Plantilla de propuesta de proyecto
Obtén la aceptación de las partes interesadas y organiza tus ideas antes de un proyecto.
Sobre el modelo de propuesta de proyecto
¿Qué es una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto describe lo que quieres lograr, los objetivos y cómo piensas alcanzarlos. Por lo general, una propuesta de proyecto ofrece al lector cierto contexto sobre el proyecto, explica por qué es importante y enumera las acciones que llevará a cabo para completarlo.
Las propuestas de proyecto tienen múltiples usos. A menudo, las empresas utilizan las propuestas de proyecto para obtener la aprobación externa de un donante o una parte interesada externa. Pero muchas empresas también elaboran propuestas de proyecto para conseguir la aceptación interna.
¿Qué debo incluir en una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto debe ser integral para ser eficaz. No sólo es importante incluir lo que se va a hacer, diseñar o ejecutar, sino también mostrar por qué un proyecto es importante. Esto significa incluir información de fondo sobre un proyecto, las implicaciones del mismo y lo que ya se ha hecho. Una propuesta debe responder a qué es el proyecto, por qué es importante, cómo se llevará a cabo y quién participará.
¿Para qué sirve una propuesta de proyecto?
Las propuestas de proyectos son vitales. Son el andamiaje de cualquier esfuerzo profesional. Antes de invertir recursos en un proyecto, una propuesta de proyecto puede ser eficaz para evaluar el valor de un proyecto potencial. Este tipo de documento es especialmente útil para comunicar ideas a clientes y partes interesadas externas que necesitan comprender mejor el concepto y el alcance de un proyecto.
Cómo crear una propuesta de proyecto:
Paso 1: Escribir un resumen ejecutivo.
Un resumen ejecutivo es como un resumen antes de un documento. Utiliza el resumen ejecutivo para explicar el proyecto, pero también para conseguir su aceptación. Piensa en él como un discurso de ascensor o elevator pitch. Explica a tu lector por qué estás emprendiendo este proyecto, qué estás haciendo para tener éxito y cómo será el éxito.
Paso 2: Contextualizar el proyecto.
Presenta a tu lector una breve historia. Háblele de proyectos similares que haya emprendido. Si nunca ha emprendido este tipo de proyecto, explique por qué es el momento de hacerlo. Muéstrele al lector cómo ha aprendido de los proyectos anteriores para optimizar el éxito de éste.
Paso 3: Describe tus necesidades.
Recuerda que el objetivo de una propuesta de proyecto es conseguir su aceptación. Dile a su lector lo que necesita para tener éxito. Esto puede incluir recursos, dinero, materiales y personal.
Paso 4: Muestra el problema que estás resolviendo.
Empieza diciendo al lector qué problema pretendes resolver exactamente. Explique por qué cree que es importante resolver ese problema concreto. Enmarca el problema como una oportunidad. No es sólo un obstáculo, es un mercado potencial. A continuación, defiende tu negocio. Para ganarte al lector, tienes que convencerle de que tu proyecto es el más adecuado para resolver este problema. Destaca las técnicas de gestión de proyectos, las habilidades y los recursos que tu empresa aporta. No sea modesto.
Paso 5: Crea un presupuesto y un calendario.
Esboza una estimación de la duración del proyecto. Incluye algunos hitos que, una vez alcanzados, te permitan saber que el proyecto va por buen camino. Y hazle saber al lector cuánto costará emprender este proyecto. Asegúrate de explicar cómo y por qué piensas gastar ese dinero.
Paso 6: Defina los responsables de la toma de decisiones.
Aclara cuáles son las partes interesadas internas que gestionarán el proyecto. De este modo, el lector sabrá a quién dirigirse si quiere asociarse con tu empresa o saber más. También puedes aclarar las partes interesadas externas que deben aprobar el proyecto.
Paso 7: Establece un plan de comunicación.
Cuando termines el proyecto, ¿cómo piensas contárselo al mundo? Dile a tu lector cómo se verá afectado su público por el proyecto y cómo piensas comunicar ese impacto. Si tienes un equipo de marketing, colabora con ellos en esta sección. Deben incluir toda la documentación, los comunicados de prensa, los correos electrónicos, los anuncios y las campañas en las redes sociales que planean realizar cuando el proyecto esté terminado.
Paso 8: Añade cualquier información adicional.
Muchas personas incluyen un apéndice que profundiza en la información de la propuesta. Puedes utilizar el apéndice para la documentación técnica o las estadísticas que podrían estropear la propuesta en sí, pero que podrían interesar a tu lector.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de canvas de producto tecnológico
Ideal para:
Gestión de producto, Desarrollo de producto, Hojas de ruta
Creado originalmente por Prem Sundaram, el canvas de producto tecnológico permite a los equipos de producto y de tecnología lograr la alineación con respecto a una hoja de ruta compartida. El canvas combina metodologías Agile con principios UX para ayudar a validar las soluciones de producto. Cada equipo establece y visualiza tanto el producto como los objetivos tecnológicos, y luego debaten cada etapa de la hoja de ruta de forma explícita. Este ejercicio garantiza que los equipos estén sincronizados y que todos terminen con expectativas e indicaciones claras. Al revisar el proceso de creación de un canvas de producto tecnológico, puedes comenzar a gestionar la alineación entre los equipos en menos de una hora.
Plantilla de diagrama de flujo funcional
Ideal para:
Org Charts, Business Management
Echa un vistazo rápido a todos los miembros de un proyecto y ve exactamente en qué contribuirán. Esa es la claridad y la transparencia que obtendrás con un diagrama de flujo multifuncional. También se llaman diagramas de flujo de "carril de natación" porque a cada persona (a cada cliente o representante de una función específica) se le asigna un carril (una línea clara) que te ayudará a visualizar sus roles en cada etapa del proyecto. Esta plantilla te impulsará para que optimices tus procesos, reduzcas las ineficiencias y tengas relaciones laborales multifuncionales significativas.
Plantilla de matriz de prioridades de acción
Ideal para:
Mapas
Tú y tus compañeros de equipo probablemente tienen más ideas que recursos, lo cual puede dificultar la priorización de las tareas. Usa una matriz de prioridades de acción para elegir el orden de tus tareas y ahorrar tiempo y dinero sin hacer trabajo innecesario. Una matriz de prioridades de acción es un diagrama simple que te permite calificar tareas según su impacto y el esfuerzo necesario para terminarlas. Usas tus puntuaciones para trazar cada tarea en uno de los cuatro cuadrantes: ganancias rápidas, proyectos principales, complementos y tareas ingratas.
Plantilla de mapa de historia visual
Ideal para:
Márketing, Mapas, Desk Research
A algunas personas les gusta creer que el mapa de historia visual es como una lista de tareas pendientes estilizada, pero es algo mucho más poderoso. El mapa de historia visual permite a tu equipo de gestión de producto visualizar múltiples dimensiones de la información. De esta forma puedes identificar cómo se reunirán estas partes para crear un todo exitoso. Usa la plantilla de historia visual para que tus gerentes de producto estén alineados y para crear una sola fuente de verdad sobre tus proyectos.
Plantilla de estructura de desglose de trabajo
Ideal para:
Workflows, Mapas, Gestión de proyectos
Un desglose de trabajo es una herramienta de gestión de proyectos que establece todo lo que debes lograr para completar un proyecto. Organiza las tareas en varios niveles y muestra cada elemento gráficamente. Un desglose de trabajo es un enfoque basado en entregas, lo que implica que terminarás con un plan de proyecto detallado de los productos finales que debes crear para terminar el trabajo. Crea una estructura de desglose de trabajo cuando necesites descomponer el trabajo de tu equipo en elementos más pequeños y mejor definidos que los hagan más manejables.
Plantilla de Project Canvas
Ideal para:
Gestión de proyectos, Documentación, Planificación de proyecto
Un Project Canvas es una herramienta de gestión para resumir, visualizar y compartir toda la información necesaria sobre tu proyecto. Lo pueden usar todos los miembros del equipo (desde los facilitadores hasta los profesionales de la gestión de proyectos) en cada etapa del desarrollo del proyecto. La plantilla para el Project Canvas te permite mantener informados a todos los interesados sobre el proceso de desarrollo del proyecto. Con una única plataforma para todos los diálogos relacionados con el proyecto, puedes crear un panorama claro del proyecto y mejorar la colaboración.