Organisaatiokaaviot

Mikä on organisaatiokaavio?

Organisaatiokaavio näyttää, kuinka yrityksesi toimii. Sitä voidaan käyttää yrityksen rakenteen, eri osastojen välisen suhteen tai komentoketjun näyttämiseen. Luo omasi organisaatiokaaviotyökalun avullatai lue eteenpäin saadaksesi lisätietoja niiden erilaisista tyypeistä ja käyttötavoista.

Mitä organisaatiokaavion pitäisi sisältää?

Organisaatiokaavioista käytetään joskus myös nimeä organogrammi (tai organigrammi). Nämä yritysten rakennekaaviot näyttävät ihmisten suhteet organisaatioiden sisällä. Ne ovat samankaltaisia kuin sukupuut tai sukulaiskaaviot, mutta näyttävät työskentelysuhteet perhesuhteiden sijaan. Organisaatiokaaviossa laatikot edustavat työntekijöitä. Näihin laatikoihin sisältyy usein seuraavat tiedot:

• Nimet (ja joskus valokuvat) • Yhteystiedot • Tehtävät ja työnimikkeet • Vastuualueet • Ammatilliset suhteet henkilöiden välillä

Viivat ja nuolet yhdistävät nämä laatikot yhteen ja näyttävät, missä kukin henkilö sijaitsee yrityksen hierarkiassa ja kuinka he liittyvät toisiinsa.

Organisaatiokaavioiden tyypit

Organisaatiokaavioita voidaan tehdä eri rakenteilla ja muodoilla. Tässä näytämme yleisimpiä esimerkkejä.

Toimintoihin perustuva ylhäältä alas suuntautuva organisaatiokaavio

A toimintoihin perustuva ylhäältä alas suuntautuva kaavio tarjoaa hierarkkisen rakenteen liiketoiminnastasi. Se alkaa yhdestä tiimin jäsenestä kaavion yläosasta (yleensä pääjohtaja tai toimitusjohtaja) ja leviää alaspäin muihin työntekijöihin heidän yrityksessä suorittamiensa tehtävien perusteella. Esimerkiksi toimitusjohtajan alapuolella saattaa sijaita myyntijohtaja, markkinointijohtaja ja tuotejohtaja. Kunkin näiden osastonjohtajien alapuolella on tiimi, joka vastaa heille. Tämä muoto tarjoaa selkeyttä työntekijöille. He tietävät, mikä heidän tehtävänsä on, kenen kanssa he tekevät töitä ja kuka heidän esihenkilönsä on. Kaavio näyttää myös ammatillisen kasvun selkeän polun. Yksi tämäntyyppisen organisaatiokaavion suurimmista haasteista on kommunikaation siiloutuminen. Kun kukin osasto on vastuussa omasta toiminnastaan, tehtävien välinen kommunikaatio jää usein puuttumaan. Jotta pystyttäisiin varmistamaan, että tämä rakenne toimii tehokkaasti, tiimien on kommunikoitava tehokkaasti liiketoimintayksiköiden välillä (missä Miron kaltaisen yhteistyöalustan käyttö voi olla hyödyllistä).

Litteä organisaatiokaavio

Litteä organisaatiokaavio (tai vaakasuuntainen organisaatiokaavio) näyttää vähän tai ei lainkaan johtotasoja. Tämäntyyppisen organisaatiorakenteen avulla yritys edistää laaja-alaista tiimin jäsenen itse-johtamista ja päätöksentekoa. Tämä organisaatiokaavio kannustaa vähäisempään valvontaan johdon puolelta ja suurempaan työntekijöiden osallistumiseen. Se voi voimaannuttaa työntekijöitä, mutta tätä rakennetta on hankala skaalata, kun yritys kasvaa. Litteät organisaatiokaaviot ovat yleisimpiä pienemmissä yrityksissä, joissa selkeää komentoketjua ei tarvita. Kasvavissa yrityksissä ei ole epätavallista siirtyä litteästä organisaatiokaaviosta toiminnolliseen ylhäältä alas suuntautuvaan kaavioon, kun he kehittävät eri osastoja.

Osastoihin jaettu organisaatiokaavio

Osastoihin jaettu organisaatiokaavio on ylätason versio hierarkkisesta rakenteesta, jonka avulla yrityksen eri alueet pystyvät hallitsemaan omia resurssejaan. Osastot voidaan jakaa useilla eri tavoilla. Näihin sisältyvät markkinat, tuotteet ja jopa maantieteelliset sijainnit. Osastot toimivat ikään kuin omina miniyrityksinä yrityksen sisällä. Niillä voi esimerkiksi olla omat markkinointi-, IT- ja HR-myyntitiiminsä. Tämä lähestymistapa tarjoaa joustavuutta alan muutoksiin vastaamiseen, kannustaa autonomiaan ja antaa osastoille mahdollisuuden tarjota mukautetun lähestymistavan asiakkailleen. Nämä rakenteet sopivat parhaiten sellaisten suurten organisaatioiden käyttöön, joissa on toisiinsa nähden itsenäisesti työskenteleviä aloja. Samoin kuin toimintoihin perustuvan organisaatiokaavion kanssa, osastoihin jaetut rakenteet voivat usein altistua siiloutumiselle. Toimintojen välinen kommunikaatio voi olla hankalaa, mikä voi johtaa resurssien moninkertaistumiseen ja ylikäyttöön.

Taulukkomuotoinen organisaatiokaavio

Taulukkomuotoinen organisaatiokaavio on ruudukko, joka näyttää toimintojen väliset tiimit. Tämän toimintojen ristikkäisyyden vuoksi tiimin jäsenet työskentelevät kollegoidensa kanssa eri osastoilta ja heillä on useita esihenkilöitä. Taulukkomuotoinen organisaatiokaavio on monimutkaisempi rakenne kuin yksinkertainen hierarkkinen rakenne, mutta sen avulla esihenkilöt pystyvät helposti valitsemaan työntekijöitä eri tiimeistä tekemään töitä tietyissä projekteissa. Tästä voi kuitenkin seurata ristiriitoja koskien kapasiteettia ja työntekijöiden saatavuutta tiettyihin projekteihin.

Mikä on paras organisaatiorakenne?

Selvennetäänpä ensin eroa organisaatiokaavion ja organisaatiorakenteen välillä. Organisaatiokaavio perustuu ihmisiin, kun taas organisaatiorakenne perustuu toimintoihin. Organisaatiorakenteet näyttävät vastuualueet, vastuuvelvollisuuden ja auktoriteetin, joka kullakin tehtävällä on yrityksen sisällä. Toisin kuin organisaatiokaaviot, ne eivät usein muutu. Ne perustuvat yrityksen kokonaistoimintaan ja visioon, joten säännölliset muutokset ovat harvinaisia. Kun etsitään parasta organisaatiorakennetta yritykselle, harkittavana on kaksi päätyyppiä: mekanistinen ja orgaaninen. Mekanistiset rakenteet ovat hierarkkisia ja suuntautuvat ylhäältä alas (kuten toimintoihin perustuva ylhäältä alas suuntautuva kaavio). Mekanistisessa rakenteessa osastot yleensä noudattavat selkeitä sääntöjä, joihin kuuluvat selkeät työntekijöiden vastuualueet ja toimintakentät. Orgaaniset rakenteet edustavat enemmän yhteistyöhön perustuvaa, joustavaa järjestelmää (kuten litteä kaavio). Niissä on enemmän toimintojen välistä työtä, laajempi hallinta-alue ja enemmän hajaantumista. Paras organisaatiorakenne riippuu siitä, miten haluat toimia yrityksenä. Jos haluat joustavuutta ja suurempaa työntekijöiden autonomiaa, orgaaninen rakenne on paras. Jos haluat erittäin tarkasti määritetyt tehtävät ja vastuualueet hierarkiassa, mekanistiset rakenteet ovat parempi valinta.

Organisaatiokaavioiden käyttötapaukset

Tässä näytämme tilanteita, joissa organisaatiokaavion luominen voi olla hyödyksi yrityksellesi.

Komentoketjun määrittäminen

Kuvaa selkeästi, missä kukin tiimin jäsen sijaitsee yrityksen hierarkiassa. Jokainen pystyy näkemään paikkansa rakenteessa ja esihenkilönsä, jolle he vastaavat.

Toimintojen välisten suhteiden kuvaaminen

Selkeyttää, kuinka eri osastot työskentelevät yhdessä toimintojen välisen yhteistyön virtaviivaistamiseksi.

Resurssien jakaminen

Kun kaikki asetettu näkyville visuaalisesti, resurssien jakaminen on tehokasta tiimirakenteiden ja valmiuksien perusteella.

Uudelleenjärjestäminen

Kun projektitiimi tai koko yritys järjestetään uudestaan, organisaatiokaavio auttaa suunnittelemaan ja kartoittamaan kokonaan uuden yritysrakenteen.

Kasvun suunnittelu

Käytä organisaatiokaaviota uusien työntekijöiden palkkaamisen suunnitteluun yrityksen kasvaessa. Määritä selkeästi, mihin tarvitset uusia työntekijöitä ja mitkä heidän tehtävänsä olisivat.

Uusien työntekijöiden tukeminen

Organisaatiokaaviot ovat hyödyllisiä perehdyttämisprosessin aikana. Uudet työntekijät voivat tutustua yrityksen rakenteeseen, kollegoihinsa eri osastoilla ja siihen, kenelle esihenkilölle he vastaavat.

Mikä merkitys organisaatiokaaviolla on?

Sille, miksi yritykset käyttävät organisaatiokaavioita, on useita syitä. Ymmärtää yrityksen hierarkiaa, osoittaa parantamisalueita, tarjota työntekijöille selkeyttä ja parantaa kommunikaatiota osastojen välillä ovat vain muutamia esimerkkejä. Katsotaan näitä hyötyjä tarkemmin.

Yrityksen hierarkian ymmärtäminen

Kaikkien yrityksessä työskentelevien on hyödyllistä tuntea hierarkia kunnolla. Se auttaa johtoa visualisoimaan, kuinka tiimit toimivat yhdessä ja missä kukin sijaitsee yrityksen rakenteessa. Se näyttää työntekijöille, kenelle heidän on vastattava ja mihin kohtaan he sopivat isossa kuvassa. Yksinkertaisesti sanottuna organisaatiokaavio auttaa yrityksiä ymmärtämään paremmin, miten he voivat kommunikoida tehokkaasti ja työskennellä yhdessä yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Parannusalueiden osoittaminen

Organisaatiokaavion avulla voit korostaa tehottomuuksia yrityksen rakenteessa ja määrittää parannusten tekemisen. Näet, kuinka tiimisi työskentelee yhdessä ja missä rakennetta voidaan parantaa. Pystyt tekemään tarvittavat muutokset tämän tiedon perusteella.

Selkeyden antaminen

Organisaatiokaavio selkeyttää jokaisen tehtävän yrityksessä tai projektissa. Hierarkkisesti tai horisontaalisti, jokainen tietää paikkansa isossa kuvassa, oman tiiminsä jäsenet ja keneltä he voivat pyytää neuvoja ja opastusta.

Kommunikaation parantaminen

Tarjoa parempi kommunikaatioyhteys tiimin jäsenten välille kartoittamalla viralliset suhteet selkeästi. Tämä on erityisen hyödyllistä toimintojen välisille tiimeille, joissa yksittäiset henkilöt ovat eivät saata tarkkaan tietää, kenen puoleen kääntyä. Käytössä olevan organisaatiokaavion avulla on selkeää, keihin tiimin jäsenet voivat ottaa yhteyttä muilta osastoilta.

Mistä haitoista pitäisi olla tietoinen?

Vaikka organisaatiokaaviot tarjoavat selkeyttä ja rakennetta yritykselle, niihin liittyy haasteita, joita saatat kohdata prosessin aikana.

Ne vanhentuvat nopeasti

Uudet työntekijät, sisäiset siirtyjät ja työntekijöiden vaihtuvuus takaavat, että organisaatiokaaviosi muuttuu ajan mittaan. Tämä tarkoittaa, että niitä on jatkuvasti päivitettävä, mikä voi viedä aikaa. Onneksi Miron käyttäminen tekee tästä prosessista nopeaa ja helppoa. Verkkokaavioidemme avulla voit päivittää yrityksesi tiedot muutamalla napsautuksella, ja tekemäsi muutokset ovat heti koko yrityksen nähtävänä.

Ne keskittyvät pelkästään ammatillisiin suhteisiin.

Organisaatiokaaviot eivät näytä, kuinka yksittäiset tiimin jäsenet työskentelevät yhdessä tai sitä, onko heillä hyvä työskentelysuhde. Ne eivät myöskään näytä johtamistyyliä eivätkä ne kartoita kaikkia kommunikaatiotapoja. Kaikkea tätä tietoa tarvitaan yrityksesi menestymiseen, joten ota se huomioon organisaatiokaaviota laadittaessa.

Ne eivät aina näytä koko kuvaa

Organisaatiokaaviot ovat virtaviivaistettu esitys yrityksestäsi, mikä tarkoittaa, että ne pystyvät tarjoamaan vain rajallisesti yksityiskohtia. Tämän seurauksena ne voivat maalata harhaanjohtavan kuvan yrityksesi työntekijöiden merkityksestä tai vaikutusvallasta. Jos tarvitset syvällisemmän näkemyksen, voit käyttää enemmän yksityiskohtia tarjoavaa organikaaviota.

Miten organisaatiokaavio tehdään

Katso tätä vaihe vaiheelta opasta ja luo hyvin jäsennelty organisaatiokaavio yrityksellesi.

1. Määritä soveltamisala

Aloita vahvistamalla, miksi itse asiassa laadit kaaviota. Tuleeko siitä työntekijöille sisäinen document, jonka avulla he voivat visualisoida yrityksen rakenteen? Onko se tarkoitettu johdolle parannusalueiden määrittämiseksi? Näytätkö sitä sijoittajille ja tärkeimmille sidosryhmille osoittaaksesi, miten aiot kasvattaa liiketoimintaa? Sinun on tunnettava organisaatiokaavion tarkoitus varmistaaksesi, että se sisältää oikeat tiedot ja on jäsennelty oikealla tavalla.

2. Kerää merkitykselliset tiedot

Kun olet selvittänyt organisaatiokaaviosi tarkoituksen, on aika kerätä kaikki tarvitsemasi tiedot. Tähän sisältyvät työntekijöiden sekä heidän tehtäviensä ja vastuualueiden määrittäminen yrityksessä.

3. Valitse organisaatiokaaviosi muoto

Valitse organisaatiokaavion muoto, joka parhaiten sopii yrityksesi rakenteelle. Jos haluat hierarkkisen rakenteen, toimintoihin perustuva ylhäältä alas suuntautuva tai osastoihin perustuva kaavio voi olla hyvä valinta. Jos haluat enemmän joustavuutta ja vähemmän hiearkkisia tasoja, harkitse litteää kaaviota.

4. Valitse oikea alusta

Organisaatiokaavion luominen voi olla pitkäpiimäinen prosessi, varsinkin, jos yritykselläsi on monimutkainen rakenne. Prosessista voi tehdä helpommin hallittavamman, kun muistat käyttää alustoja, jotka tarjoavat oikeat ominaisuudet ja rakenteen yrityksesi kannalta. Otetaan Miro esimerkiksi. Digitaalinen työtilamme sisältää ominaisuuksia, joiden avulla tiimit pystyvät luomaan mukautettuja organisaatiokaavioita. Lisää omat bränditunnukset, jaa taulu tiimisi jäsenten kanssa ja lataa omat tiedostot ja kuvat.

5. Lisää tiedot

Kun alustasi on paikallaan ja kaikki tiedot valmiina syötettäväksi, lisää kaikki työntekijät tauluusi. Sisällytä juuri niin paljon tai niin vähän tietoja kuin pidät tarpeellisena. Joihinkin tiimeihin on esimerkiksi hyvä lisätä yhteystiedot ja työntekijöiden valokuvat, kun taas toisissa voidaan käyttää vain nimiä ja työnimikkeitä. Valitse, mikä toimii parhaiten sinulle ja tiimillesi. Tässä ei ole oikeaa tai väärää, kunhan sinulla on heidän nimensä ja työnimikkeensä.

6. Kokoa tiimit yhteen

Aloita rakenteen lisääminen kaavioosi kokoamalla tiimit yhteen. Tämän täsmällinen suorittaminen riippuu käyttämästäsi rakenteesta. Katso ”organisaatiokaavioiden tyypit” osasta ohjeet tiimiesi järjestämiseen valitsemasi organisaatiokaavion perusteella.

7. Suhteiden ja komentoketjun määrittäminen

Kun tiimit on ryhmitetty ja sinulla on organisaatiokaaviossasi jonkin verran rakennetta, on hyödyllistä määrittää suhteet tiimien sisällä. Se auttaa kaikkia perehtymään siihen, kuka on heidän tiimissään ja kuinka kukin henkilö liittyy toisiinsa kokonaishierarkiassa. Se on myös tilaisuus osoittaa toimintojen väliset suhteet osastojen välillä ja lateraaliset suhteet johdon välillä.

8. Jaa kaavio tiimillesi

Kun kaavio on valmis, jaa kaavio tiimillesi tai merkityksellisille sidosryhmille. Jos haluat saada palautetta kaaviosta Miron työtila antaa käyttäjille mahdollisuuden lisätä kommentteja ja ehdotuksia suoraan työtilaasi. Tällä tavoin näet heti heidän palautteensa ja voit tehdä tarvittavat muutokset kaavioon.

9. Pidä se ajan tasalla

Kuten sanottu, yrityksen rakenteet eivät ole kiveen hakattuja. Uusia ihmisiä tulee mukaan, nykyiset työntekijät siirtyvät uusiin tehtäviin ja jotkut vääjäämättä lähtevät. Pidä organisaatiokaaviosi hyödyllisenä ja ajantasaisena päivittämällä sitä muutosten tapahtuessa. Jos käytät verkkokaaviota, pystyt tekemään muutokset virtuaalisesti, ja jokainen pääsee näkemään lisäyksesi reaaliaikaisesti.

Organisaatiokaavioiden esimerkit

Katso organisaatiokaavioiden esimerkkejä saadaksesi innoitusta omiin organisaatiokaavioihisi.

Yrityksen organisaatiokaavio

Yrityksen organisaatiokaavio kuvaa yrityksen rakenteen. Se näyttää esihenkilösuhteet, miten eri osastot liittyvät toisiinsa ja miten yrityksen eri toiminnot työskentelevät yrityksen sisällä. Yrityksen organisaatiokaaviota käytetään usein yrityksille, jotka haluavat joko uudelleenjärjestää liiketoimintaansa tai saada selkoa nykyisestä järjestyksestä. Se on myös erityisen hyödyllinen uusille työntekijöille, koska kaavion avulla he pystyvät perehtymään yritykseesi ja näkemään kokonaiskuvan.

Luo yrityksen organisaatiokaavio →

Projektin organisaatiokaavio

Projektin organisaatiokaavio jäsentää tulevan projektin henkilöstön. Sen avulla projektipäälliköt näkevät kunkin henkilön tehtävän, jokaisen hierarkian projektitiimissä ja komentoketjun. Tämä kaavio on loistava työkalu myös projektin tiesulkujen, kuten mahdollisten resurssiongelmien, tunnistamisessa. Kaavion avulla projektipäälliköt pystyvät visualisoimaan ongelmat ja tekemään tarvittavat parannukset.

Luo projektin organisaatiokaavio →

Organisaation muutoskartta

Organisaation muutoskartta on hieman eri asia kuin perinteinen organisaatiokaavio, mutta se on joka tapauksessa hyödyllinen. Se antaa sinulle yleiskuvauksen eri toimenpiteistä, joihin voit ryhtyä järjestääksesi yrityksen uudella tavalla. Jos aiot järjestää yrityksesi tai projektisi uudestaan, tämä kaavio on loistava tapa hoitaa kaikki osa-alueet. Voit visualisoida skenaarioita, kartoittaa erilaiset sidosryhmät ja suunnitella tarkasti, kuinka ennakoit uuden järjestelmän toimivan. Kun kartta on valmis, olet löytänyt ihanteellisen tien organisaatioon muutokseen.

Luo organisaation muutoskartta