Plantilla de carta de proyecto
Mantente dentro del alcance, céntrate en los resultados y sitúa a tu equipo en la misma página.
Acerca de la plantilla de carta de proyecto
Antes de sumergirte en un proyecto, es importante asegurarte de tener la documentación necesaria que te ayudará a tener éxito. Un documento clave que necesitas es una carta de proyecto.
Sigue leyendo para saber más sobre qué es una carta de proyecto, cuándo deberías usar una y cómo puedes crear una utilizando nuestra plantilla de carta de proyecto.
¿Qué es una carta de proyecto en la gestión de proyectos?
Una carta de proyecto es una fuente unificada de verdad para los detalles de un proyecto. Un gerente de proyecto o líder de proyecto se apoya en la carta de proyecto para explicar los objetivos principales, el alcance y las responsabilidades de un proyecto y su equipo, así como otros detalles clave. No importa cuán amplio sea el alcance del proyecto, el gerente de proyecto siempre puede referirse a la carta si surge cualquier incertidumbre.
Desde el momento en que tu proyecto comienza, una carta puede ayudar a alinear a todas las partes interesadas alrededor de una comprensión compartida de los objetivos, estrategias y entregables del proyecto.
Idealmente, el patrocinador del proyecto, quien es responsable de la entrega exitosa del proyecto, debería redactar el documento de carta de proyecto. En realidad, esta tarea a menudo recae en el gerente de proyecto para que la redacte antes de que sea aprobada por las partes interesadas principales o el consejo del proyecto.
¿Cuándo deberías usar una carta de proyecto?
Cuando ya tienes un presupuesto, un plan de proyecto, un cronograma del proyecto y una declaración de propósito, ¿por qué necesitas una carta de proyecto?
Una carta de proyecto sirve como una única fuente de verdad que prevalece sobre todas las demás; podrías llamarla la escritura fundamental de tu proyecto. Cuando surgen conflictos entre el presupuesto y el cronograma o entre los miembros del equipo, el líder del proyecto puede utilizar el documento de especificación para arbitrar.
Cuanto más complejo se vuelve un proyecto y más partes interesadas y elementos en movimiento adquiere, más difícil se vuelve para el gerente del proyecto mantener a todos en la tarea sin un documento de especificación.
Los documentos de especificación son también cruciales cuando necesitas vender tu proyecto a las partes interesadas clave, especialmente a los tomadores de decisiones que pueden carecer del conocimiento técnico de tu equipo de proyecto. El documento de especificación es un discurso de ascensor que facilita a los guardianes comprender los detalles del proyecto.
Cómo crear un documento de especificación
¿Quieres la manera más fácil de crear un documento de especificación que funcione desde el primer intento? Trabaja desde una plantilla. Empieza por agregar la Plantilla de Documento de Especificación a tu tablero de Miro. Luego, sigue estos pasos:
Invita a los miembros de tu equipo de proyecto. Cuantas más personas puedan contribuir con sus ideas al documento de especificación, más fluidamente podrán trabajar juntos en el proyecto en sí. Invita a todos a colaborar en tu espacio de trabajo de Miro.
Hagan una lluvia de ideas para las categorías clave. Debajo de estos pasos, encontrarás un resumen de todas las secciones clave en la plantilla.
Rellena los resultados. Una vez que tú y tus colaboradores hayan decidido qué información debe ir en cada categoría, complétenlas en la plantilla.
Usa el estatuto para obtener aceptación. Pasea la plantilla terminada entre cada parte interesada para obtener su opinión. A medida que avances, realiza cualquier cambio necesario.
Para que un estatuto sea efectivo, es importante que el líder del proyecto incluya tantos detalles como sea posible. Como mínimo, debes asegurarte de abordar algunos elementos esenciales. La plantilla incluye un total de 10 secciones.
Propósito es la meta final del proyecto, la razón por la que lo estás lanzando. Los ejemplos pueden incluir llenar un nicho, aumentar la lealtad de los clientes o incrementar los ingresos.
Alcance define lo que es y lo que no es parte del proyecto.Define claramente tu alcance para que tu proyecto no sucumba al crecimiento descontrolado del alcance, llenándose continuamente de nuevas funciones y enviándose mucho después de lo previsto.
Criterios de éxito son un objetivo SMART (específico, medible, accionable, relevante y con plazo) que puede indicarte si el proyecto ha tenido éxito.Un proyecto con un criterio de “deleitar a todos nuestros clientes para siempre” está destinado al fracaso. En su lugar, intenta algo como “obtener la mayor cuota de mercado en nuestra industria.”
Equipo enumera a las personas que trabajarán directamente en el proyecto.
Partes interesadas son personas que no están en el equipo del proyecto, pero que tienen una razón específica para estar interesadas en su resultado.
Usuarios son las personas a las que el proyecto está destinado a beneficiar (de una manera que genere dividendos para tu empresa). A diferencia de "equipo" y "partes interesadas", los usuarios serán segmentos de la población en lugar de personas específicas.
Recursos son los activos organizacionales que puedes dedicar al proyecto, incluyendo dinero, tiempo, personas, equipo y más.
Restricciones son factores conocidos que pueden impedir el éxito del proyecto.
Los riesgos son eventos que pueden o no ocurrir, pero amenazarían el éxito del proyecto si llegaran a suceder.
Cronograma es un boceto aproximado de cuánto tiempo tomará completar el proyecto, incluyendo los elementos de acción que definirán cada fase y las fechas proyectadas para los hitos clave.
No exageres en ninguno de estos puntos. La carta del proyecto terminada no debería tener más de unas pocas páginas. Toda la información clave que contiene debe ser visible de un vistazo.
Descubre más ejemplos de plantillas de carta del proyecto y simplifica tu planificación.
¿Cuál es el objetivo principal de un plan de proyecto?
Un estatuto es la fuente de verdad definitiva para cualquier pregunta que surja durante la ejecución. Siempre que haya conflictos o ambigüedades entre los objetivos, las personas o los equipos, el gestor del proyecto o el patrocinador del proyecto pueden consultar el acta para aclararlos.
¿Cómo crear un plan de proyecto?
Empieza por reunir a tu equipo en un espacio de trabajo colaborativo como Miro. Añadir notas adhesivas a la plantilla es una forma sencilla de llegar a un consenso sobre los puntos clave del proyecto. Cada una de las diez secciones de la plantilla corresponde a una parte vital de una carta: propósito, alcance, criterios de éxito, equipo, partes interesadas, usuarios, recursos, limitaciones, riesgos y calendario.
¿Qué debe incluir un plan de proyecto?
Como mínimo, el plan debe enumerar los objetivos del proyecto, el alcance, los resultados, el presupuesto de alto nivel y las responsabilidades de cada miembro del equipo. Hay otros elementos que el patrocinador del proyecto puede considerar. Por ejemplo, los planes de identificación y mitigación de riesgos, el calendario del proyecto, una lista de las necesidades de recursos previstas, una lista de las principales partes interesadas en el proyecto y un plan de comunicación del proyecto.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de Gráfico de Hitos
Ideal para:
Gestión de proyectos, Planificación estratégica, Planificación de proyectos
Cuando tu equipo está colaborando en un proyecto grande, hacer un seguimiento de las muchas tareas y múltiples cronogramas puede ser un desafío. Por eso necesitas un gráfico de hitos. Estas representaciones visuales de eventos importantes del proyecto simplificarán que tu equipo se mantenga en el cronograma y alcance los objetivos a tiempo. Y es tan fácil comenzar: solo determina los principales hitos, utiliza nuestra plantilla para crear un gráfico de hitos y define las fechas clave y los entregables que cada hito requerirá.
Plantilla de evaluación de riesgos
Ideal para:
Equipo directivo, Gestión de proyectos, Toma de decisiones
Todas las empresas enfrentan riesgos. Cuanto más lo tengas en cuenta al tomar decisiones desde el principio, mejor preparado estarás para evitar, absorber o mitigar los riesgos que encuentres. Usa la plantilla de evaluación de riesgos de Miro para colaborar en una evaluación de riesgos clara que asegure que nunca te tomen por sorpresa.
Plantilla de roles y responsabilidades
Ideal para:
Organigrama, Diseño organizacional
La Plantilla de Roles y Responsabilidades es una herramienta clave que actúa como una brújula visual para guiar a los equipos en la delimitación y comprensión de las tareas específicas de cada miembro dentro de un proyecto o entorno organizacional. Su principal ventaja es la claridad, asegurando que cada miembro del equipo esté alineado en sus tareas, fomentando así una mayor colaboración. Al eliminar posibles ambigüedades y malentendidos sobre quién hace qué, esta plantilla se convierte en un recurso esencial para equipos que aspiran a la eficiencia, cohesión y ejecución optimizada de proyectos. Ya sea para la incorporación de nuevos miembros, las operaciones diarias o la planificación estratégica, esta plantilla actúa como un mapa claro para entender las responsabilidades de cada miembro del equipo.
Plantilla de presentación de proyectos
Ideal para:
Presentaciones, Gestión de productos
Usa nuestra Plantilla de Presentación de Proyectos para proporcionar una descripción general de tu próximo proyecto. Consigue la aprobación de los inversores, mantén informadas a las partes interesadas y muestra a los colegas tu plan de acción.