Plantilla de matriz de prioridades de acción
Prioriza las tareas en las que debes concentrarte, según el impacto y el esfuerzo.
Acerca de la plantilla de matriz de prioridades de acción
Una matriz de prioridades de acción te permite priorizar tareas para hacer un mejor uso de tu tiempo, habilidades, esfuerzos y talento.
Los miembros en equipos multifuncionales pocas veces tienen tiempo de terminar cada solicitud hecha o proyecto iniciado. Al elegir de forma consciente en qué invertir tiempo y esfuerzo, puedes avanzar en tareas de gran valor y dejar atrás aquellas que no tienen un impacto o una contribución notable.
Sigue leyendo para aprender más sobre matrices de prioridades de acción.
¿Qué es una matriz de prioridades de acción?
Una matriz de prioridades de acción prioriza las tareas según su impacto y el esfuerzo necesario para terminarlas.
Esta matriz generalmente tiene cuatro cuadrantes:
Ganancias rápidas (alto impacto, poco esfuerzo): concéntrate en estos proyectos que te dan un amplio retorno de la inversión con poco tiempo o esfuerzo.
Proyectos principales (gran impacto, gran esfuerzo): tareas más grandes que ofrecen potencialmente altos rendimientos sobre la inversión, pero consumen más tiempo (y pueden eclipsar cualquier ganancia rápida).
Complementos (poco impacto, poco esfuerzo): delega estas tareas o concéntrate en ellas solo si tienes tiempo de sobra.
Tareas ingratas (poco impacto, gran esfuerzo): es mejor evitar las tareas que consumen tiempo y energía e ignorarlas para enfocarse en las ganancias rápidas.
Puedes calificar cada tarea en la cuadrícula desde 0 (poco impacto, mucho esfuerzo) hasta 10 (máximo impacto, máximo esfuerzo). Este sistema puede ayudarte a trazar de manera más exacta la cuadrícula y facilitar la definición de tus prioridades.
¿Cuándo usar una matriz de prioridades de acción?
Los equipos de producto (y cualquier persona que colabore con los administradores de producto) pueden usar la matriz de prioridades de acción para:
Comparar el impacto (como las ventas, la rentabilidad, la moral, la percepción de los clientes) con el esfuerzo (como el tiempo, los costos, obstáculos legales, complejidad organizativa).
Ayuda a los equipos o a los colaboradores individuales a avanzar mediante la priorización de un gran grupo de tareas o ideas.
Anima a los equipos o a los colaboradores individuales a tomar decisiones basadas en su experiencia más que en factores externos.
Calcula una relación de impacto-esfuerzo razonable para posibles ideas y soluciones.
Como una herramienta de gestión de tiempo, las matrices de prioridades de acción te permiten visualizar cómo concentrar tu energía en lo que beneficiará a tu equipo y a las contribuciones individuales.
Crea tu propia matriz de prioridades de acción.
Es fácil hacer tu propia matriz de prioridades de acción. La herramienta de pizarra de Miro es el canvas perfecto para crearla y compartirla. Comienza seleccionando la plantilla de matriz de prioridades de acción, luego haz los siguientes pasos para elaborar una propia.
Pide a tu equipo que genere nuevas ideas o tareas en notas adhesivas. Los miembros del equipo pueden usar notas adhesivas y emojis de color para registrar sus ideas para tareas de alta y baja prioridad.
Elige a un facilitador de grupo para ordenar las ideas. El facilitador (por ejemplo, un administrador o un líder) puede revisar cada tarea y reasignarla a un cuadrante pertinente. Si varias ideas parecen similares, combínalas en una nota adhesiva breve y clara.
Pregunta a tus compañeros qué les ayudaría a cumplir cada tarea. ¿Necesitan tiempo adicional, apoyo u otros recursos para dar vida a la idea? Obtén aportaciones adicionales de los miembros del equipo para ver si un proyecto importante o una tarea complementaria podría necesitar un impulso para facilitar su conclusión.
Traza las ideas en el diagrama como grupo. Como grupo, vuelve a organizar las ideas de tus notas adhesivas según la viabilidad e importancia. No pierdas de vista cuáles tareas o ideas terminan siendo de alta o baja prioridad. También puedes calificar cada tarea en una escala del 1 al 10, que va desde el poco esfuerzo hasta el máximo esfuerzo e importancia.
Asigna tareas a los miembros del grupo según corresponda y haz un seguimiento para mantener el impulso. Puedes usar las tarjetas para asignar tareas pertinentes etiquetando a los miembros. También puedes usar @menciones para etiquetar a los miembros del proyecto u otros con quienes hayas compartido una pizarra o un proyecto específico. Revisa la pizarra en cualquier momento en que cambien las prioridades para realinear a tu equipo.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla para objetivos y resultados clave (OKR)
Ideal para:
Liderazgo, Planificación estratégica, Planificación de proyecto
Claridad, enfoque y estructura: estos son los ingredientes clave para sentirse seguro de sí mismo en lo relativo al rumbo y las decisiones de tu empresa, y un marco OKR está diseñado para darte estos ingredientes. Dado que llevan a cabo su trabajo en dos niveles principales (el nivel estratégico y el operativo), los objetivos y resultados clave (OKR, por sus siglas en inglés) ayudan a los líderes de una organización a definir los objetivos estratégicos y los resultados clave trimestrales, que posteriormente se conectan a las iniciativas. De este modo, los OKR facultan a los equipos a resolver la mayoría de los problemas más urgentes de la organización.
Plantilla de matriz de Eisenhower
Ideal para:
Leadership, Strategic Planning, Prioritization
¿Tienes una lista de tareas pendientes abrumadora? Clasifica su prioridad a partir de dos factores: urgencia e importancia. Funcionó para el presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower y puede funcionar para ti. Este marco de toma de decisiones te ayudará a saber por dónde empezar y cómo planificar tu día. Con nuestra plantilla, podrás construir fácilmente una matriz de Eisenhower con un cuadrante de áreas clave (hacer, programar, delegar y no hacer) y volver a consultarla durante el día a medida que cambien tus prioridades.
Plantilla de horario diario
Ideal para:
Planning, Project Management
La plantilla de horario diario es una herramienta vital para gestionar rutinas diarias de manera eficiente. Ayuda a planificar y organizar tareas, citas y prioridades con gran precisión. Su adaptabilidad permite a los usuarios asignar tiempo eficientemente, ajustar horarios según las prioridades cambiantes y navegar el día con facilidad. Con esta plantilla, los individuos pueden integrar actividades diarias con sus objetivos más amplios, contribuyendo significativamente a su éxito general.
Plantilla de matriz RACI
Ideal para:
Liderazgo, Proceso de decisión, Organigramas
La matriz RACI es una herramienta de gestión esencial que ayuda a los equipos a hacer un seguimiento de los roles y responsabilidades y a evitar la confusión durante los proyectos. El acrónimo RACI significa Responsible (responsable; la persona que realiza el trabajo para llevar a cabo una tarea y es responsable de hacer efectivo el trabajo o la decisión tomada); Accountable (a cargo; la persona que rinde cuentas por la finalización correcta y completa de la tarea); Consulted (asesorado; la persona que brinda información para el proyecto y con quién existe una comunicación en dos sentidos); Informed (informado, la persona que está al tanto del progreso y con quien existe una comunicación en un sentido).
Plantilla de diagrama de flujo del proceso de desarrollo de productos
La plantilla de diagrama de flujo del proceso de desarrollo de productos es una herramienta estratégica diseñada para guiar a los equipos a través del intrincado viaje de llevar un nuevo producto al mercado. Esta plantilla sirve como una hoja de ruta visual, delineando cada paso crítico en el ciclo de vida del desarrollo del producto, desde el concepto inicial y diseño hasta la prueba, refinamiento y eventual lanzamiento. Está estructurada para fomentar la claridad, asegurando que todos los miembros del equipo estén alineados y conscientes de sus roles y responsabilidades en cada fase.
Plantilla de análisis de brechas
Ideal para:
Business Management, Planificación estratégica, Márketing
Piensa en el estado ideal de tu equipo u organización. Ahora compáralo con la situación real actual. ¿Quieres identificar las brechas u obstáculos que se interponen entre tu presente y futuro? Entonces estás listo para hacer un análisis de brechas. Esta plantilla fácil de personalizar permitirá a tu equipo alinearse respecto de los obstáculos que impiden que alcances tus objetivos más rápido, colaborar en un plan para lograr esos objetivos y encauzar a tu organización en dirección al crecimiento y el desarrollo. Puedes enfocarte en análisis de brechas específicos: para capacidades, candidatos, software, procesos, proveedores, datos, entre otros.