Plantilla de Agenda

Acerca de la Plantilla de Agenda

No hay nada peor que una reunión sin propósito. Pero no tienes que ser un genio de la planificación para crear agendas con propósito antes de que comience la reunión. Impresiona a tus colegas y alinéate más rápidamente con esta plantilla de agenda fácil de usar.

¿Qué es una agenda?

Una agenda es como un mapa de ruta para una reunión. Enumera las actividades que tendrán lugar durante una reunión, cuándo sucederán y en qué orden. El propósito principal de una agenda es ofrecer a los participantes un esquema claro de la estructura de la reunión. Sin agendas, las reuniones a menudo se sienten desorganizadas, y corres el riesgo de irte sin lograr lo que deseas.

Pero una agenda no tiene por qué ser aburrida. Por eso creamos esta plantilla para hacerla visual, divertida e interactiva. Te facilitamos agregar gráficos, colores, fuentes e imágenes de tu elección para darle a tu agenda personalidad y estilo creativo.

Cómo crear una agenda

Hacer tu propia agenda es fácil. El lienzo infinito de Miro es el lugar perfecto para crear y compartir tu agenda con tu equipo. Comienza seleccionando la plantilla de agenda, luego sigue los siguientes pasos para hacerla tuya.

1. Agrega los detalles básicos

En la parte superior de tu agenda, agrega detalles básicos de la reunión como la fecha y los objetivos.

2. Define prioridades y tareas

Asegúrate de tener una idea clara de cuáles son los temas más importantes de la reunión. Una vez que sepas cuáles son las prioridades de la reunión, anótalas.

3. Colabora en tiempo real

Durante tu reunión, puedes invitar a los participantes al tablero y hacer que agreguen cualquier prioridad, tarea o nota que no hayas pensado. Habla sobre cualquier nuevo tema durante la reunión.

4. Personaliza tu agenda

Usando la plantilla, puedes adornar tu agenda con gráficos, colores, fuentes e imágenes. ¡No tengas miedo de ser creativo! Llenar una agenda no tiene por qué ser una tarea tediosa. Al hacer algo divertido y personal, puedes hacer que la planificación sea muy sencilla.

Beneficios de crear una agenda

Aquí están algunas de las ventajas de crear una agenda efectiva:

Mantiene las reuniones organizadas

Una agenda promueve la estructura y ayuda a priorizar las actividades más críticas de una reunión. Esto mantiene al equipo enfocado en asuntos importantes, lo que mejora la productividad. La mera presencia de una agenda formal crea un ambiente oficial y desalienta a los participantes de perder el tiempo.

Una agenda formal también establece los objetivos de la reunión y crea una meta clara. Esto organiza la dirección que tomará la reunión y las acciones a seguir después de la misma.

Facilita la toma de decisiones efectiva

Las agendas brindan un esquema de los temas a discutir en la reunión. Este esquema evita que el anfitrión de la reunión olvide los temas importantes que necesita presentar.

Cuando todos los temas se discuten a fondo, se pueden tomar decisiones valiosas como grupo en una sola sesión. Esto es mucho más productivo y transparente que hacer planes apresuradamente fuera de la reunión. Las aportaciones y sugerencias desde diferentes perspectivas potencian la calidad del rendimiento y crean un sentimiento de trabajo en equipo.

Ayuda a comunicar noticias importantes

Las agendas ofrecen una oportunidad para anunciar eventos empresariales importantes y metas de la reunión. Sin una agenda formal, es posible que los anuncios no se comuniquen a todos los presentes en la reunión. Además, las agendas proporcionan un espacio para recapitular reuniones anteriores. Esto ayuda con la reflexión sobre la reunión y la revisión del progreso realizado.

Ofrece una oportunidad equitativa para contribuir

Las agendas suelen mencionar los elementos de acción que se discutirán durante una reunión. Esto les da a todos los miembros del equipo la oportunidad de reflexionar sobre los temas de discusión con antelación.

En muchas reuniones, los participantes extrovertidos están más deseosos de participar, mientras que las personas reservadas son más reticentes. Sin embargo, saber qué se discutirá permite a todo el equipo investigar los temas que se tratarán. Pueden reflexionar sobre cómo los temas se aplicarán a ellos y hacer contribuciones reflexivas y valiosas en la reunión.

Prácticas recomendadas para crear una agenda

Ten en cuenta estas prácticas recomendadas al crear tu agenda:

Busca aportes de todo el equipo

Si quieres que todo tu equipo participe en las reuniones, asegúrate de que la agenda incluya una lista de temas que reflejen sus necesidades. Pide a los miembros de tu equipo que sugieran temas para la agenda junto con una razón de por qué cada elemento de acción debe ser tratado en un entorno de equipo.

Prioriza los temas que afectan a todo el equipo

El tiempo para reuniones de equipo es costoso y difícil de programar. Esto significa que debería utilizarse principalmente para discutir y tomar decisiones sobre cuestiones que afectan a todo el equipo, y que requieren que todo el equipo las resuelva. Si los asistentes no pasan la mayor parte de la reunión hablando sobre cuestiones interdependientes, pueden perder interés.

Enumera los temas de la agenda como preguntas que el equipo debe responder

La mayoría de los objetivos de las reuniones son simplemente varias palabras unidas para formar una frase. Por ejemplo: “reasignación de espacios de oficina.” Esto deja a los participantes de la reunión preguntándose, "¿Qué pasa con la reasignación de espacios de oficina?"

Cuando enumeras un tema de reunión como una pregunta (o preguntas) que deben ser respondidas, estimula el pensamiento estratégico y fomenta la participación. Por ejemplo, "¿En qué condiciones, si es que hay alguna, deberíamos redistribuir los espacios de oficina?"

¿Qué deberías incluir en una agenda de reuniones?

Aquí tienes algunos de los elementos clave que deberías incluir en tu agenda de reuniones:

1. Encabezado de la agenda

El encabezado de la agenda se utiliza para identificar los siguientes elementos:

• La entidad, organización o comité que convoca la reunión.

• El encabezado de la agenda llevará el nombre del cuerpo convocante, como una Junta, Grupo Asesor, Comité o los participantes de la reunión.

• El tipo de reunión.

2. Asistentes a la reunión

Tu agenda formal debe listar a los participantes de la reunión. Sin embargo, también debe listar los elementos de la agenda de los que cada miembro del equipo será responsable.

3. Objetivos clave

Tu agenda debe informar a todos los participantes cuáles son los objetivos de la reunión, de qué se hablará y qué tipos de decisiones se deben tomar.

El objetivo principal de la reunión es con frecuencia una o dos frases que responden a dos preguntas principales:

• ¿Por qué nos reunimos?

• ¿Qué queremos lograr?

4. Aportaciones de tu equipo

Recuerda involucrar a tu equipo o a los otros asistentes de la reunión al elaborar la agenda. El equipo bien podría saber más sobre los puntos de discusión que el organizador.

De esta manera, te asegurarás de que se aborden todos los temas principales y cualquier incidencia. Esto también mantendrá a los asistentes comprometidos al estar involucrados en la creación de la reunión.

5. El plan de trabajo de la reunión

El plan de trabajo de la reunión es lo que quieres lograr en la reunión.

Asegúrate de establecer metas de tiempo realistas para cada incidencia. Siempre es una buena idea asignar un par de minutos más de lo que crees que necesitarás por cada punto en tu agenda. Muy a menudo, surge una pregunta o un punto de discusión que necesita solución, lo cual consume tiempo.

6. Duración y tiempo asignado para cada punto de la agenda

Uno de los propósitos más importantes de una agenda de reunión es asegurar que la reunión se realice a tiempo. Después de todo, quieres respetar el tiempo de los asistentes. Definir la cantidad de tiempo que se dedicará a cada punto de la agenda ayudará a mantener tu reunión encaminada.

Asegúrate de establecer metas de tiempo realistas para cada incidencia. Siempre es una buena idea asignar un par de minutos más de lo que crees que necesitarás por cada punto en tu agenda. Muy a menudo, surge una pregunta o un punto de discusión que necesita solución, y esto consume tiempo.