Modèle de processus de contrôle des changements

À propos du modèle de processus de contrôle des changements

Ce modèle crée un cadre standardisé pour l'approbation et la gestion des demandes de changement à un système ou produit. Votre équipe peut définir clairement les changements demandés en un seul endroit consolidé et s'assurer que toutes les modifications proposées sont examinées avant leur mise en œuvre.

Qu’est-ce qu’un processus de contrôle des changements ?

Le contrôle des changements est une partie intégrante de la gestion de projet. La plupart des projets sont confrontés à la perspective de changements à un moment donné de leur cycle de vie. Même si le changement peut être nécessaire, il peut aussi être difficile à mettre en œuvre à la volée.

Un processus de contrôle des changements définit les étapes à suivre pour modifier la portée d’un projet. Il documente le changement proposé et s'assure qu'il est examiné et amélioré avant sa mise en œuvre.

Pourquoi utiliser le modèle de processus de contrôle des changements ?

Voici comment l'utilisation du modèle de processus de contrôle des changements peut aider votre équipe.

Décider collectivement des changements

Le modèle de processus de contrôle des changements aide à définir un changement proposé et s'assure qu'il soit examiné avant sa mise en œuvre. Ainsi, il permet à votre équipe de mettre son veto sur un changement qui pourrait s'avérer inutile ou perturbateur. Si l’équipe décide de procéder au changement proposé, le processus de gestion du changement vous permet d’utiliser vos ressources pour mettre en œuvre le changement efficacement.

Fournit de la clarté

L'adoption d'un processus de gestion des changements peut aider à s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde concernant les changements proposés et approuvés. Avec la structure de ce modèle, tout le monde est mieux aligné. Tout changement apporté aux livrables du projet devient clair, et les délais mis à jour sont enregistrés. Ce modèle peut être utilisé en combinaison avec le Modèle de Portée du Projet.

Rationalisez vos projets et respectez les délais

Un processus de gestion des changements éliminera la confusion autour des livrables du projet. Il permet à votre équipe de se concentrer sur l'exécution des changements approuvés plutôt que sur la collecte d'informations. Cela se traduit par une productivité et une efficacité accrues, ce qui rationalise les processus de travail et workflows.

Sans un processus de gestion des changements en place, la productivité peut en souffrir. Le temps est perdu à essayer de comprendre les demandes de changement plutôt qu'à accomplir les tâches réelles. Avec une bande passante réduite pour le travail le plus crucial, votre équipe risque de manquer des délais importants.

Quand utiliser un processus de gestion des changements ?

Le processus de gestion des changements est utile pour presque tous les projets, car peu de plans se déroulent exactement comme prévu dans la pratique. Avec la rapidité des changements actuels, il est presque certain que les projets devront faire face à la nécessité de changer au cours de leur durée de vie. Bien que le changement puisse aider à aligner votre projet sur les exigences de l’entreprise, il est important de bien réfléchir à chaque modification et de l’approuver.

Au début d’un projet, vous pouvez créer un processus de gestion des modifications afin que chacun sache quoi faire si un plan doit être modifié. Le processus de gestion des modifications dans la gestion de projet s'assure que chaque changement anticipé pendant un projet est efficacement défini, examiné et approuvé avant sa mise en œuvre. Ce processus important aide à éviter les changements inutiles qui pourraient perturber les services. Les changements peuvent être effectués en douceur et les ressources peuvent être utilisées efficacement.

Les procédures de gestion des modifications sont particulièrement importantes lorsque le projet fait partie d’un programme ou portefeuille plus vaste. L'impact potentiel d'un changement non géré pourrait être considérable, affectant d'autres équipes ou départements.

Les 5 éléments d'un processus de gestion des modifications

Lors de l'utilisation de ce modèle, vous trouverez cinq éléments pour vous aider à gérer le processus de gestion des modifications :

• Modification proposée - Les parties prenantes suggèrent un changement en soumettant un formulaire de demande de modification, qui est ensuite ajouté au registre des modifications pour le projet. La modification proposée doit inclure une description du changement et les avantages attendus.

• En cours d'examen - Le chef de projet et les parties prenantes de l'entreprise examinent ensuite l'impact attendu du changement. Le changement permettra-t-il d'économiser de l'argent ? Le changement est-il trop coûteux ? Comment le changement affecte-t-il le planning du projet ? Y a-t-il une raison légale pour cette modification ? La modification introduit-elle de nouveaux risques pour l'entreprise ?

• Rejeté - Après avoir examiné toutes les informations, le chef de projet rejette la modification proposée. Les propositions rejetées sont suivies dans le modèle de contrôle des changements et le proposant devrait recevoir des retours expliquant pourquoi la modification a été rejetée. 

• Accepté - Après avoir examiné toutes les informations, le chef de projet accepte la modification proposée. S’ils acceptent, ils peuvent accepter la modification dans son intégralité ou demander des révisions à la modification proposée.

• Intégré - Si la modification est approuvée, elle doit être planifiée, programmée et exécutée. Après la mise en œuvre de la modification, il est bénéfique pour les chefs de projet de s’assoir avec les parties prenantes et de tenir une rétrospective. La modification s'est-elle déroulée comme prévu ? Comment cela aurait-il pu mieux se passer ?

Exemple de processus de contrôle des changements

Maintenant que vous comprenez les cinq étapes d'un processus de contrôle des changements, il est temps de mettre ces étapes en action. Voyons un exemple.

Le processus de contrôle des changements commence par la soumission d'une demande de modification. Cela pourrait être un changement dans la portée du projet, comme une augmentation du nombre de fonctionnalités requises. Ou cela pourrait être une réduction du planning du projet, afin qu'un produit sensible au temps soit mis sur le marché avant la concurrence.

À partir de là, l'équipe de projet peut mettre en œuvre ces étapes de base pour contrôler le changement efficacement :

• Consignez la demande de modification dans un registre de changement (ou modèle de journal). Ces modifications demandées sont enregistrées dans la colonne « Modification proposée » du modèle de processus de contrôle des modifications. 

• Effectuer une évaluation initiale de l'impact de la modification. Cela nécessite une réunion où toutes les parties concernées peuvent donner leur avis sur les modifications demandées. Les modifications proposées passent dans la colonne « En révision ».

• Évaluation approfondie de l'impact de la modification. Les facteurs à prendre en compte incluent le temps, les ressources, les coûts et les risques.

• L'équipe décide collectivement d'accepter ou de rejeter la modification proposée. Les modifications sont déplacées dans la colonne « Acceptées » ou « Rejetées » en conséquence.

• Les actions nécessaires pour mettre en œuvre la modification sont discutées, et un roadmap produit pour ces actions est créé. Une fois mises en œuvre, les modifications sont déplacées dans la colonne « Intégrées ».

Les entrées que vous incluez dans votre propre modèle de contrôle des modifications peuvent varier selon les changements auxquels vous faites fréquemment face et la complexité des projets. Alors que les projets complexes s'étalant sur plusieurs mois peuvent faire face à beaucoup plus de demandes de changement, les petits projets ponctuels n'ont peut-être pas besoin d'un modèle de journal de changement aussi détaillé. 

Cette approche simple constitue un excellent point de départ ; cependant, vous pouvez choisir d'ajouter des champs supplémentaires en fonction de la complexité de votre projet. Le modèle Processus de contrôle des changements est entièrement personnalisable, en fonction des besoins de votre équipe.