Plantilla de propuesta de proyecto
Aclara el contexto, los objetivos y el alcance de un proyecto para que las partes interesadas acepten la participación.
Acerca de la plantilla de propuesta de proyecto
¿Qué es una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto describe lo que quieres lograr, tus objetivos y cómo planeas alcanzarlos. Generalmente, una propuesta de proyecto le brinda al lector un contexto sobre el proyecto, explica por qué es importante y enumera las acciones que tomarás para completarlo.
Las propuestas de proyecto tienen múltiples usos. A menudo, las empresas utilizan las propuestas de proyecto para obtener la aprobación de un donante o de una parte interesada externa. Pero muchas empresas también elaboran propuestas de proyecto para obtener la aprobación interna.
¿Qué debería incluir en una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto necesita ser integral para ser efectiva. No solo es importante incluir lo que vas a hacer, diseñar o ejecutar, sino que también es importante mostrar por qué un proyecto es importante. Esto significa incluir información de contexto sobre un proyecto, las implicaciones del proyecto y lo que ya se ha hecho. Una propuesta debe responder qué es el proyecto, por qué es importante, cómo se llevará a cabo y quién estaría involucrado.
¿Cuál es el propósito de una propuesta de proyecto?
Las propuestas de proyecto son vitales. Son el andamiaje de cualquier emprendimiento profesional. Antes de invertir recursos en un proyecto, una propuesta de proyecto puede ser eficaz para evaluar el valor de un proyecto potencial. Este tipo de documento es especialmente útil para comunicar ideas a clientes y partes interesadas externas que necesitan comprender mejor el concepto y el alcance de un proyecto.
Cómo crear una propuesta de proyecto:
Paso 1: Escribe un resumen ejecutivo.
Un resumen ejecutivo es como un resumen antes de un trabajo. Utiliza el resumen ejecutivo para explicar el proyecto, pero también para obtener apoyo. Piénsalo como un discurso de elevador. Dile a tu lector por qué estás emprendiendo este proyecto, qué estás haciendo para tener éxito y cómo se verá el éxito.
Paso 2: Contextualiza el proyecto.
Dale a tu lector una breve historia. Háblales sobre proyectos similares que hayas realizado. Si nunca has realizado este tipo de proyecto antes, explícales por qué ahora es el momento de hacerlo. Muestra al lector cómo has aprendido de proyectos anteriores para optimizar el éxito en este.
Paso 3: Describe tus necesidades.
Recuerda, el objetivo de una propuesta de proyecto es obtener aprobación. Dile a tu lector lo que necesitas para tener éxito. Eso podría incluir recursos, dinero, materiales y personal.
Paso 4: Destaca el problema que estás resolviendo.
Comienza diciendo al lector exactamente qué problema planeas resolver. Explica por qué crees que es importante resolver ese problema en particular. Enmarca el problema como una oportunidad. No es solo un obstáculo; es un mercado potencial. Luego, defiende el caso de tu negocio. Para ganarte a tu lector, convéncelo de que tu proyecto está especialmente capacitado para resolver este problema. Destaca las técnicas de gestión de proyectos, habilidades y recursos que tu empresa aporta. ¡No seas modesto!
Paso 5: Crear un presupuesto y un cronograma.
Haz un boceto de una estimación de cuánto tiempo debería llevar este proyecto. Incluye algunos hitos que, una vez alcanzados, te permitirán saber que el proyecto está en buen camino. Y hazle saber a tu lector cuánto costará llevar a cabo este proyecto. Asegúrate de explicar cómo y por qué planeas gastar ese dinero.
Paso 6: Define a los responsables de la toma de decisiones.
Aclara quiénes son las partes interesadas internas que gestionarán el proyecto. De esa manera, el lector sabrá a quién contactar si desea asociarse con tu negocio o obtener más información. También puedes aclarar quiénes son las partes interesadas externas que deben aprobar el proyecto.
Paso 7: Establece un plan de comunicación.
Cuando termines el proyecto, ¿cómo planeas contárselo al mundo? Dile a tu lector cómo se verá afectada tu audiencia por tu proyecto y cómo planeas comunicar ese impacto. Si tienes un equipo de marketing, colabora con ellos en esta sección. Deberían incluir cualquier documentación, comunicados de prensa, correos electrónicos, anuncios y campañas en redes sociales que planean llevar a cabo cuando el proyecto esté terminado.
Paso 8: Agrega cualquier información adicional.
Muchas personas incluyen un apéndice que profundiza en la información de la propuesta. Puedes usar el apéndice para documentación técnica o estadísticas que podrían entorpecer la propuesta en sí, pero que podrían interesar a tu lector.
Descubre más ejemplos de plan del proyecto para simplificar tu planificación.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de Alcance del Proyecto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Toma de decisiones, Planificación de proyectos
Un alcance de proyecto te ayuda a planificar y confirmar los objetivos, entregables, funciones, tareas, costos y plazos de tu proyecto. Un gestor de proyectos y su equipo deberían desarrollar el alcance del proyecto lo antes posible, ya que influirá directamente tanto en el cronograma como en el costo del proyecto a medida que avance. Aunque los alcances de los proyectos varían dependiendo de tu equipo y objetivos, generalmente incluyen metas, requisitos, principales entregables, suposiciones y restricciones. Procura incluir a todo el equipo al crear el alcance del proyecto para asegurar que todos estén alineados con las responsabilidades y los plazos.
Informe de estado del proyecto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Documentación, Planificación de proyectos
Cuando un proyecto está en marcha, el gestor de proyecto debe mantener actualizados a los clientes y accionistas sobre el progreso del proyecto. En lugar de perder tiempo con reuniones constantes, los líderes pueden enviar informes de estado del proyecto semanalmente o diariamente para mantener a todos informados. Puedes usar la Plantilla de Informe de Estado del Proyecto para agilizar el proceso de creación y distribución de informes.
Diagrama de flujo funcional cruzado
Ideal para:
Organigramas, Gestión Empresarial
Echa un vistazo rápido a todos en un proyecto y observa exactamente en qué contribuirán. Esa es la claridad y transparencia que un diagrama de flujo interfuncional te proporcionará. Estos también se llaman diagramas de flujo "swim lane" porque a cada persona (cada cliente, usuario o representante de una función específica) se le asigna un carril—una línea clara—que te ayudará a visualizar sus roles en cada etapa del proyecto. Esta plantilla te permitirá agilizar procesos, reducir ineficiencias y crear relaciones interfuncionales significativas.
Plantilla de plan de trabajo
Ideal para:
Mapeo, Planificación de proyectos
Un plan de trabajo es esencialmente un roadmap para un proyecto. Articula los pasos que debes seguir para lograr el objetivo deseado, establece objetivos demostrables y fija entregables medibles. Un plan de trabajo efectivo te guía a lo largo del ciclo de vida del proyecto, permitiéndote lograr un resultado al colaborar con tu equipo. Aunque los planes de trabajo varían, generalmente contienen cuatro componentes centrales: objetivos, estrategia, tácticas y entregables.