Matriz Impacto y Esfuerzo
Ayuda a tu equipo a priorizar definiendo el impacto y el esfuerzo de las actividades.
Acerca de la Plantilla de la Matriz Impacto y Esfuerzo
¿Tienes dificultades para priorizar tareas? ¿O quieres identificar las actividades que ofrecerán a tus clientes la mejor experiencia? Una matriz de impacto y esfuerzo podría ser exactamente lo que necesitas.
Utiliza la Plantilla de Matriz Impacto y Esfuerzo para priorizar tu trabajo basándote en el esfuerzo que requiere y el impacto que tendrá en tus clientes. Alinea tus prioridades y lleva los proyectos por buen camino, reduciendo el tiempo y la energía desperdiciados.
¿Qué es una plantilla de matriz de impacto y esfuerzo?
Una matriz de impacto y esfuerzo (también conocida como matriz de prioridades de acción) es una herramienta de toma de decisiones. Completar esta Plantilla de Matriz Impacto y Esfuerzo ayuda a los líderes de equipo a priorizar lo siguiente:
Tareas y proyectos que producen los mejores resultados en el menor tiempo posible
Proyectos que tomarán más tiempo pero que aún valen la pena
Tareas y proyectos que tendrán poco impacto en tus clientes
La matriz está dividida en cuatro cuadrantes:
Esfuerzo mínimo e impacto bajo: También conocidas como actividades para llenar huecos, estas tareas requieren poco trabajo y tienen un impacto mínimo en tus clientes.
Máximo esfuerzo y bajo impacto: Tareas que requieren mucho tiempo y esfuerzo de tu parte pero tienen poco impacto en tus clientes. También se conocen como pérdidas de tiempo o tareas ingratas.
Alto impacto y mínimo esfuerzo: Estos son tus logros rápidos. Son acciones que impactan significativamente a tus clientes y no requieren mucho trabajo de tu parte.
Alto impacto y máximo esfuerzo: Proyectos importantes que necesitan mucha atención pero tienen un gran impacto en tus clientes.
Usando estos cuadrantes, puedes visualizar fácilmente qué tareas traerán los mayores beneficios para tus clientes.
¿Cómo creas una matriz de esfuerzo e impacto?
Crear una matriz de impacto y esfuerzo es simple y directo con la plantilla de Miro:
Paso 1: Reúne a todo el equipo. Es vital que la matriz sea completada por verdaderas partes interesadas que tengan algo en juego. ¿Por qué? Porque tienen una perspectiva de primera mano sobre cómo se completan las tareas y cuánto esfuerzo se requiere.
Paso 2: Identifica los objetivos y metas del equipo. Tener una sesión de lluvia de ideas para identificar los objetivos principales y las metas del equipo. Esto alinea al equipo con la misión general.
Paso 3: Crear un gráfico de cuatro cuadrantes. La matriz de impacto y esfuerzo se representa en dos ejes: el nivel de esfuerzo involucrado en una tarea y el nivel de impacto potencial que la finalización de la tarea puede tener. Los cuadrantes ya están trazados en nuestra plantilla, por lo que no tienes que preocuparte por crearlos desde cero.
Paso 4: Añade tareas individuales en uno de los cuatro cuadrantes. Ubica tus tareas en la matriz dependiendo de cuánto esfuerzo e impacto puede tener cada acción. Revisa detenidamente cada ubicación con todo el equipo para asegurarte de que todos estén de acuerdo.
Paso 5: Crea un plan de acción basado en tus resultados. Con un entendimiento del impacto y el esfuerzo de todas las tareas, puedes determinar cuáles merecen más tiempo y recursos en el futuro.
Cuándo usar una matriz de esfuerzo e impacto
Hay algunas situaciones en las que el uso de una matriz de esfuerzo e impacto es útil:
Asignación de recursos: Si tu tiempo y recursos son limitados, la matriz es increíblemente útil. Por ejemplo, si tienes varios cursos de acción para considerar, puedes usar la matriz para encontrar la mejor opción y asignar tus recursos en consecuencia.
Para priorizar tareas: Una matriz de esfuerzo e impacto te ayuda a priorizar tareas y encontrar el camino más eficiente para alcanzar tus objetivos. Puedes centrarte en las victorias rápidas y ver resultados lo antes posible.
Para entender las necesidades del cliente: Usar la matriz te da una mejor comprensión de lo que buscan tus clientes. Te pones en su lugar para ver qué valoran e incorporas esto en tu plan de acción.
Beneficios de crear una matriz de esfuerzo e impacto
La matriz de impacto y esfuerzo es una valiosa herramienta para la toma de decisiones. Ayuda a los equipos a optimizar el tiempo y los recursos limitados mientras proporciona una guía visual para todo, desde listas de tareas diarias hasta planes estratégicos más complejos. Veamos algunos de estos beneficios con más detalle.
Priorizar tareas
Una matriz de impacto y esfuerzo te obliga a priorizar tareas basándote en lo que es mejor para el cliente y lo que les ayudará a alcanzar sus objetivos. Como resultado, identificas las maneras más fructíferas de invertir tu tiempo.
Maximiza la eficiencia y el impacto
Una matriz de impacto y esfuerzo exitosa analiza cómo estás invirtiendo tu tiempo. Con esta información, puedes encontrar maneras de reducir el desperdicio. Por ejemplo, categorizarás las tareas según su nivel de impacto, lo que te ayudará a eliminar las actividades que no valen la pena.
Alinear objetivos
Una matriz de impacto y esfuerzo hace que todos estén de acuerdo. Alinea a las diversas partes interesadas en objetivos y prioridades midiendo exactamente cuánto impacto tendrá cada esfuerzo. Todos saben cuáles son las prioridades, el impacto que tendrán en los clientes y cómo se alinean con los objetivos de tu empresa y proyecto.
¿Cuáles son los cuatro cuadrantes de una matriz de esfuerzo de impacto?
Los cuatro cuadrantes son: bajo esfuerzo y bajo impacto, alto esfuerzo y bajo impacto, bajo impacto y alto esfuerzo, y alto impacto y alto esfuerzo.
¿Cómo funciona una matriz de esfuerzo e impacto?
Una matriz de esfuerzo e impacto consiste en trazar las diferentes tareas relacionadas de un proyecto en una matriz con dos ejes: nivel de esfuerzo y nivel de impacto. Ordenar las tareas de esta forma ayuda a los equipos a jerarquizarlas y a reducir gastos.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Matriz de Eisenhower
Ideal para:
Equipo directivo, Planificación estratégica, Priorización
¿Tienes una lista abrumadora de tareas por hacer? Priorízalos basándote en dos factores clave: urgencia e importancia. Funcionó para el presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower, y puede funcionar para ti—este marco de toma de decisiones te ayudará a saber por dónde comenzar y cómo planificar tu día. Con nuestra plantilla, puedes construir fácilmente una Matriz de Eisenhower con un cuadrante de áreas clave (Hacer, Programar, Delegar y No Hacer) y revisarla a lo largo del día a medida que cambian tus prioridades.
Plantilla de diagrama de ojo de buey
Ideal para:
Diagramas, Gestión de proyectos, Priorización
Cuando eres una organización en crecimiento, cada decisión puede sentirse como si tuviera consecuencias al límite, lo que puede llevar a la parálisis de decisiones, dificultad para priorizar, reuniones poco eficaces e incluso baja moral. Si eso te suena, pon a trabajar un Diagrama de ojo de buey. Fiel a su nombre, un Diagrama de ojo de buey utiliza un modelo de círculos concéntricos para ayudar a las empresas a establecer prioridades, tomar decisiones críticas o discutir cómo eliminar u superar obstáculos.
Plantilla ¿Qué hay en tu radar?
Ideal para:
Gestión empresarial, Operaciones, Planificación estratégica
¿Tú o tu equipo se sienten abrumados por las tareas? ¿Tienes problemas para concentrarte en problemas específicos? “Qué hay en tu radar” es un ejercicio mental en el que se trazan ideas según su importancia o relevancia. Los diseñadores y equipos utilizan "Qué hay en tu radar" para asegurar que sus ideas estén dentro del alcance de un proyecto determinado. También confían en el método para evaluar si una solución dada es probable que resuelva el problema en cuestión. Pero incluso si no eres diseñador, el método puede ayudar a asignar prioridades y anclar tus ideas en la realidad.