Plantilla de Agenda para Reuniones de Equipo
Mantén el rumbo de las reuniones de tu equipo para avanzar en la misma dirección.
Acerca de la plantilla de Agenda para Reuniones de Equipo
Dedicando tiempo a tu equipo es importante para ayudarte a tomar decisiones, alinear prioridades y avanzar juntos en la misma dirección. El tiempo ininterrumpido de reunión de equipo con una agenda puede ayudar a tu equipo a:
Revisar el progreso frente a los OKR (objetivos y resultados clave) del equipo
Compartir actualizaciones relevantes del proyecto
Discutir los obstáculos a la productividad o el progreso y las posibles soluciones
Hacer una lluvia de ideas para proyectos o ideas
Reconocer los esfuerzos individuales y celebrar las victorias del equipo
Esta plantilla de agenda para reuniones de equipo se puede personalizar para cualquier función o departamento: desde el seguimiento de métricas, hasta campañas de marketing y planificación de sprints.
¿Qué es una agenda para reuniones de equipo?
Las agendas para reuniones de equipo añaden un horario y estructura a tu espacio de tiempo asignado cuando necesitas compartir información y colaborar con tu equipo. También permiten que tu equipo acuerde los objetivos, puntos de discusión, elementos de acción y quién liderará los próximos pasos. Una agenda típica para reuniones de equipo incluirá:
Detalles de planificación como la fecha, hora, ubicación y quién necesita asistir
Una persona para liderar la reunión
Temas a discutir
Elementos de acción
Asegúrate de consultar con tu equipo o cualquier reporte directo antes de la reunión para obtener comentarios sobre los puntos de discusión más relevantes.
Incluso si solo estás pidiendo que tu equipo sugiera temas de conversación, estados actuales de proyectos, o cualquier cosa que quieran compartir, ayudará a que todos se sientan escuchados y reconocidos por haber contribuido a la agenda de la reunión.
Crea tu propia agenda de reuniones
Configurar tu propia agenda de reuniones es fácil. Empieza seleccionando la plantilla de agenda para reuniones de equipo y luego sigue estos pasos para hacerla tuya:
Nombra la reunión. ¿Tu reunión es una sincronización de equipo? ¿Una retrospectiva? ¿Un taller? Prepara al grupo para la reunión informándoles qué tipo pueden esperar.
Haz el acta. Define la cantidad de tiempo que vas a dedicar a las diferentes partes de la reunión.
Alineación estratégica. Identifica quién lidera la reunión e introduce su nombre o nombres en la plantilla. Establece objetivos claros y acuerdos, y añade toda la documentación relevante a la reunión.
Documenta los puntos de conversación. Usa la plantilla para asignar temas de discusión a los asistentes e indicar sus franjas horarias.
Comienza la reunión y empieza a tomar notas. Empieza a tomar notas de lo que se discute durante la reunión. Para mantenerte en el camino, intenta usar cajas de tiempo con el temporizador de cuenta regresiva de Miro.
Registra el resultado. Documenta y asigna los siguientes pasos al miembro del equipo correspondiente. Prioriza qué tareas generarán el mayor impacto y retorno de inversión. Da a cada miembro del equipo la responsabilidad de hacerse cargo de tareas específicas más allá de la reunión.
Consejo profesional: Recapitula y actúa sobre los próximos pasos. Termina con una nota positiva con elementos de acción claros y conclusiones clave. Este enfoque proporcionará a cada miembro del equipo algo que realizar y dar seguimiento hasta la próxima reunión.
¿Qué debe incluirse en el orden del día de una reunión de equipo?
Una plantilla de agenda para reuniones de equipo puede ser muy flexible, pero hay algunos elementos fundamentales para que una reunión sea satisfactoria: objetivos, temas, franjas horarias y resultados. Si incluyes estos elementos, tú y tu equipo podréis alinear fácilmente los proyectos con la plantilla de agenda de reuniones, establecer expectativas claras y llevar a cabo la reunión de forma más eficiente.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de matriz de estacionamiento
Ideal para:
Gestión de proyectos, Proceso creativo, Reuniones
Cuando la energía creativa fluye, un taller o reunión producirá muchas ideas nuevas, pero no todas son relevantes o factibles en este momento. Colócalas directamente en una matriz de estacionamiento, una herramienta sencilla y efectiva para separar las mejores ideas de aquellas prometedoras que podrían necesitar más investigación o discusión. Esta plantilla te permitirá crear fácilmente tu propia matriz de estacionamiento, lo cual será especialmente útil durante reuniones largas (y cuando tengas compañeros de equipo que tienden a desviarse del tema).
Plantilla de reflexión de reuniones
Ideal para:
Reuniones, Lluvias de ideas, Reuniones de equipo
Cuando los horarios se vuelven agitados, "aprender haciendo" se convierte en la forma predeterminada de aprender. Así que haz tiempo para que tu equipo aprenda de otras maneras valiosas: reflexionando y escuchando. Liderado por "aprendices" (miembros del equipo que comparten con el resto del equipo), una reflexión de la reunión permite a los compañeros compartir nueva información sobre el negocio de un cliente o una iniciativa empresarial interna, ofrecer técnicas de resolución de problemas, e incluso recomendar libros o podcasts que valen la pena consultar. Las reflexiones de las reuniones también alientan a los colegas de todos los niveles a involucrarse en el desarrollo profesional de sus compañeros de equipo.