Plantilla de flujo de trabajo
Colabora fácilmente en diseños y haz un seguimiento de tu estado.
Sobre la plantilla de flujo de trabajo
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una herramienta de gestión de proyectos que te permite delinear los diferentes pasos, recursos, cronología y roles necesarios para completar un proyecto. Puede utilizarse en cualquier proyecto de múltiples pasos, ya sea un proceso de negocios u otro tipo de proceso, y es ideal para trazar las acciones tangibles que debes realizar para lograr un objetivo y el orden en el que tienes que completar esas acciones.
5 componentes clave de un flujo de trabajo
Hay muchas formas de crear un flujo de trabajo pero generalmente involucran los siguientes componentes básicos. Hemos enumerado las preguntas que deberías hacerte si estás tratando de completar un nuevo flujo de trabajo.
1. Interesados
¿Quiénes son los interesados? Es importante que todo el equipo entienda sus roles antes de comenzar la producción. Define a tus interesados y establece el alcance sus funciones. ¿Quiénes son los guardianes? ¿Quién se hace cargo del ciclo de revisión? ¿Quién interviene si ocurre un cuello de botella?
2. Lluvia de ideas
¿Cómo desarrollas una lluvia de ideas? ¿De dónde viene el contenido? Si estás trabajando en un equipo de marketing o diseño, o si estás produciendo un programa de TV, un podcast o cualquier otro esfuerzo creativo, es crucial decidir el formato de las lluvias de ideas desde el principio. También es útil averiguar dónde guardas tus ideas, quién las compila y quién toma las decisiones editoriales.
3. Cronología
¿Cuál es tu cronología? Esboza los logros clave y una cronología aproximada para un proyecto determinado. Toma nota de cualquier revisión que tenga que hacerse y los plazos para cada revisión. Crea listas de verificación para cada logro de manera que puedas saber cuándo pasar al siguiente.
4. Comunicación
¿Cómo te comunicarás con el equipo? ¿Tendrás reuniones de revisión semanales? ¿Quién debe participar en esas reuniones? ¿Sería mejor enviar una actualización semanal de correo electrónico? Decide un plan de juego, pero siempre puedes iterar más tarde.
5. Recursos
¿Qué recursos necesitas para tener éxito? Los recursos pueden incluir herramientas, socios multifuncionales, presupuesto y otras necesidades.
¿Es el flujo de trabajo fácil de asimilar y escalable? Revisa tu flujo de trabajo periódicamente. Asegúrate de que todo esté actualizado y de que el flujo de trabajo pueda escalar con tu negocio. Incorpora cualquier retroalimentación de los empleados recién contratados que hayan recibido capacitación sobre el flujo de trabajo.
Cuatro beneficios de un flujo de trabajo
El diagrama de flujo de trabajo permite:
1. Colabora de manera eficaz
La gestión de proyectos es un proceso caótico y complicado. Puede ser difícil para los interesados conocer sus roles y responsabilidades y dónde se superponen y estorban. Un buen flujo de trabajo de producción reduce la incertidumbre. En caso de duda, tu equipo y los socios multifuncionales pueden consultar el flujo de trabajo para entender cuál es el paso siguiente.
2. Capacita a los nuevos empleados
Tener un flujo de trabajo facilita la capacitación de nuevos empleados. En lugar de tener que recordar cada paso de un proceso de producción complejo, puedes explicar el flujo de trabajo al empleado nuevo. Esto garantiza la coherencia en tu capacitación y permite a los nuevos empleados comenzar con el pie derecho.
3. Encuentra fallos en tus procesos
Documentar un flujo de trabajo de producción es una oportunidad para entender los fallos en tus procesos. ¿Hay lagunas? ¿Necesitas más recursos? ¿Hay un cuello de botella? Trazar tu flujo de producción es la mejor manera de tener un sentido de las necesidades de tu equipo.
4. Escala tus procesos
Los flujos de trabajo de producción te ayudan a escalar. Cuando los procesos viven en la cabeza de tu equipo, puede ser difícil conseguir recursos, obtener la aceptación o contratar a nuevos empleados. La creación de un flujo de trabajo facilita el crecimiento de tu empresa a medida que construyes.
Cómo usar la plantilla de flujo de trabajo
La plantilla de flujo de trabajo proporciona un diagrama de flujo de proceso que se divide en cuatro secciones: En espera, En progreso, Necesita revisión y Aprobado. Se crean pasos de flujo de trabajo individuales y se colocan en la sección adecuada, en la que se les asignará al miembro del equipo adecuado. Desde allí, solo es una cuestión de mover las tareas a través del diagrama de flujo de trabajo a medida que se completen.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de diagrama de Gantt
Ideal para:
Gestión de proyectos, Mapas, Hojas de ruta
Simplicidad, claridad y potencia: eso es lo que hace que el diagrama de Gantt sea tan popular para organizar y mostrar un plan de proyecto. Este diagrama, construido sobre una barra horizontal que representa el progreso del proyecto, desglosa los proyectos por tarea permitiendo que todo el equipo pueda ver el estado de las tareas, las personas a cargo de cada tarea y el tiempo que demandará completarlas. Los diagramas de Gantt también pueden compartirse fácilmente entre los miembros del equipo y los interesados, por lo que es una gran herramienta de colaboración.
Plantilla de ochos locos
Ideal para:
Design Thinking, Brainstorming, Ideation
A veces solo tienes que hacer que el flujo de la creatividad corra entre los miembros del equipo y lograr que piensen en tantas ideas como puedan, lo más rápido que puedan. Ocho loco lo puede lograr rápidamente. Al favorecer la cantidad sobre la calidad, este ejercicio de lluvia de ideas de bocetos los desafía a generar ocho ideas en ocho minutos, sin tiempo para pensarlas dos veces. Es perfecto para las etapas iniciales de desarrollo y es uno de los preferidos de los equipos por ser rápido y divertido.
Plantilla de mapa de trabajo
Ideal para:
Diseño, Desk Research, Mapas
¿Quieres entender verdaderamente la mentalidad de tus clientes? Observa las cosas desde su perspectiva: identifica los "trabajos" que deben hacer y explora lo que los hace "contratar" o "dar de baja" un producto o servicio como el tuyo. Los mapas de trabajo, ideales para investigadores de UX, constituyen un proceso en etapas que te permite tener ese punto de vista al detallar los "trabajos" paso por paso para que puedas, finalmente, ofrecer algo único, útil y diferente a tus competidores. Esta plantilla hace que crear un mapa de trabajo detallado e integral sea más fácil.
Plantilla de cronograma de trabajo
Ideal para:
Operaciones, Diagramas de flujo, Gestión de proyectos
Una línea de tiempo es una herramienta visual que describe el paso a paso de los proyectos cronológicamente. Es una herramienta ideal para que tu equipo organice narrativas (como un resumen de eventos en tu organización) y visualice los proyectos o procesos. La plantilla de cronograma de trabajo es perfecta para cualquier proyecto que dependa de contenido visual. Puede que te resulte útil usarla con tu equipo y también compartirla con otros interesados o clientes para mantenerlos al tanto de tu progreso.
Plantilla de proceso de control de cambios
Ideal para:
Metodología Agile, Documentación, Gestión de producto
Puedes predecir, investigar y planificar para que cada detalle de un proyecto resulte de una determinada manera; pero luego te encuentras con imprevistos y tienes que hacer modificaciones. En ese momento, entra en juego el proceso de control de cambios. Te ayuda a definir los pasos correctos a dar, le da visibilidad completa a los participantes y reduce la posibilidad de errores o disrupciones. Esta plantilla es fácil de usar y muy eficaz para garantizar que los cambios propuestos se revisen antes de su implementación y para darles la posibilidad a los equipos de vetar cambios que consideren innecesarios o disruptivos.
Plantilla de diagrama de flujo funcional
Ideal para:
Org Charts, Business Management
Echa un vistazo rápido a todos los miembros de un proyecto y ve exactamente en qué contribuirán. Esa es la claridad y la transparencia que obtendrás con un diagrama de flujo multifuncional. También se llaman diagramas de flujo de "carril de natación" porque a cada persona (a cada cliente o representante de una función específica) se le asigna un carril (una línea clara) que te ayudará a visualizar sus roles en cada etapa del proyecto. Esta plantilla te impulsará para que optimices tus procesos, reduzcas las ineficiencias y tengas relaciones laborales multifuncionales significativas.