Työnkulkukaaviot

Mikä on työnkulkukaavio?

Työnkulkukaaviot ovat hyödyllisiä visuaalisia työkaluja, joita yritykset käyttävät prosessien ja työnkulkujen yksinkertaistamiseen ja kartoittamiseen. Ne ovat samankaltaisia kuin vuokaaviot siinä mielessä, että ne helpottavat yrityksen tärkeiden prosessien ymmärtämistä visuaalisesti. Koska ihmiset oppivat pääasiassa visuaalisesti, prosessin tai työnkulun järjestyksen kartoituksen näkeminen visuaalisesti helpottaa ymmärtämistä. Työnkulkukaavio näyttää prosessin vaiheet ja hajottaa monimutkaiset operaatiot helpommin ymmärrettäviksi pienemmiksi paloiksi. Ne ovat hyödyllisiä yrityksille ja päälliköille, jotka haluavat ymmärtää yritysprosessiin liittyvät eri tekijät ja vaiheet, joita täytyy suorittaa prosessin saamiseksi valmiiksi.

Yleiset työnkulkukaavion symbolit

Työnkulkukaavioissa käytetään yleensä standardisoituja symboleja, kuten vuokaavioissa. On hyödyllistä ymmärtää työnkulkukaavioissa tavallisesti käytetyt symbolit, jotta voit soveltaa niitä johdonmukaisesti. Näin voit helposti lukea muiden tiimisi jäsenten luomia työnkulkukaavioita. Tässä joitain yleisiä työnkulkukaavioiden symboleja:

Soikiot

Soikiot edustavat tietyn työnkulun tai prosessin alkua ja loppua.

Suorakulmiot

Työnkulkukaavion suorakulmiossa annetaan yleensä sekvenssin ohjeet.

Timantit

Timantit edustavat päätöksiä, joita prosessissa täytyy tehdä. Nämä päätökset jaetaan usein kahteen haaraan/vaihtoehtopolkuun.

Ympyrät

Ympyrät ovat harvinaisempia, ja kaikissa työnkulkukaavioissa ei käytetä niitä. Niitä kuitenkin käytetään usein kuvastamaan hyppyä toimissa tai kuvaamaan ohitettavia vaiheita.

Nuolet ja yhdysviivat

Nuolet ja yhdysviivat kuvaavat sekvenssin kulkusuuntaa. Edellä mainitut symbolit ja muodot ovat kaikki riippuvaisia nuolista ja yhdysviivoista.

Miksi työnkulkukaaviot ovat tärkeitä?

Työnkulkukaavioista on tullut yhä suositumpia yritysmaailmassa, ja niitä on otettu käyttöön useilla aloilla prosessien dokumentoimiseksi ja selkeyttämiseksi. Miten työnkulkukaavio voi siis auttaa sinua ja tiimiäsi? Tässä joitain työnkulkukaavioiden luomisen ja käyttöönoton tuomia hyötyjä:

Saat visuaalisen yleiskatsauksen prosessista

Useimmat ihmiset ovat visuaalisia oppijoita, varsinkin kun on kyse abstrakteista ja monimutkaisista aiheista, joita ei ole helppo määritellä sanoin. Työnkulkukaavion kauneus piilee sen yksinkertaisuudessa. Kokonaisen prosessin kartoittaminen yhdelle sivulle käyttäen muotoja, värejä ja symboleja tekee monimutkaisten toimintojen ja prosessien ymmärtämisestä paljon helpompaa.

Paranna tehokkuutta

Työnkulkukaaviot varmistavat, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää, mitä vaiheita sekvenssissä täytyy suorittaa. Tämä auttaa kaikkia ymmärtämään oman roolinsa sekä roolinsa tärkeyden toiminnon suorittamisessa. Tällainen ”kokonaiskuvan” ymmärtäminen parantaa tehokkuutta ja auttaa tiimin jäseniä suorittamaan prosesseja nopeammin.

Parempaa kommunikointia

Yksi hyödyllisimmistä paikoista käyttää työnkulkukaaviota on projekteissa, joissa tärkeät prosessit täytyy ymmärtää ja kommunikoida. Työnkulkukaavioista tulee osa dokumentaatiota, joka varmistaa tiimin sisäisen läpinäkyvyyden ja kommunikaation. Monimutkaisen toiminnon yksinkertaistaminen symboleilla, muodoilla ja määritelmillä on myös tehokas tapa kommunikoida jotakin sellaista, josta olisi muuten haastavaa keskustella suullisesti.

Näe, kuka on vastuussa mistäkin

Kaavio auttaa visualisoimaan työnkulkuprosessin ylhäältä alaspäin. Työnkulkukaaviota katsottuaan jokainen tietää, kenen rooli on mikäkin. Tämä edistää vastuuvelvollisuutta ja sen ymmärtämistä, miten kukin tiimin jäsen sopii kokonaiskuvaan.

Tunnista pullonkaulat ja tavat parantaa liiketoimintaprosesseja

Työnkulkukaaviota voidaan käyttää edistymisen seurantaan, kuten myös edistymisen keskeytymiskohdan ymmärtämiseen. Vaiheiden järjestyksen ja prosessia eteenpäin vievien toimijoiden visualisointi auttaa myös tunnistamaan, missä vaiheessa prosessi hidastuu tarpeettomasti tai pysähtyy kokonaan. Tämä mahdollistaa prosessin parantamisen, mikä voi lisätä yrityksesi tuottavuutta ja tehokkuutta.

Milloin työnkulkukaaviota käytetään?

Työnkulkukaaviot ovat monipuolisia työkaluja, jotka selkeyttävät minkä tahansa yrityksen työnkulkua tai prosessia. Jotta saisit jonkinlaisen idean niiden hyödyllisyydestä, tässä joitain esimerkkejä aloista, joilla työnkulkukaaviot ovat erityisen hyödyllisiä.

Ohjelmistokehitys

Monissa ohjelmistokehitysprosesseissa on mukana useita kehittäjiä ja tiimin jäseniä eri puolilta maailmaa työskentelemässä yhdessä. Kun otetaan käyttöön yksinkertainen työnkulkukaavio, esimerkiksi tässä teknologian tiekartan mallissa esitelty, jokainen tietää roolinsa, vastuunsa ja kenelle he ovat raportoivat. Se voi myös helpottaa ohjelmistokehityksen edistymisen seurantaa.

Verkkokauppa

Verkkokaupan maailmassa työnkulkukaavio voi kuvata verkkokauppaa selaavaa asiakasta. Tämä voi auttaa UX-suunnittelijoita ymmärtämään paremmin, kuinka ohjata asiakkaat niiden vaiheiden läpi, joita tarvitaan, jotta he voivat ostaa tuotteen tai vuokrata palvelun.

Tuotanto

Työnkulkukaavioita käytettiin alun perin tuotannossa. Niissä esitetään järjestyksessä vaiheet, jotka tuotantotiimien on toteutettava yhdenmukaisten ja korkealaatuisten tuotteiden valmistamiseksi. Prosessien ja sekvenssien kartoittaminen työnkulkukaaviolla auttaa laadunvalvonnassa.

Lääketiede

Lääketieteelliset toimenpiteet voidaan usein helposti kartoittaa vaiheiden lineaarisen järjestyksen mukaan. Työnkulkukaaviot voivat olla hyödyllisiä, kun määritetään vakiomalliset prosessit, joita lääketieteen ammattilaiset voivat noudattaa suorittaessaan operaatiota.

Työnkulkukaavioiden tyypit

Työnkulkukaavioita voi olla monenlaisia. Erilaisilla työnkulkukaavioilla on eri toimintoja ja ne sopivat eri asioihin. Jokaisessa on oma työnkulkukaavion selitteensä tietyillä käyttötarkoituksilla ja symboleilla. Tässä muutama suosituin työnkulkukaaviotyyppi:

Vuokaavio

– vuokaavio koostuu erilaisista muodoista ja symboleista, joista jokainen kuvaa sekvenssin tai prosessin eri vaihetta. Nämä muodot edustavat työnkulun eri elementtejä, esimerkiksi toimintoja, materiaaleja, palveluja, syötteitä ja tuloksia Työnkulun kuvaaminen vuokaaviolla voi auttaa visualisoimaan, miten tehtävät kulkevat eri resurssien välillä. Tämä graafinen yleiskatsaus yrityksen prosessista tai järjestelmästä voi auttaa pohjustamaan päätöksiä ja tunnistamaan pullonkauloja.

Uimaratakaavio

– Uimaratakaavion nimi on osuva, sillä se vastaa visuaalisesti uima-altaan eri ratoja. Kullakin radalla on omat prosessinsa ja tiimin jäsenensä, ja kaavio näyttää selkeästi, miten eri tiimin jäsenten toiminnot vaikuttavat muihin eri radoilla. Uimaratakaaviot ovat erityisen hyödyllisiä suurille organisaatioille, joilla on useita osastoja ja tiimejä, jotka tukeutuvat toisiinsa. Sen näkeminen, miten ihmiset toimivat yhdessä ja erikseen voi lisätä selkeyttä monimutkaiseen prosessiin. Työnkulkukaaviot toimivat totuuden lähteenä, jota jokainen organisaatiossa voi hyödyntää.

Lohkokaavio

Lohkokaavio on eräänlainen työnkulkukaavio, joka pätee pääasiassa järjestelmiin monimutkaisten prosessien tai liiketoimien sijaan. Luotaessa lohkokaaviotakukin lohko kuvastaa järjestelmän osaa. Järjestelmä voi olla mekaaninen tai tekninen, ja jokainen osa on kytketty seuraavaan osaan. Kukin lohko on järjestelmän toiminnan kannalta olennainen, ja muiden työnkulkukaavioiden tavoin lohkokaavio auttaa havainnollistamaan, miten järjestelmä toimii.

Liiketoimintaprosessien mallinnusmerkinnät

Liiketoimintaprosessien mallinnusmerkintäkaavio (BPMN-kaavio) on työnkulkukaavioesimerkki, jota käyttävät pääasiassa päälliköt ja yritysten analyytikot. He käyttävät tätä kaaviota visualisoimaan yrityksen prosesseja, kuten palkanlaskentaa tai palkkaamista. Kaaviota analysoidaan ja optimoidaan yrityksen olennaisten prosessien tehokkuuden parantamiseksi.

SIPOC-kaavio

– SIPOC-kaavio on ensimmäinen todellinen poikkeama siitä, miltä tavallinen työnkulkukaavio näyttää. Sen sijaan, että SIPOC-kaavio näyttäisi ohjelman vaiheiden ja tapahtumien järjestyksen, siinä käytetään taulukkomaista muotoa esittämään prosessin syötteet ja tulokset. Se voi tehdä prosessista läpinäkyvämmän ja helpommin ymmärrettävän.

UML-toimintakaavio

UML-toimintakaavio antaa lintuperspektiivin tai kokonaiskuvan kaikesta siitä, mitä yrityksessäsi tai organisaatiossasi tapahtuu. Tällainen työnkulkukaavio tarkastelee koko liiketoimintaprosessin osatekijöitä pienempien toiminnollisten työnkulkujen sijaan. Käyttämällä UML-toimintakaaviotyökaluapystyt suunnittelemaan ja optimoimaan yrityksen prosesseja ylhäältä alaspäin. Kaavion luomalla ymmärrät helposti prosessin sisältämät osatekijät ja roolit.

Miten työnkulkukaavio luodaan

Oletko valmis luomaan oman työnkulkukaaviosi? Tässä vaiheittaiset ohjeet kattavan työnkulkukaavion luontiin:

1. Valitse prosessi

Määritä ennen työnkulkukaavion luontia yksi prosessi, jota kaavio dokumentoi. Kannattaa visualisoida yksi prosessi yhtä kaaviota kohden, jotta kaaviosta ei tule liian monimutkainen ja vaikealukuinen.

2. Määritä alku- ja loppupisteet

Kuten monien monimutkaisten prosessien kohdalla, kannattaa hahmotella projekti yleispiirteittäin ennen tarkempien tietojen lisäämistä. Työnkulun ensimmäisen ja viimeisen vaiheen määrittäminen antaa sinulle suunnan ja pitää sinut raiteilla.

3. Kerää tietoja

Useimmat työnkulkukaaviot sisältävät monia liikkuvia osia, ja eri ihmisillä on eri roolit. Varmista, että olet kerännyt kaikki tarvittavat tiedot työnkulkuun liittyen, mukaan lukien syötteet, tulokset ja mukana olevat henkilöt. On tärkeää, että keskustelet kaikkien työnkulkukaavioon liittyvien henkilöiden kanssa, jotta ymmärrät heidän vastuunsa ”kokonaiskuvassa”. Tämä auttaa luomaan vastuuvelvollisuutta ja varmistamaan yhtenäisyyden.

4. Suunnittele työnkulku

Nyt olet valmis kokoamaan jäljellä olevat vaiheet ja liitännät alku- ja loppupisteiden välillä. Varmista, että olet tutustunut työnkulkukaavion symboleihin ja muotoihin, jotta voit luoda tiiviin ja selkeän työnkulkukaavion, jonka kaikki tiimisi jäsenet ymmärtävät. Luo jokaista työnkulun vaihetta kohden vastaava symboli ja liitä se edelliseen symboliin.