Sobre la plantilla de matriz RACI
La plantilla de la matriz RACI es una herramienta de gestión esencial que ayuda a los equipos a llevar un control de los roles y responsabilidades y evita confusiones durante los proyectos. Desde proyectos complejos y multifuncionales hasta tareas internas y continuas, una matriz RACI te permite aclarar roles y delegar tareas, uniendo a tu equipo para ejecutar tu proyecto.
Los gestores de proyectos y los líderes de equipo pueden usar esta herramienta para alinearse con las partes interesadas y los miembros del proyecto, asegurando que todos estén en la misma página y conscientes de su rol y responsabilidad.
¿Qué significa RACI?
RACI significa Responsable, Aprobador, Consultado e Informado. Cada una de estas palabras describe el rol de una persona, y las dos últimas se diferencian por el tipo de comunicación en la que deben involucrarse durante el proyecto.
Responsable: ¿Quién es responsable del trabajo? Debe completar un proyecto, proceso o elemento del proyecto determinado.
Aprobador: ¿Quién es responsable del resultado y del proceso? Deben asumir la responsabilidad de la culminación de la tarea.
Como práctica recomendada, debe asignarse solo a una persona como el aprobador de un proyecto determinado. Esta persona actúa como el punto de contacto para todas las partes interesadas durante el proyecto.
Consultado: ¿A quién deberías consultar si hay un problema con el proyecto? Deben proporcionar información a las partes interesadas.
Si las partes interesadas tienen sugerencias sobre cambios que deben realizarse o si encuentran problemas, informan al Consultado.
Informado: ¿A quién debes informar si realizas un cambio en el proyecto? Deben estar informados sobre el progreso.
Su rol no es necesario para proporcionar comentarios o sugerir cambios. Sin embargo, es mejor mantenerlos al tanto de cualquier cambio, obstáculos, problemas o hitos.
¿Por qué usar la matriz RACI?
La matriz RACI es una herramienta muy popular al gestionar proyectos ya que aporta claridad y establece expectativas. Aquí hay una lista de beneficios de usar una matriz RACI, pero ten en cuenta que no todos los proyectos necesitarán una.
Mayor compromiso. La matriz RACI permite que tus empleados se comprometan más profundamente con un proyecto. Cada empleado de tu equipo encaja en una categoría de la matriz RACI, lo que ayuda a reducir la confusión sobre la propiedad y los procesos. En lugar de aclarar expectativas y responsabilidades, tus compañeros pueden centrarse en sus roles.
Mayor escalabilidad. Una vez que hayas asignado empleados a cada parte de la matriz RACI, la capacitación de nuevos empleados y la ampliación de tus procesos se vuelve más fácil. Ayuda a escalar tu equipo. Los nuevos empleados pueden ponerse al día más rápidamente, ya que sus roles y responsabilidades están claramente delineados en la matriz.
Resolución de conflictos. La matriz RACI reduce las oportunidades de fricción entre empleados y la dirección. Dado que cada empleado tiene un rol bien definido, saben el alcance de sus responsabilidades y a quién acudir si tienen preguntas.
Aumentar la eficiencia. Utiliza una matriz RACI para aumentar tu eficiencia. Completar una matriz RACI facilita la organización de reuniones con agendas claras y sin redundancias con otras reuniones. Invita a las partes interesadas a tus reuniones sin preocuparte por si deberían estar allí o si su tiempo estaría mejor empleado en otro lugar.
Cómo usar la plantilla de matriz RACI
Utiliza la plantilla de matriz RACI al iniciar proyectos. Te ayuda a aclarar roles y responsabilidades. Aquí se explica cómo puedes usar y ajustar la plantilla a tus necesidades:
Selecciona la plantilla de matriz RACI prefabricada.
Agrega los equipos o departamentos que participan en tu proyecto editando las filas de la plantilla.
Analiza los roles y responsabilidades y asígnalos a cada miembro del proyecto. Puedes añadir filas extra a tu plantilla simplemente haciendo clic en el ícono de tres puntos y haciendo clic en el símbolo de 'añadir fila'. Etiquétalos con @mención o añade un comentario para que sepan que se han asignado roles y puedan darte opiniones.
Antes de adjuntarla a cualquier otro tablero o documento del proyecto, compártela con tu equipo e itera si es necesario.
Ejemplo de una matriz RACI
Supongamos que estás lanzando una nueva función del producto. Como gestor de proyectos, utiliza la Matriz RACI para mapear los roles y responsabilidades de todos en el proyecto. Esto facilitará la comunicación y ayudará a que todos comprendan su rol y a quienes deben acudir en cuanto a la toma de decisiones, ejecución o asesoramiento sobre el proyecto.
Aquí tienes un ejemplo de equipos a incluir en tu Matriz RACI si estás lanzando una función de producto:
Gestión de programas
Gestión de productos
Diseño
Marketing de productos
Análisis de datos
Legal y cumplimiento
Marketing de marca
Éxito del cliente
Cada gerente de equipo tendrá un rol y responsabilidad diferente, dependiendo de cómo esté estructurada tu organización y cómo se haya creado el proyecto. Después de seleccionar todos los equipos necesarios para poner en marcha este proyecto, asigna roles y responsabilidades y etiqueta a los miembros del equipo en los comentarios. Pídeles que confirmen si el rol está asignado correctamente o si tienen alguna pregunta o inquietud sobre la Matriz RACI.
Para finalizar, añade tu Matriz RACI a cualquier otro tablero de documentación del proyecto para que tu equipo pueda consultarla y regresar a ella cuando sea necesario. Por ejemplo, si generalmente creas un organigrama para tu equipo de proyecto para ayudar a visualizar las responsabilidades, una Matriz RACI complementa perfectamente esto con detalles adicionales.
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