Kalanruotokaaviot

Mikä on kalanruotokaavio?

Kalanruotokaavio (joka tunnetaan myös Ishikawan kalanruotokaaviona) on tehokas ongelmanratkaisutyökalu. Väliaikaisiin korjaustoimiin keskittymisen sijaan voit luoda kalanruotokaavion tunnistaaksesi ongelman juurisyyn ja etsiäksesi pitkän aikavälin ratkaisua.

Nimi ”kalanruoto” tulee kaavion yhdennäköisyydestä kalan luurangon kanssa. Kalanruotokaavio koostuu kolmesta pääluokasta:

1. Kalan pää

Kaavion päässä on kalan pää, jossa kuvaat ongelman, jota yrität ratkaista. Kaavion loppuosa haarautuu tästä ulospäin.

2. Selkäranka

Selkäranka saa alkunsa kaavion päästä (ongelman toteaminen) luonnostellen kalan ääriviivat. Jokaisen rankaruodon päässä on luokka, joka on otettava huomioon osana ongelmanratkaisuprosessia.

3. Ruodot

Näet pienemmän kylkiruodon haarautuvan jokaisesta rankaruodosta. Tässä on se, missä mahdolliset syyt sijaitsevat auttamassa sinua osoittamaan ongelman mahdollisen syyn.

Kalanruotokaavion syyn ja seurauksen hyödyt

Kalanruotokaaviot ovat hyödyllisiä työkaluja nykyisten prosessien parantamiseen ja ongelmien syiden osoittamiseen. Katso hyötyjä, joita saadaan kalanruotokaavion juurisyyanalyysin suorittamisesta:

Löydä helposti ongelman juurisyy

Kalanruotokaavio on visuaalinen työkalu, joka lisää rakennetta ja selkeyttä ongelmanratkaisuun. Se osoittaa ongelman ja sen mahdolliset syyt yhdessä paikassa. Näin tiimien on helpompi löytää juurisyy.

Estä lisäongelmat

Löytämällä ongelman juurisyyn korjaat ongelman sen lähteellä ja lievennät tulevia ongelmia. Tuloksena estät todennäköisemmin samoja (tai vastaavia) ongelmia putkahtamasta esiin tulevaisuudessa.

Tee yhteistyötä tiimisi kanssa

Kalanruotokaavio on loistava tapa tehdä töitä tiimisi kanssa ratkaisujen ideoimiseksi.. Se on yhteistyöhön perustuva kaavio, joka kannustaa tiimejä käymään läpi kaikki saatavissa olevat tiedot ja keskustelemaan parhaasta toimintatavasta.

Jos olet osa etä- tai hybriditiimiä, Miron kaltainen online-alusta antaa sinulle mahdollisuuden tehdä yhteistyötä tiimisi jäsenten kanssa työskentelivätpä he missä tahansa. Jaa vain kaavio ja hyppää mukaan videochattiin. Voit suorittaa juurisyyn analyysin virtuaalisesti.

Esimerkki kalanruotokaaviosta

Jos haluat nähdä kalanruotokaavion toiminnassa, katso tätä CEDAC-mallia NEXT LEVEL -kumppaneilta.

CEDAC tarkoittaa syy- ja seurauskaaviota, johon on lisätty kortteja (Cause and Effect Diagram with the Addition of Cards). Kaavio sisältää ongelmat kylkiruotojen vasemmalla puolella ja ratkaisut oikealla puolella.

Sen keksijä, Ryuji Fikuda, loi CEDACin, jotta tiimit pystyisivät kaivautumaan syvemmälle ongelmanratkaisuanalyyseihinsä. Lisäämällä kaavioon kortteja tiimeillä on tapa kyseenalaistaa nykyiset tiedot ja ehdottaa uusia ideoita. Tämän tuloksena he saavat syvemmän ymmärryksen ongelmistaan ja niiden ratkaisusta.

Tässä on joitakin yleisiä aloja, joissa CEDAC-malli voi olla hyödyllinen:

Tuotekehitys

Visualisoi tuotekehityksen ongelmat CEDAC-kaavion avulla. Tee yhteistyötä tuotetiimin kanssa tunnistaaksesi ongelman syyn ja käytä kortteja parhaan mahdollisen ratkaisun määrittämiseen.

Ohjelmiston ominaisuudet

Jaa resurssit tehokkaasti tiimin rakenteiden ja valmiuksien perusteella. Ymmärrä kriittisimmät ongelmat, jotka on ratkaistava, ja se, kuinka ne voidaan kartoittaa yhteen.

Tuotesuunnittelu

Määritä viat ja ongelmat tuotesuunnittelussasi ja tunnista tehokkaat ratkaisut. Kaavion kortteja käyttämällä tuotesuunnittelijat pystyvät luomaan uusia ja luovia ratkaisuja suunnitelmansa parantamiseen.

Sisäiset prosessit

Osoita pullonkaulat ja keksi, miten liiketoimintaprosesseja pystytään virtaviivaistamaan ja parantamaan. Kannusta tiimin jäseniä liittymään mukaan keskusteluun ja tekemään ehdotuksia, jotka parantavat prosessin viemistä eteenpäin.

Milloin kalanruotokaaviota käytetään

Katso eri tilanteita, joissa kalanruotokaavion käyttö voi olla hyödyllistä sinulle ja tiimillesi.

1. Ongelmanmäärityksen analysoiminen

Jos sinulla on selkeä ongelmanmääritys yrityksellesi, kalanruotokaavio on loistava tapa analysoida se yksityiskohtaisesti. Voit nähdä ongelman syyn ja päättää, kuinka korjaat asian.

2. Aivoriihi ongelman syistä

Tunnetaan myös nimellä juurisyyanalyysi, ja kalanruotokaavion avulla voit keskustella ongelman mahdollisista syistä. Se on täydellinen tilaisuus pitää aivoriihi-istunto kiireellisten huolenaiheiden määrittämiseksi ja mahdollisten ratkaisujen työstämiseksi.

3. Uuden tuotemallin analysoiminen

Käytä kalanruotokaaviota uuden tuotemallisi kartoittamiseen ja mahdollisten esteiden havainnollistamiseen ennen kuin ne ilmaantuvat eteesi. Tämän tuloksena pystyt ottamaan käyttöön ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä ennen julkaisua.

4. Prosessien parantaminen

Jos sinulla on ongelmia prosessiesi ja tehottomuuksiesi virtaviivaistamisessa, kalanruotokaaviosta voi olla apua. Käytä kalanruotokaaviota osoittamaan prosessisi ongelmalliset alueet ja löydä ongelman syy. Tämän jälkeen voit määrittää täsmällisesti, kuinka se korjataan.

5. Laadun parantamiseksi

Käytä kalanruotokaaviota sen havainnollistamiseen, miten ja missä on parannettavaa, jotta pystyt tarjoamaan asiakkaillesi laadukkaamman kokemuksen. Saatat esimerkiksi haluta parantaa asiakaspalvelusi laatua. Voit tässä tapauksessa käyttää kaaviota etsimään parannusalueita nykyisistä prosesseistasi.

Kuinka kalanruotokaavio tehdään?

Noudata seuraavia yksinkertaisia vaiheita ja luo tehokas kalanruotokaavio:

1. Valitse kalanruotokaavion malli

Vaikka voit aina koota oman kaaviosi aivan alusta, voit myös saada etumatkaa valitsemalla tämän kalanruotokaavion mallin. Se on maksuton ja nopea käyttää, joten voit aloittaa kaaviosi kartoittamisen välittömästi.

2. Kuvaa ongelmanmääritys

Kun kaaviosi on käyttövalmis, aloita määrittämällä ongelma. Tämä tunnetaan myös ongelmanmäärityksenä ja se sijoitetaan kaavion päähän. Tämän on oltava mahdollisimman selkeä ja tiivis oikean ratkaisun löytämiseksi.

Esimerkiksi alla olevassa kaaviossa suurin ongelma on ”40 % käyttäjistä peruuttaa tilauksen ensimmäisen kuukauden aikana”. Tämä toteamus kuvaa ongelman selkeästi ja tarjoaa uskottavan aloituskohdan ratkaisun löytämiseksi.

Katsotaanpa, miten tämä toimisi, jos toteamus olisi kirjoitettu eri tavalla – esimerkiksi ”asiakkaiden säilyttämisen lisääminen”.

Tämä toteamus on aika epämääräinen ja siinä on paljon tulkinnanvaraa. Sen sijaan, että keskityttäisiin erityisesti siihen, miten nykyiset asiakkaat saadaan jatkamaan ensimmäisen kuukauden jälkeen, tiimit voivat tutkia muita ratkaisuja, jotka eivät välttämättä ratkaise varsinaista ongelmaa.

Ongelmanmäärityksen ei tarvitse olla pitkä ja yksityiskohtainen. Se tulee itse asiassa pitää lyhyenä. Ihanteellisesti se on yhden virkkeen pituinen. Tällä tavoin tiimisi on helppo nähdä ongelma eivätkä he ruuhkauta kaaviota. Mutta ongelmanmäärityksen pitää aina olla selkeä ja tiivis eikä se saa jättää tilaa tulkinnalle.

Jos ongelmanmääritykset ovat sinulle uusia tai haluat oppaaksesi viitekehyksen, katso Prime Motiven ongelman määrityksen työpajamallia.

3. Osoita juurisyyt

Kun ongelmanmääritys on tehty, voit nyt haarautua ja aloittaa mahdollisten ongelman syiden osoittamisen.

Erityiset syyt riippuvat siitä, mikä ongelmanmäärityksesi on. Jos esimerkiksi ongelmanmäärityksesi liittyy tuotesuunnitteluun, juurisyihin voivat sisältyä seuraavat:

• Työntekijät

• Laitteisto

• Materiaali

• Budjetti

• Teknologia

• Tarkastus

Nämä ovat vain esimerkkejä. Voit havaita kaaviostasi, että sinulla on enemmän tai vähemmän juurisyitä. Miron kaltaisen intuitiivisen alustan avulla on helppo lisätä tai poistaa laatikoita tarpeen mukaan.

Kun syitä lisätään kaavioon, ne, joilla on suurin vaikutus, pitäisi olla lähimpänä ongelmaa. Mitä kauempana syy on kaavion päästä, sitä vähemmän se vaikuttaa ongelmaan.

4. Yksittäisten syiden määrittäminen

Voit nyt tunnistaa yksittäiset elementit, joilla on vaikutusta kokonaissyyhyn. Nämä ovat kalan ruodot.

Käytetään esimerkkiä tämän havainnollistamiseen. Kuvittele, että yksi juurisyistä on ”laitteisto”. Tässä on joitain yksittäisiä syitä, jotka voivat sijoittua tälle alueelle:

• Käytät vanhentunutta ja tehotonta laitteistoa

• Nykyisen laitteiston vaihtaminen tulee kalliiksi

• Ei ole tarpeeksi työntekijöitä, jotka osaavat käyttää laitteistoa

Kaikki nämä elementit voivat myötävaikuttaa ongelmaasi, mutta sinun ja tiimisi vastuulla on osoittaa avainelementit ongelman juuressa. Tarkastele kaikkea tätä tietoa tiimisi kanssa ja pystyt näkemään, mihin ongelmaan on todennäköisimmin pitkän aikavälin ratkaisu.

Jos olet epävarma siitä, miten yksittäiset syyt määritetään, katso 5 miksi-kysymyksen viitekehystä. Se on yksinkertainen aivoriihityökalu, joka auttaa tiimejä tunnistamaan syyt potentiaalisen ongelman takana.

5. Luo toimintasuunnitelma

Kun olet työskennellyt tiimisi kanssa ongelman juurisyyn löytämiseksi, voit luoda toimintasuunnitelman parannuksia varten. Tähän sisältyvät niiden vaiheiden kartoittaminen, joita tarvitset ongelman ratkaisemiseksi ja menestyksen mittaamiseen (ehdotamme, että käytät tähän SMART-tavoitteiden viitekehystä).

Muista tämän vaiheen aikana keskittyä kestävien parannusten tekemiseen. Älä kadota isoa kuvaa näkyvistäsi pikakorjauksen suosimiseksi. Kalanruotokaavion tarkoitus on toimeenpanna pitkäkestoinen ratkaisu ongelmaasi, joten pidä se mielessä, kun luot toimintasuunnitelmaa tulevaisuuden varalle.

Kalanruotokaavion luokat: Tuotannon 6 M-kirjainta

Kalanruotokaaviota käytetään eri aloilla, mutta alkuperäinen kaavio luotiin tuotantoprosessin parantamiseen. Tuotannon kuusi menetelmää (kuusi M-kirjainta) tulevat tästä alkuperäisestä kaaviosta, ja insinöörit ja suunnittelijat käyttävät tätä rakennetta kaikkien vaihtoehtojensa käsittelemiseen.

Tuotannon kuusi M-kirjainta ovat seuraavat:

1. Työvoima (manpower)

Toiminta, joka sisältyy tuotteen suunnitteluun ja toimittamiseen.

2. Menetelmä (method)

Tuotantoprosessi ja mitkä tahansa muut prosessit, jotka vaikuttavat lopputuotteen toimitukseen.

3. Kone (machine)

Järjestelmät, työkalut tai laitteet, joita valmistuksessa käytetään.

4. Materiaali (material)

Raaka-aineet ja komponentit, joita tarvitaan lopputuotteen valmistukseen.

5. Ympäristö (milieu tai mother nature)

Ympäristötekijät, kuten sää, tulvat tai tulipalo. Vaikka useimpia ympäristötekijöitä ei pystytä kontrolloimaan, tietyissä tapauksissa yritykset pystyvät tekemään ennalta ehkäiseviä toimenpiteitä ongelmien lieventämiseksi.

6. Mittaus (measurement)

Tuotteen, koneen tai työtilan fyysiset mitat (tilavuus, etäisyys, lämpötila jne.).

Kuusi M-kirjainta ovat merkityksellisiä vain, jos käytät kalanruotokaaviota valmistus- tai tuotantoprosessien parantamiseen. Jos käytät kaaviota muuhun tarkoitukseen, tätä rakennetta ei tarvitse noudattaa.