Plantilla de informe de evento
Crea una descripción general de un evento que planeas organizar.
Sobre la plantilla de informe de evento
¿Qué es un informe de evento?
Un informe de evento es una descripción detallada de un evento que planeas organizar. Antes de definir un evento, las empresas y organizaciones crean un informe de evento que sirve como andamiaje. El informe de evento típico incluye el propósito del evento, una cronología y fechas importantes, un presupuesto, información de los asistentes, una guía de aspecto y estilo y preferencias de lugar.
Cómo usar la plantilla de informe de evento
Para las empresas y organizaciones, organizar un evento es una gran apuesta. Los eventos son caros. Si un evento está bien planificado y ejecutado, puedes atraer más clientes e ingresos y generar publicidad positiva. Si el evento no sale como esperabas, te arriesgas a dilapidar recursos, a alejar a los clientes o a provocar a una tormenta de desprestigio en la prensa. El informe de evento sirve como base para tu evento. Te mostramos cómo puedes usar la plantilla para planificar y ejecutar un evento exitoso.
Paso 1: Describe el evento. Para que tu equipo de eventos o agencia tenga una imagen clara, es importante comenzar con una descripción detallada del evento. ¿Cuál es el estilo y el aspecto del evento? ¿Quién asistirá? ¿Cuál es el tema?
Paso 2: Aclara tus objetivos. Organizar un evento cuesta tiempo y recursos, por eso es importante que puedas vincularlo con un objetivo alcanzable. ¿Estás organizando un evento para aumentar el conocimiento sobre tu producto o empresa? ¿Estás organizando una recaudación de fondos con un objetivo monetario específico en mente? Según cuál sea tu objetivo, la agencia o equipo de diseño tomarán diferentes decisiones sobre el diseño, el tema, el estilo y aspecto y otros elementos importantes.
Paso 3: Establece un presupuesto y un cronograma. Cuando pienses en el presupuesto, te resultará útil definir cuánto quieres gastar por asistente. ¿Ofrecerás comida y bebidas? ¿Qué tipo de lugar alquilarás? ¿Dónde está ubicado ese lugar? ¿Necesitarás contar con personal en el lugar? Planifica el presupuesto a partir de los ingresos que esperas que genere el evento. Si ofreces boletos, por ejemplo, piensa en cuántos necesitas vender y a qué precio para obtener una ganancia.
Cuando tengas una idea del presupuesto, esboza un cronograma. Necesitarás tener una fecha definida para el evento, por supuesto, pero también tendrás que definir otros puntos importantes. Por ejemplo, quizás necesitas reservar un lugar al menos tres meses antes del evento, o quizás tienes que seleccionar un servicio de catering con un mes de anticipación.
Paso 4: Traza un perfil de los asistentes. Una cena para hacer contactos entre ejecutivos de ventas se verá muy diferente a una fiesta de fin de año entre colegas. Por eso es crucial incluir un perfil detallado de los asistentes.
Paso 5: Incluye una guía de estilo y aspecto. Tu equipo o agencia de eventos coordinará gran parte del estilo y el aspecto del evento, pero para asegurarte de que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, puede ser útil incluir una guía sobre las expectativas de estilo y aspecto del evento. ¿Tu empresa u organización tienen colores o logotipos que te gustaría usar? ¿Prefieres algo elegante y sofisticado o algo divertido y alegre? Escribe una descripción breve que sirva como referencia para el coordinador de eventos a lo largo del proceso de planificación.
¿Por qué escribir un informe de evento?
No importa si estás planificando una recaudación de fondos, la celebración de un día festivo, una cena de agradecimiento a los clientes o un baile de caridad, en cualquier de los casos necesitarás escribir un informe de evento. El informe de evento sirve como un mapa para tu equipo de eventos, coordinador o agencia. Funciona como guía sobre el estilo y aspecto del evento, el presupuesto y cronograma, los asistentes y otra información importante. Usa el informe de evento para mantenerte dentro de lo planeado, definir los objetivos y asignar interesados.
¿Por qué es importante un informe de evento?
Organizar un evento es un proyecto con muchas implicancias. Para las empresas pequeñas, startups, dueños de negocios individuales y organizaciones fin fines de lucro, un evento puede representar una parte considerable de sus recursos generales. Un evento bien organizado puede atraer ingresos, clientes y buena publicidad. Un evento mal organizado puede significar tiempo y recursos perdidos. Para las grandes empresas y corporaciones, los eventos son una oportunidad de mostrar lo que saben y pueden hacer. Pero las noticias sobre eventos fallidos suelen correr rápido.
Un informe de evento simplifica el complejo proceso de planificar un evento. Independientemente de si trabajas con una agencia de eventos o con un coordinador de eventos interno, es importante que todos estén en la misma página. Un informe de eventos te permite establecer objetivos claros, establecer, definir un cronograma y presupuesto, crear perfiles de los asistentes y asegurarte de que el lugar genere la impresión y tenga el estilo que imaginaste.
Cúando usar la plantilla de informe de evento
Usa la plantilla de informe de evento cuando necesites planificar y ejecutar un evento. Puede que te resulte especialmente útil si trabajas en la planificación del evento con un equipo multifuncional.
¿Por qué escribir un informe de evento?
Ya sea que estés planeando una recaudación de fondos, una fiesta, una cena de agradecimiento al cliente o un baile de caridad, deberás escribir un resumen del evento. El resumen del evento sirve como un mapa para tu equipo, coordinador o agencia de eventos. Proporciona orientación sobre la apariencia del evento, su presupuesto y cronograma, los asistentes y otra información crucial. Utilice un resumen del evento para mantenerse encaminado, definir sus objetivos y asignar partes interesadas.
¿Qué contiene un informe de evento?
Un informe del evento simplifica el complejo proceso de planificación de un evento y contiene objetivos claros, un cronograma, un presupuesto, perfiles de asistentes y garantiza que su lugar se vea y se sienta como se imaginó. Independientemente de si está trabajando con una agencia de eventos o un coordinador de eventos interno, es importante que todos estén en sintonía, por esa razón es importante crear un resumen del evento con estos componentes.
¿Cómo escribes un brief para un evento?
Hay muchas formas en las que puedes escribir una breve descripción de un evento. En general, la regla de oro es ser objetivo y dar primero la información más sabrosa para que la gente quiera asistir al evento. Después de la información básica, como la dirección y el tema o temas del evento, puedes agregar cabezas de cartel u oradores destacados (si los hay), ejemplos de actividades y cerrarlo con una nota positiva o detallando por qué este evento es importante. Para escribir la descripción de su evento, puedes utilizar la plantilla de resumen de eventos personalizable de Miro.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de agenda para reuniones de equipo
Ideal para:
Reuniones de equipo, Documentación, Talleres
El tiempo en equipo es importante para tomar decisiones, alinear las prioridades y moverse en la misma dirección, juntos. Las agendas de reuniones de equipo ayudan a agregar cronogramas y a estructurar el tiempo asignado cuando necesitas compartir información y colaborar con el equipo. También permiten al equipo acordar objetivos, temas de discusión, elementos de acción y definir quién dará los próximos pasos. El tiempo de reunión ininterrumpido con agenda puede ayudarte a revisar el progreso con respecto a los objetivos y resultados clave, compartir actualizaciones, discutir obstáculos y hacer lluvias de ideas.
Plantilla de informe de estado
Ideal para:
Planificación estratégica, Planificación estratégica, Gestión de proyectos
Un informe de estado proporciona una instantánea de cómo está yendo algo en un determinado momento. Puedes ofrecer un informe de estado para un proyecto, un equipo o una situación, siempre y cuando se enfatice y haga hincapié en una cadena de eventos de un proyecto. Si eres un project manager, puedes usar este informe para guardar registros históricos de cronogramas de proyecto. Idealmente, cualquier interesado en el proyecto debería poder ver un informe de estado y responder a las preguntas: "¿Dónde estamos? ¿Cómo llegamos aquí?" Usa esta plantilla como punto de partida para resumir cómo está progresando algo en relación con un plan o resultado proyectado.
Plantilla de posicionamiento de producto
Ideal para:
Márketing, Gestión de producto, Desk Research
Para bien o para mal, las posibilidades de éxito de tu empresa dependen parcialmente de tu mercado. Como tal, antes de comenzar a crear productos y estrategias de planificación, es buena idea hacer un ejercicio de posicionamiento de producto. Un ejercicio de posicionamiento de producto está diseñado para situar a tu empresa y a tu oferta en un mercado. La plantilla de posicionamiento de producto te guía para tomar en cuenta temas clave como la definición de tu producto y categoría de mercado, la identificación de tu segmento objetivo y de tus competidores y la comprensión de tus beneficios y diferenciaciones clave.
Plantilla del mapa del ecosistema
Ideal para:
Marketing, Mapping
Defiende un enfoque centrado en el cliente con esta plantilla de mapeo del ecosistema. Comprende el ecosistema de tu organización de forma holística a través de la defensa del cliente.
Plantilla de plan de proyecto simple
Ideal para:
Planificación de proyecto, Planificación estratégica, Gestión de proyectos
Un proyecto simple es una gran guía para tu equipo y brinda a este respuestas importantes sobre el proyecto. El plan del proyecto debe describir la naturaleza del plan, por qué lo estás haciendo, cómo lo lograrás y cómo harás cada paso del proceso y cuánto tiempo calculas para cada paso. Si eres un administrador de proyectos o diriges un equipo, usa esta plantilla para comenzar un plan de proyecto simple que luego pueda adaptarse a proyectos internos de equipo o proyectos externos de clientes o socios.
Plantilla de propuesta de proyecto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Documentación, Planificación de proyecto
Para cualquier tipo de proyecto, la plantilla de propuesta de proyecto puede ser un paso crucial para aclarar el contexto, los objetivos y el alcance de un proyecto para lograr la aceptación de las partes interesadas. Una propuesta de proyecto describe lo que se desea lograr, sus metas y cómo planea lograrlas. Generalmente, una propuesta de proyecto le da al lector algún contexto sobre el proyecto, explica por qué es importante y enumera las acciones que tomará para completarlo. Las propuestas de proyectos tienen innumerables usos. A menudo, las empresas utilizan las propuestas de proyectos para obtener la aceptación externa de un donante o un interesado externo. Pero muchas empresas también elaboran propuestas de proyectos para la aceptación interna.