Plantilla de agenda para reuniones de equipo
Haz que las reuniones de equipo se desarrollen según lo planeado.
Sobre la plantilla de agenda de reuniones de equipo
El tiempo en equipo es importante para tomar decisiones, alinear las prioridades y moverse en la misma dirección, juntos. El tiempo de reunión ininterrumpido con agenda puede ayudar a tu equipo a lo siguiente:
Revisar el progreso en relación con los objetivos y resultados clave.
Compartir actualizaciones de proyecto relevantes
Debatir la productividad o los obstáculos y soluciones potenciales
Hacer lluvia de ideas para los proyectos
Reconocer los esfuerzos individuales y celebrar las victorias del equipo
Esta plantilla puede personalizarse para cualquier función o departamento; desde el seguimiento de métricas hasta campañas de marketing o planificación de sprints. Una agenda de reuniones de equipos muestra el valor de la planificación y los procesos, y permite a los equipos multifuncionales colaborar mejor.
¿Qué es una agenda de reuniones de equipo?
Las agendas de reuniones de equipo ayudan a agregar cronogramas y a estructurar el tiempo asignado cuando necesitas compartir información y colaborar con el equipo. También permiten al equipo acordar objetivos, temas de discusión, elementos de acción y definir quién dará los próximos pasos. Una agenda de reuniones de equipo típica incluirá:
Detalles de planificación como fecha, horario, ubicación y quién tiene que asistir
Una persona que dirija la reunión
Temas a debatir
Elementos de acción
Asegúrate de consultar con el equipo o en los informes directos antes de la reunión para recopilar comentarios sobre los puntos de discusión más importantes.
Incluso si solo pides algo relacionado con lo que el equipo tiene que discutir, el estado actual del proyecto o cualquier otra cosa que quieran compartir, esto resultará útil para que todos se sientan escuchados y reconozcan que han contribuido con la agenda de la reunión.
Crea tu propia agenda de reuniones
Crear tu propia agenda de reuniones es fácil. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlos y compartirlos. Para empezar, selecciona la plantilla de agenda de reuniones y luego sigue estos pasos para crear una propia.
Elige un nombre para la reunión. ¿La reunión es para la sincronización del equipo? ¿Es una retrospectiva? ¿Un taller? Prepara al grupo para la reunión haciéndoles saber qué esperar.
Crea el minutaje. Define la cantidad de tiempo que pasarás en las diferentes partes de la reunión.
Identifica quién dirigirá la reunión. Añade su nombre, o nombres, a la plantilla.
Documenta los temas de discusión y asigna temas de debate a los asistentes.
Para ayudar al equipo a prepararse con antelación, enumera los puntos importantes que deben compartirse o debatirse en la columna "Temas". Dale a tu equipo la oportunidad de tomar la delantera en ciertos puntos según sea necesario.
Inicia la reunión con una estrategia para romper el hielo. Facilita la conversación con juegos o pruebas de ingenio informales. Esto puede servir para que el equipo se relaje y reciba a los nuevos miembros. Prueba limitar el tiempo de las actividades para romper el hielo con el temporizador de cuenta regresiva de Miro.
Registra y asigna los próximos pasos a cada miembro del equipo.
Prioriza las tareas que tendrán el mayor impacto y retorno sobre la inversión. Permite que cada miembro asuma la responsabilidad de tareas específicas más allá de la reunión.
Haz un resumen y define los pasos a seguir.
Intenta finalizar con una nota positiva con aportes y elementos de acción claros. Este enfoque le dará a cada miembro algo que lograr y en lo que continuar hasta la próxima reunión.
¿Qué se debe incluir en una agenda de reunión de equipo?
Una plantilla de agenda de reunión de equipo puede ser muy flexible, pero algunas cosas son fundamentales para llevar a cabo una reunión exitosa: metas, temas, intervalos de tiempo y resultados. Si incluye estas cosas, tú y tu equipo podéis alinear fácilmente los proyectos con la plantilla de la agenda de la reunión, establecer expectativas claras y llevar a cabo la reunión de manera más eficiente.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de estructura de desglose de trabajo
Ideal para:
Workflows, Mapas, Gestión de proyectos
Un desglose de trabajo es una herramienta de gestión de proyectos que establece todo lo que debes lograr para completar un proyecto. Organiza las tareas en varios niveles y muestra cada elemento gráficamente. Un desglose de trabajo es un enfoque basado en entregas, lo que implica que terminarás con un plan de proyecto detallado de los productos finales que debes crear para terminar el trabajo. Crea una estructura de desglose de trabajo cuando necesites descomponer el trabajo de tu equipo en elementos más pequeños y mejor definidos que los hagan más manejables.
Plantilla de ventana de Johari
Ideal para:
Liderazgo, Reuniones, Restrospectivas
El entendimiento es la clave para profundizar la confianza en los demás y en ti mismo. A partir de esa idea, el marco de ventana de Johari está diseñado para mejorar el entendimiento del equipo; su dinámica consiste en pedir a los participantes que completen cuatro cuadrantes, cada uno de los cuales revelará algo que no conocían sobre sí mismos o sobre los demás. Usa esta plantilla para realizar un ejercicio de ventana de Johari cuando estés atravesando el crecimiento de tu organización, para profundizar las conexiones multifunfionales o al interior del equipo, para ayudar a los empleados a comunicarse mejor y para cultivar la empatía.
Plantilla de estructura de desglose de trabajo
Ideal para:
Workflows, Mapas, Gestión de proyectos
Un desglose de trabajo es una herramienta de gestión de proyectos que establece todo lo que debes lograr para completar un proyecto. Organiza las tareas en varios niveles y muestra cada elemento gráficamente. Un desglose de trabajo es un enfoque basado en entregas, lo que implica que terminarás con un plan de proyecto detallado de los productos finales que debes crear para terminar el trabajo. Crea una estructura de desglose de trabajo cuando necesites descomponer el trabajo de tu equipo en elementos más pequeños y mejor definidos que los hagan más manejables.
Plantilla de planificación de PI
Ideal para:
Metodología Agile, Planificación estratégica, Desarrollo de producto
La planificación de PI es la "planificación de incrementos de programa". La planificación de PI, que es parte del Scaled Agile Framework (SAFe), ayuda a los equipos a elaborar estrategias hacia una visión compartida. En una sesión típica de planificación de PI, los equipos se reúnen para revisar el backlog de un programa, alinear los equipos multidisciplinarios y decidir los próximos pasos. Muchos equipos llevan a cabo una planificación de PI cada 8 a 12 semanas, pero puedes personalizar tu planificación para adaptarse a tus necesidades. Usa la planificación de PI para desglosar funciones o características, identificar riesgos, encontrar dependencias y decidir qué historias vas a desarrollar.
Plantilla de diagrama de secuencia UML de despliegue del pipeline
Ideal para:
UML
Reduce el riesgo de fallos en el despliegue y apoya la estandarización de los procesos de despliegue a través de proyectos o equipos con la plantilla de diagrama de secuencia UML de despliegue del pipeline.
Plantilla para la retrospectiva de las 4 L
Ideal para:
Restrospectivas, Proceso de decisión
Digamos que acabas de terminar un sprint. Los equipos se esforzaron y se emocionaron al máximo. Ahora echa un vistazo atrás y califica el sprint honestamente: qué funcionó, qué no funcionó y qué puede mejorarse. Este enfoque (se usa "4L" para referirse a lo que les encantó, lo que aprendieron, lo que les faltó y lo que anhelaron) es una forma sumamente valiosa para eliminar la carga emocional y analizar el proceso con ojos críticos. De esta forma puedes generar confianza, mejorar el ánimo y aumentar el compromiso, así como hacer ajustes para ser más productivos y exitosos en el futuro.