Plantilla de flujo de trabajo
Describe los pasos básicos necesarios para completar un proyecto y alinear los flujos de trabajo colaborativos.
Acerca de la plantilla de flujo de trabajo
El mundo digital requiere colaboración, y una mejor colaboración conduce a mejores resultados. Cuando se trata de establecer un flujo de trabajo colaborativo, es necesario crear una forma sencilla de gestionar el proceso e iterar más rápido sin ninguna restricción.
La plantilla de flujo de trabajo de Miro facilita esto: por eso los gerentes de proyectos, diseñadores y especialistas en marketing usan esta plantilla para alinearse en los procesos y mejorar la eficiencia al ejecutar proyectos.
¿Qué es una plantilla de flujo de trabajo?
Una plantilla de flujo de trabajo es una herramienta de gestión de proyectos que te permite esbozar los pasos, recursos, cronogramas y roles necesarios para completar un proyecto.
Se puede usar en cualquier proyecto de múltiples pasos, ya sea que se trate de un proceso de negocio o un proyecto de diseño. Es ideal para trazar acciones para lograr un objetivo y organizar un cronograma para completar esas acciones.
Cómo usar la plantilla de flujo de trabajo
La plantilla de proceso de flujo de trabajo de Miro está dividida en 4 secciones:
En espera
En progreso
Necesita revisión
Aprobado
Los pasos individuales del flujo de trabajo se crean y se colocan en la sección adecuada, donde se les asignará al miembro correspondiente del equipo. Desde ahí, solo es cuestión de mover las tareas a través del proceso de flujo de trabajo a medida que se completan.
5 componentes clave de un proceso de flujo de trabajo
La plantilla de flujo de trabajo se puede personalizar para adaptarse a las necesidades o procesos particulares de cualquier proyecto, pero generalmente involucrará los siguientes componentes básicos. Hemos enumerado preguntas que deberías hacerte mientras configuras la plantilla del diagrama de flujo de trabajo:
1. Partes interesadas
¿Quiénes son las partes interesadas? Es importante que todo el equipo entienda sus roles antes de comenzar la producción. Define a tus partes interesadas y establece el alcance de su rol. ¿Quiénes son los guardianes? ¿Quién es el responsable del ciclo de revisión? ¿Quién interviene si hay un cuello de botella?
2. Lluvias de ideas
¿Cómo haces una lluvia de ideas? ¿De dónde proviene el contenido? Si trabajas en un equipo de marketing o diseño, o si produces un programa de TV, podcast u otro proyecto creativo, es crucial decidir el formato de las sesiones de lluvia de ideas desde el principio. También es útil determinar dónde almacenas tus ideas, quién las recopila y quién toma las decisiones editoriales.
3. Cronograma
¿Cuál es tu cronograma? Esboza tus hitos clave y crea un cronograma como una visión general aproximada para un proyecto determinado. Toma nota de cualquier revisión que deba realizarse y los plazos para cada una. Crea listas de verificación para cada hito, así sabrás cuándo estás listo para pasar al siguiente.
4. Comunicación
¿Cómo te comunicarás con el equipo? ¿Tendrán reuniones de seguimiento semanales? ¿Quién necesita estar involucrado en esas reuniones? ¿Sería mejor enviar una actualización semanal por correo electrónico? Decide un plan de acción, pero siempre puedes iterar más tarde.
5. Recursos
¿Qué recursos necesitas para tener éxito? Los recursos pueden incluir herramientas, socios interfuncionales, presupuesto y otras necesidades.
¿Es el flujo de trabajo comprensible y escalable? Revisa tu flujo de trabajo periódicamente. Asegúrate de que todo esté actualizado y que el flujo de trabajo pueda escalar con tu negocio. Incorpora cualquier opinión de los nuevos empleados que puedan haber sido capacitados en el flujo de trabajo.
Beneficios de usar una plantilla de proceso de flujo de trabajo
La plantilla de flujo de trabajo de Miro es una excelente manera de mantener a todos alineados y conscientes de lo que necesita aprobación y qué está listo para producción. Aquí tienes algunos de los principales beneficios de configurarlo para tu equipo:
Colabora eficazmente
La gestión de proyectos es un proceso desordenado y complicado. Puede ser difícil para las partes interesadas conocer sus roles y responsabilidades, y dónde se superponen y colisionan. Un buen flujo de trabajo de producción reduce la incertidumbre. Cuando tengas dudas, tu equipo y socios interfuncionales pueden consultar la plantilla de flujo de trabajo para entender el siguiente paso.
Capacitar a los nuevos empleados
Tener un flujo de trabajo documentado facilita la capacitación de nuevos empleados. En lugar de tener que recordar cada paso en un proceso de producción complejo, puedes guiar a tu nuevo empleado a través del proceso tal como se detalla en la plantilla. Esto garantiza la coherencia en tu capacitación y permite que los nuevos empleados comiencen a trabajar de inmediato.
Encuentra fallas en tus procesos
Mapear un proceso es una oportunidad para entender las fallas en tus procesos. ¿Existen brechas? ¿Necesitas más recursos? ¿Existe un cuello de botella? Crear un mapa de tu flujo de producción de principio a fin es la mejor manera de comprender las necesidades de tu equipo.
Escala tus procesos
Los flujos de trabajo de producción te ayudan a escalar. Cuando los procesos viven en la cabeza de tu equipo, puede ser difícil asegurar recursos, obtener aceptación o contratar nuevos empleados. Diseñar un flujo de trabajo facilita el crecimiento de tu empresa mientras construyes.
Descubre más ejemplos de diagramas de flujo de trabajo y avanza tus proyectos.
¿Puedo cambiar una plantilla de flujo de trabajo para adaptarla a mis necesidades?
Sí, puedes personalizar la plantilla de flujo de trabajo para que se adapte a las necesidades específicas de tu proyecto o proceso. Puedes cambiar tareas, roles y otros elementos según tus necesidades.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
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