Modèle Lean Coffee
Animez en toute confiance des réunions structurées mais sans ordre du jour.
À propos du modèle Lean Coffee
Qu'est-ce que le Lean Coffee ?
L'approche Lean Coffee est une nouvelle façon de structurer des réunions, avec un accent mis sur l'utilisation optimale des compétences, des ressources et du temps de chacun. Il y a généralement trois étapes différentes lors d'une réunion Lean Coffee : ce dont on veut parler, ce dont on parle et ce dont on a parlé. Les participants à la réunion supervisent l'ordre du jour et cherchent à entendre différentes perspectives, de sorte qu'il n'y a pas de risque qu'une personne unique domine la conversation.
Quand utiliser l'approche Lean Coffee
L'approche Lean Coffee peut être utile lors de séances de brainstorming d'équipe ou de rétrospectives. Ces sessions fonctionnent de manière optimales en petits groupes (10 personnes ou moins dans l'idéal) : soit d'abord à titre expérimental, soit à un rythme régulier (par exemple deux fois par semaine) si nécessaire.
Vous pouvez également utiliser l'approche Lean Coffee comme outil pédagogique : si certains de vos coéquipiers ne connaissent pas bien les méthodologies d'entreprise telles que les méthodes Agile ou Scrum, les réunions Lean Coffee peuvent s'adapter pour inclure une série de « conversations éclair » pour mettre tout le monde au courant des concepts essentiels.
Créez votre propre réunion Lean Coffee
Créer votre propre réunion Lean Coffee est facile. L'outil tableau blanc de Miro est le canvas idéal pour les créer et les partager. Commencez par sélectionner le modèle Lean Coffee, puis suivez les étapes suivantes pour créer le vôtre.
Rassemblez les sujets de discussion dans une zone. Demandez à chacun d'ajouter des pense-bêtes avec leurs sujets préférés et assurez-vous qu'ils sont brefs et précis pour plus de lisibilité. Il se peut que certains participants ne mentionnent que des thèmes généraux, tandis que d'autres veuillent aborder des idées spécifiques : les deux cas de figure sont les bienvenus.
Votez pour organiser les sujets par ordre de priorité. Utilisez des emojis pour voter par points pour vos sujets préférés (deux à trois votes par personne). Les participants peuvent soit répartir leurs votes sur plusieurs sujets, soit utiliser tous leurs votes sur un même sujet. Utilisez le compte à rebours Miro pour vous assurer que le temps de vote ne dépasse pas trois minutes.
Lancez le compte à rebours et commencez la discussion. Le groupe peut commencer à discuter des sujets par ordre de popularité et la personne qui a suggéré le sujet a la possibilité d'en discuter en détail.
Utilisez le vote à la majorité pour décider de continuer, d'arrêter ou pour indiquer des sentiments mitigés à propos du sujet de discussion. Après huit minutes, le groupe peut voter pour décider de continuer à écouter ou pour passer au sujet suivant. Répétez le processus au besoin pour élargir la discussion ou continuer à avancer. Il est essentiel de limiter le temps de parole afin que tout le monde puisse contribuer et participer à la discussion.
Lorsque vous passez d'un sujet à un autre, mettez à jour les colonnes appropriées. Pour aider tout le monde à suivre les différents sujets abordés, choisissez un animateur en charge de déplacer les pense-bêtes des sujets vers « En cours de discussion » ou « Discussion terminée ».
Concluez la réunion et demandez à chacun de donner son avis. Réservez les cinq dernières minutes de la réunion Lean Coffee pour demander à chacun de partager ce qu'il a appris ou un élément clé qu'il a retenu. Si la majorité des membres du groupe exprime la volonté d'organiser une nouvelle réunion Lean Coffee, programmez-la à une date prochaine.
D'où vient le terme Lean Coffee ?
L'expression "Lean Coffee" donne une impression d'efficacité dans une atmosphère détendue. "Lean" signifie que la réunion ne fera perdre de temps à personne, et "Coffee" suggère qu'elle sera décontractée et agréable. Bien sûr, c'est aux participants de s'assurer que le nom est exact !
Quel est le but du Lean Coffee ?
Le Lean Coffee crée un espace de discussion structuré sans contraindre les participants à respecter un programme établi par quelqu'un d'autre. Quel que soit le sujet, un Lean Coffee est conçu pour que chacun puisse discuter de ses préoccupations et de ses intérêts.
Comment réaliser une séance virtuelle de Lean Coffee ?
Utilisez l'espace de travail collaboratif de Miro pour permettre à chaque participant de voir le même tableau blanc. Avant la réunion, assurez-vous que chacun sait comment créer des pense-bêtes et voter à l'aide d'emojis. Cela permettra de gagner du temps pendant le Lean Coffee lui-même.
Comment mener une rétrospective Lean Coffee ?
Une rétrospective Lean Coffee est exactement la même qu'une rétrospective normale, sauf que la thématique générale de la rétrospective Lean Coffee porte sur un projet ou un autre effort qui vient de se terminer. Les sujets doivent être liés à un enseignement tiré de l'effort achevé.
Modèle Charte de Projet
Idéal pour:
Gestion de projet, Documentation, Planification Stratégique
Les chefs de projet s'appuient sur les chartes de projet comme source de vérité pour les détails d'un projet. Les Chartes de Projet expliquent les objectifs fondamentaux, la portée, les membres de l'équipe etc., impliqués dans un projet. Pour une gestion de projet organisée, les chartes peuvent être utiles pour aligner tout le monde autour d'une compréhension partagée des objectifs, des stratégies et des résultats attendus d'un projet de toute envergure. Ce modèle garantit que vous documentez tous les aspects d'un projet afin que toutes les parties prenantes soient informées et sur la même longueur d'onde. Sachez toujours où va votre projet, son objectif et sa portée.
Modèle de Grille d'hypothèses
Idéal pour:
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
Quelqu'un de sage a dit un jour que rien dans la vie n'est certain. Mais qu'en est-il du monde des affaires ? Il peut sembler particulièrement incertain et trouble. Une Grille d'Hypothèses peut vous aider à naviguer dans ce monde et à prendre vos décisions en toute confiance. Elle organise vos idées commerciales en fonction de la certitude et du risque de chacune. Votre équipe peut ensuite en discuter et faire appel à son jugement, hiérarchiser, atténuer les risques et surmonter les incertitudes. C'est pourquoi une Grille d'Hypothèses est un outil puissant pour surmonter la paralysie décisionnelle à laquelle chaque équipe est parfois confrontée.
Modèle de Calendrier Annuel
Idéal pour:
Business Management, Planification Stratégique, Planification de projet
De nombreux calendriers vous aident à vous concentrer sur les échéances quotidiennes. Avec celui-ci, il s'agit surtout d'avoir une vue d'ensemble. Empruntant à la structure en grille des calendriers muraux de 12 mois, ce modèle vous montre vos projets, engagements et objectifs une année complète à la fois. Ainsi, vous et votre équipe pouvez vous préparer à vous atteler à la tâche pendant les périodes chargées, déplacer les choses au besoin et célébrer vos progrès. Et il est très facile de commencer : il suffit de désigner les flux codés par couleur dans votre calendrier et de faire glisser les pense-bêtes à la date de début.
Modèle de Rétrospective Mad/Sad/Glad
Idéal pour:
Brainstorming, Idéation, Rétrospectives
Il est tentant de mesurer le succès d'un sprint uniquement en fonction du respect des objectifs et des délais. Mais il existe un autre indicateur de réussite important : les émotions. Et Mad Sad Glad est une technique populaire et efficace permettant aux équipes d'explorer et de partager leurs émotions après un sprint. Cela vous permet de mettre en évidence le positif, de souligner les préoccupations et de décider comment avancer en équipe. Ce modèle facilite la conduite d'un Mad Sad Glad qui vous aide à renforcer la confiance, à améliorer le moral de l'équipe et à accroître l'engagement.
Modèle de Cartographie Wardley
Idéal pour:
Leadership, Strategic Planning, Mapping
Une carte Wardley représente le paysage dans lequel une entreprise opère. Elle est composée d'une chaîne de valeur (les activités requises pour répondre aux besoins des utilisateurs) représentée graphiquement par rapport à l'évolution des activités individuelles au fil du temps. Vous placez les composants avec une valeur sur l'axe des y et la marchandise sur l'axe des x. Utilisez une carte Wardley pour comprendre les hypothèses partagées sur votre environnement et découvrir les options stratégiques disponibles. Communiquez facilement votre compréhension du paysage à votre équipe, aux nouvelles recrues et aux parties prenantes.
Modèle des trois horizons de croissance
Idéal pour:
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
Présenté dans L'alchimie de la croissance, ce modèle donne aux entreprises ambitieuses un moyen d'équilibrer le présent et l'avenir, en d'autres termes, ce qui fonctionne dans l'entreprise existante et les opportunités de croissance émergentes et potentiellement rentables à venir. Ensuite, les équipes de toute l'organisation peuvent s'assurer que leurs projets correspondent aux objectifs de l'organisation et les soutiennent. Le modèle des 3 horizons de croissance est également un moyen puissant de favoriser une culture de l'innovation, qui valorise et dépend de l'expérimentation et de l'itération, et d'identifier les opportunités de nouvelles affaires.