Plantilla de reuniones
Organiza reuniones de equipo mejores y más colaborativas que lo preparen para el éxito.
Acerca de la plantilla de reuniones
Todos hemos estado en una reunión que no salió como se esperaba. Quizá se salieron del tema o se les acabó el tiempo para lograr todo lo que habían decidido hacer, o tal vez solo sintieron que fue una pérdida de tiempo. Para evitar eso, es importante prepararte para organizar una reunión de equipo con anticipación. Con esta plantilla simple pero eficaz, puedes prepararte para organizar una reunión de equipo que cumpla todos los objetivos. Prepara a tus compañeros de equipo para el éxito, dales a todos el tiempo y el espacio para contribuir y mantén tus proyectos encaminados.
¿Qué es una reunión de equipo?
Las reuniones de equipo son una parte indispensable de nuestras carreras. Dependiendo del tamaño y la estructura de tu organización, puedes tener reuniones diarias, semanales o mensuales. Por desgracia, eso no impide que muchos de nosotros las aborrezcamos. Aunque las reuniones son vitales para la colaboración, a veces están llenas de tangentes, discusiones que se salen del tema y pérdidas de tiempo. ¿Por qué sucede eso con tanta frecuencia?
La respuesta es sencilla. Muchos de nosotros no nos preparamos para las reuniones porque no sabemos cómo o no tenemos tiempo. Al crear una forma agilizada de preparar tu flujo de trabajo, te asegurarás de que tus reuniones sean eficientes, agradables y colaborativas.
Cuándo usar la plantilla de reuniones
Usa la plantilla de reuniones de equipo en todo momento que estés organizando una reunión remota, híbrida o presencial.
Crea tu propia reunión.
Crea tu propia agenda de reuniones
Es fácil hacer tu propia reunión de equipo. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlas y compartirlas. Para empezar, selecciona la plantilla de reuniones de equipo y luego haz los siguientes pasos para crear una propia.
1. Pregunta a tus compañeros de equipo qué les parece valioso. Una de las quejas más comunes sobre las reuniones de equipo es que se sienten como una pérdida de tiempo. Cuando las personas vienen a una reunión con la expectativa de que no les será nada útil, es menos probable que escuchen y contribuyan; incluso pueden empezar a faltar a las reuniones. Antes de comenzar una reunión, pregunta a tus compañeros de equipo qué les gustaría ver, hacer o discutir. ¿Hay algún tema sobre el cual desearían tener alguna aportación del equipo? ¿Existe algún reto sobre el cual les gustaría hablar?
2. Usa sus aportaciones para crear una agenda. Antes de la reunión, tómate tu tiempo para crear una agenda de modo que todos sepan de qué se trata la reunión antes de que pongan un pie en la sala (o sala virtual). Sé honesto sobre por qué incluiste y no incluiste ciertos temas en la agenda.
3. Comparte los temas de la agenda. Antes de la reunión, asegúrate de que todos reciban una copia de la agenda para que se puedan preparar. A mucha gente le parece útil escribir los temas de la agenda en forma de preguntas. Por ejemplo, en lugar de "calendario editorial", puedes intentar "¿deberíamos actualizar el calendario editorial?". Una frase como "calendario editorial" puede hacer que los participantes se pregunten exactamente de qué van a hablar y les dificulte más prepararse. Pero el lenguaje concreto les da algo para prepararse. Durante la reunión, muestra la agenda en la pizarra para que todos puedan consultarla mientras discuten.
4. Usa la pizarra para asignar tiempo para cada tema. Esto garantiza que abordarás todos los temas de la agenda sin que se te acabe el tiempo, y permite que tus compañeros de equipo formulen sus preguntas y comentarios de modo que se adapten al tiempo otorgado. Incluso puedes iniciar un temporizador para hablar de un tema de la agenda y luego pasar al próximo tema cuando haya transcurrido un tiempo determinado.
5. Ofrece varios canales que las personas puedan usar para comunicarse. Cuando se trata de hablar durante las reuniones, todos tienen una zona de confort diferente. Algunas personas se sienten realmente muy bien cuando pueden expresar verbalmente lo que piensan. Otros prefieren escribir sus pensamientos. Otros incluso prefieren hacer un dibujo rápido. Si a tus compañeros solo les ofreces una sola forma de comunicarse, podrías estar silenciando muchas voces en la sala. Aprovecha a Miro para bridar múltiples maneras de que tus compañeros de equipo puedan compartir durante la reunión, como la ventana de chat o los bocetos que puedes subir.
6. Envía artefactos. Después de la reunión, asegúrate de enviar un resumen de lo que discutiste, además de la propia pizarra. De esa forma, todos pueden volver a sus notas sin perder el impulso ganado.
Si lo que quieres hacer una kick off meeting también puedes llevarla a cabo en Miro.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de paquetes de notas adhesivas
Ideal para:
Brainstorming, Meetings, Workshops
Las notas adhesivas son una característica popular de cualquier sesión de lluvia de ideas virtual, presencial o híbrida. Los participantes pueden usar notas adhesivas para presentar, ordenar o votar ideas, entre otras cosas. Usa la plantilla de paquetes de adhesivos para personalizar grupos de notas adhesivas para los participantes. Puedes dividir a los participantes en grupos según el color de sus notas adhesivas o categorizar ideas a partir del mismo criterio, y así sucesivamente. La plantilla de paquetes de adhesivos te da la posibilidad de crear sesiones de lluvia de ideas que se adapten a tus necesidades y estén alineadas con tus objetivos.
Plantilla HEART
Ideal para:
Desk Research, Project Management, User Experience
Felicidad, interacción, adopción, retención y éxito de tareas. Esos son los pilares de la experiencia de usuario y por eso sirven como métricas clave en el marco de trabajo HEART (en inglés). Este marco de trabajo, desarrollado por el equipo de investigación de Google, ofrece a las grandes empresas una forma precisa de medir la experiencia de usuario a escala. Estos parámetros sirven como referencia durante el ciclo de desarrollo del producto. Aunque el marco de trabajo HEART utiliza cinco métricas, es posible que no las necesites a todas para cada proyecto. Puedes elegir cuáles serán las más útiles para tu empresa y proyecto.
Plantilla de diagrama de afinidad
Ideal para:
Desk Research, Mapas, Gestión de producto
Puedes usar un diagrama de afinidad para generar, organizar y consolidar información que se derive de una lluvia de ideas. Ya sea que estés desarrollando un producto, trabajando para resolver un problema complejo, estableciendo un proceso o desglosando un problema, un diagrama de afinidad es un marco útil y sencillo que brinda a cada miembro del equipo la oportunidad de contribuir y compartir sus opiniones. Pero no solo es ideal para las lluvias de ideas; es una plantilla y herramienta estupenda cuando debas lograr consenso o analizar datos, como los resultados de una encuesta.
Plantilla Delta Plus
Ideal para:
Desarrollo de producto, Reuniones, Restrospectivas
La plantilla Delta Plus es una herramienta simple pero poderosa para recopilar críticas constructivas de un grupo. El formato te anima a ti y a tu equipo a enfocaros en lo que salió bien, lo que debe repetir en el futuro y lo que debe intentar cambiar. Para completar una plantilla Delta Plus, simplemente toma nota de las cosas que están funcionando y las cosas que le gustaría mejorar. A continuación, puedes archivar estos elementos en dos columnas independientes. Utiliza Delta Plus para mostrar los logros y los aprendizajes de su equipo, partes interesadas, empleados y jefes.
Plantilla para el lienzo de modelo de negocio
Ideal para:
Liderazgo, Metodología Agile, Planificación estratégica
Tu modelo de negocio: nada es más fundamental para lo que tú eres, lo que creas y vendes y, en última instancia, si logras o no el éxito. Con sus nueve componentes clave (que representan nueve elementos centrales de un negocio), un lienzo de modelo de negocio es una herramienta estratégica y sumamente útil para desarrollar y mostrar tu modelo de negocio. ¿Por qué esta plantilla es genial para tu equipo? Es rápida y fácil de usar, mantiene tu propuesta de valor siempre en una posición central y crea un espacio propicio para las ideas.
Plantilla para la escritura de ideas
Ideal para:
Education, Ideation, Brainstorming
La lluvia de ideas es una parte muy importante de la generación de ideas. Pero no todos expresan sus mejores ideas en voz alta y en el momento, en medio de la gritería de pensamientos y la construcción de una idea sobre otra. La escritura de ideas es una solución brillante para ellos, pensadores creativos que pueden ser más introvertidos. Este método y esta plantilla invitan a los participantes a reflexionar de forma silenciosa y escribir sus ideas, luego pasarlas a alguien más que las leerá y les hará aportaciones. De este modo se obtendrán ideas creativas de todos, no solo la minoría que habla más.