Plantilla de Resumen de Evento
Crea una descripción completa de un evento que planeas ejecutar.
Sobre la Plantilla de Resumen de Evento
La Plantilla de Resumen de Evento te ayuda a crear una descripción completa de un evento que planeas realizar. ¿Qué se necesita lograr antes del evento? ¿Qué partes interesadas están involucradas? ¿Cuál es el presupuesto? ¿Cómo sabemos si estás avanzando hacia tus metas? Escribir un resumen del evento te permite responder estas preguntas.
¿Qué es un Resumen de Evento?
Un resumen de evento es donde reúnes una descripción detallada de un evento. Antes de organizar un evento, las empresas y organizaciones crean un resumen de evento para que sirva como base.
El resumen típico de un evento incluye el propósito del evento, un cronograma con fechas importantes, un presupuesto, información de los asistentes, guías de estilo y preferencias de lugares.
Cuándo usar la Plantilla de Resumen de Evento
Usa la Plantilla de Resumen de Evento cada vez que estés planeando y ejecutando un evento. Puede resultar especialmente útil cuando trabajas con un equipo multifuncional para planear un evento.
¿Por qué es importante un resumen del evento?
Llevar a cabo un evento es un proyecto de alta envergadura. Para las pequeñas empresas, startups, propietarios de negocios individuales y organizaciones sin fines de lucro, un evento puede representar un porcentaje considerable de sus recursos totales. Un evento bien organizado puede traer ingresos, clientes, y buena publicidad. Un evento mal organizado puede significar una pérdida de tiempo y recursos. Para las grandes empresas y compañías enterprice, los eventos son tu oportunidad de mostrar lo que la empresa puede hacer. Pero las noticias de un evento no exitoso probablemente se propaguen rápidamente.
Cómo usar la Plantilla de Resumen del Evento
Para las empresas y organizaciones, organizar un evento es una apuesta de alto riesgo. Los eventos son costosos. Si un evento está bien planeado y ejecutado, puedes atraer a más clientes, generar ingresos y obtener buena publicidad. Si un evento no sale como se planeó, te arriesgas a desperdiciar recursos, alejar a los clientes y provocar un escándalo mediático embarazoso. El resumen del evento se convierte en la base de tu evento. Aquí tienes cómo puedes usar la plantilla para planear y ejecutar un evento exitoso.
Paso 1: Describir el evento
Para darle a tu equipo de eventos o agencia una imagen clara, es importante comenzar con una descripción detallada del evento. ¿Cómo es el aspecto y la sensación del evento? ¿Quién asiste? ¿Cuál es el tema?
Paso 2: Aclara tus objetivos
Organizar un evento cuesta tiempo y recursos, por lo que es importante vincular tu evento a un objetivo alcanzable. ¿Estás organizando un evento para aumentar la conciencia sobre el producto de tu empresa? ¿Estás organizando un evento para recaudar fondos con un objetivo monetario específico en mente? Dependiendo de tu objetivo, la agencia de diseño o el equipo tomarán diferentes decisiones sobre la disposición, el tema, la apariencia y otros elementos clave.
Paso 3: Establece un presupuesto y un cronograma
Al considerar el presupuesto, es útil preguntarse cuánto esperas gastar por asistente. ¿Vas a servir comida y bebidas? ¿Qué tipo de lugar estás alquilando? ¿Dónde está ubicado el lugar? ¿Necesitarás tener personal en el lugar? Planifica tu presupuesto en función de los ingresos esperados del evento. Si estás vendiendo boletos, por ejemplo, pregunta cuántos boletos necesitas vender para obtener ganancias y a qué precio.
Una vez que tengas una idea de tu presupuesto, traza un cronograma. Necesitarás tener una fecha para el evento, por supuesto, pero también establece otros hitos importantes a lo largo del camino. Por ejemplo, podrías necesitar tener asegurado un lugar al menos tres meses antes del evento, o podrías necesitar seleccionar un proveedor de catering un mes antes del evento.
Paso 4: Perfila a tus asistentes
Una cena de networking para ejecutivos de ventas se verá y sentirá muy diferente de la fiesta de fin de año de tu empresa. Por eso es crucial incluir un perfil detallado de tus asistentes.
Paso 5: Incluye una guía de estilo y apariencia
Tu equipo de eventos o agencia se encargará de gran parte del aspecto y sensación del evento, pero para asegurarte de que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, puede ser útil incluir una guía sobre el aspecto y sensación del evento. ¿Tu empresa u organización tiene colores o logotipos que te gustaría usar? ¿Vas por algo elegante y sofisticado, o divertido y juguetón? Escribe una breve descripción que tu coordinador de eventos pueda consultar durante todo el proceso de planificación.
¿Por qué redactar un resumen del evento?
Ya sea que estés planificando una recaudación de fondos, una fiesta navideña, una cena de agradecimiento para clientes o un baile benéfico, necesitarás redactar un resumen del evento. El resumen del evento sirve como mapa para tu equipo de eventos, coordinador o agencia. Proporciona orientación sobre el aspecto y el estilo del evento, tu presupuesto y cronograma, los asistentes y otra información crucial. Utiliza un resumen del evento para mantenerte al día, definir tus objetivos y asignar responsabilidades a los stakeholders.
¿Qué contiene un informe de evento?
Un informe del evento simplifica el complejo proceso de planificación de un evento y contiene objetivos claros, un cronograma, un presupuesto, perfiles de asistentes y garantiza que su lugar se vea y se sienta como se imaginó. Independientemente de si está trabajando con una agencia de eventos o un coordinador de eventos interno, es importante que todos estén en sintonía, por esa razón es importante crear un resumen del evento con estos componentes.
¿Cómo escribes un brief para un evento?
Hay muchas formas en las que puedes escribir una breve descripción de un evento. En general, la regla de oro es ser objetivo y dar primero la información más sabrosa para que la gente quiera asistir al evento. Después de la información básica, como la dirección y el tema o temas del evento, puedes agregar cabezas de cartel u oradores destacados (si los hay), ejemplos de actividades y cerrarlo con una nota positiva o detallando por qué este evento es importante. Para escribir la descripción de su evento, puedes utilizar la plantilla de resumen de eventos personalizable de Miro.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de Calendario Anual
Ideal para:
Gestión empresarial, Planificación estratégica, Planificación de proyectos
Muchos calendarios te ayudan a enfocarte en los plazos diarios. Con este, se trata de la visión general. Basada en la estructura de cuadrículas de los calendarios de pared de 12 meses, esta plantilla te muestra tus proyectos, compromisos y objetivos un año completo a la vez. Para que tú y tu equipo puedan prepararse para enfrentar períodos ocupados, mover cosas según sea necesario y celebrar sus logros. Y empezar es muy fácil: solo nombra los flujos de tu calendario con códigos de colores y arrastra notas adhesivas a la fecha de inicio.
Plantilla de cronograma
Ideal para:
Gestión de proyectos, Diagramas de flujo, Planificación de proyectos
Un cronograma muestra un orden cronológico de fechas importantes y eventos programados. Los cronogramas ayudan a los gerentes de producto, gestores de proyectos y miembros del equipo a contar historias visuales sobre el progreso y los obstáculos. Los cronogramas permiten a los equipos ver de un vistazo lo que ha ocurrido antes, qué progreso se está alcanzando ahora y qué necesita abordarse en el futuro. Los proyectos o productos con un propósito específico o entregables deben basarse en un cronograma para tener éxito. Usa el cronograma como referencia compartida para las fechas de inicio, fechas de finalización y los hitos.
Plantilla de diagrama de Gantt
Ideal para:
Gestión de proyectos, Mapeo, Roadmaps
Simplicidad, claridad y poder: eso es lo que hace que los diagramas de Gantt sean una opción tan popular para organizar y mostrar un plan de proyecto. Construido sobre una barra horizontal que representa el progreso del proyecto a lo largo del tiempo, estos gráficos desglosan los proyectos por tarea, lo que permite a todo el equipo ver el estado de la tarea, a quién está asignada y cuánto tiempo tomará completarla. Los diagramas de Gantt también son fácilmente compartibles entre los miembros del equipo y las partes interesadas, lo que los convierte en excelentes herramientas para la colaboración.