Modèle Cahier des Charges d'Evénement
Créez l'aperçu complet d'un événement que vous prévoyez d'organiser.
À propos du modèle Cahier des Charges d'Evénement
Qu'est-ce qu'un Cahier des Charges d'Evénement ?
Un Cahier des Charges d'Evénement est une description détaillée d'un événement que vous prévoyez d'organiser. Avant de mettre en place un événement, les entreprises et les organisations créent un Cahier des Charges d'Evénement pour servir de base. Le Cahier des Charges d'Evénement typique comprend l'objectif de l'événement, un calendrier et des dates importantes, un budget, des informations sur les participants, des conseils sur l'apparence et les préférences en matière de lieu.
Comment utiliser le modèle Cahier des Charges d'Evénement
Pour les entreprises et les organisations, la mise en œuvre d'un événement est un jeu à gros enjeux. Les événements sont coûteux. Si un événement est bien planifié et exécuté, vous pouvez attirer plus d'utilisateurs, de clients et de revenus et générer une publicité positive. Si un événement ne se déroule pas comme prévu, vous risquez de brûler des ressources, de vous aliéner les clients et de déclencher une tempête médiatique embarrassante. Le Cahier des Charges d'Evénement sert de base pour votre événement. Voici comment vous pouvez utiliser le modèle pour planifier et exécuter un événement réussi.
Étape 1 : Décrivez l'événement. Pour donner à votre équipe ou agence événementielle une image claire, il est important de commencer par un aperçu détaillé de l'événement. À quoi ressemble l'événement ? Qui y sera présent ? Quel est le thème ?
Étape 2 : Clarifiez vos objectifs. L'organisation d'un événement coûte du temps et des ressources, il est donc important de lier votre événement à un objectif réalisable. Vous organisez un événement pour faire connaître le produit de votre entreprise ? Organisez-vous une collecte de fonds avec un objectif monétaire spécifique en tête ? En fonction de votre objectif, l'agence ou l'équipe de design prendra différentes décisions concernant la mise en page, le thème, l'apparence et d'autres éléments clés de votre événement.
Étape 3 : Définissez un budget et un calendrier. Lorsque vous réfléchissez au budget, il est utile de demander combien vous prévoyez dépenser par participant. Allez-vous servir de la nourriture et des boissons ? Quel genre de lieu allez-vous louer ? Où se trouve le lieu ? Aurez-vous besoin d'avoir du personnel sur place ? Planifiez votre budget en fonction de vos revenus attendus de l'événement. Si vous vendez des billets, par exemple, demandez combien de billets vous devrez vendre pour réaliser un profit et à quel prix.
Une fois que vous avez une idée de votre budget, établissez un calendrier. Vous aurez besoin d'avoir une date pour l'événement, bien sûr, mais établir d'autres jalons importants en cours de route. Par exemple, vous devrez peut-être avoir un lieu sécurisé au moins trois mois avant l'événement, ou vous devrez peut-être sélectionner un traiteur un mois avant l'événement.
Étape 4 : Faites un profil de vos participants. Un dîner officiel pour des commerciaux sera très différent de la fête de fin d'année de votre entreprise. C'est pourquoi il est crucial d'inclure un profil détaillé de vos participants.
Étape 5 : Incluez un guide de présentation. L'équipe ou l'agence chargée de l'organisation de l'événement s'occupera en grande partie de l'aspect visuel de l'événement. Toutefois, pour que le projet soit achevé dans les délais et dans le respect du budget, il peut être utile d'inclure des indications sur la vision du visuel de l'événement. Votre entreprise ou organisation a-t-elle des couleurs ou des logos que vous aimeriez utiliser ? Voulez-vous quelque chose d'élégant et de classe, ou d'amusant et ludique ? Rédigez une brève description à laquelle votre coordinateur d'événements pourra se référer tout au long du processus de planification.
Pourquoi rédiger un Cahier des Charges d'Evénement ?
Que vous planifiez une collecte de fonds, une fête de Noël, un dîner de remerciement pour vos clients ou un bal de charité, vous devrez rédiger un Cahier des Charges d'Evénement. Le Cahier des Charges d'Evénement sert de carte pour votre équipe événementielle, votre coordinateur ou votre agence. Il fournit des conseils sur l'aspect visuel de l'événement, votre budget et votre calendrier, les participants et d'autres informations cruciales. Utilisez un Cahier des Charges d'Evénement pour rester sur la bonne voie, définir vos objectifs et affecter les parties prenantes.
Pourquoi un Cahier des Charges d'Evénement est-il important ?
Réaliser un Cahier des Charges d'Evénement est un projet à enjeux élevés. Pour les petites entreprises, les startups, les propriétaires d'entreprise individuels et les organisations à but non lucratif, un événement peut représenter un pourcentage considérable des ressources globales. Un événement bien organisé peut générer des revenus, des utilisateurs, des clients et une bonne publicité. Un événement mal organisé peut entraîner une perte de temps et de ressources. Pour les grandes entreprises et les plus petites, les événements sont une occasion de montrer ce que l'entreprise peut faire. Mais la nouvelle d'un événement infructueux est susceptible de se propager rapidement.
Un Cahier des Charges d'Evénement simplifie le processus complexe de planification d'un événement. Que vous travailliez avec une agence événementielle ou que vous soyez un coordinateur événementiel interne, il est important que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Un Cahier des Charges d'Evénement vous permet de définir des objectifs clairs, d'établir un calendrier et un budget, de créer des profils de participants et de vous assurer que votre lieu ressemble à ce que vous aviez imaginé.
Quand utiliser le modèle Cahier des Charges d'Evénement
Utilisez le modèle de Cahier des Charges d'Evénement chaque fois que vous planifiez et exécutez un événement. Cela peut s'avérer particulièrement utile lorsque vous travaillez avec une équipe transverse pour planifier un événement.
Pourquoi élaborer un cahier des charges d'événement ?
Que vous planifiiez une collecte de fonds, une fête de fin d'année, un dîner de remerciement pour un client ou un bal de charité, vous devrez rédiger un cahier des charges de l'événement. Le briefing de l'événement sert de carte pour votre équipe, votre coordinateur ou votre agence d'événements. Il fournit des indications sur l'aspect et l'ambiance de l'événement, le budget et le calendrier, les participants et d'autres informations essentielles. Utilisez un cahier des charges d'événement pour rester sur la bonne voie, définir vos objectifs et désigner les parties prenantes.
Que contient le cahier des charges d'un événement ?
Il contient des objectifs clairs, un calendrier, un budget, le profil des participants et garantit que le lieu de l'événement sera conforme à ce que vous aviez imaginé. Que vous travailliez avec une agence événementielle ou un coordinateur d'événements interne, il est important que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. C'est pourquoi il est important de créer un cahier des charges avec ces éléments.
Comment rédiger un cahier des charges d'un événement ?
Il existe de nombreuses façons de dresser un cahier des charges de votre événement. En général, la règle d'or est d'être objectif et de donner d'abord les informations les plus savoureuses afin que les gens aient envie d'assister à votre événement. Après les informations de base telles que l'adresse et le thème ou le sujet de l'événement, vous pouvez ajouter les têtes d'affiche ou les orateurs vedettes (s'il y en a), des exemples d'activités et terminer sur une note positive, ou expliquer pourquoi cet événement est important. Pour rédiger le cahier des charges de votre événement, vous pouvez utiliser le modèle de cahier des charges d'événements personnalisable de Miro.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle Roadmap Produit
Idéal pour:
Gestion de produit, Feuilles de route
Les roadmaps produit aident à communiquer la vision et les progrès de ce qui va suivre pour votre produit. C'est un atout important pour aligner les équipes et les parties prenantes précieuses, y compris les dirigeants, l'ingénierie, le marketing, customer success et les ventes, autour de votre stratégie et de vos priorités. Une product roadmap peut éclairer la gestion de projets futurs, décrire les nouvelles fonctionnalités et objectifs du produit et définir le cycle de vie d'un nouveau produit. Bien que les roadmaps produit soient personnalisables, la plupart contiennent des informations sur les produits que vous créez, le moment où vous les créez et les personnes impliquées à chaque étape.
Modèle Diagramme de Cas d'Utilisation
Idéal pour:
Marketing, Étude de marché, Diagrammes
Un diagramme de cas d'utilisation est un outil visuel qui vous aide à analyser les relations entre des personas et des cas d'utilisation. Les diagrammes de cas d'utilisation décrivent généralement le comportement attendu du système : ce qui se passera et quand. Un diagramme de cas d'utilisation est utile car il vous permet de concevoir un système du point de vue de l'utilisateur final. C'est un outil précieux pour communiquer le comportement de votre système souhaité dans la langue de l'utilisateur, en spécifiant tous les comportements du système visibles de l'extérieur.
Modèle des Cinq Forces de Porter
Idéal pour:
Leadership, Planification Stratégique, Étude de marché
Développés par Michael Porter, professeur à la Harvard Business School, les Cinq Forces de Porter est devenu l'un des outils de stratégie commerciale les plus populaires et les plus appréciés disponibles pour les équipes. Utilisez les Cinq Forces de Porter pour mesurer la force de votre concurrence actuelle et décider des marchés sur lesquels vous pourriez vous implanter. Les Cinq Forces de Porter comprennent : le pouvoir de négociation des fournisseurs, le pouvoir de négociation des clients, l'intensité de la concurrence, la menace de produits ou services de substitution et la menace de nouveaux entrants.
Modèle de Réunion One on One
Idéal pour:
Réunions
Lorsqu'il s'agit d'établir des relations entre des managers et leurs employés, les réunions one on one font des merveilles. Elles créent le forum et l'espace pour faire des mises au point, faire des retours ou résoudre des problèmes. Mais pour que les réunions one on one soient productives, il faut se préparer à l'avance. Ce modèle vous permet de créer facilement un programme dans lequel vous exposez librement les objectifs de la réunion, les actions, les sujets de discussion ou les questions. Ces questions ont tendance à aller du court terme - « Qu'avez-vous accompli cette semaine ? » au long terme - « Avez-vous l'impression d'apprendre et de grandir au travail ? ».
Modèle de Planification Stratégique
Idéal pour:
Planification Stratégique, Leadership, Planification de projet
Chaque fois que vous devez définir vos objectifs et déterminer les étapes à suivre pour les atteindre, vous bénéficierez d'un modèle de planification stratégique. Le modèle de planification stratégique vous guide, vous et votre équipe, à travers des exercices pour vous aider à évaluer votre situation actuelle, à déterminer vos objectifs pour l'avenir et à élaborer un plan pour y parvenir. En règle générale, la stratégie considère les objectifs ou les raisons de faire quelque chose, tandis que la planification fait référence aux actions spécifiques que vous entreprendrez pour atteindre un objectif spécifique. Mais avec la planification stratégique, vous considérez les deux aspects en même temps.
Calendrier Editorial
Idéal pour:
Marketing, Planification Stratégique, Planification de projet
Si votre entreprise est comme les autres, son contenu est un élément essentiel pour elle. Vous en créez davantage (et beaucoup plus rapidement) que n'importe quoi d'autre. Cela comprend des articles de blog, des newsletters, des publications sur les réseaux sociaux, des publicités, etc. C'est pourquoi chaque équipe de contenu a besoin d'un calendrier éditorial. Le modèle vous permettra de créer facilement un calendrier qui permet à votre équipe de réaliser une planification stratégique, de garder les choses organisées (par type de contenu, rédacteur, chaîne et date de livraison) et de finaliser/publier tout le contenu dans les délais.