Plantilla para poner en marcha proyectos

Sobre la plantilla para la reunión de inicio del proyecto

La plantilla para la reunión de inicio del proyecto facilita que los gestores de proyectos alineen a los equipos desde el comienzo del proyecto, definiendo claramente las expectativas y los próximos pasos para que el proyecto se desarrolle de manera fluida y eficiente. Esta plantilla también es perfecta para crear un manifiesto de proyecto, donde todos los involucrados pueden ver los objetivos del proyecto, los valores fundamentales y las formas de trabajar en cualquier momento.

¿Qué es la plantilla para la reunión de inicio del proyecto?

La plantilla para la reunión de inicio del proyecto contiene siete pasos o actividades para llevar a cabo con éxito una reunión de inicio de proyecto:

1. Introducción al proyecto + anfitriones de la reunión

2. Actividad de rompehielos

3. Objetivos y temas de la reunión

4. Matriz RACI del proyecto

5. Preguntas y respuestas

6. Tablero de planificación del proyecto

7. Resumen de tareas + pasos siguientes

Es similar a una lista de verificación para la reunión de inicio del proyecto, donde definirás todos los pasos necesarios para ejecutar tu proyecto y alinearte con tu equipo o participantes del proyecto sobre roles y responsabilidades y las mejores formas de trabajar juntos y comunicarse entre sí.

La plantilla para la reunión de inicio del proyecto también funciona como una fuente de consulta, a la que siempre puedes recurrir y volver en busca de información o guía sobre tu proyecto.

¿Para quién es la plantilla para la reunión de inicio del proyecto?

Esta plantilla es adecuada para los gestores de proyectos para ayudar a iniciar nuevas iniciativas, pero cualquier parte interesada involucrada en un proyecto también puede usarla. Esta plantilla también es muy adecuada para equipos multifuncionales que inician nuevos proyectos, ya que organiza los objetivos del proyecto, el RACI y los siguientes pasos de cada participante en un espacio compartido.

Cómo usar la plantilla para la reunión de inicio del proyecto:

Esta plantilla es un marco que contiene siete actividades (o marcos) para que puedas liderar reuniones de proyectos de manera fluida y eficiente. Sigue los pasos a continuación para usar la plantilla y realizar una reunión de inicio de proyecto:

1. Introducción al proyecto + anfitriones de la reunión: este es el momento de presentar no solo el proyecto, sino también a ti mismo y a quien gestione el proyecto contigo. Es una buena oportunidad para explicar tu rol y cómo pueden contactarte.

2. Actividad de rompehielos: la actividad rompehielos ‘Una palabra sobre colaboración’ hace que todos participen y muestren cómo las personas en el proyecto pueden colaborar mejor juntas.

3. Metas y temas: este es el espacio para añadir las metas del proyecto, lo que estás haciendo en el kickoff, y cualquier material de referencia o contenido que consideres útil para que tu equipo consulte más adelante.

4. RACI del proyecto: uno de los pasos más importantes, RACI (Roles, Responsable, Consultado, Informado), define quién es responsable de qué y cómo. Ayuda a los equipos a estar alineados y a comunicarse de manera más efectiva con las partes interesadas correctas.

5. Preguntas y respuestas: abre un espacio para preguntas y escucha activamente. Anota cuáles son los puntos problemáticos de tu equipo e intenta abordar las incidencias críticas. Es crucial que ninguna duda, al menos en esta etapa, se quede sin respuesta.

6. Tablero de planificación del proyecto: ¡aquí es donde comienza el trabajo! Con este tablero de planificación del proyecto, puedes enumerar todo lo necesario para que el proyecto se realice, desde equipos y acciones hasta dependencias y riesgos. Invita a tu equipo a añadir sus ideas y co-crear juntos el plan del proyecto.

7. Resumen de acciones + próximos pasos: para resumir tu reunión y elaborar una lista de verificación para el inicio del proyecto, añade un cronograma con los siguientes pasos y cualquier otro recurso que podría ser útil para comenzar el proyecto.

El lienzo infinito de Miro te permite llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto sin restricciones de datos, ya que puedes añadir todos los recursos y archivos que necesites. Como un documento vivo, tu tablero de inicio de proyecto puede ser fácilmente accesible por los compañeros de equipo y actualizado en cualquier momento.

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