Plantilla de agenda de reuniones
Establece expectativas sobre lo que ocurrirá antes, durante y después de una reunión.
Acerca de la plantilla de agenda de reuniones
Una agenda puede ayudarte a mantener el horario en una reunión y a hacerla productiva. Usar una plantilla para crear esa agenda ayuda a asegurar que tengas toda la información que necesitas para que tus reuniones sean un éxito.
Aquí te mostramos cómo nuestra Plantilla de Agenda de Reuniones puede ayudar a tu equipo.
¿Qué es una Plantilla de Agenda de Reuniones?
Una Plantilla típica de Agenda de Reuniones estructura tus reuniones de equipo. Generalmente incluye la siguiente información:
Detalles de planificación como la fecha, hora, lugar y quiénes deben asistir.
Nombre de la persona (o personas) que liderará la reunión.
Los temas y puntos de la agenda.
La meta u objetivo.
Elementos de acción y tareas a completar cuando termine la reunión.
Utilizar la Plantilla de Agenda de Reuniones también puede ayudarte a colaborar de manera efectiva con tu equipo. Con una agenda establecida, puedes dejar claro cuándo las personas pueden compartir información y cuándo es mejor escuchar y absorber todo.
¿Qué es una agenda de reuniones?
Todos han estado en una reunión que se salió de curso y pareció una pérdida de tiempo. Los empleados pasan 31 horas en reuniones improductivas cada mes.
Para aumentar tus posibilidades de llevar a cabo una reunión productiva, necesitas crear una agenda de reuniones.
Una agenda de reuniones establece expectativas sobre lo que debería ocurrir antes, durante y después de una reunión. Te proporciona un marco temporal hacia el cual trabajar y describe los detalles específicos de lo que incluirá la reunión. También te ayuda a tomar decisiones informadas, alinear tus prioridades y avanzar en la misma dirección como equipo.
¿Cómo se escribe una agenda para una reunión?
Crear una agenda de reuniones efectiva es fácil con Miro. Nuestro espacio de trabajo colaborativo es el lienzo perfecto para crear y compartir la agenda de tus próximas reuniones. Comienza seleccionando la plantilla de Agenda de Reuniones, luego sigue los siguientes pasos para crear una propia.
1. Describe el tipo de reunión. Existen diferentes tipos de reuniones, así que prepara a tu equipo informándoles qué tipo de reunión esperar. ¿Será tu reunión asincrónica o sincrónica? ¿Una retrospectiva? ¿Un taller? Define los parámetros para que los participantes puedan prepararse eficazmente.
2. Haz las actas. Define la cantidad de tiempo que dedicarás a las diferentes partes de la reunión. Esto asegurará que todos sepan lo que está ocurriendo en la reunión y cuánto tiempo tomará. También te ayudará a mantener tu reunión en curso a medida que las cosas progresan.
3. Alineación estratégica. Identifica quién dirige la reunión y añade su nombre o nombres a la plantilla. Esto garantizará que tengas a las personas adecuadas liderando la reunión y que las cosas sigan avanzando según el horario previsto.
4. Crea la agenda de la reunión. Utiliza la agenda de la reunión para documentar los puntos de conversación y asignar los temas de discusión a los asistentes dentro de los intervalos de tiempo asignados. Establece objetivos claros y añade cualquier documentación relevante a la reunión. Si estás usando la Plantilla de Agenda de Reunión de Miro, puedes añadir archivos y documentos directamente al tablero.
5. Documenta la reunión. Cuando empiece la reunión, es útil que alguien tome notas y registre las actas de la reunión. Con Miro, puedes integrar tu Google Workspace, por lo que es fácil tomar notas de reuniones y compartir documentación. También es útil usar un temporizador de cuenta regresiva cuando comience la reunión para mantener las cosas en el horario previsto.
6. Asigna los próximos pasos. Cuando termine la reunión, asigna los próximos pasos a cada miembro del equipo. Esto dará a cada miembro del equipo la responsabilidad de hacerse cargo de tareas específicas más allá de la reunión. Prioriza las tareas que generarán el mayor impacto y retorno de la inversión.
Consejo profesional: Recapitula y actúa sobre los próximos pasos. Busca terminar con una nota positiva, con elementos de acción y conclusiones claras. Este enfoque permitirá a cada miembro del equipo tener algo que realizar y seguir hasta la próxima reunión.
¿Qué debe incluir una agenda?
Es difícil decir qué puntos de la agenda deberías incluir. Esto varía de empresa a empresa y de reunión a reunión. Sin embargo, algunos elementos comunes suelen aparecer:
Plazos. Cuando comenzará y terminará la reunión, y todo lo que suceda en el medio.
Participantes. Todos los que necesitan asistir a la reunión.
Oradores. Las personas que dirigirán la reunión y mantendrán el curso.
Temas de la agenda. Los puntos de conversación y temas de discusión para la reunión.
El objetivo general/de la reunión. El propósito de la reunión.
Resultado y entregables. El resultado de la reunión y los próximos pasos.
Acciones. Las tareas que deben realizarse cuando la reunión termine.
Al crear tu agenda, vale la pena señalar que es beneficioso consultar con tu equipo antes de que comience la reunión. Dale a los participantes la oportunidad de proporcionar comentarios sobre los puntos de discusión más relevantes. Pregunta qué les gustaría tratar, el estado actual de sus proyectos o si hay algo que les gustaría compartir para garantizar que todos se sientan escuchados y reconocidos.
Cuándo usar una agenda de reunión
Utilizar una agenda de reunión es una buena práctica antes de cualquier reunión, pero aquí hay un par de escenarios específicos donde una agenda sería beneficiosa:
Tienes que ceñirte a un plazo. Si estás trabajando con un plazo ajustado o tus participantes están increíblemente ocupados, una agenda te dará un marco de tiempo a seguir. Te dará la estructura que necesitas para completar la reunión dentro del tiempo asignado.
Necesitas que los participantes se preparen para la reunión de antemano. Las agendas son una excelente manera de mantener a los participantes de la reunión informados sobre lo que deseas tratar. Esto les da la oportunidad de prepararse de antemano y aumentar la productividad durante la reunión.
Quieres fomentar la participación. Aumenta el compromiso de los participantes ofreciéndoles una agenda. Ellos pueden prepararse de antemano y venir a la reunión listos para contribuir.
Como mejor práctica, crea la agenda de tu reunión antes de que esta se lleve a cabo. Procura enviarla a tu equipo al menos un día antes de la reunión. De esa manera, les das a tus compañeros de equipo tiempo para revisar la agenda antes de reunirse.
¿Qué debería incluirse en una agenda de reuniones?
Una plantilla de agenda de reunión de equipo puede ser muy flexible, pero algunas cosas son fundamentales para llevar a cabo una reunión exitosa: metas, temas, intervalos de tiempo y resultados. Si incluye estas cosas, tú y tu equipo podéis alinear fácilmente los proyectos con la plantilla de la agenda de la reunión, establecer expectativas claras y llevar a cabo la reunión de manera más eficiente.
¿Cómo guardar el orden del día terminado como PDF?
Con Miro, puedes descargar tu plantilla de agenda de reuniones como un archivo PDF para imprimir. Simplemente crea tu plantilla y descárgala, ya estará lista para imprimir. Sin embargo, merece la pena pensar en las ventajas de mantener la plantilla de la reunión en línea. Con una copia en papel, es difícil hacer cambios. Nuestra plantilla te permite cambiar las cosas al instante, añadir comentarios y sugerencias y obtener las aportaciones de tus compañeros. Si tienes un equipo remoto, un orden del día online también es más fácil de distribuir. Antes de imprimir tu agenda de reuniones, piensa en las ventajas adicionales que obtendrá si la utilizas online.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de reunión
Ideal para:
Reuniones, Reuniones de equipo, Workshops
Todos hemos estado en una reunión que no salió como se esperaba. Quizás se desvió del tema, o se quedó sin tiempo para lograr todo lo que planeaste hacer, o tal vez simplemente pareció una pérdida de tiempo. Para evitar eso, es importante prepararse para llevar a cabo una reunión de equipo con anticipación. Con esta plantilla simple pero efectiva, puedes prepararte para llevar a cabo una reunión de equipo que cumpla con todas las expectativas. Al crear una forma optimizada para integrar la preparación en tu flujo de trabajo, asegurarás que tus reuniones sean eficientes, agradables y colaborativas.
Plantilla de Agenda para Reuniones de Equipo
Ideal para:
Documentación, Reuniones de equipo, Workshops
Darle tiempo a tu equipo es importante para ayudarte a tomar decisiones, alinear prioridades y avanzar juntos en la misma dirección. Las agendas de reuniones de equipo ayudan a añadir un horario y estructura a tu franja de tiempo asignada cuando necesitas compartir información y colaborar con tu equipo. También permiten a tu equipo acordar objetivos, puntos de discusión, elementos de acción y quién liderará los próximos pasos. El tiempo ininterrumpido para reuniones de equipo con una agenda puede ayudar a tu equipo a revisar el progreso en relación con los OKR, compartir actualizaciones, discutir obstáculos y hacer una lluvia de ideas.
Plantilla de reunión One to One
Ideal para:
Reuniones
Cuando se trata de establecer relaciones entre administradores y empleados, las reuniones One to One hacen maravillas. Crean el espacio para ponerse al día, intercambiar comentarios o resolver problemas. Pero para lograr que estas reuniones sean productivas, es necesario prepararlas con tiempo. Esta plantilla te ofrece una forma fácil de crear una agenda en la que definas libremente los objetivos de la reunión, los elementos de acción, los temas de debate o las preguntas. Estas preguntas van desde asuntos de corto plazo ("¿Qué lograste esta semana?") hasta temas de largo plazo ("¿Sientes que estás aprendiendo y creciendo en el trabajo?").
Plantilla de Notas de Reunión
Ideal para:
Gestión empresarial, Reuniones
Cuando tu reunión sea un éxito (y Miro te ayudará a asegurarte de que lo sea), la participación será alta, surgirán ideas brillantes y se tomarán decisiones. Asegúrate de no perderte ninguna: utiliza nuestra plantilla para notas de reunión para centralizar las notas y comentarios en un lugar al que todo el equipo pueda acceder. Asigna a un tomador de notas antes de la reunión, identifica los temas de discusión y deja que el tomador de notas registre a los participantes, los puntos importantes tratados y cualquier decisión tomada.