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Plantilla del proceso de control de cambios

Aprobar y gestionar diversas solicitudes de cambios a un sistema o producto.

Acerca de la plantilla de proceso de control de cambios

Esta plantilla crea un marco estandarizado para la aprobación y gestión de solicitudes de cambio a un sistema o producto. Tu equipo puede definir claramente los cambios solicitados en un solo lugar consolidado y asegurarse de que todos los cambios propuestos sean revisados antes de implementarlos.

¿Qué es un proceso de control de cambios?

El control de cambios es una parte integral de la gestión de proyectos. La mayoría de los proyectos enfrentan la posibilidad de cambios en algún momento de su ciclo de vida. Si bien el cambio podría ser necesario, también podría ser difícil de implementar sobre la marcha.

Un proceso de control de cambios define los pasos que se deben seguir para cambiar el alcance de un proyecto. Documenta la propuesta de cambio y asegura que sea revisada y mejorada antes de la implementación.

¿Por qué usar la plantilla de Proceso de Control de Cambios?

Aquí te mostramos cómo usar la plantilla de Proceso de Control de Cambios puede ayudar a tu equipo.

Decidir colectivamente sobre los cambios

La plantilla de Proceso de Control de Cambios ayuda a definir un cambio propuesto y asegura que sea revisado antes de la implementación. De este modo, permite a tu equipo vetar un cambio que podría resultar innecesario o disruptivo. Si el equipo decide hacer el cambio propuesto, el proceso de control de cambios te permite usar tus recursos para implementar el cambio de manera efectiva.

Proporciona claridad

Emplear un proceso de control de cambios puede ayudar a garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados sobre los cambios propuestos y aprobados. Con la estructura de esta plantilla, todos están más alineados. Cualquier cambio en los entregables del proyecto se vuelve claro, y los plazos actualizados se registran. Esta plantilla se puede usar junto con la Plantilla de Alcance del Proyecto.

Agiliza tus proyectos y cumple con los plazos

Un proceso de control de cambios eliminará la confusión en torno a los entregables del proyecto. Permite a tu equipo centrarse en ejecutar los cambios aprobados en lugar de recopilar información. Esto resulta en un aumento de la productividad y eficiencia, lo que agiliza los procesos y flujos de trabajo.

Sin un proceso de control de cambios en marcha, la productividad puede verse afectada. El tiempo se desperdicia tratando de entender las solicitudes de cambios en lugar de completar las tareas reales. Con menos ancho de banda disponible para el trabajo más crucial, tu equipo puede perder plazos importantes.

¿Cuándo usas un proceso de control de cambios?

El proceso de control de cambios es útil para prácticamente cualquier proyecto, ya que pocos planes de proyecto se desarrollan exactamente como se planificaron en la práctica. Con la velocidad del cambio hoy en día, es casi seguro que los proyectos enfrentarán la necesidad de cambios durante su vida útil. Si bien el cambio puede ayudar a alinear tu proyecto con los requisitos empresariales, es importante considerar y aprobar minuciosamente cada cambio.

Al inicio de un proyecto, puedes crear un proceso de control de cambios para que todos sepan qué hacer si se necesita modificar un plan. El proceso de control de cambios en la gestión de proyectos asegura que cada cambio anticipado durante un proyecto esté efectivamente definido, revisado y aprobado antes de su implementación. Este proceso importante ayuda a evitar cambios innecesarios que podrían interrumpir los servicios. Los cambios pueden realizarse sin problemas, y los recursos pueden utilizarse de manera efectiva.

Los procedimientos de control de cambios son particularmente importantes cuando el proyecto es parte de un programa o cartera más amplia. El impacto potencial de un cambio no gestionado podría ser de gran alcance, afectando a otros equipos o departamentos.

Los 5 elementos de un proceso de control de cambios

Al usar esta plantilla, encontrarás cinco elementos para ayudar a gestionar el proceso de control de cambios:

  • Cambio sugerido - Las partes interesadas sugieren un cambio enviando un Formulario de Solicitud de Cambio, que luego se añade al Registro de Cambios del proyecto. El cambio sugerido debe incluir una descripción del cambio y los beneficios esperados.

  • En revisión - El gestor del proyecto y las partes interesadas empresariales consideran entonces el impacto esperado del cambio. ¿El cambio ahorrará dinero? ¿Es el cambio demasiado costoso? ¿Cómo afecta el cambio al cronograma del proyecto? ¿Hay una razón legal para el cambio? ¿El cambio introduce nuevos riesgos para el negocio?

  • Rechazado - Tras considerar toda la información, el gestor de proyectos rechaza el cambio propuesto. Las propuestas rechazadas se rastrean en la plantilla de control de cambios y se debe ofrecer al proponente comentarios sobre por qué se rechazó el cambio. 

  • Aceptado - Tras considerar toda la información, el gestor de proyectos acepta el cambio propuesto. Si aceptan, podrían aceptar el cambio en su totalidad o solicitar revisiones al cambio sugerido.

  • Integrado - Si se aprueba el cambio, debe planificarse, programarse y ejecutarse. Después de que se implemente el cambio, vale la pena que los gestores de proyectos se reúnan con las partes interesadas y lleven a cabo una retrospectiva. ¿El cambio salió como estaba planeado? ¿Cómo podría haber salido mejor?

Ejemplo de proceso de control de cambios

Ahora que entiendes los cinco pasos de un proceso de control de cambios, es momento de poner estos pasos en acción. Veamos un ejemplo.

El proceso de control de cambios comienza con la presentación de una solicitud de cambio. Esto podría ser un cambio en el alcance del proyecto, como un aumento en el número requerido de funciones. O podría ser una reducción en el cronograma del proyecto, para que un producto con restricciones de tiempo se lance al mercado antes que la competencia.

Desde aquí, el equipo del proyecto puede implementar estos pasos básicos para controlar el cambio de manera efectiva:

  • Registra la solicitud de cambio en un registro de cambios (o plantilla de registro). Estos cambios solicitados se registran en la columna "Cambio sugerido" de la Plantilla del Proceso de Control de Cambios. 

  • Realiza una evaluación inicial del impacto del cambio. Esto requiere una reunión en la que todas las partes aporten sus opiniones sobre los cambios solicitados. Los cambios sugeridos se trasladan a la columna "En revisión".

  • Evaluación exhaustiva del impacto del cambio. Los factores a considerar incluyen el tiempo, los recursos, los costos y los riesgos.

  • El equipo decide colectivamente si aceptar o rechazar el cambio sugerido. Los cambios se trasladan a la columna "Aceptados" o "Rechazados", según corresponda.

  • Las acciones necesarias para implementar el cambio se discuten y se crea un roadmap del producto para estas acciones. Una vez implementados, los cambios se trasladan a la columna "Integrados".

Las entradas que incluyas en tu propia plantilla de control de cambios pueden variar dependiendo de los cambios que encuentres con frecuencia y de lo complicados que sean los proyectos. Mientras que los proyectos complicados que abarcan meses podrían enfrentar muchas más solicitudes de cambio, los proyectos más pequeños y puntuales podrían no necesitar una plantilla de registro de cambios con tanto detalle. 

Este enfoque sencillo es un excelente punto de partida; sin embargo, puedes optar por incluir campos adicionales según la complejidad de tu proyecto. La plantilla del Proceso de Control de Cambios es totalmente personalizable, según las necesidades de tu equipo.

Preguntas frecuentes sobre el proceso de control de cambios

¿Cuándo se utiliza un proceso de control de cambios?

Crea un proceso de control de cambios al inicio de un proyecto, para que todos sepan qué hacer si es necesario modificar un plan. Es recomendable anotar cuándo utilizar un plan de gestión del control del cambio para estar preparado cuando llegue el momento. Hay muchos tipos diferentes de cambios con los que te puedes encontrar, dependiendo de las nuevas iniciativas y las herramientas disponibles. Los cambios comunes pueden incluir solicitudes de ampliación de los cronogramas, reorganización de la información o un cambio en los entregables. A continuación se incluyen algunos casos adicionales en los que puede ser conveniente utilizar un proceso de control de cambios.

Plantilla del proceso de control de cambios

Comienza ahora mismo con esta plantilla.

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