Modèle de note d’événement
Créez un aperçu complet d’un événement que vous l’intention d’organiser.
À propos du modèle de note d’événement
Le modèle de note d’événement vous aide à créer un aperçu complet de l’événement que vous prévoyez d’organiser. Que faut-il accomplir avant l'événement ? Quelles sont les parties prenantes impliquées ? Quel est le budget ? Comment savons-nous si vous progressez vers vos objectifs ? La rédaction d'une note d'événement vous permet de répondre à ces questions.
Qu'est-ce qu'une note d'événement ?
Une note d'événement est l'endroit où vous rassemblez une description détaillée d'un événement. Avant de planifier un événement, les entreprises et organisations créent une note d'événement pour servir de cadre.
La note d'événement typique inclut l'objectif de l'événement, un planning et des dates importantes, un budget, des informations sur les participants, des directives de style, et des préférences pour le lieu.
Quand utiliser le modèle de note d'événement
Utilisez le modèle de note d'événement chaque fois que vous planifiez et exécutez un événement. Vous pourriez le trouver particulièrement utile lorsque vous travaillez avec une équipe transverse pour planifier un événement.
Pourquoi une note d'événement est-elle importante ?
L'exécution d'un événement est un projet à enjeux élevés. Pour les petites entreprises, les start-ups, les propriétaires d'entreprise individuels et les organisations à but non lucratif, un événement peut représenter un pourcentage considérable de vos ressources globales. Un événement bien organisé peut générer des revenus, attirer des clients, des prospects et offrir une bonne publicité. Un événement mal organisé peut entraîner une perte de temps et de ressources. Pour les grandes entreprises, les événements sont l'occasion de mettre en avant ce que l'entreprise peut accomplir. Mais la nouvelle d'un événement infructueux risque de se répandre rapidement.
Comment utiliser le modèle de note d'événement
Pour les entreprises et les organisations, organiser un événement est un jeu à enjeux élevés. Les événements sont coûteux. Si un événement est bien planifié et exécuté, vous pouvez attirer plus de clients, de prospects et de revenus, et générer une publicité positive. Si un événement ne se déroule pas comme prévu, alors vous risquez de brûler des ressources, d'aliéner vos clients et de déclencher un scandale médiatique embarrassant. La note d'événement sert de fondation pour votre événement. Voici comment vous pouvez utiliser le modèle pour planifier et exécuter un événement réussi.
Étape 1 : Décrivez l’évènement
Pour donner à votre équipe d'événements ou à votre agence une image claire, il est important de commencer par un aperçu détaillé de l’évènement. Quel est l'aspect et la sensation de l'évènement ? Qui participe ? Quel est le thème ?
Étape 2 : Clarifiez vos objectifs
Organiser un évènement demande du temps et des ressources, il est donc important d’associer votre événement à un objectif réalisable. Organisez-vous un évènement pour sensibiliser aux produits de votre entreprise ? Organisez-vous une collecte de fonds avec un objectif financier précis en tête ? Selon votre objectif, l'agence de design ou l'équipe prendra des décisions différentes concernant la mise en page, le thème, l'apparence et d'autres éléments clés.
Étape 3 : Établir un budget et un planning
Lorsque vous réfléchissez au budget, il est utile de vous demander combien vous prévoyez de dépenser par participant. Allez-vous servir de la nourriture et des boissons ? Quel type de lieu louez-vous ? Où se situe le lieu ? Aurez-vous besoin d'avoir du personnel sur place ? Planifiez votre budget en fonction de vos recettes prévues de l'événement. Si vous vendez des billets, par exemple, demandez combien de billets vous devrez vendre pour réaliser un bénéfice, et à quel prix.
Une fois que vous avez une idée de votre budget, esquissez un planning. Il vous faudra bien sûr fixer une date pour l'événement, mais aussi établir d'autres étapes importantes en cours de route. Par exemple, vous devrez peut-être sécuriser un lieu au moins trois mois avant l'événement, ou sélectionner un traiteur un mois avant l'événement.
Étape 4 : Dressez le profil de vos participants
Un dîner de réseautage pour les responsables de l'équipe de vente sera très différent de la fête de fin d'année de votre entreprise. C'est pourquoi il est crucial d'inclure un profil détaillé de vos participants.
Étape 5 : Inclure un guide de style visuel
Votre équipe événementielle ou votre agence prendra en charge une grande partie du style visuel de l'événement -- mais pour s'assurer que le projet soit achevé à temps et dans le budget, il peut être utile d'inclure des lignes directrices sur l'apparence et l'atmosphère de l'événement. Votre entreprise ou organisation a-t-elle des couleurs ou des logos que vous souhaitez utiliser ? Optez-vous pour quelque chose d'élégant et de raffiné, ou plutôt pour quelque chose de ludique et amusant ? Rédigez une brève description à laquelle votre coordinateur d'événements pourra se référer tout au long du processus de planification.
Pourquoi rédiger un résumé de l'événement ?
Que vous organisiez une collecte de fonds, une fête de fin d'année, un dîner pour remercier vos clients ou un bal de charité, vous devrez rédiger un résumé de l'événement. Le dossier de présentation de l'événement sert de carte à votre équipe événementielle, à votre coordinateur ou à votre agence. Il fournit des conseils sur l'apparence et l'ambiance de l'événement, votre budget et votre frise chronologique, les participants et d'autres informations cruciales. Utilisez un résumé de l'événement pour rester sur la bonne voie, définir vos objectifs et désigner les parties prenantes.
Que contient le cahier des charges d'un événement ?
Il contient des objectifs clairs, un calendrier, un budget, le profil des participants et garantit que le lieu de l'événement sera conforme à ce que vous aviez imaginé. Que vous travailliez avec une agence événementielle ou un coordinateur d'événements interne, il est important que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. C'est pourquoi il est important de créer un cahier des charges avec ces éléments.
Comment rédiger un cahier des charges d'un événement ?
Il existe de nombreuses façons de dresser un cahier des charges de votre événement. En général, la règle d'or est d'être objectif et de donner d'abord les informations les plus savoureuses afin que les gens aient envie d'assister à votre événement. Après les informations de base telles que l'adresse et le thème ou le sujet de l'événement, vous pouvez ajouter les têtes d'affiche ou les orateurs vedettes (s'il y en a), des exemples d'activités et terminer sur une note positive, ou expliquer pourquoi cet événement est important. Pour rédiger le cahier des charges de votre événement, vous pouvez utiliser le modèle de cahier des charges d'événements personnalisable de Miro.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle de calendrier annuel
Idéal pour:
Gestion d'entreprise, Planification stratégique, Planification de projet
De nombreux calendriers vous aident à vous concentrer sur les échéances quotidiennes. Avec celui-ci, tout est question de vision d'ensemble. En s'inspirant de la structure en grille des calendriers muraux de 12 mois, ce modèle vous présente vos projets, engagements et objectifs sur une année complète à la fois. Ainsi, vous et votre équipe pouvez vous préparer à vous concentrer pendant les périodes chargées, déplacer les choses au besoin et célébrer vos progrès. Et commencer est si facile — il suffit de nommer les flux colorés de votre calendrier et de faire glisser les pense-bêtes sur la date de début.
Modèle de planning
Idéal pour:
Gestion de projet, Diagrammes de flux, Planification de projet
Un planning affiche un ordre chronologique des dates importantes et des événements planifiés. Les plannings aident les chefs de produit, les chefs de projet et les membres de l'équipe à raconter visuellement les histoires de progrès et d'obstacles. Les plannings permettent aux équipes de voir d'un coup d'œil ce qui s'est passé auparavant, les progrès en cours et les tâches à aborder à l'avenir. Les projets ou produits avec un objectif spécifique ou des livrables devraient être basés sur un planning pour réussir. Utilisez le planning comme référence commune pour les dates de début, de fin et les jalons.
Modèle de diagramme de Gantt
Idéal pour:
Gestion de projet, Cartographie, Roadmaps
Simplicité, clarté et puissance — c’est ce qui rend les diagrammes de Gantt si populaires pour organiser et présenter un plan de projet. Construit sur une barre horizontale qui représente l'avancement du projet dans le temps, ces diagrammes décomposent les projets par tâche, permettant à toute l'équipe de voir le statut des tâches, à qui elles sont assignées et combien de temps elles prendront pour être terminées. Les diagrammes de Gantt sont également facilement partageables parmi les membres de l'équipe et les parties prenantes, ce qui en fait d'excellents outils pour la collaboration.