Modèle d'ordre du jour
Définissez des attentes pour ce qui se passera avant, pendant et après une réunion.
À propos du Modèle d'ordre du jour
Un ordre du jour peut vous aider à respecter le planning de la réunion et à la rendre productive. Utiliser un modèle pour créer cet ordre du jour vous aide à vous assurer d'avoir toutes les informations nécessaires pour rendre vos réunions réussies.
Voici comment notre Modèle d'ordre du jour peut aider votre équipe.
Qu'est-ce qu'un Modèle d'ordre du jour ?
Un modèle typique d'ordre du jour structure vos réunions d'équipe. Il comprend généralement les informations suivantes :
Des détails de planification comme la date, l'heure, le lieu et qui doit y assister.
Nom de la personne (ou des personnes) qui dirigera la réunion.
Les sujets et les points à l'ordre du jour.
Le but ou l'objectif.
Points d'action et tâches à réaliser une fois la réunion terminée.
L'utilisation du Modèle d'ordre du jour peut également vous aider à collaborer efficacement avec votre équipe. Avec un ordre du jour en place, vous pouvez clarifier quand les personnes peuvent partager des informations et quand il est préférable d'écouter et de tout assimiler.
Qu'est-ce qu'un ordre du jour?
Tout le monde a déjà assisté à une réunion qui a dévié de son objectif et qui a semblé être une perte de temps. Les employés passent 31 heures en réunions improductives chaque mois.
Pour augmenter vos chances d'organiser une réunion productive, vous devez créer un ordre du jour.
Un ordre du jour fixe les attentes concernant ce qui doit se produire avant, pendant et après une réunion. Il vous donne un délai à respecter et décrit en détail ce que comprendra la réunion. Cela vous aide également à prendre des décisions éclairées, à aligner vos priorités et à avancer dans la même direction en tant qu'équipe.
Comment rédiger un ordre du jour pour une réunion ?
Créer un ordre du jour efficace pour une réunion est facile avec Miro. Notre espace de travail collaboratif est le canevas parfait pour créer et partager l'ordre du jour de vos prochaines réunions. Commencez par sélectionner le modèle d'ordre du jour de réunion, puis suivez les étapes suivantes pour en créer un vous-même.
1. Définissez le type de réunion. Il existe différents types de réunions, alors préparez votre équipe en leur faisant savoir à quel type de réunion s'attendre. Votre réunion sera-t-elle asynchrone ou synchrone ? Une rétrospective ? Un atelier ? Définissez les paramètres pour que les participants puissent se préparer efficacement.
2. Rédigez le compte-rendu. Définissez la durée que vous passerez sur les différentes parties de la réunion. Cela garantira que chacun sait ce qui se passe pendant la réunion et combien de temps elle prendra. Cela vous aidera également à garder votre réunion sur la bonne voie au fur et à mesure de l'avancement.
3. Alignement stratégique. Identifiez qui dirige la réunion et ajoutez son nom ou ses noms dans le modèle. Cela garantira que vous ayez les bonnes personnes pour diriger la réunion et que les choses progressent selon le planning.
4. Créez l'ordre du jour de la réunion. Utilisez l'ordre du jour de la réunion pour documenter les points de discussion et attribuer les sujets aux participants dans les créneaux horaires alloués. Fixez des objectifs clairs et ajoutez toute documentation pertinente à la réunion. Si vous utilisez le modèle d'Agenda de réunion de Miro, vous pouvez ajouter des fichiers et documents directement au tableau.
5. Documentez la réunion. Quand la réunion commence, il est utile que quelqu'un prenne des notes et rédige le compte rendu. Avec Miro, vous pouvez intégrer votre Google Workspace, ce qui facilite la prise de notes de réunion et le partage de documentation. Il est également utile d'utiliser un minuteur lorsque la réunion commence pour respecter l'emploi du temps.
6. Assignez les prochaines étapes. Quand la réunion se termine, assignez les prochaines étapes à chaque membre de l’équipe. Cela donnera à chaque membre de l'équipe la responsabilité de prendre en charge des tâches spécifiques au-delà de la réunion. Priorisez les tâches qui auront le plus d'impact et de retour sur investissement.
Astuce de pro : Récapitulez et agissez sur les prochaines étapes. Visez à conclure sur une note positive avec des points d'action clairs et des enseignements. Cette approche donnera à chaque membre de l’équipe des tâches à accomplir et à poursuivre jusqu’à la prochaine réunion.
Que doit inclure un ordre du jour ?
Il est difficile de dire quels éléments inclure à l’ordre du jour. Cela varie d'une entreprise à l'autre et d'une réunion à l'autre. Cependant, certains éléments communs apparaissent souvent :
Créneaux horaires. Heure de début, de fin, et tous les détails intermédiaires de la réunion.
Participants. Toutes les personnes qui doivent assister à la réunion.
Intervenants. Les personnes qui dirigeront la réunion et veilleront à ce qu’elle se déroule sans accroc.
Points à l'ordre du jour. Les points de discussion et les éléments à aborder lors de la réunion.
L'objectif global/la finalité de la réunion. L'objectif de la réunion.
Résultats et livrables. Le résultat de la réunion et les étapes suivantes.
Actions. Les tâches à réaliser une fois la réunion terminée.
Lors de la création de votre ordre du jour, il est utile de contacter votre équipe avant le début de la réunion. Offrez aux participants la possibilité de donner leur avis sur les points de discussion les plus pertinents. Demandez-leur de quoi ils aimeraient parler, l’état actuel de leurs projets, ou s’il y a quelque chose qu’ils aimeraient partager pour que chacun se sente écouté et reconnu.
Quand utiliser un ordre du jour
Utiliser un ordre du jour pour une réunion est une bonne pratique avant toute réunion, mais voici quelques scénarios spécifiques où un ordre du jour serait bénéfique :
Vous devez respecter un délai. Si vous avez un délai serré ou si vos participants sont extrêmement occupés, un ordre du jour vous fournira un cadre temporel à suivre. Cela vous donnera la structure nécessaire pour mener à bien la réunion dans le temps à disposition.
Vous devez préparer les participants avant la réunion. Les ordres du jour sont un excellent moyen de tenir les participants informés de ce que vous souhaitez discuter. Cela leur donne la possibilité de se préparer à l'avance et d'augmenter la productivité pendant la réunion.
Vous souhaitez encourager la participation. Augmentez l’engagement des participants en leur proposant un ordre du jour. Ils peuvent se préparer à l'avance et venir à la réunion prêts à contribuer.
En tant que bonne pratique, préparez l'ordre du jour de votre réunion à l'avance. Visez à l'envoyer à votre équipe au moins un jour avant la réunion. De cette façon, vous donnez à vos collègues le temps d'examiner l'ordre du jour avant de vous réunir.
Que doit-on inclure dans un agenda de réunion ?
Un modèle d'agenda de réunion d'équipe peut être très flexible, mais certains éléments sont fondamentaux pour le bon déroulement d'une réunion : les objectifs, les sujets, les créneaux horaires et le résultat. Si vous incluez ces éléments, vous et votre équipe pourrez facilement vous aligner sur les projets à l'aide du modèle d'agenda de réunion, définir des attentes claires et diriger la réunion plus efficacement.
Comment sauvegarder votre agenda de réunion terminé au format PDF ?
Avec Miro, vous pouvez télécharger votre modèle d'agenda de réunion sous forme de fichier PDF pour l'imprimer. Il suffit de créer votre modèle et de le télécharger pour qu'il soit prêt à être imprimé. Cependant, il est bon de réfléchir aux avantages de conserver votre modèle de réunion en ligne. Avec une copie papier, il est difficile d'apporter des modifications. Notre modèle en ligne vous permet de déplacer instantanément des éléments, d'ajouter des commentaires et des suggestions, et d'obtenir l'avis de vos collègues. Si vous avez une équipe à distance, un agenda en ligne est également plus facile à distribuer. Avant d'imprimer l'ordre du jour de votre réunion, pensez aux avantages supplémentaires que vous obtiendrez en l'utilisant en ligne.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle de réunion
Idéal pour:
Réunions, Réunions d’équipe, Ateliers
Tout le monde a déjà participé à une réunion qui ne s’est pas déroulée comme prévu. Peut-être qu'elle a dévié de son cours, ou que vous avez manqué de temps pour accomplir tout ce que vous aviez prévu – ou peut-être que cela vous a simplement donné l'impression d'une perte de temps. Pour éviter cela, il est important de préparer une réunion d’équipe à l'avance. Avec ce modèle simple mais efficace, vous pouvez préparer une réunion d’équipe qui coche toutes les cases. En créant un moyen simplifié d'intégrer la préparation dans votre workflow, vous vous assurerez que vos réunions sont efficaces, agréables et collaboratives.
Modèle d'ordre du jour de réunion d’équipe
Idéal pour:
Documentation, Réunions d’équipe, Ateliers
Accorder du temps à votre équipe est important pour prendre des décisions, aligner les priorités et avancer ensemble dans la même direction. Les ordres du jour des réunions d’équipe aident à ajouter un emploi du temps et une structure à votre créneau horaire alloué lorsque vous devez partager des informations et collaborer avec votre équipe. Elles permettent également à votre équipe de se mettre d'accord sur les objectifs, les points de discussion, les points d'action et sur la personne qui dirigera les prochaines étapes. Du temps de réunion d’équipe ininterrompu avec un ordre du jour peut aider votre équipe à revoir les progrès par rapport aux OKR, partager des mises à jour, discuter des obstacles et faire un brainstorming sur des idées.
Modèle de Réunion One on One
Idéal pour:
Réunions
Lorsqu'il s'agit d'établir des relations entre des managers et leurs employés, les réunions one on one font des merveilles. Elles créent le forum et l'espace pour faire des mises au point, faire des retours ou résoudre des problèmes. Mais pour que les réunions one on one soient productives, il faut se préparer à l'avance. Ce modèle vous permet de créer facilement un programme dans lequel vous exposez librement les objectifs de la réunion, les actions, les sujets de discussion ou les questions. Ces questions ont tendance à aller du court terme - « Qu'avez-vous accompli cette semaine ? » au long terme - « Avez-vous l'impression d'apprendre et de grandir au travail ? ».
Modèle de notes de réunion
Idéal pour:
Gestion d’entreprise, Réunions
Lorsque votre réunion est un succès (et Miro vous aidera à vous en assurer), la participation sera élevée, des idées brillantes émergeront, et des décisions seront prises. Assurez-vous de ne pas en manquer une seule — utilisez notre modèle de notes de réunion pour suivre les notes et les retours dans un endroit centralisé auquel toute l'équipe peut accéder. Il vous suffit d'assigner un preneur de notes avant la réunion, d'identifier les sujets de discussion et de laisser le preneur de notes noter les participants, les points importants abordés et les décisions prises.