Plantilla de reuniones
Organiza reuniones de equipo mejores y más colaborativas que lo preparen para el éxito.
Acerca de la plantilla de reuniones
Todos hemos estado en una reunión que no salió como se esperaba. Quizá se salieron del tema o se les acabó el tiempo para lograr todo lo que habían decidido hacer, o tal vez solo sintieron que fue una pérdida de tiempo. Para evitar eso, es importante prepararte para organizar una reunión de equipo con anticipación. Con esta plantilla simple pero eficaz, puedes prepararte para organizar una reunión de equipo que cumpla todos los objetivos. Prepara a tus compañeros de equipo para el éxito, dales a todos el tiempo y el espacio para contribuir y mantén tus proyectos encaminados.
¿Qué es una reunión de equipo?
Las reuniones de equipo son una parte indispensable de nuestras carreras. Dependiendo del tamaño y la estructura de tu organización, puedes tener reuniones diarias, semanales o mensuales. Por desgracia, eso no impide que muchos de nosotros las aborrezcamos. Aunque las reuniones son vitales para la colaboración, a veces están llenas de tangentes, discusiones que se salen del tema y pérdidas de tiempo. ¿Por qué sucede eso con tanta frecuencia?
La respuesta es sencilla. Muchos de nosotros no nos preparamos para las reuniones porque no sabemos cómo o no tenemos tiempo. Al crear una forma agilizada de preparar tu flujo de trabajo, te asegurarás de que tus reuniones sean eficientes, agradables y colaborativas.
Cuándo usar la plantilla de reuniones
Usa la plantilla de reuniones de equipo en todo momento que estés organizando una reunión remota, híbrida o presencial.
Crea tu propia reunión.
Crea tu propia agenda de reuniones
Es fácil hacer tu propia reunión de equipo. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlas y compartirlas. Para empezar, selecciona la plantilla de reuniones de equipo y luego haz los siguientes pasos para crear una propia.
1. Pregunta a tus compañeros de equipo qué les parece valioso. Una de las quejas más comunes sobre las reuniones de equipo es que se sienten como una pérdida de tiempo. Cuando las personas vienen a una reunión con la expectativa de que no les será nada útil, es menos probable que escuchen y contribuyan; incluso pueden empezar a faltar a las reuniones. Antes de comenzar una reunión, pregunta a tus compañeros de equipo qué les gustaría ver, hacer o discutir. ¿Hay algún tema sobre el cual desearían tener alguna aportación del equipo? ¿Existe algún reto sobre el cual les gustaría hablar?
2. Usa sus aportaciones para crear una agenda. Antes de la reunión, tómate tu tiempo para crear una agenda de modo que todos sepan de qué se trata la reunión antes de que pongan un pie en la sala (o sala virtual). Sé honesto sobre por qué incluiste y no incluiste ciertos temas en la agenda.
3. Comparte los temas de la agenda. Antes de la reunión, asegúrate de que todos reciban una copia de la agenda para que se puedan preparar. A mucha gente le parece útil escribir los temas de la agenda en forma de preguntas. Por ejemplo, en lugar de "calendario editorial", puedes intentar "¿deberíamos actualizar el calendario editorial?". Una frase como "calendario editorial" puede hacer que los participantes se pregunten exactamente de qué van a hablar y les dificulte más prepararse. Pero el lenguaje concreto les da algo para prepararse. Durante la reunión, muestra la agenda en la pizarra para que todos puedan consultarla mientras discuten.
4. Usa la pizarra para asignar tiempo para cada tema. Esto garantiza que abordarás todos los temas de la agenda sin que se te acabe el tiempo, y permite que tus compañeros de equipo formulen sus preguntas y comentarios de modo que se adapten al tiempo otorgado. Incluso puedes iniciar un temporizador para hablar de un tema de la agenda y luego pasar al próximo tema cuando haya transcurrido un tiempo determinado.
5. Ofrece varios canales que las personas puedan usar para comunicarse. Cuando se trata de hablar durante las reuniones, todos tienen una zona de confort diferente. Algunas personas se sienten realmente muy bien cuando pueden expresar verbalmente lo que piensan. Otros prefieren escribir sus pensamientos. Otros incluso prefieren hacer un dibujo rápido. Si a tus compañeros solo les ofreces una sola forma de comunicarse, podrías estar silenciando muchas voces en la sala. Aprovecha a Miro para bridar múltiples maneras de que tus compañeros de equipo puedan compartir durante la reunión, como la ventana de chat o los bocetos que puedes subir.
6. Envía artefactos. Después de la reunión, asegúrate de enviar un resumen de lo que discutiste, además de la propia pizarra. De esa forma, todos pueden volver a sus notas sin perder el impulso ganado.
Si lo que quieres hacer una kick off meeting también puedes llevarla a cabo en Miro.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla BPMN
Ideal para:
Mapas, Diagramas, Business Management
La plantilla BPMN te ayuda a realizar un seguimiento y obtener una descripción general de tus procesos comerciales. Es una excelente manera de identificar los cuellos de botella y hacer que tus operaciones sean más eficientes. La metodología BPMN se convirtió en un lenguaje universal a la hora de gestionar procesos de negocio y múltiples industrias la utilizan como herramienta de gestión. Los gerentes de proyectos, los analistas de negocios y los administradores de IT utilizan el diagrama BPMN para administrar proyectos, comunicar visualmente los flujos de procesos y realizar un seguimiento de las limitaciones del proceso. Pruébalo tú mismo y observa las mejoras en la agilidad de tu organización.
Plantilla para notas de reuniones
Ideal para:
Business Management, Meetings
Cuando tu reunión es exitosa (y Miro te ayudará a que así sea), se debe a que hay mucha participación, se generan ideas brillantes y se toman decisiones. Asegúrate de que no se pierda ningún elemento; usa la plantilla para notas de reuniones y haz el seguimiento de las notas y la retroalimentación en un lugar centralizado al que pueda acceder todo el equipo. Solo nombra a un encargado de tomar notas antes de la reunión, identifica los temas que se abordarán y deja que el encargado anote a los participantes, los puntos importantes abordados y las decisiones tomadas.
Plantilla de modelo Kano
Ideal para:
Desk Research, Gestión de producto, Priorización
En última instancia, el éxito de un producto está determinado por las características que ofrece y la satisfacción que da a los clientes. Entonces, ¿cuáles son las características que más importan? El modelo Kano te ayudará a decidirlo. Es un método simple y poderoso que te ayudará a jerarquizar todas las características comparando el nivel de satisfacción que ofrece cada una con el coste de su implementación. Esta plantilla te permite crear fácilmente un modelo Kano estándar de dos ejes (satisfacción y funcionalidad) que genera un cuadrante con cuatro valores: atractivo, rendimiento, indiferente y requerido.
Plantilla de kit de sprint de diseño
Ideal para:
Metodología Agile, Diseño UX, Sprint Planning
Con el enfoque estratégico y adecuado, cinco días es todo lo que se necesita para abordar tus mayores desafíos de producto. Ese es el pensamiento detrás de la metodología de sprint de diseño. Este kit de sprint de diseño, creado por Tanya Junell de Blue Label Labs, brinda un conjunto de plantillas ligeras que apoyan las actividades colaborativas de sprint de diseño y las votaciones, y mantiene la energía, el espíritu de equipo y la chispa que se encendió en la sesión. Los suministros de sprints virtuales y las pizarras preparadas hacen que este kit sea especialmente útil para los facilitadores de sprint de diseño remoto.
Plantilla de grupo de trabajo simultáneo
Ideal para:
Education, Team Meetings, Workshops
Los grupos de trabajo simultáneo, o breakout, brindan una oportunidad excelente para que los compañeros de equipo tengan conversaciones cálidas y se conecten entre sí a un nivel más intimo que el que permite una reunión más amplia. Cuando participas en un grupo grande, puede resultar difícil sentirte seguro o cómodo para hablar. En grupos más pequeños, los participantes suelen sentirse más seguros para compartir sus ideas. Como el grupo es más íntimo, los equipos tienen mayor capacidad para participar en lugar de observar.
Plantilla de matriz de esfuerzo e impacto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Planificación estratégica, Priorización
Las organizaciones en proceso de crecimiento tienen innumerables tareas por hacer y una cantidad limitada de horas por día (o semanas antes del gran lanzamiento) para terminarlas. En ese escenario entra la matriz de esfuerzo e impacto. La matriz te da una guía visual rápida que te ayuda a priorizar tareas y a saber exactamente qué vale la pena hacer. Con nuestra plantilla, puedes crear una matriz para organizar tus actividades en cuatro categorías principales: triunfos rápidos con poco esfuerzo, proyectos que demandan mucho esfuerzo con ganancias a largo plazo, rellenos que demandan poco esfuerzo pero generan poco valor y derrochadores de tiempo.