Modèle d'agenda

À propos du modèle d'agenda

Il n’y a rien de pire qu’une réunion sans but. Mais vous n'avez pas besoin d'être un génie de la planification pour créer des ordres du jour pertinents avant le début de la réunion. Impressionnez vos collègues et alignez-vous plus rapidement grâce à ce modèle d'agenda facile à utiliser.

Qu’est-ce qu’un agenda ?

Un agenda est comme une feuille de route pour une réunion. Il énumère les activités qui auront lieu lors d'une réunion, quand elles se produiront, et dans quel ordre. Le principal objectif d'un agenda est de donner aux participants une vue claire de la structure de la réunion. Sans agendas, les réunions donnent souvent l'impression d'être désorganisées, et vous risquez de partir sans avoir accompli ce que vous souhaitez.

Mais un agenda n’a pas besoin d’être ennuyeux. C’est pourquoi nous avons créé ce modèle pour le rendre visuel, amusant et interactif. Nous vous simplifions la tâche pour ajouter vos choix de graphiques, couleurs, polices et images afin de donner à votre agenda une personnalité et un style créatif.

Comment créer un agenda

Créer votre propre agenda est facile. Le canevas infini de Miro est l'endroit parfait pour créer et partager votre agenda avec votre équipe. Commencez par sélectionner le modèle d'agenda, puis suivez les étapes suivantes pour le personnaliser.

1. Ajouter les détails de base

En haut de votre agenda, ajoutez les détails de la réunion tels que la date et les objectifs.

2. Définir les priorités et les tâches

Assurez-vous d'avoir une idée claire des sujets les plus importants de la réunion. Une fois que vous connaissez les priorités de la réunion, notez-les.

3. Collaborez en temps réel

Pendant votre réunion, vous pouvez inviter des participants sur le tableau et leur permettre d'ajouter les priorités, tâches ou notes auxquelles vous n'avez pas pensé. Discutez de tous les nouveaux points lors de la réunion.

4. Personnalisez votre agenda

En utilisant le modèle, vous pouvez habiller votre agenda avec des graphiques, des couleurs, des polices et des images. N'ayez pas peur d'être créatif ! Remplir un agenda ne doit pas être une corvée. En créant quelque chose d'amusant et de personnel, vous pouvez rendre la planification facile.

Avantages de la création d'un ordre du jour

Voici quelques-uns des avantages de créer un ordre du jour efficace :

Favorise l'organisation des réunions

Un ordre du jour favorise la structure et aide à prioriser les activités les plus critiques d'une réunion. Cela permet à l'équipe de rester concentrée sur les sujets importants, ce qui améliore la productivité. La simple présence d'un ordre du jour formel crée une ambiance officielle et décourage les participants de perdre du temps.

Un ordre du jour formel fixe également les objectifs de la réunion et crée un but clair. Cela organise la direction que prendra la réunion et les actions à entreprendre après celle-ci.

Permet une prise de décision efficace

Les ordres du jour donnent un aperçu des sujets à discuter lors de la réunion. Cet aperçu empêche l'animateur de la réunion d'oublier les sujets importants qu'il doit présenter.

Lorsque tous les problèmes sont discutés en profondeur, des décisions valables peuvent être prises collectivement en une seule session. Ceci est beaucoup plus productif et transparent que de faire des plans à la hâte en dehors de la réunion. Les contributions et suggestions venant de perspectives différentes améliorent la qualité des performances et créent un sentiment de travail d'équipe.

Aider à communiquer des nouvelles importantes

Les agendas offrent une opportunité de faire des annonces concernant des événements importants pour l'entreprise et les objectifs de la réunion. Sans un ordre du jour formel, les annonces peuvent ne pas être communiquées à toutes les personnes présentes à la réunion. De plus, les agendas offrent un espace pour récapituler les réunions précédentes. Cela aide à la réflexion sur la réunion et à l'examen des progrès réalisés.

Offre une chance égale de contribuer

Les agendas mentionnent généralement les points d'action qui seront discutés lors d'une réunion. Cela donne à tous les membres de l'équipe la possibilité de réfléchir aux sujets de discussion à l'avance.

Lors de nombreuses réunions, les participants extravertis sont plus enclins à participer, tandis que les personnes réservées sont plus hésitantes. Cependant, savoir ce qui sera discuté permet à l'ensemble de l'équipe de se renseigner sur les sujets qui seront abordés. Ils peuvent réfléchir à la manière dont les sujets leur sont applicables et apporter des contributions réfléchies et précieuses lors de la réunion.

Meilleures pratiques pour créer un ordre du jour

Gardez ces meilleures pratiques à l'esprit lors de la création de votre ordre du jour :

Sollicitez l'avis de l'ensemble de l'équipe

Si vous voulez que l'ensemble de votre équipe soit impliqué dans les réunions, assurez-vous que l'ordre du jour inclut une liste de sujets qui reflètent leurs besoins. Demandez à vos membres d'équipe de suggérer des éléments de l'ordre du jour, accompagnés d'une raison pour laquelle chaque point d'action devrait être traité en contexte d'équipe.

Priorisez les sujets qui affectent l’ensemble de l’équipe

Le temps passé en réunion d’équipe est coûteux et difficile à planifier. Cela signifie qu'il doit principalement être utilisé pour discuter et prendre des décisions sur les questions qui affectent l'ensemble de l'équipe et qui nécessitent que toute l'équipe les résolve. Si les participants ne consacrent pas la majeure partie de la réunion à discuter de questions interdépendantes, ils risquent de se désengager.

Formulez les sujets de l'ordre du jour sous forme de questions auxquelles l'équipe doit répondre.

La plupart des objectifs de réunion ne sont que quelques mots enchaînés pour former une phrase. Par exemple : « réaffectation d'espace de bureau ». Cela laisse les participants à la réunion se demander : « Qu'en est-il de la réaffectation de l'espace de bureau ? »

Lorsque vous formulez un sujet de réunion sous forme de question (ou de questions) à laquelle il faut répondre, cela stimule la réflexion stratégique et encourage les contributions. Par exemple : « Dans quelles conditions devrions-nous redistribuer l'espace de bureau, le cas échéant ? »

Que devriez-vous inclure dans un ordre du jour de réunion ?

Voici quelques-uns des éléments clés que votre ordre du jour de réunion devrait inclure :

1. En-tête de l'ordre du jour

L'en-tête de l'ordre du jour sert à identifier les éléments suivants :

• L'entité, l'organisation ou le comité qui convoque la réunion.

• L'en-tête de l'ordre du jour portera le nom de l'entité se réunissant, comme un Conseil, un Groupe consultatif, un Comité, ou les participants à la réunion.

• Le type de réunion.

2. Participants à la réunion

Votre ordre du jour officiel devrait inclure la liste des participants à la réunion. Cependant, il devrait également indiquer les points à l'ordre du jour dont chaque membre de l'équipe sera responsable.

3. Objectifs clés

Votre ordre du jour doit informer tous les participants des objectifs de la réunion, des sujets qui seront abordés et des types de décisions qui devront être prises.

L'objectif principal de la réunion se résume souvent en une ou deux phrases répondant à deux questions principales :

• Pourquoi nous réunissons-nous ?

• Que voulons-nous accomplir ?

4. Contributions de votre équipe

N'oubliez pas d'impliquer votre équipe ou les autres participants à la réunion dans l'élaboration de l'ordre du jour. L'équipe peut en savoir davantage sur les points de discussion à aborder que l'organisateur.

De cette façon, vous vous assurez que tous les sujets principaux et les problèmes éventuels sont abordés. Cela gardera également les participants engagés puisqu'ils seront impliqués dans l'élaboration de la réunion.

5. Le programme de travail de la réunion

Le programme de travail de la réunion est ce que vous voulez que la réunion accomplisse.

Assurez-vous de fixer des objectifs de temps réalistes pour chaque sujet. Il est toujours judicieux de prévoir quelques minutes de plus par point à l’ordre du jour que ce que vous pensez nécessaire. Très souvent, une question ou un point de discussion apparaît nécessitant une résolution, ce qui prend du temps.

6. La durée et le temps alloué pour chaque point à l’ordre du jour

L'un des objectifs les plus importants d'un ordre du jour est de s'assurer que la réunion respecte l'horaire. Après tout, vous souhaitez respecter le temps des participants. Définir la durée qui sera consacrée à chaque point de l'ordre du jour aidera à garder votre réunion sur la bonne voie.

Assurez-vous de fixer des objectifs de temps réalistes pour chaque problème. Il est toujours judicieux de prévoir quelques minutes de plus par point à l’ordre du jour que ce que vous pensez nécessaire. Très souvent, une question ou un point de discussion apparaît nécessitant une résolution, ce qui prend du temps.