Plantilla de informe de evento
Crea una descripción general de un evento que planeas organizar.
Sobre la plantilla de informe de evento
¿Qué es un informe de evento?
Un informe de evento es una descripción detallada de un evento que planeas organizar. Antes de definir un evento, las empresas y organizaciones crean un informe de evento que sirve como andamiaje. El informe de evento típico incluye el propósito del evento, una cronología y fechas importantes, un presupuesto, información de los asistentes, una guía de aspecto y estilo y preferencias de lugar.
Cómo usar la plantilla de informe de evento
Para las empresas y organizaciones, organizar un evento es una gran apuesta. Los eventos son caros. Si un evento está bien planificado y ejecutado, puedes atraer más clientes e ingresos y generar publicidad positiva. Si el evento no sale como esperabas, te arriesgas a dilapidar recursos, a alejar a los clientes o a provocar a una tormenta de desprestigio en la prensa. El informe de evento sirve como base para tu evento. Te mostramos cómo puedes usar la plantilla para planificar y ejecutar un evento exitoso.
Paso 1: Describe el evento. Para que tu equipo de eventos o agencia tenga una imagen clara, es importante comenzar con una descripción detallada del evento. ¿Cuál es el estilo y el aspecto del evento? ¿Quién asistirá? ¿Cuál es el tema?
Paso 2: Aclara tus objetivos. Organizar un evento cuesta tiempo y recursos, por eso es importante que puedas vincularlo con un objetivo alcanzable. ¿Estás organizando un evento para aumentar el conocimiento sobre tu producto o empresa? ¿Estás organizando una recaudación de fondos con un objetivo monetario específico en mente? Según cuál sea tu objetivo, la agencia o equipo de diseño tomarán diferentes decisiones sobre el diseño, el tema, el estilo y aspecto y otros elementos importantes.
Paso 3: Establece un presupuesto y un cronograma. Cuando pienses en el presupuesto, te resultará útil definir cuánto quieres gastar por asistente. ¿Ofrecerás comida y bebidas? ¿Qué tipo de lugar alquilarás? ¿Dónde está ubicado ese lugar? ¿Necesitarás contar con personal en el lugar? Planifica el presupuesto a partir de los ingresos que esperas que genere el evento. Si ofreces boletos, por ejemplo, piensa en cuántos necesitas vender y a qué precio para obtener una ganancia.
Cuando tengas una idea del presupuesto, esboza un cronograma. Necesitarás tener una fecha definida para el evento, por supuesto, pero también tendrás que definir otros puntos importantes. Por ejemplo, quizás necesitas reservar un lugar al menos tres meses antes del evento, o quizás tienes que seleccionar un servicio de catering con un mes de anticipación.
Paso 4: Traza un perfil de los asistentes. Una cena para hacer contactos entre ejecutivos de ventas se verá muy diferente a una fiesta de fin de año entre colegas. Por eso es crucial incluir un perfil detallado de los asistentes.
Paso 5: Incluye una guía de estilo y aspecto. Tu equipo o agencia de eventos coordinará gran parte del estilo y el aspecto del evento, pero para asegurarte de que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, puede ser útil incluir una guía sobre las expectativas de estilo y aspecto del evento. ¿Tu empresa u organización tienen colores o logotipos que te gustaría usar? ¿Prefieres algo elegante y sofisticado o algo divertido y alegre? Escribe una descripción breve que sirva como referencia para el coordinador de eventos a lo largo del proceso de planificación.
¿Por qué escribir un informe de evento?
No importa si estás planificando una recaudación de fondos, la celebración de un día festivo, una cena de agradecimiento a los clientes o un baile de caridad, en cualquier de los casos necesitarás escribir un informe de evento. El informe de evento sirve como un mapa para tu equipo de eventos, coordinador o agencia. Funciona como guía sobre el estilo y aspecto del evento, el presupuesto y cronograma, los asistentes y otra información importante. Usa el informe de evento para mantenerte dentro de lo planeado, definir los objetivos y asignar interesados.
¿Por qué es importante un informe de evento?
Organizar un evento es un proyecto con muchas implicancias. Para las empresas pequeñas, startups, dueños de negocios individuales y organizaciones fin fines de lucro, un evento puede representar una parte considerable de sus recursos generales. Un evento bien organizado puede atraer ingresos, clientes y buena publicidad. Un evento mal organizado puede significar tiempo y recursos perdidos. Para las grandes empresas y corporaciones, los eventos son una oportunidad de mostrar lo que saben y pueden hacer. Pero las noticias sobre eventos fallidos suelen correr rápido.
Un informe de evento simplifica el complejo proceso de planificar un evento. Independientemente de si trabajas con una agencia de eventos o con un coordinador de eventos interno, es importante que todos estén en la misma página. Un informe de eventos te permite establecer objetivos claros, establecer, definir un cronograma y presupuesto, crear perfiles de los asistentes y asegurarte de que el lugar genere la impresión y tenga el estilo que imaginaste.
Cúando usar la plantilla de informe de evento
Usa la plantilla de informe de evento cuando necesites planificar y ejecutar un evento. Puede que te resulte especialmente útil si trabajas en la planificación del evento con un equipo multifuncional.
¿Por qué escribir un informe de evento?
Ya sea que estés planeando una recaudación de fondos, una fiesta, una cena de agradecimiento al cliente o un baile de caridad, deberás escribir un resumen del evento. El resumen del evento sirve como un mapa para tu equipo, coordinador o agencia de eventos. Proporciona orientación sobre la apariencia del evento, su presupuesto y cronograma, los asistentes y otra información crucial. Utilice un resumen del evento para mantenerse encaminado, definir sus objetivos y asignar partes interesadas.
¿Qué contiene un informe de evento?
Un informe del evento simplifica el complejo proceso de planificación de un evento y contiene objetivos claros, un cronograma, un presupuesto, perfiles de asistentes y garantiza que su lugar se vea y se sienta como se imaginó. Independientemente de si está trabajando con una agencia de eventos o un coordinador de eventos interno, es importante que todos estén en sintonía, por esa razón es importante crear un resumen del evento con estos componentes.
¿Cómo escribes un brief para un evento?
Hay muchas formas en las que puedes escribir una breve descripción de un evento. En general, la regla de oro es ser objetivo y dar primero la información más sabrosa para que la gente quiera asistir al evento. Después de la información básica, como la dirección y el tema o temas del evento, puedes agregar cabezas de cartel u oradores destacados (si los hay), ejemplos de actividades y cerrarlo con una nota positiva o detallando por qué este evento es importante. Para escribir la descripción de su evento, puedes utilizar la plantilla de resumen de eventos personalizable de Miro.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de retrospectiva Mad/Sad/Glad
Ideal para:
Brainstorming, Ideación, Restrospectivas
Es tentador medir el éxito de un sprint únicamente si se cumplieron los objetivos y plazos. Pero hay otra importante métrica de éxito: las emociones. Mad Sad Glad es una técnica popular y eficaz para que los equipos exploren y compartan sus emociones después de un sprint. Eso te permite destacar lo positivo, subrayar las preocupaciones y decidir cómo avanzar como equipo. Esta plantilla facilita la realización de un Mad Sad Glad que te ayude a desarrollar confianza, a mejorar la moral del equipo y a incrementar el compromiso.
Plantilla de planificación de PI
Ideal para:
Metodología Agile, Planificación estratégica, Desarrollo de producto
La planificación de PI es la "planificación de incrementos de programa". La planificación de PI, que es parte del Scaled Agile Framework (SAFe), ayuda a los equipos a elaborar estrategias hacia una visión compartida. En una sesión típica de planificación de PI, los equipos se reúnen para revisar el backlog de un programa, alinear los equipos multidisciplinarios y decidir los próximos pasos. Muchos equipos llevan a cabo una planificación de PI cada 8 a 12 semanas, pero puedes personalizar tu planificación para adaptarse a tus necesidades. Usa la planificación de PI para desglosar funciones o características, identificar riesgos, encontrar dependencias y decidir qué historias vas a desarrollar.
Plantilla para planos
Ideal para:
Operaciones, Talleres
Quizás estás planificando una gran ocasión o un evento importante. O puede que estés organizando estructuras de asientos y flujos de tráfico más permanentes. De cualquier manera, crear un plano (un diagrama general a escala) es tan funcional como entretenido. Esta plantilla te permitirá visualizar cómo se moverán las personas por el espacio y averiguar rápidamente si el espacio se adecúa a tus necesidades antes de comprometer tiempo, dinero o recursos. Y podrás crearlo con el nivel de detalle que prefieras, con las medidas y dimensiones correctas y agregar o eliminar equipamientos y muebles.
Plantilla de análisis de las 4C
Ideal para:
Marketing
La plantilla de análisis de las 4C es una herramienta valiosa para cualquier negocio que busque obtener una mejor comprensión de su organización. Ya seas propietario de una pequeña empresa o de una gran corporación, la plantilla puede ayudarte a identificar áreas de crecimiento y desarrollar estrategias más efectivas.
Plantilla de análisis competitivo
Ideal para:
Marketing, Planificación estratégica, Proceso de decisión
El desarrollo de un gran producto comienza por conocer lo básico del terreno (saber con quién te estás enfrentando) y responder unas cuantas preguntas: ¿quiénes son tus competidores? ¿Cómo se compara tu producto o servicio? ¿Qué te hace destacar? Un análisis competitivo te ayudará a encontrar las respuestas que, en última instancia, pueden moldear tus estrategias de producto, propuesta de valor, marketing y ventas. Es un gran ejercicio cuando un gran evento de negocios está a punto de ocurrir, como un nuevo lanzamiento de producto o una sesión de planificación estratégica.
Plantilla para el plan de acción
Ideal para:
Educación, Gestión de proyectos, Planificación de proyecto
¿Por qué crear un plan de acción? Las estrategias y los objetivos empresariales de largo plazo son buenos solo si puedes convertirlos en realidad mediante la realización de tareas pequeñas sobre la marcha. Un plan de acción enumera esas tareas y las presenta de forma detallada. Te ayuda a tener todo en orden y garantizar que no falte nada; además, pone a todos los interesados en sintonía para terminar un proyecto de forma rápida y eficaz. Esta plantilla te ayudará a redactar un plan de acción que sea SMART: específico, medible, alcanzable, realista y con límite de tiempo.