Modèle Agenda de Réunion
Définissez vos attentes sur ce qui doit avoir lieu avant, pendant et après une réunion.
À propos du modèle Agenda de réunion
Tout le monde a déjà participé à une réunion qui a digressé, n'a pas atteint ses objectifs prévus et qui a semblé être une perte de temps. Pour éviter cela, il est crucial de créer un agenda de réunion. Un agenda de réunion définit vos attentes sur ce qui doit se produire avant, pendant et après une réunion. Avec cet outil simple mais efficace, vous pouvez permettre à vos collaborateurs de se préparer, de rester concentrés sur leurs tâches et d'allouer le temps approprié à chaque sujet de discussion.
Continuez à lire pour en savoir plus sur les agendas de réunion et comment ils peuvent aider votre équipe !
Qu'est-ce qu'un Agenda de Réunion ?
Les réunions font partie de la vie. Pour la plupart d'entre nous, elles font partie intégrante de la collaboration et il serait impossible de faire avancer les choses sans elles. Si tel est le cas, alors pourquoi sommes nous si nombreux à redouter les réunions ? Pourquoi certaines réunions sont sujettes aux digressions, aux discussions hors sujet et aux participants non préparés ?
La réponse est simple : la plupart des réunions n'ont pas de programme clair.
En envoyant à l'avance un agenda de réunion aux participants, vous leur permettez de se préparer à la discussion. Ils peuvent réfléchir aux sujets proposés, formuler des questions, et effectuer tout autre travail nécessaire pour se préparer. Un agenda permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.
Tout aussi important, un agenda de réunion aide à identifier quand la discussion est terminée, pour éviter des réunions interminables qui se finissent sans un sentiment d'accomplissement. Lorsque des questions ou des obstacles surgissent au cours d'une réunion, vous pouvez vous référer à l'Agenda de la réunion pour voir s'ils entrent dans le cadre de la discussion prévue.
Quand utiliser un Agenda de réunion
Comme pratique optimale, créez votre Agenda de réunion en avance. Essayez de l'envoyer à votre équipe au moins un jour avant chaque réunion. De cette façon, vous donnez à vos collaborateurs le temps de revoir le programme avant de vous réunir.
Créez votre propre Agenda de Réunion
Créer votre propre agenda de réunion est facile. L'outil de tableau blanc Miro est le canvas parfait pour les créer et les partager. Commencez par sélectionner le modèle d'Agenda de réunion, puis suivez les étapes suivantes pour créer le vôtre.
Obtenez l'avis de vos collaborateurs.
Les réunions avec votre équipe représentent un temps précieux. Et si vos collaborateurs ont l'impression de perdre ce temps, ils pourraient commencer à sauter des réunions. Il est important de sélectionner les sujets qui nécessitent l'avis de toute votre équipe. Personne ne devrait se demander pourquoi il participe à une réunion.
Pour vous assurer que tout le monde est investi pendant la réunion, demandez à vos collaborateurs ce qu'ils aimeraient inclure à l'agenda du jour.
Si vous décidez de ne pas inclure quelque chose qu'ils ont suggérés, soyez transparent. Dites-leur pourquoi vous ne l'avez pas inclus et suggérez un autre moment pour discuter de leur sujet.
À l'aide du modèle, listez les points de l'Agenda.
Beaucoup de personnes trouvent utile d'inscrire les points de l'agenda sous forme de questions. Par exemple, au lieu de « calendrier éditorial », vous pouvez essayer « devrions-nous mettre à jour le calendrier éditorial ? » Une expression comme « calendrier éditorial » peut être vague pour les participants qui se demanderont de quoi ils vont devoir parler, ce qui rend leur préparation plus difficile. Alors qu'utiliser un langage concret leur donne de quoi se préparer.
Allouez du temps pour chaque sujet.
C'est crucial pour trois raisons. Premièrement, il est plus probable que vous abordiez tous les sujets à l'ordre du jour sans manquer de temps. Deuxièmement, cela permet à vos coéquipiers d'adapter leurs questions ou commentaires au temps qui leur a été alloué. Troisièmement, si tous les participants sont conscients du temps pendant la réunion, ils sont plus susceptibles d'être attentifs et de rester sur la bonne voie.
Nommez un responsable de la réunion.
Idéalement, vous devriez alterner entre les collaborateurs pour répartir équitablement la responsabilité de diriger la réunion. Le responsable de la réunion surveille le temps, rappelle à chacun de rester concentré sur le sujet, et prend des notes si nécessaire. À la fin de la réunion, le responsable peut enregistrer tous les éléments d'action à aborder lors de la prochaine réunion.
Envoyez votre agenda à l'avance.
Si vous le pouvez, essayez d'envoyer le programme au moins 24 heures à l'avance afin que vos collaborateurs aient la possibilité de le passer en revue.
Note : pour la prise de notes pendant la réunion, notre modèle de carte mentale vierge est un excellent outil qui vous permet de noter les idées clés autour du sujet de la réunion, en les organisant avec des branches. Vous pouvez ensuite y ajouter des détails et des sous-idées, et utiliser des couleurs et des images pour visualiser les concepts. Révisez et résumez à la fin, puis partagez la carte mentale des notes de la réunion avec les participants pour référence.
Que doit-on inclure dans un agenda de réunion ?
Un modèle d'agenda de réunion d'équipe peut être très flexible, mais certains éléments sont fondamentaux pour le bon déroulement d'une réunion : les objectifs, les sujets, les créneaux horaires et le résultat. Si vous incluez ces éléments, vous et votre équipe pourrez facilement vous aligner sur les projets à l'aide du modèle d'agenda de réunion, définir des attentes claires et diriger la réunion plus efficacement.
Comment sauvegarder votre agenda de réunion terminé au format PDF ?
Avec Miro, vous pouvez télécharger votre modèle d'agenda de réunion sous forme de fichier PDF pour l'imprimer. Il suffit de créer votre modèle et de le télécharger pour qu'il soit prêt à être imprimé. Cependant, il est bon de réfléchir aux avantages de conserver votre modèle de réunion en ligne. Avec une copie papier, il est difficile d'apporter des modifications. Notre modèle en ligne vous permet de déplacer instantanément des éléments, d'ajouter des commentaires et des suggestions, et d'obtenir l'avis de vos collègues. Si vous avez une équipe à distance, un agenda en ligne est également plus facile à distribuer. Avant d'imprimer l'ordre du jour de votre réunion, pensez aux avantages supplémentaires que vous obtiendrez en l'utilisant en ligne.
Modèle Réunion Zoom efficace
Idéal pour:
Réunions d’équipe
Organisez des réunions efficaces et maintenez la concentration de toutes les personnes participantes grâce au modèle de Réunion efficace de Zoom. Apportez structure et créativité à chacune de vos réunions en ligne.
Modèle Réunion de Réflexion
Idéal pour:
Réunions d'équipe, Brainstorming, Réunions
Lorsque les emplois du temps sont surchargés, l'apprentissage par la pratique devient la méthode d'apprentissage par défaut. Prenez donc le temps de permettre à votre équipe d'apprendre par d'autres moyens précieux - en réfléchissant et en écoutant. Menée par des "apprenants" (membres de l'équipe qui partagent avec le reste de l'équipe), une réunion de réflexion permet aux collaborateurs de partager de nouvelles informations sur l'activité d'un client ou une initiative interne, de proposer des techniques de résolution de problèmes, voire de recommander des livres ou des podcasts à consulter. Les réunions de réflexion encouragent également les collègues de tous niveaux à s'engager dans le développement professionnel de leurs coéquipiers.
Modèle Fenêtre de Johari
Idéal pour:
Leadership, Réunions, Rétrospectives
Comprendre, c'est la clé pour mieux faire confiance aux autres et à vous-même. Créée suivant cette idée, une fenêtre de Johari est un cadre conçu pour améliorer la compréhension de l'équipe en incitant les participants à remplir quatre quadrants, chacun révélant quelque chose qu'ils ne savent peut-être pas sur eux-mêmes ou sur les autres. Utilisez ce modèle pour effectuer un exercice de fenêtre de Johari lorsque vous vivez une croissance organisationnelle, pour approfondir les connexions polyvalentes ou intra-équipe, aider les employés à mieux communiquer et cultiver l'empathie.
Modèle Kanban
Idéal pour:
Tableaux Kanban, Méthodologie Agile, Workflows Agile
La méthode Kanban vous permet d’optimiser les processus, d’améliorer les workflows et d’apporter plus de valeur à votre clientèle. Fondée sur un ensemble de principes et de pratiques (créés dans les années 1950 par un employé de Toyota), la méthode Kanban permet à votre équipe de gagner du temps, de traiter de nombreux problèmes et de collaborer pour les résoudre. Vous pouvez utiliser notre modèle Kanban épuré pour suivre de près l’avancement de toutes vos tâches et les présenter, aussi bien pour vous-même qu'à vos partenaires, afin de révéler tous les aspects du logiciel.
Modèle Brainstorming Inversé
Idéal pour:
Ideation, Brainstorming, Team Meetings
Le Brainstorming Inversé est une technique qui incite un groupe à réfléchir à des problèmes plutôt qu'à des solutions. Parce que nous pensons naturellement à des problèmes, c'est un excellent moyen d'amener un groupe à anticiper les problèmes qui peuvent survenir au cours d'un projet. Pour vous engager dans un brainstorming inversé, commencez par identifier le problème, puis pensez aux choses qui pourraient l'exacerber. Demandez à votre équipe de générer des idées sur les façons dont le problème pourrait s'aggraver. Inversez à nouveau les problèmes en solutions, puis évaluez vos idées.
Modèle de Rétrospective 4L
Idéal pour:
Rétrospectives, Prise de décision
Vous venez de terminer un sprint. Les équipes ont tout donné et les émotions ont été fortes. Maintenant, jetez un coup d'œil en arrière et notez honnêtement le sprint : ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et ce qui peut être amélioré. Cette approche 4L signifie Love (aimé), Learned (appris), Lacked (manqué) et Longed for (désiré). Elle représente un moyen inestimable de supprimer l'émotion et d'examiner un processus de manière critique. C'est ainsi que vous pouvez renforcer la confiance, améliorer le moral et augmenter l'engagement, ainsi que faire des ajustements pour être plus productif et réussir à l'avenir.