissance ont d'innombrables tâches à accomplir et seulement un nombre limité d'heures dans une journée (ou de semaines avant un lancement important) pour les réaliser. C'est là qu'une matrice impact/effort intervient. Il vous offre un guide visuel rapide pour vous aider à hiérarchiser vos tâches et savoir exactement ce qui vaut la peine d'être fait. En utilisant notre modèle, vous pouvez créer une matrice qui organise vos activités en quatre catégories principales : des gains rapides qui demandent peu d'effort, des projets nécessitant beaucoup d'efforts qui apportent des retours à long terme, des activités complémentaires qui demandent peu d'efforts mais ont peu de valeur, et des pertes de temps.
Modèle de matrice d’Eisenhower
Idéal pour:
Leadership, Planification stratégique, Priorisation
Vous avez une liste de tâches écrasante ? Hiérarchisez-les en fonction de deux facteurs clés : l’urgence et l’importance. Cela a fonctionné pour le président américain Dwight D. Eisenhower, et cela peut fonctionner pour vous—ce cadre de prise de décision vous aidera à savoir par où commencer et comment planifier votre journée. Avec notre modèle, vous pouvez facilement créer une matrice d'Eisenhower avec un cadran de zones clés (À faire, Planifier, Déléguer et À ne pas faire) et la consulter tout au long de la journée au fur et à mesure que vos priorités évoluent.