Plantilla de flujo de trabajo
Colabora fácilmente en diseños y haz un seguimiento de tu estado.
Sobre la plantilla de flujo de trabajo
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una herramienta de gestión de proyectos que te permite delinear los diferentes pasos, recursos, cronología y roles necesarios para completar un proyecto. Puede utilizarse en cualquier proyecto de múltiples pasos, ya sea un proceso de negocios u otro tipo de proceso, y es ideal para trazar las acciones tangibles que debes realizar para lograr un objetivo y el orden en el que tienes que completar esas acciones.
5 componentes clave de un flujo de trabajo
Hay muchas formas de crear un flujo de trabajo pero generalmente involucran los siguientes componentes básicos. Hemos enumerado las preguntas que deberías hacerte si estás tratando de completar un nuevo flujo de trabajo.
1. Interesados
¿Quiénes son los interesados? Es importante que todo el equipo entienda sus roles antes de comenzar la producción. Define a tus interesados y establece el alcance sus funciones. ¿Quiénes son los guardianes? ¿Quién se hace cargo del ciclo de revisión? ¿Quién interviene si ocurre un cuello de botella?
2. Lluvia de ideas
¿Cómo desarrollas una lluvia de ideas? ¿De dónde viene el contenido? Si estás trabajando en un equipo de marketing o diseño, o si estás produciendo un programa de TV, un podcast o cualquier otro esfuerzo creativo, es crucial decidir el formato de las lluvias de ideas desde el principio. También es útil averiguar dónde guardas tus ideas, quién las compila y quién toma las decisiones editoriales.
3. Cronología
¿Cuál es tu cronología? Esboza los logros clave y una cronología aproximada para un proyecto determinado. Toma nota de cualquier revisión que tenga que hacerse y los plazos para cada revisión. Crea listas de verificación para cada logro de manera que puedas saber cuándo pasar al siguiente.
4. Comunicación
¿Cómo te comunicarás con el equipo? ¿Tendrás reuniones de revisión semanales? ¿Quién debe participar en esas reuniones? ¿Sería mejor enviar una actualización semanal de correo electrónico? Decide un plan de juego, pero siempre puedes iterar más tarde.
5. Recursos
¿Qué recursos necesitas para tener éxito? Los recursos pueden incluir herramientas, socios multifuncionales, presupuesto y otras necesidades.
¿Es el flujo de trabajo fácil de asimilar y escalable? Revisa tu flujo de trabajo periódicamente. Asegúrate de que todo esté actualizado y de que el flujo de trabajo pueda escalar con tu negocio. Incorpora cualquier retroalimentación de los empleados recién contratados que hayan recibido capacitación sobre el flujo de trabajo.
Cuatro beneficios de un flujo de trabajo
El diagrama de flujo de trabajo permite:
1. Colabora de manera eficaz
La gestión de proyectos es un proceso caótico y complicado. Puede ser difícil para los interesados conocer sus roles y responsabilidades y dónde se superponen y estorban. Un buen flujo de trabajo de producción reduce la incertidumbre. En caso de duda, tu equipo y los socios multifuncionales pueden consultar el flujo de trabajo para entender cuál es el paso siguiente.
2. Capacita a los nuevos empleados
Tener un flujo de trabajo facilita la capacitación de nuevos empleados. En lugar de tener que recordar cada paso de un proceso de producción complejo, puedes explicar el flujo de trabajo al empleado nuevo. Esto garantiza la coherencia en tu capacitación y permite a los nuevos empleados comenzar con el pie derecho.
3. Encuentra fallos en tus procesos
Documentar un flujo de trabajo de producción es una oportunidad para entender los fallos en tus procesos. ¿Hay lagunas? ¿Necesitas más recursos? ¿Hay un cuello de botella? Trazar tu flujo de producción es la mejor manera de tener un sentido de las necesidades de tu equipo.
4. Escala tus procesos
Los flujos de trabajo de producción te ayudan a escalar. Cuando los procesos viven en la cabeza de tu equipo, puede ser difícil conseguir recursos, obtener la aceptación o contratar a nuevos empleados. La creación de un flujo de trabajo facilita el crecimiento de tu empresa a medida que construyes.
Cómo usar la plantilla de flujo de trabajo
La plantilla de flujo de trabajo proporciona un diagrama de flujo de proceso que se divide en cuatro secciones: En espera, En progreso, Necesita revisión y Aprobado. Se crean pasos de flujo de trabajo individuales y se colocan en la sección adecuada, en la que se les asignará al miembro del equipo adecuado. Desde allí, solo es una cuestión de mover las tareas a través del diagrama de flujo de trabajo a medida que se completen.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de moodboard
Ideal para:
Diseño, Brainstorming, Ideación
Cuando estás comenzando con un proyecto creativo, puede ser importante comunicar la atmósfera que quieres evocar; ¡pero es tan difícil hacerlo con palabras! Por eso es útil crear una pizarra de inspiración y usar imágenes, paletas de color, texturas y tipografía. Los moodboard también son perfectos para registrar y bocetar las cosas que te inspiran y presentar ideas, pero no son solo para diseñadores; los redactores, miembros de los equipos de ventas y de productos también pueden utilizarlos; esta plantilla lo hace mucho más fácil.
Plantilla de mapa de experiencia
Ideal para:
Desk Research, Mapping
Planifica tu producto según las necesidades y deseos de tus clientes con la plantilla de mapa de experiencias. Aporta un enfoque centrado en el cliente para el desarrollo de productos y la creación de marcas.
Plantilla de gráfico de hitos
Ideal para:
Planificación de proyecto, Planificación estratégica, Gestión de proyectos
Cuando tu equipo está colaborando en un gran proyecto, hacer un seguimiento de las muchas tareas y los múltiples cronogramas puede ser un desafío. Es por eso que necesitas un gráfico de hitos. Estas representaciones visuales de eventos importantes del proyecto facilitarán que tu equipo cumpla con el cronograma y alcance las metas a tiempo. Y es muy fácil comenzar: solo determine los hitos principales, use nuestra plantilla para crear un gráfico de hitos y defina las fechas clave y los entregables que requerirá cada hito.
Plantilla de roadmap de desarrollo del producto
Ideal para:
Hojas de ruta, Desarrollo de producto, Gestión de producto
Las hojas de ruta de desarrollo del producto abarcan todo lo que tu equipo debe lograr para llevar un producto del concepto a su lanzamiento en el mercado. Tu hoja de ruta de desarrollo del producto es también una herramienta para alinear al equipo y ofrecer la orientación y el liderazgo que le permitirán equilibrar la innovación del producto y la satisfacción de las necesidades de tu cliente. El tiempo invertido en la creación de una hoja de ruta centrada en las fases del desarrollo de tu producto permite al equipo comunicar una visión a los líderes del negocio, los diseñadores, los desarrolladores, los gerentes de proyectos, los encargados de marketing y todo aquel que influya en el cumplimiento de los objetivos del equipo.
Plantilla de análisis de interesados
Ideal para:
Gestión de proyectos, Planificación estratégica, Planificación de proyecto
La gestión de los interesados es esencial para completar un proyecto a tiempo y cumplir con las expectativas, así que aquí te explicamos cómo puede ayudarte este tipo de análisis. Un análisis de interesados te prepara para cumplir expectativas y completar proyectos a tiempo identificando individuos, grupos y organizaciones con un interés activo en un programa o proceso. En un análisis convencional de interesados, los priorizarás a partir de su influencia en un proyecto y procurarás entender cómo interactuar con ellos a lo largo del proyecto.
Plantilla de trabajos por hacer
Ideal para:
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Se trata de hacer bien el trabajo: los clientes "contratan" un producto o un servicio para hacer un "trabajo", y si no está bien hecho, el cliente encontrará alguien que lo haga mejor. El marco de trabajos por hacer (TPH), desarrollado sobre esa premisa simple, ayuda a emprendedores, startups y administradores de negocios a definir quiénes son sus clientes y a encontrar necesidades insatisfechas en el mercado. Una historia de trabajo estándar te permite ver las cosas desde la perspectiva de tus clientes, a partir de la siguiente estructura narrativa: "Cuando... quiero... para que...".