Plantilla de propuesta de proyecto
Aclara el contexto, los objetivos y el alcance de un proyecto para que las partes interesadas acepten la participación.
Sobre el modelo de propuesta de proyecto
¿Qué es una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto describe lo que quieres lograr, los objetivos y cómo piensas alcanzarlos. Por lo general, una propuesta de proyecto ofrece al lector cierto contexto sobre el proyecto, explica por qué es importante y enumera las acciones que llevará a cabo para completarlo.
Las propuestas de proyecto tienen múltiples usos. A menudo, las empresas utilizan las propuestas de proyecto para obtener la aprobación externa de un donante o una parte interesada externa. Pero muchas empresas también elaboran propuestas de proyecto para conseguir la aceptación interna.
¿Qué debo incluir en una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto debe ser integral para ser eficaz. No sólo es importante incluir lo que se va a hacer, diseñar o ejecutar, sino también mostrar por qué un proyecto es importante. Esto significa incluir información de fondo sobre un proyecto, las implicaciones del mismo y lo que ya se ha hecho. Una propuesta debe responder a qué es el proyecto, por qué es importante, cómo se llevará a cabo y quién participará.
¿Para qué sirve una propuesta de proyecto?
Las propuestas de proyectos son vitales. Son el andamiaje de cualquier esfuerzo profesional. Antes de invertir recursos en un proyecto, una propuesta de proyecto puede ser eficaz para evaluar el valor de un proyecto potencial. Este tipo de documento es especialmente útil para comunicar ideas a clientes y partes interesadas externas que necesitan comprender mejor el concepto y el alcance de un proyecto.
Cómo crear una propuesta de proyecto:
Paso 1: Escribir un resumen ejecutivo.
Un resumen ejecutivo es como un resumen antes de un documento. Utiliza el resumen ejecutivo para explicar el proyecto, pero también para conseguir su aceptación. Piensa en él como un discurso de ascensor o elevator pitch. Explica a tu lector por qué estás emprendiendo este proyecto, qué estás haciendo para tener éxito y cómo será el éxito.
Paso 2: Contextualizar el proyecto.
Presenta a tu lector una breve historia. Háblele de proyectos similares que haya emprendido. Si nunca ha emprendido este tipo de proyecto, explique por qué es el momento de hacerlo. Muéstrele al lector cómo ha aprendido de los proyectos anteriores para optimizar el éxito de éste.
Paso 3: Describe tus necesidades.
Recuerda que el objetivo de una propuesta de proyecto es conseguir su aceptación. Dile a su lector lo que necesita para tener éxito. Esto puede incluir recursos, dinero, materiales y personal.
Paso 4: Muestra el problema que estás resolviendo.
Empieza diciendo al lector qué problema pretendes resolver exactamente. Explique por qué cree que es importante resolver ese problema concreto. Enmarca el problema como una oportunidad. No es sólo un obstáculo, es un mercado potencial. A continuación, defiende tu negocio. Para ganarte al lector, tienes que convencerle de que tu proyecto es el más adecuado para resolver este problema. Destaca las técnicas de gestión de proyectos, las habilidades y los recursos que tu empresa aporta. No sea modesto.
Paso 5: Crea un presupuesto y un calendario.
Esboza una estimación de la duración del proyecto. Incluye algunos hitos que, una vez alcanzados, te permitan saber que el proyecto va por buen camino. Y hazle saber al lector cuánto costará emprender este proyecto. Asegúrate de explicar cómo y por qué piensas gastar ese dinero.
Paso 6: Defina los responsables de la toma de decisiones.
Aclara cuáles son las partes interesadas internas que gestionarán el proyecto. De este modo, el lector sabrá a quién dirigirse si quiere asociarse con tu empresa o saber más. También puedes aclarar las partes interesadas externas que deben aprobar el proyecto.
Paso 7: Establece un plan de comunicación.
Cuando termines el proyecto, ¿cómo piensas contárselo al mundo? Dile a tu lector cómo se verá afectado su público por el proyecto y cómo piensas comunicar ese impacto. Si tienes un equipo de marketing, colabora con ellos en esta sección. Deben incluir toda la documentación, los comunicados de prensa, los correos electrónicos, los anuncios y las campañas en las redes sociales que planean realizar cuando el proyecto esté terminado.
Paso 8: Añade cualquier información adicional.
Muchas personas incluyen un apéndice que profundiza en la información de la propuesta. Puedes utilizar el apéndice para la documentación técnica o las estadísticas que podrían estropear la propuesta en sí, pero que podrían interesar a tu lector.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de alcance de proyecto
Ideal para:
Planificación de proyecto, Proceso de decisión, Gestión de proyectos
El alcance de proyecto te ayuda a planificar y confirmar los objetivos, entregas, características, funciones, tareas, costos y plazos del proyecto. El gestor de proyecto y el equipo deben desarrollar el alcance del proyecto lo antes posible porque tendrá influencia directa tanto sobre la agenda como sobre el coste de un proyecto a medida que avanza. Aunque el alcance de proyecto variará según tu equipo y tus objetivos, generalmente incluye metas, requisitos, entregas importantes, suposiciones y limitaciones. Intenta incluir al equipo completo cuando desarrolles el alcance de proyecto para asegurarte de que todos estén alineados con respecto a responsabilidades y plazos.
Plantilla de informe de estado de proyecto
Ideal para:
Planificación de proyecto, Documentación, Gestión de proyectos
Un informe de estado de proyecto es un documento breve y oportuno que mantiene a los interesados del proyecto informados y alineados con lo que está pasando y por qué. Puedes comenzar a escribir este documento por tu cuenta, luego incluir a tus compañeros de equipo también para producir un informe oportuno y relevante. Un informe de estado de proyecto debería comparar idealmente el estado actual de tu proyecto con el plan proyectado. El informe hace un seguimiento de alto nivel de cómo logras tus objetivos, incluso si experimentas retrocesos. También es probable que lo lea un público de nivel ejecutivo que controle los presupuestos y la gobernanza; esto puede ayudarte a mantener el informe enfocado en problemas críticos.
Plantilla de diagrama de flujo funcional
Ideal para:
Org Charts, Business Management
Echa un vistazo rápido a todos los miembros de un proyecto y ve exactamente en qué contribuirán. Esa es la claridad y la transparencia que obtendrás con un diagrama de flujo multifuncional. También se llaman diagramas de flujo de "carril de natación" porque a cada persona (a cada cliente o representante de una función específica) se le asigna un carril (una línea clara) que te ayudará a visualizar sus roles en cada etapa del proyecto. Esta plantilla te impulsará para que optimices tus procesos, reduzcas las ineficiencias y tengas relaciones laborales multifuncionales significativas.
Plantilla de plan de trabajo
Ideal para:
Mapas, Planificación de proyecto
Un plan de trabajo es esencialmente una hoja de ruta para un proyecto. Articula los pasos que debes dar para lograr el objetivo deseado, establece objetivos demostrables y define las entregas medibles. Un plan de trabajo eficaz te guía a lo largo del ciclo de proyecto y te permite lograr un resultado colaborando con tu equipo. Aunque los planes de trabajo varían, generalmente contienen cuatro componentes principales: objetivos, estrategia, tácticas y entregas.