Plantilla de mapa de procesos
Analiza y documenta los procesos y resultados de tu equipo.
Sobre la plantilla de mapa de procesos
La plantilla de mapa de procesos es una herramienta útil para documentar, analizar y entender mejor los procesos y resultados de tu equipo. La plantilla para crear un mapa de procesos online está organizada por etapas que puedes usar para dividir tu proceso o sistema y registrar el objetivo, las actividades y los entregables en cada etapa del proceso. Para mejorar la organización de tu equipo, la productividad y la comunicación, procura una comprensión compartida de cualquier tipo de proceso.
¿Qué es un mapa de procesos?
El mapa de procesos de una empresa es una herramienta que recoge toda la información de los procesos que se desarrollan dentro de un plan estratégico. Es un mapa en el que se detallan todos y cada uno de los procesos de una forma rápida para que todos los participantes del plan estratégico puedan comprenderlo fácilmente.
Es un método muy útil pero que no está muy adoptado en la empresas de forma general, por lo que si comienzas a utilizarlos pronto puedes ganar una importante ventaja sobre la competencia. Cuanto antes empieces con un mapa de procesos mucho mejor. Cuenta con una gran serie de ventajas:
Detectar tus ventajas respecto a las de tus clientes.
Definir las responsabilidades de cada trabajador.
Mejorar la información entre departamentos.
Detectar las necesidades actuales.
Identifican los problemas actuales y futuros.
¿Cuál es el propósito de un mapa de procesos?
Nunca se te ocurriría navegar hacia lo desconocido sin un mapa. Un mapa de procesos es igual. El mapa de proceso de una empresa es un ejercicio eficaz para evaluar, documentar o crear estrategias en torno a cualquier plan o enfoque que tu equipo tenga. Al desglosar los objetivos, las actividades y los entregables en cualquier etapa de un proyecto, puedes saber si estás en el camino correcto o solucionando efectivamente un problema.
La mayoría de los equipos que usan los mapas de procesos están buscando aumentar la eficiencia. Al ver un proceso en la página, los equipos pueden identificar áreas de mejora: cómo agilizar el proceso, aumentar la comunicación y crear una mejor documentación. Usa la plantilla de mapa de proceso para asignar interesados, definir la propiedad y los límites, aclarar responsabilidades y establecer métricas.
¿Cómo crear un mapa de procesos?
El objetivo de los mapas de procesos es desglosar tu proyecto para que tus compañeros de equipo entiendan tus objetivos y cómo planeas lograrlos. Al dividir el proyecto en etapas, puedes evitar malentendidos y asegurarte de que todos estén alineados antes de avanzar. Para crear el mapa de procesos de una empresa, es imprescindible seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Define tu objetivo. ¿Cuál es el problema que te gustaría resolver? ¿Cuál es el proceso que te gustaría visualizar?
Este es el momento de pensar en grande. A medida que avanzas en tu mapa de procesos, dedicarás cada vez más tiempo a dividir tu proyecto en partes más pequeñas. Por ahora, sin embargo, tienes la libertad de establecer un objetivo amplio.
Paso 2: Haz una lluvia de ideas. ¿Qué pasos tendrás que tomar para resolver este problema? ¿Cómo se desarrollará el proceso?
No te atasques demasiado en el orden en el que debes emprender el proceso. Concéntrate en describir bien todos los pasos en el papel. Piensa en los interesados que tendrás que involucrar en este proyecto. También puedes hacer una lluvia de ideas de recursos que necesitarás para hacer el trabajo.
Paso 3: Define el éxito. ¿Cómo sabrás cuando hayas resuelto el problema? ¿Cuándo se termina el proceso?
Muchos equipos omiten este paso, pero es importante no dejarlo de lado. Al definir métricas claras para el éxito, o incluso simplemente un punto para hacer una pausa, te quedas con algo en lo cual trabajar.
Paso 4: Pon las cosas en orden. ¿Qué pasos tomarás para resolver el problema? ¿Cuál es el orden en el que debes trabajar para asegurarte de que el proceso se haga?
Ahora es el momento de pensar en forma lineal. Toma toda la materia prima de tu lluvia de ideas y comienza a poner las cosas en orden. Si es demasiado difícil trabajar de forma lineal, define lo primero y último que tendrás que hacer y luego trabaja en todo lo que se encuentre en medio.
Paso 5: Dibújalo. ¿Cómo se ve el problema? ¿Cómo puedes visualizar el proceso?
Es hora de poner tu plantilla de mapa de procesos a trabajar. Comienza por crear una clave. La clave debe contener símbolos que usarás en todo el mapa de proceso. Puede que necesites símbolos para representar actividades, aportaciones, resultados, decisiones y puntos finales. Usa un sistema que sea intuitivo y escalable. Por ejemplo, a muchas personas les gusta usar flechas para indicar el flujo de la toma de decisiones.
Paso 6: Revisa el mapa. ¿Estás en una buena posición para resolver el problema? ¿El mapa de procesos parece procesable y asimilable?
Invita a los interesados a interrogar el mapa. Presta mucha atención a las posibles redundancias, cuellos de botella y problemas con el flujo de trabajo. Revisa cada paso para asegurarte de que fluya de forma lógica. Puede ser útil volver a los documentos de tu lluvia de ideas y asegurarte de que no se pierda nada en el proceso.
¿Cómo hacer un mapa de procesos online en Miro?
Crear un mapa de procesos en Miro es muy fácil. Solo tienes que seleccionar la plantilla de mapa de procesos y hacer click en “utiliza la plantilla”. Se te abrirá en el tablero con nuestros valores predeterminados pero que puedes personalizar con los que tú creas convenientes que se adecúan más a la situación.
Puedes invitar a tus compañeros de equipo o a las personas que creas que tienen que estar en el proceso de elaboración compartiendo el link del tablero haciendo click en el botón “Share” situado en la parte superior derecha de la pantalla. Además, como el tablero es infinito, puedes combinar tu plantilla de mapa de procesos con todas las que te ofrecemos para que tu estrategia se complemente de la mejor manera posible, incluso puedes hacer la documentación de procesos online.
Una vez acabada la elaboración del mapa de procesos puedes compartirla a través del tablero, en PDF o en formato JPG. ¿Te atreves a dar el próximo gran paso de tu carrera profesional?
Importante: No hay que confundir el mapa de procesos con el mapa de flujo de valor.
¿Cuáles son los distintos mapas de procesos?
Hay muchos tipos de mapas de procesos que puedes utilizar: mapa SIPOC (proveedor, entrada, proceso, salida y cliente), mapa de implementación, mapa de carril de nado y mapa de flujo de valor. Cada uno de estos tiene un propósito diferente para tu organización y producirá información adicional sobre el mapeo de procesos de negocio que quieras realizar.
¿Cuáles son los 3 beneficios de crear un mapa de procesos?
Cuando tienes una plantilla de mapa de procesos, puedes identificar rápidamente qué etapas del proceso necesitan automatización y mejora. De esta forma, puedes aportar claridad al estado actual del proceso y a la comunicación entre equipos y departamentos.
¿Qué supone un mapa de procesos en un proyecto?
Nuestra herramienta de mapa de procesos puede ayudarte a visualizar actividades dentro de cualquier proceso dado. Los project managers generalmente lo utilizan para saber qué pasos se requieren para completar un proyecto o flujo de trabajo.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de planificación de eventos
Ideal para:
Planificación de proyecto, Talleres
No importa si estás planeando el lanzamiento de un producto, una conferencia completamente virtual o un evento importante, la plantilla de planificación de eventos funcionará como lista de verificación visual y mapa para todos los detalles que tengas que considerar antes del gran día. La plantilla de planificación de eventos es una forma adaptable de asegurarte de que la visión creativa y estratégica de tu evento no se pierda en los detalles. Al trazar diferentes secciones (desde el plan de marketing a la agenda, desde los bocadillos a los regalos para los invitados) tú y tu equipo pueden concentrarse en los detalles más importantes y colaborar según sea necesario cuando existan superposiciones.
Plantilla de matriz de prioridades
Ideal para:
Business Management, Strategic Planning, Prioritization
Si necesitas algo más que una lista básica de cosas por hacer, probablemente encuentres útil la matriz de prioridades. La plantilla de matriz de prioridades está diseñada para ayudarte a determinar cuáles son las tareas críticas para que puedas enfocarte en las necesidades más urgentes. En una matriz de 2x2, introduce tus prioridades según a partir de su nivel de urgencia y de importancia. Esta plantilla, aplicable a la gestión de proyectos o a la gestión personal, sirve para mejorar los procesos empresariales, crear eficacia, eliminar obstáculos y reducir los gastos operativos.
Plantilla de plan de comunicación
Ideal para:
Márketing, Gestión de proyectos, Planificación de proyecto
Viste la oportunidad. Desarrollaste el producto. Ahora viene un paso importante: encontrar a tu audiencia y hablarle de manera clara e inspiradora. Necesitas un plan de comunicación: una estrategia para controlar tu narrativa en todas las etapas de tu negocio, y esta plantilla te ayudará a crear una buena. No hay necesidad de construir una nueva estrategia cada vez que tengas algo que comunicar. Aquí puedes simplificar el proceso, agilizar tu mensajería y tener los medios para comunicarte de forma que crezcan con tu negocio.
Plantilla de estatuto de equipo
Ideal para:
Reuniones, Talleres, Reuniones de equipo
Un estatuto de equipo es un documento que describe el propósito y los objetivos de tu equipo y los pasos que tienes de dar para alcanzar tus objetivos. El estatuto de equipo esclarece el enfoque y la dirección a todos los miembros del equipo. Cuando se crea de manera colaborativa, el estatuto de equipo es una gran herramienta para que los individuos se sientan más conectados entre sí dentro del grupo. Una plantilla de estatuto de equipo es útil en la primera etapa de consolidación de un equipo, cuando sumas miembros a un equipo existente o cuando necesitas mejorar la alineación mas allá de la antigüedad del equipo.
Plantilla de estrategia para salir al mercado
Ideal para:
Márketing, Desk Research, Planificación estratégica
No importa si cuán innovador o eficaz sea; si pasa inadvertido y sin que lo adopte el público correcto, el producto no despegará. Y aquí es donde entra en juego la estrategia para salir al mercado. Es un recurso único que aloja todas las investigaciones, insights y datos e incluye tu plan de negocios, público objetivo, enfoque de marketing y estrategia de ventas. La estrategia para salir al mercado es de especial importancia para cualquier startups que crezca rápidamente, tenga que tomar decisiones en segundos y, por lo tanto, estar completamente sincronizada.
Plantilla para el canvas de los mapas de Wardley
Ideal para:
Leadership, Strategic Planning, Mapping
Un mapa de Wardley representa el panorama en el que opera un negocio. Está compuesto por una cadena de valor (las actividades necesarias para satisfacer las necesidades del usuario) cuya gráfica se compara con la evolución de actividades individuales al paso del tiempo. Colocarás los componentes con valor en el eje Y, y la mercancía el eje X. Usa un mapa de Wardley para entender las suposiciones compartidas sobre tu entorno y descubrir las opciones estratégicas disponibles. Comunica fácilmente tu comprensión del panorama a tu equipo, los nuevos empleados contratados y los interesados.