Gantt-kaaviot

Mikä on Gantt-kaavio?

Gantt-kaavio on työkalu projektien organisointiin ja hallintaan. Se on vaakasuuntainen palkkikaavio, joka hahmottaa kaikki projektin tehtävät aikajanalla. Gantt-kaavion luominen auttaa projektipäälliköitä visualisoimaan tarvittavat tehtävät ja pysymään ajan tasalla projektin edistymisestä.

Kaavio on saanut nimensä keksijältään, Henry Ganttilta, joka kehitti sen 1900-luvun alkupuolella projektiaikataulun esittämiseksi. Hän käytti näitä kaaviokuvia systemaattisille ja rutiinitoiminnoille, kuten työntekijän tuottavuuden hallintaan.

Nyt Gantt-kaavion käyttäminen projektinhallintaan on hyödyllinen monista syistä. Kaavioiden avulla projektitiimit hallitsevat tehtäviään paremmin, parantavat resurssien jakamista ja määrittävät riippuvuuksia.

Gantt-kaavion rakenne sisältää tyypillisesti kaksi osaa. Vaaka-akseli ilmentää yksittäisiä tehtäviä ja pystyakseli näyttää työn aikataulun. Palkit lisätään sitten kaavioon edustamaan kunkin tehtävän kestoa.

Gantt-kaaviot voivat myös sisältää välitavoitteita, tehtävien suorittajat ja riippuvuudet tehtävien välillä (tästä lisää jäljempänä).

Mitkä ovat Gantt-kaavion käytön suurimmat hyödyt?

Gantt-kaaviot ovat olennainen työkalu projektien pitämiseksi raiteillaan ja tuloksien tuottamiseksi. Alla esitellään Gantt-kaavion käytön suurimpia hyötyjä yksityiskohtaisemmin:

Projektin tehtävien tehokas organisointi

Gantt-kaavion yksinkertainen rakenne tekee projektin tehtävien organisoinnista helppoa. Lisäät vain tehtävät kaavioon, aikataulutat niiden aloitus- ja lopetuspäivämäärät ja sijoitat ne projektiin oikeaan järjestykseen.

Gantt-kaavion muoto antaa myös projektitiimeille mahdollisuuden nähdä kaikki tehtävät yhdessä paikassa, mikä auttaa seuraamaan edistymistä ja järjestämään projektin rakennetta.

Riippuvuuksien määrittäminen

Riippuvuudet ovat sarja tehtäviä, jotka määrittävät työn järjestyksen. Jotta projekti liikkuisi eteenpäin, toisistaan riippuvat tehtävät on suoritettava tietyssä järjestyksessä. Jos tätä ei tehdä, koko projekti voi viivästyä.

Sanotaan esimerkiksi, että projektissasi on kolme riippuvuustehtävää: A, B ja C. Tehtävää B ei voi aloittaa, ennen kuin A on valmis, mikä tarkoittaa, että tehtävä B on riippuvainen tehtävästä A. Tämän lisäksi tehtävää C ei voi aloittaa, ennen kuin tehtävä B on valmis.

Projektipäälliköt voivat käyttää Gantt-kaavioita näiden riippuvuuksien tunnistamiseen. Janakaaviorakenne tekee näiden tehtävien havaitsemisesta ja seuraamisesta helpompaa projektin edistyessä. Voit myös lisätä nuolia toisistaan riippuvien tehtävien välille tehdäksesi järjestyksen selkeäksi muille projektitiimin jäsenille.

Tiimin yhteistyön parantaminen

Gantt-kaavio auttaa projektitiimejä tekemään yhteistyötä. Sen rakenne on helppo ymmärtää, mikä tarkoittaa, että jokainen pystyy näkemään, mikä tehtävä on hänen vastuullaan, kuka on vastuussa muista tehtävistä ja kuinka kunkin henkilön työ vaikuttaa isoon kuvaan.

Voit parantaa yhteistyötä edelleen käyttämällä verkkoalustaa Gantt-kaavion luontiin ja jakamiseen projektitiimin ja muiden sidosryhmien kanssa.

Gantt-kaavion luominen verkossa antaa mahdollisuuden etä- ja hybriditiimeille työskennellä yhdessä virtuaalisesti lopullisen projektin luovuttamiseksi. Se myös tarkoittaa, että projektitiimeillä on aina pääsy projektin ajantasaisimpaan versioon. Ne pääsevät katsomaan Gantt-kaaviota reaaliaikaisesti nähdäkseen, kuinka asiat edistyvät ja mitä niiden on tehtävä pitääkseen asiat liikkumassa eteenpäin.

Mikä tekee Gantt-kaaviosta hyvän?

Tässä on joitain avainkomponentteja, jotka auttavat sinua saamaan parhaat mahdolliset tulokset Gantt-kaaviostasi:

Projektisi tavoitteiden selkeyttäminen

Sinun tiedettävä projektin tavoitteet selkeästi ennen Gantt-kaavion luomista. Jos näin ei ole, saat huomata olevasi eksyksissä projektin suorittamisen suhteen.

Hyvä uutinen on se, että on olemassa menetelmiä selkeiden projektin tavoitteiden luomiseen. Katso SMART-tavoitteiden viitekehys esimerkkinä. SMART on lyhenne englanninkielisistä sanoista aihekohtainen (specific), mitattava (measurable), saavutettavissa oleva (attainable), merkityksellinen (relevant) ja oikea-aikainen (timely). Se kannustaa sinua ajattelemaan tavoitteitasi strategisesti, jotta varmistettaisiin niiden olevan mahdollisimman selkeitä ja merkityksellisiä.

Kriittisten tehtävien ymmärtäminen

Kriittiset tehtävät ovat toimia, jotka viivästyttävät projektin loppumispäivää, jos niitä ei suoriteta ajallaan. Näiden tehtävien määrittäminen Gantt-kaaviossa auttaa sinua parantamaan tehtävien priorisointia, luomaan realistisen projektiaikataulun ja varmistamaan, että projektisi pysyy budjetissa.

Voit käyttää ohjelman arviointi- ja tarkastustekniikkaa (PERT) kriittisten tehtävien määrittämiseksi projektissasi. Käy katsomassa PERT-kaavion malliamme saadaksesi lisätietoja.

Tehtävien määrittäminen selkeästi

Vaikka Gantt-kaaviot voivat tarjota korkean tason yleiskuvan projektistasi, sinun on edelleen määritettävä vaaditut tehtävät selkeästi. Jos tiimin jäsen saapuu tekemään tehtävää, josta ei ole riittävästi tietoja, hänen on keskusteltava toisen tiimin jäsenen kanssa saadakseen paremman ymmärryksen.

Tämä voi hidastaa projektin edistymistä, joten on tärkeää, että kaikki tehtävät ovat selkeitä.

Jos käytät Miroa Gantt-kaavion laatimiseen, voit lisätä yksityiskohtaisia tietoja jokaisen tehtäväpalkin sisällä. Napsauta vain palkkia ja ponnahdusikkuna avautuu. Tässä ikkunassa voit kirjoittaa tehtävän kuvauksen, lisätä tunnisteita, muuttaa palkkien värejä ja päivittää tehtävän tilaa.

Miten Gantt-kaavio luodaan projektille

Olemme hahmotelleet joitain helppoja vaiheita, joita noudattamalla voit luoda oman Gantt-kaaviosi aloittamalla projektin laajuuden tarkastamisesta.

Projektin laajuuden tarkastaminen

Ennen kuin luot Gantt-kaavion, sinulla on oltava selkeä kuva projektin laajuudesta.

Projektin laajuus ilmentää projektisi tärkeimmät näkökohdat. Se sisältää projektin tavoitteet, luovutettavat tulokset, vaatimukset, tehtävät, kustannukset ja määräajat. Se on yleensä document, mutta se voi myös olla muussa muodossa.

Käy katsomassa projektin laajuuden malliamme nähdäksesi projektin laajuuden Kanban- rakenteessa.

Projektin laajuuden ymmärtäminen asettaa sinut hyvään asemaan onnistuneen Gantt-kaavion luomiseksi.

Sinulla on selkeä kuva siitä, mitä projekti sisältää, mitkä tavoitteet ovat ja miksi projekti tehdään. Tämän tuloksena pystyt lisäämään merkityksellisiä tehtäviä, määräaikoja ja välitavoitteita kaavioon.

Projektin tehtävien lisääminen

Kun projektin laajuus on tarkastettu, voit ryhtyä lisäämään projektin tehtäviä Gantt-kaavioon. Tässä kohdassa palkit tulevat peliin.

Jokainen jana Gantt-kaaviossa edustaa eri tehtävää ja sen kestoa. Gantt-kaavion rakenteesta riippuen nämä janat voivat myös näyttää, mitä tehtävä pitää sisällään ja kenelle se on annettu tehtäväksi.

Voit myös luokitella tehtävät työn tyypin perusteella. Voit esimerkiksi erotella tehtävät seuraaviin osastoihin:

• Myynti

• Markkinointi

• Rahoitus

• Toiminnot

• Tuotekehitys

• IT

Tehtävien jakaminen eri luokkiin antaa sinulle paremman yleiskuvan projektista. Sen avulla eri tiimien on myös helpompaa nähdä, mitkä tehtävät ovat niiden vastuulla. Siitä on erityisesti hyötyä, jos projekti on monimutkainen. Luokittelemalla tehtävät tiimit voivat helposti nähdä, mitkä tehtävät ovat niiden kannalta merkityksellisiä sen sijaan, että ne näkisivät projektin jokaisen yksittäisen tehtävän.

Aikataulun asettaminen

Kun kaikki tehtävät ovat nyt kaaviossa, voit lisätä kunkin tehtävän keston. Jos käytät Miron kaltaista online-alustaa, voit valita alkamis- ja loppumispäivän mallissa. Jana hyppää sitten automaattisesti oikeaan kohtaan kaaviossa.

Jos et tiedä, kuinka pitkä aika kullekin tehtävälle on ennakoitava, ei hätää. Tehtävän kestoa voidaan arvioida eri tavoin, mukaan lukien seuraavat:

Ymmärrys tehtävän sisällöstä

Sinun on ensin tiedettävä, mitä toimia vaaditaan tehtävän suorittamiseksi. Mikä on haluttu tulos? Onko tehtävä monimutkainen? Tarvitaanko useita ihmisiä? Kaikki nämä tiedot auttavat sinua arvioimaan, kuinka pitkän ajan tehtävä vie.

Historiatietojen tarkastelu

Katso aiempia projekteja nähdäksesi, kuinka pitkään tehtävät ovat kestäneet aiemmin. Voit käyttää näitä tietoja sen arvioimiseen, kuinka pitkään nykyisen projektin tehtävät vievät.

Keskustelu tehtävien suorittajien kanssa

Jos sinulla on vähän tai ei ollenkaan kokemusta joistain projektin alueista, on hyvä ajatus keskustella tuon työalueen ihmisten kanssa. Heillä on näkemyksiä, joita tarvitset kunkin tehtävän suoritusajan määrittämiseksi.

Hyväksynnän pyytäminen tärkeimmiltä sidosryhmiltä

Kun kaikki tehtävät ovat kaaviossa, sinulla on selkeämpi kuva siitä, kuinka pitkään koko projektin suorittaminen kestää. Voit jakaa nämä tiedot tärkeimmille sidosryhmille pitääksesi heidät ajan tasalla ja pyytääksesi heiltä hyväksynnän ennen liikkumista eteenpäin.

Kun projektin aikataulusta on sovittu, voit lisätä tiedot projektidocumentan. Näiden tietojen dokumentointi auttaa estämään laajuudesta lipsumisen, mikä voi aiheuttaa viiveitä ja estää sinua suorittamasta projektia loppuun.

Riippuvuuksien määrittäminen

Nyt kun Gantt-kaavion on saanut vihreän valon, voit osoittaa riippuvuudet. Tämä tarkoittaa niiden tehtävien osoittamista, jotka eivät voi edistyä, ennen kuin muut tehtävät ovat alkaneet tai tehty loppuun.

Useimmiten riippuvuuksista tulee ilmeisiä, kun kartoitat kaikki projektin tehtävät. Jos ne eivät ole ilmeisiä, sinun on etsittävä tehtävät, joita et voi suorittaa, ennen kuin tietyt tapahtumat edellisessä tehtävässä suoritetaan. Kun tämä on kartoitettu, voit lisätä nuolia toisistaan riippuvien tehtävien välille näyttämään, mitkä tehtävät ovat kriittisiä projektin suorittamisen kannalta.

Jakaminen projektitiimin kanssa

Kun Gantt-kaavio on valmis, jaa se projektitiimillesi tarkastelua varten. Tämä antaa tiimillesi mahdollisuuden kysyä kysymyksiä ja antaa palautetta projektista.

Jos käytät Miroa Gantt-kaavion hallintaan, voit yksinkertaisesti jakaa kaavion projektitiimisi kanssa ja tiimin jäsenet voivat lisätä kommentteja suoraan kaavioon. Tällä tavoin sinun on helpompi tarkastella heidän palautettaan.

Projektin käynnistäminen

Kun kaikki on mukana, voit viimeinkin käynnistää projektin. Työ ei suinkaan ole vielä ohi.

Kun työ edistyy, sinun on käytävä katsomassa Gantt-kaaviota seurataksesi projektin edistymistä. Tämä auttaa sinua puuttumaan ongelmiin, joita voi putkahdella esiin, ja varmistamaan, että olet aikataulussa valmiin projektin luovutuksen suhteen.

Mitä tulee projektin edistymisen tarkastamiseen, online-kaaviotyökalun käytöstä voi olla hyötyä. Sen avulla voit seurata tehtävien edistymistä reaaliaikaisesti ja nopeasti korjata asiat, jos ne eivät mene suunnitelman mukaan.

Tämä myös tarkoittaa, että projektitiimi pystyy aina näkemään kaaviosta kaikkein ajantasaisimman version. Tiimin jäsen voi heti nähdä, miten projektilla menee, mitkä tehtävät hänen on vielä suoritettava ja tehtävät, joiden parissa muut tiimin jäsenet työskentelevät.