Plantilla de matriz de prioridades de acción

Acerca de la plantilla de matriz de prioridades de acción

Una matriz de prioridades de acción es una cuadrícula que te permite priorizar tareas para aprovechar al máximo tu tiempo, habilidades, esfuerzos y talentos. 

Los miembros de equipos multifuncionales rara vez tienen tiempo para terminar todas las solicitudes realizadas o los proyectos iniciados. Eligiendo conscientemente en qué invertir tiempo y esfuerzo, puedes avanzar en tareas de alto valor y dejar atrás aquellas que no generan un impacto o contribución notable. 

¿Qué es una matriz de prioridades de acción?

Una matriz de prioridades de acción te ayuda a priorizar tareas en función de su impacto y el esfuerzo necesario para completarlas. 

Esta matriz suele tener cuatro cuadrantes:

• Ganancias rápidas (gran impacto, poco esfuerzo): Concéntrate en estos: los proyectos que te brindan un amplio retorno de inversión con poco tiempo o esfuerzo.

• Proyectos importantes (gran impacto, gran esfuerzo): Grandes tareas que ofrecen potencialmente altos retornos de inversión pero son más demoradas (y pueden eclipsar cualquier ganancia rápida).

• Rellenos (bajo impacto, poco esfuerzo): Delega estas tareas, o concéntrate en ellas solo si tienes tiempo libre.

• Tareas ingratas (bajo impacto, gran esfuerzo): Mejor evitar: tareas que consumen mucho tiempo y energía, y que es preferible ignorar para enfocarse en ganancias rápidas.

Puedes puntuar cada tarea en la cuadrícula del 0 (bajo impacto, alto esfuerzo) al 10 (máximo impacto, máximo esfuerzo). Este sistema puede ayudarte a trazar la cuadrícula con más precisión y facilitar la determinación de tus prioridades. 

Cuándo usar una matriz de prioridades de acción

Equipos de producto (y cualquiera que colabore con gerentes de producto) pueden usar la matriz de prioridades de acción para:

• Medir el impacto (como las ventas, la rentabilidad, la moral, la percepción del cliente) frente al esfuerzo (como el tiempo, los costes, los obstáculos legales, la complejidad organizativa)

• Ayuda a los equipos o a los colaboradores individuales a avanzar priorizando un gran grupo de tareas o ideas.

• Incentiva a los equipos o a los colaboradores individuales a tomar decisiones basadas en su experiencia y conocimientos en lugar de factores externos.

• Averigua una proporción razonable de impacto-esfuerzo para las ideas y soluciones potenciales.

Como herramienta de gestión del tiempo, las matrices de prioridades de acción te permiten visualizar cómo enfocar tu energía en lo que beneficiará a tu equipo y a las contribuciones individuales. 

Crea tu propia matriz de prioridades de acción

Hacer tu propia matriz de prioridades de acción es fácil. Miro es la herramienta perfecta para crearla y compartirla. Empieza por seleccionar la Plantilla de Matriz de Prioridades de Acción y luego sigue los siguientes pasos para crear una propia.

1. Pide a tu equipo que genere nuevas ideas o tareas en notas adhesivas. Los miembros del equipo pueden usar notas adhesivas codificadas por color para registrar sus ideas para tareas de alta y baja prioridad. 

2. Elige un facilitador de grupo para ordenar las ideas. El facilitador (por ejemplo, un líder o gerente) puede revisar cada tarea y reasignarla a un cuadrante relevante. Si varias ideas suenan similares, combínalas en una sola nota adhesiva concisa.

3. Pregunta a tus colegas qué les ayudaría a completar cada tarea. ¿Necesitan más tiempo, asistencia u otros recursos para dar vida a una idea? Obtén más aportes de los miembros del equipo para ver si un proyecto importante o una tarea complementaria podría necesitar un impulso para facilitar su finalización. 

4. Traza las ideas en el gráfico como grupo. Como grupo, reorganicen sus ideas en notas adhesivas según su viabilidad e importancia. Observa qué tareas o ideas terminan siendo de alta o baja prioridad. También puedes calificar cada tarea en una escala del 1 al 10, que va desde mínimo esfuerzo o importancia hasta esfuerzo e importancia máximos. 

5. Asigna tareas a los miembros del grupo de acuerdo a esto y da seguimiento para mantener el impulso. Puedes usarlo para asignar tareas relevantes al etiquetar a miembros individuales del equipo. También puedes usarlo para etiquetar a miembros del proyecto u otras personas con las que se ha compartido un tablero o proyecto específico. Vuelve a visitar el tablero cada vez que cambien las prioridades para realinear a tu equipo.