Plantilla de mapa de procesos
Analiza y documenta los procesos y resultados de tu equipo.
Sobre la plantilla de mapa de procesos
La plantilla de mapa de procesos es una herramienta útil para documentar, analizar y entender mejor los procesos y resultados de tu equipo. La plantilla para crear un mapa de procesos online está organizada por etapas que puedes usar para dividir tu proceso o sistema y registrar el objetivo, las actividades y los entregables en cada etapa del proceso. Para mejorar la organización de tu equipo, la productividad y la comunicación, procura una comprensión compartida de cualquier tipo de proceso.
¿Qué es un mapa de procesos?
El mapa de procesos de una empresa es una herramienta que recoge toda la información de los procesos que se desarrollan dentro de un plan estratégico. Es un mapa en el que se detallan todos y cada uno de los procesos de una forma rápida para que todos los participantes del plan estratégico puedan comprenderlo fácilmente.
Es un método muy útil pero que no está muy adoptado en la empresas de forma general, por lo que si comienzas a utilizarlos pronto puedes ganar una importante ventaja sobre la competencia. Cuanto antes empieces con un mapa de procesos mucho mejor. Cuenta con una gran serie de ventajas:
Detectar tus ventajas respecto a las de tus clientes.
Definir las responsabilidades de cada trabajador.
Mejorar la información entre departamentos.
Detectar las necesidades actuales.
Identifican los problemas actuales y futuros.
¿Cuál es el propósito de un mapa de procesos?
Nunca se te ocurriría navegar hacia lo desconocido sin un mapa. Un mapa de procesos es igual. El mapa de proceso de una empresa es un ejercicio eficaz para evaluar, documentar o crear estrategias en torno a cualquier plan o enfoque que tu equipo tenga. Al desglosar los objetivos, las actividades y los entregables en cualquier etapa de un proyecto, puedes saber si estás en el camino correcto o solucionando efectivamente un problema.
La mayoría de los equipos que usan los mapas de procesos están buscando aumentar la eficiencia. Al ver un proceso en la página, los equipos pueden identificar áreas de mejora: cómo agilizar el proceso, aumentar la comunicación y crear una mejor documentación. Usa la plantilla de mapa de proceso para asignar interesados, definir la propiedad y los límites, aclarar responsabilidades y establecer métricas.
¿Cómo crear un mapa de procesos?
El objetivo de los mapas de procesos es desglosar tu proyecto para que tus compañeros de equipo entiendan tus objetivos y cómo planeas lograrlos. Al dividir el proyecto en etapas, puedes evitar malentendidos y asegurarte de que todos estén alineados antes de avanzar. Para crear el mapa de procesos de una empresa, es imprescindible seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Define tu objetivo. ¿Cuál es el problema que te gustaría resolver? ¿Cuál es el proceso que te gustaría visualizar?
Este es el momento de pensar en grande. A medida que avanzas en tu mapa de procesos, dedicarás cada vez más tiempo a dividir tu proyecto en partes más pequeñas. Por ahora, sin embargo, tienes la libertad de establecer un objetivo amplio.
Paso 2: Haz una lluvia de ideas. ¿Qué pasos tendrás que tomar para resolver este problema? ¿Cómo se desarrollará el proceso?
No te atasques demasiado en el orden en el que debes emprender el proceso. Concéntrate en describir bien todos los pasos en el papel. Piensa en los interesados que tendrás que involucrar en este proyecto. También puedes hacer una lluvia de ideas de recursos que necesitarás para hacer el trabajo.
Paso 3: Define el éxito. ¿Cómo sabrás cuando hayas resuelto el problema? ¿Cuándo se termina el proceso?
Muchos equipos omiten este paso, pero es importante no dejarlo de lado. Al definir métricas claras para el éxito, o incluso simplemente un punto para hacer una pausa, te quedas con algo en lo cual trabajar.
Paso 4: Pon las cosas en orden. ¿Qué pasos tomarás para resolver el problema? ¿Cuál es el orden en el que debes trabajar para asegurarte de que el proceso se haga?
Ahora es el momento de pensar en forma lineal. Toma toda la materia prima de tu lluvia de ideas y comienza a poner las cosas en orden. Si es demasiado difícil trabajar de forma lineal, define lo primero y último que tendrás que hacer y luego trabaja en todo lo que se encuentre en medio.
Paso 5: Dibújalo. ¿Cómo se ve el problema? ¿Cómo puedes visualizar el proceso?
Es hora de poner tu plantilla de mapa de procesos a trabajar. Comienza por crear una clave. La clave debe contener símbolos que usarás en todo el mapa de proceso. Puede que necesites símbolos para representar actividades, aportaciones, resultados, decisiones y puntos finales. Usa un sistema que sea intuitivo y escalable. Por ejemplo, a muchas personas les gusta usar flechas para indicar el flujo de la toma de decisiones.
Paso 6: Revisa el mapa. ¿Estás en una buena posición para resolver el problema? ¿El mapa de procesos parece procesable y asimilable?
Invita a los interesados a interrogar el mapa. Presta mucha atención a las posibles redundancias, cuellos de botella y problemas con el flujo de trabajo. Revisa cada paso para asegurarte de que fluya de forma lógica. Puede ser útil volver a los documentos de tu lluvia de ideas y asegurarte de que no se pierda nada en el proceso.
¿Cómo hacer un mapa de procesos online en Miro?
Crear un mapa de procesos en Miro es muy fácil. Solo tienes que seleccionar la plantilla de mapa de procesos y hacer click en “utiliza la plantilla”. Se te abrirá en el tablero con nuestros valores predeterminados pero que puedes personalizar con los que tú creas convenientes que se adecúan más a la situación.
Puedes invitar a tus compañeros de equipo o a las personas que creas que tienen que estar en el proceso de elaboración compartiendo el link del tablero haciendo click en el botón “Share” situado en la parte superior derecha de la pantalla. Además, como el tablero es infinito, puedes combinar tu plantilla de mapa de procesos con todas las que te ofrecemos para que tu estrategia se complemente de la mejor manera posible, incluso puedes hacer la documentación de procesos online.
Una vez acabada la elaboración del mapa de procesos puedes compartirla a través del tablero, en PDF o en formato JPG. ¿Te atreves a dar el próximo gran paso de tu carrera profesional?
Importante: No hay que confundir el mapa de procesos con el mapa de flujo de valor.
¿Cuáles son los distintos mapas de procesos?
Hay muchos tipos de mapas de procesos que puedes utilizar: mapa SIPOC (proveedor, entrada, proceso, salida y cliente), mapa de implementación, mapa de carril de nado y mapa de flujo de valor. Cada uno de estos tiene un propósito diferente para tu organización y producirá información adicional sobre el mapeo de procesos de negocio que quieras realizar.
¿Cuáles son los 3 beneficios de crear un mapa de procesos?
Cuando tienes una plantilla de mapa de procesos, puedes identificar rápidamente qué etapas del proceso necesitan automatización y mejora. De esta forma, puedes aportar claridad al estado actual del proceso y a la comunicación entre equipos y departamentos.
¿Qué supone un mapa de procesos en un proyecto?
Nuestra herramienta de mapa de procesos puede ayudarte a visualizar actividades dentro de cualquier proceso dado. Los project managers generalmente lo utilizan para saber qué pasos se requieren para completar un proyecto o flujo de trabajo.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla para notas de reuniones
Ideal para:
Business Management, Meetings
Cuando tu reunión es exitosa (y Miro te ayudará a que así sea), se debe a que hay mucha participación, se generan ideas brillantes y se toman decisiones. Asegúrate de que no se pierda ningún elemento; usa la plantilla para notas de reuniones y haz el seguimiento de las notas y la retroalimentación en un lugar centralizado al que pueda acceder todo el equipo. Solo nombra a un encargado de tomar notas antes de la reunión, identifica los temas que se abordarán y deja que el encargado anote a los participantes, los puntos importantes abordados y las decisiones tomadas.
Plantilla para dibujar un monstruo
Ideal para:
Icebreakers, Talleres
Haz que fluya la creatividad de todos con la plantilla para dibujar a un monstruo. Aporta energía y diversión a tus reuniones y talleres.
Plantilla de diagrama de flujo funcional
Ideal para:
Org Charts, Business Management
Echa un vistazo rápido a todos los miembros de un proyecto y ve exactamente en qué contribuirán. Esa es la claridad y la transparencia que obtendrás con un diagrama de flujo multifuncional. También se llaman diagramas de flujo de "carril de natación" porque a cada persona (a cada cliente o representante de una función específica) se le asigna un carril (una línea clara) que te ayudará a visualizar sus roles en cada etapa del proyecto. Esta plantilla te impulsará para que optimices tus procesos, reduzcas las ineficiencias y tengas relaciones laborales multifuncionales significativas.
Plantilla de auditoría de características
Ideal para:
Desk Research, Product Management, User Experience
Añadir características nuevas o mejorar las existentes: esos son los dos caminos para mejorar un producto. Pero, ¿cuál deberías tomar? Una auditoría de características te ayudará a decidirlo. Esta herramienta de gestión de producto simple y potente te permitirá analizar todas tus características, reunir información y dar debates en detalle sobre cuáles son las que simplemente no están funcionando. Luego podrás decidir si debes aumentar la visibilidad de esas características o la frecuencia con la que se usan o si debes eliminarlas por completo.
Plantilla de diagrama de PERT
Ideal para:
Mapas, Diagramas, Planificación de proyecto
El diagrama de la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT), por sus siglas en inglés, se utiliza para planificar proyectos de forma eficaz. Ayudan a establecer un calendario claro, a planificar las tareas y las dependencias y a determinar una ruta crítica.
Plantilla de informe de estado
Ideal para:
Planificación estratégica, Planificación estratégica, Gestión de proyectos
Un informe de estado proporciona una instantánea de cómo está yendo algo en un determinado momento. Puedes ofrecer un informe de estado para un proyecto, un equipo o una situación, siempre y cuando se enfatice y haga hincapié en una cadena de eventos de un proyecto. Si eres un project manager, puedes usar este informe para guardar registros históricos de cronogramas de proyecto. Idealmente, cualquier interesado en el proyecto debería poder ver un informe de estado y responder a las preguntas: "¿Dónde estamos? ¿Cómo llegamos aquí?" Usa esta plantilla como punto de partida para resumir cómo está progresando algo en relación con un plan o resultado proyectado.