Plantilla de Proceso de Control de Cambios

Sobre la plantilla del Proceso de Control de Cambios

Esta plantilla crea un marco estandarizado para la aprobación y gestión de las solicitudes de cambio en un sistema o producto. Tu equipo puede definir claramente los cambios solicitados en un solo lugar consolidado y garantizar que todos los cambios propuestos sean revisados antes de ser implementados.

¿Qué es un proceso de control de cambios?

El control de cambios es una parte integral de la gestión de proyectos. La mayoría de los proyectos enfrentan la posibilidad de cambios en algún momento de su ciclo de vida. Aunque el cambio podría ser necesario, también podría ser difícil de implementar sobre la marcha.

Un proceso de control de cambios define los pasos que deben seguirse para cambiar el alcance de un proyecto. Documenta el cambio propuesto y garantiza que sea revisado y mejorado antes de su implementación.

¿Por qué usar la Plantilla de Proceso de Control de Cambios?

A continuación se explica cómo el uso de la Plantilla de Proceso de Control de Cambios puede ayudar a tu equipo.

Decidir los cambios colectivamente

La Plantilla de Proceso de Control de Cambios ayuda a definir un cambio propuesto y garantiza que sea revisado antes de su implementación. Como tal, permite a tu equipo vetar un cambio que pueda resultar innecesario o disruptivo. Si el equipo decide realizar el cambio propuesto, el proceso de control de cambios te permite utilizar tus recursos para implementar el cambio de manera efectiva.

Proporciona claridad

Emplear un proceso de control de cambios puede ayudar a garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados respecto a los cambios propuestos y aprobados. Con la estructura de esta plantilla, todos estarán más sincronizados. Cualquier cambio en los entregables del proyecto se clarifica y se registran las fechas límite actualizadas. Esta plantilla puede utilizarse junto con la Plantilla de Alcance del Proyecto.

Optimiza tus proyectos y cumple con los plazos

Un proceso de control de cambios elimina la confusión en torno a los entregables del proyecto. Permite a tu equipo enfocarse en ejecutar los cambios aprobados en lugar de recolectar información. Esto resulta en un aumento de la productividad y la eficiencia, lo cual optimiza los procesos y flujos de trabajo.

Sin un proceso de control de cambios, la productividad puede verse afectada. Se pierde tiempo tratando de entender las solicitudes de cambios en lugar de completar tareas concretas. Con menos recursos disponibles para el trabajo más crucial, tu equipo podría perder plazos importantes.

¿Cuándo usar un proceso de control de cambios?

El proceso de control de cambios es útil para casi cualquier proyecto, ya que pocos planes de proyecto se desarrollan exactamente como se planificó en la práctica. Con la velocidad de cambio actual, es casi seguro que los proyectos enfrentarán la necesidad de cambios durante su ciclo de vida. Aunque el cambio puede ayudar a alinear tu proyecto con los requisitos comerciales, es importante considerar y aprobar cada cambio minuciosamente.

Al inicio de un proyecto, puedes crear un proceso de control de cambios para que todos sepan qué hacer si es necesario modificar un plan. El proceso de control de cambios en la gestión de proyectos se asegura de que cada cambio anticipado durante un proyecto esté eficazmente definido, revisado y aprobado antes de su implementación. Este importante proceso ayuda a evitar cambios innecesarios que podrían interrumpir los servicios. Los cambios pueden realizarse sin problemas y los recursos pueden usarse eficazmente.

Los procedimientos de control de cambios son particularmente importantes cuando el proyecto forma parte de un programa o portafolio más grande. El impacto potencial de un cambio no gestionado podría ser de gran alcance, afectando a otros equipos o departamentos.

Los 5 elementos de un proceso de control de cambios

Al usar esta plantilla, encontrarás cinco elementos para ayudar a gestionar el proceso de control de cambios:

• Cambio sugerido - Las partes interesadas sugieren un cambio al enviar un Formulario de Solicitud de Cambio, el cual se añade al Registro de Cambios del proyecto. El cambio sugerido debe incluir una descripción del cambio y los beneficios esperados.

• En revisión - El gestor de proyectos y las partes interesadas del negocio consideran el impacto esperado del cambio. ¿El cambio ahorrará dinero? ¿El costo del cambio es demasiado alto? ¿Cómo afecta el cambio al cronograma del proyecto? ¿Existe una razón legal para el cambio? ¿El cambio introduce nuevos riesgos para el negocio?

• Rechazado - Tras considerar toda la información, el gestor de proyectos rechaza el cambio propuesto. Las propuestas rechazadas se registran en la plantilla de control de cambios y se le debe ofrecer comentarios al proponente sobre por qué se rechazó el cambio. 

• Aceptada - Tras considerar toda la información, el gestor del proyecto acepta el cambio propuesto. Si acepta, podría aceptar el cambio en su totalidad o solicitar revisiones al cambio sugerido.

• Integrada - Si el cambio es aprobado, debe ser planificado, programado y ejecutado. Después de implementar el cambio, es recomendable que los gestores de proyectos se reúnan con las partes interesadas y realicen una retrospectiva. ¿El cambio salió como se planeó? ¿Cómo podría haberse realizado mejor?

Ejemplo del proceso de control de cambios

Ahora que entiendes los cinco pasos de un proceso de control de cambios, es hora de poner estos pasos en práctica. Veamos un ejemplo.

El proceso de control de cambios comienza con la presentación de una solicitud de cambio. Esto podría ser un cambio en el alcance del proyecto, como un aumento en el número requerido de funciones. O podría ser una reducción en el cronograma del proyecto, para que un producto sensible al tiempo se lance al mercado antes que la competencia.

A partir de aquí, el equipo del proyecto puede implementar estos pasos básicos para controlar el cambio de manera efectiva:

• Registra la solicitud de cambio en un registro de cambios (o plantilla de registro). Estos cambios solicitados se registran en la columna “Cambio Sugerido” de la Plantilla de Proceso de Control de Cambios. 

• Realiza una evaluación inicial del impacto del cambio. Esto requiere una reunión donde todas las partes den su opinión sobre los cambios solicitados. Los cambios sugeridos pasan a la columna “En Revisión”.

• Evaluación exhaustiva del impacto del cambio. Los factores a considerar incluyen tiempo, recursos, costos y riesgos.

• El equipo decide colectivamente si aceptar o rechazar el cambio sugerido. Los cambios se mueven a la columna correspondiente de “Aceptado” o “Rechazado”.

• Se discuten las acciones requeridas para implementar el cambio y se crea un roadmap para estas acciones. Una vez implementados, los cambios se mueven a la columna “Integrado”.

Las entradas que incluyas en tu propia plantilla de control de cambios pueden diferir dependiendo de los cambios con los que te topes frecuentemente y de la complejidad de los proyectos. Aunque los proyectos complejos que se extienden durante meses podrían enfrentar muchas más solicitudes de cambio, los proyectos más pequeños y puntuales pueden no necesitar una plantilla de registro de cambios tan detallada. 

Este enfoque directo es un punto de partida excelente; sin embargo, puedes optar por incluir campos adicionales según la complejidad de tu proyecto. La plantilla del Proceso de Control de Cambios es completamente personalizable, dependiendo de las necesidades de tu equipo.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla del Proceso de Control de Cambios

¿Cuándo se utiliza un proceso de control de cambios?

Crea un proceso de control de cambios al inicio de un proyecto, para que todos estén al tanto de qué hacer si se necesita modificar un plan.

Es recomendable saber cuándo utilizar un plan de gestión de control de cambios para estar preparado cuando sea necesario. Hay muchos tipos diferentes de cambios con los que podrías encontrarte, dependiendo de las nuevas iniciativas y las herramientas implementadas.

Entre los cambios más comunes pueden estar las solicitudes para extender los cronogramas, la reorganización de la información o un cambio en los entregables. Aquí hay algunos casos adicionales en los que podrías querer usar un proceso de control de cambios.