Plantilla de matriz de esfuerzo e impacto

Sobre la plantilla de matriz de esfuerzo e impacto

¿Qué es una plantilla de matriz de esfuerzo e impacto?

Esta plantilla está pensada para cualquier equipo que quiera alinear sus prioridades y poner los proyectos en marcha al mismo tiempo que reduce las pérdidas de tiempo y energía.

Beneficios de crear una matriz de esfuerzo e impacto

Muchos equipos consideran a la matriz de esfuerzo e impacto una herramienta valiosa para la toma de decisiones que les ayuda a optimizar el tiempo y los recursos limitados. También brinda una guía visual integral que incluye desde listas de tareas cotidianas hasta planes estratégicos más complejos.

Priorizar tareas

Uno de los beneficios principales de crear una matriz de esfuerzo e impacto es que obliga a los equipos o a los individuos a jerarquizar las tareas a partir de los factores que más les ayudan a lograr los objetivos finales. Priorizar de esta manera permite a los equipos identificar las formas más fructíferas de usar el tiempo.

Maximizar la eficiencia y el impacto

Una matriz de esfuerzo e impacto bien hecha también permite a los equipos evaluar cómo están usando su tiempo y encontrar formas de optimizarlo. Clasificar las tareas a partir de las que tienen mayor impacto sobre la misión o los objetivos del equipo ayuda a identificar cuáles son las actividades que no son lo suficientemente productivas.

Alinear objetivos

Una matriz de esfuerzo e impacto también ayudará a los diferentes interesados dentro del equipo a alinear sus objetivos y prioridades midiendo exactamente cuánto impacto tiene cada esfuerzo en el avance de los objetivos del equipo.

Cuándo usar una matriz de esfuerzo e impacto

Una matriz de esfuerzo e impacto se aprovecha mejor si los equipos o empleados tienen múltiples cursos de acción potenciales que pueden tomar o tareas por completar y tienen que decidir cuáles son las mejores formas de asignar el tiempo para maximizar el espacio. En escenarios en los que el tiempo y los recursos son limitados, una matriz de esfuerzo e impacto puede ayudar a los equipos a priorizar tareas y a encontrar el camino más eficiente para lograr objetivos generales.

Cómo crear una matriz de esfuerzo e impacto

Crear una matriz de esfuerzo e impacto es simple y fácil con la plantilla de Miro:

Paso 1: Reúne a todo el equipo

Para comenzar, asegúrate de que todas las partes pertinentes estén presentes al comienzo de la sesión. Es fundamental que quienes completen la matriz sean los interesados reales con intereses en juego y con una perspectiva de primera mano sobre la forma en que se completan las tareas y el esfuerzo que se pone en cada una de ellas.

Paso 2: Identifica objetivos particulares y del equipo

Haz una lluvia de ideas con el equipo para discutir cuáles son los sus objetivos principales, a nivel de equipo y a nivel general. Esto permite que el equipo esté alineado con la misión general.

Paso 3: Crea un diagrama con cuatro cuadrantes

La matriz de esfuerzo e impacto se planifica sobre dos ejes: el nivel de esfuerzo que demanda una tarea y el nivel de impacto potencial que puede generar completar la tarea. Los cuatro cuadrantes son: triunfos rápidos (máximo impacto, mínimo esfuerzo), proyectos grandes (máximo impacto, máximo esfuerzo), rellenos (mínimo impacto, mínimo esfuerzo) y derrochadores de tiempo (mímino impacto, máximo esfuerzo).

Paso 4: Agrega tareas individuales en uno de los cuatro cuadrantes

Registra cualquier tarea que el equipo haya planificado o esté planificando en la matriz según el esfuerzo y el impacto que implique cada una. Asegúrate de revisarlas de cerca con todo el equipo para estar seguro.

Paso 5: Crea un plan de acción a partir de tus resultados

Al comprender el impacto y el esfuerzo de todas las tareas, puedes priorizarlas y determinar cuáles son las que merecen más tiempo y recursos en el futuro.