Indicador clave de rendimiento (KPI)

¿Qué es un KPI?

KPI son las siglas en inglés de indicadores clave de rendimiento. Se trata de una medida cuantificable del rendimiento a lo largo del tiempo de una actividad específica vinculada a un objetivo de la empresa.

Un indicador clave de rendimiento puede ayudarte a comprender mejor los logros financieros y operativos de tu empresa, para que puedas ver en qué punto te encuentras e introducir mejoras en tu estrategia.

Imagínate a Robin Hood apuntando a su diana de tiro con arco. Sin la diana, Robin Hood no sabría dónde apuntar con su arco. Pero, con la diana, puede medir exactamente lo lejos que está de su objetivo, de modo que puede ajustar su puntería, su fuerza o su arco.

Lo mismo ocurre con los KPI de una empresa. Proporcionan un indicador claro de su rendimiento para que pueda saber si va en la dirección correcta o si necesita hacer ajustes estratégicos en el camino.

Un KPI proporciona a tu empresa un objetivo al que aspirar, hitos para realizar un seguimiento de tu rendimiento a lo largo del tiempo y perspectivas para ayudar a los líderes de tu organización a tomar mejores decisiones. Desde el marketing a las ventas, pasando por las finanzas e incluso los recursos humanos, los indicadores clave de rendimiento pueden ayudar a mejorar la productividad, el progreso y los logros en todas las áreas de tu empresa.

¿Qué son los informes de KPI?

Los informes de KPI son la práctica de gestión empresarial de medir, organizar y analizar los indicadores clave de rendimiento más importantes de una empresa.

Los informes de KPI ayudan a los líderes empresariales a identificar puntos fuertes y débiles, optimizar el rendimiento de la empresa, mejorar el compromiso y alcanzar objetivos estratégicos. Los directivos también utilizan los informes de KPI para analizar las tendencias en departamentos específicos o en la empresa en su conjunto para mejorar la toma de decisiones.

Los informes de KPI suelen presentarse visualmente en forma de cuadro de mando interactivo. Los cuadros de mando de KPI ofrecen a los directivos una visión general rápida de los datos esenciales asociados a sus indicadores clave de rendimiento específicos.

Los tableros con KPIs los presentan en un formato fácilmente digerible para que los directivos puedan analizar y extraer rápidamente la información más crucial para ayudarles a optimizar su estrategia global.

Cómo medir KPIs

Si quieres tener éxito en el seguimiento de tus KPIs, debes crear un marco de medición adecuado. Aquí hay seis pasos para establecer un marco para su medición:

1. Determina tu(s) objetivo(s) principal(es)

El primer paso para medir tus KPIs es identificar primero qué KPIs vas a seguir. Para averiguarlos, primero debes determinar el objetivo que tú y tu equipo perseguís. Por ejemplo, el objetivo de una campaña de marketing específica podría ser generar 50.000 dólares en ingresos o conseguir 50 clientes potenciales. No importa cuál sea tu objetivo, lo utilizaremos para establecer los KPI.

2. Establece los KPI principales

Ahora que tienes tu objetivo general, es el momento de establecer KPIs primarios. Estos son KPI significativos diseñados para medir los resultados generales de tu campaña y si fue un éxito o no. Algunos ejemplos de KPI primarios incluyen la cantidad de ingresos generados por canales específicos como el marketing por correo electrónico o los anuncios de Facebook. O, si su objetivo es el conocimiento de la marca, podría ser su alcance general o impresiones en diferentes plataformas sociales.

3. Establece KPI secundarios

A continuación, es hora de establecer indicadores clave de rendimiento secundarios para comprender mejor el éxito de tu campaña. Podrían ser de tres a cinco métricas adicionales que son importantes para la campaña, pero no necesariamente tu KPI principal. Por ejemplo, si el principal son los ingresos generados por correo electrónico, los KPI secundarios podrían incluir el valor medio de los pedidos o la tasa de devolución de clientes.

4. Elige métricas de salud

A continuación, estableceremos las métricas que te ayudarán a comprender la salud general de tu campaña, en lugar de si has alcanzado o no tu objetivo principal. Siguiendo nuestros KPI de marketing por correo electrónico, las métricas de salud podrían incluir métricas como la tasa de apertura, la tasa de clics y el total de correos electrónicos abiertos.

5. Establece objetivos de KPI específicos

Ahora que has elegido los KPI que vas a controlar, es el momento de determinar el objetivo numérico exacto para cada KPI. Las cifras que establezcas deben ser realistas y medibles para ayudarte a mantener el rumbo. No basta con afirmar que deseas obtener más ingresos con el marketing por correo electrónico. Sé específico. Di qué quieres generar 50.000 dólares con la campaña, de los cuales 20.000 procederán del correo electrónico. Si su valor medio de pedido (VOP) es de 50$, establecer un objetivo para que su VOP sea de 60$. Aspira a una tasa de apertura del correo electrónico del 40% si normalmente obtienes un 35%.

Al establecer KPI específicos y medibles, es mucho más probable que los alcance o al menos se acerque a ellos.

6. Establece puntos de referencia

Por último, debes establecer puntos de referencia. Recuerda analizar el rendimiento de campañas anteriores para comprender mejor cuál es el punto de referencia típico para los KPI. Pero no te detengas ahí. Fíjate en la competencia. Fíjate en otros competidores de tu sector o en empresas similares de otros sectores. Comprende en qué punto se encuentra en relación con tus competidores o con tu propio rendimiento en el pasado y te ayudará a determinar si vas por el buen camino o no.

Ventajas del seguimiento de los KPI

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son una parte fundamental de cualquier estrategia empresarial para garantizar que se mantiene el rumbo y se mejora el rendimiento. He aquí algunas razones por las que deberías hacer un seguimiento:

Medición del rendimiento

En primer lugar, los KPI te ayudan a medir tu rendimiento. Si te limitas a improvisar cuando trabajas en un proyecto o una campaña, ¿cómo sabrás si has tenido éxito o no?

Sin KPIs, conducirás a ciegas, sin saber qué está mejorando o, peor aún, perjudicando a tu organización.

El seguimiento de los KPI puede ayudarte a medir tu progreso -o la falta del mismo- hacia objetivos empresariales cruciales.

Mejorar la moral y el compromiso de los empleados

Una empresa no es nada sin las personas, y una empresa es casi tan buena como nada si las personas no están comprometidas. Una forma clave de mejorar el compromiso en el trabajo es establecer indicadores clave de rendimiento.

Puede que pienses que presionar a su equipo para que alcance determinados objetivos hará que no les guste su trabajo. Pero es justo lo contrario. La gente ansía crecer. Establecer indicadores clave de rendimiento para los individuos y los distintos departamentos es una forma estupenda de conseguir que tu equipo se comprometa.

Recuerda alinear sus KPI con los objetivos de la organización y los objetivos de tu departamento. Cuanto mejor puedas vincular sus KPI a un objetivo más profundo y útil, más comprometidos estarán los empleados y mayor será la moral general de la empresa.

Mejorar la toma de decisiones

Los KPI proporcionan a los directivos información clave sobre la organización y el departamento. Ofrecen algo más que números en una página o una pantalla. Ofrecen información valiosa que puede ayudarle a comprender qué puntos de acción específicos están mejorando tu negocio y cuáles lo están perjudicando.

En lugar de limitarte a tomar decisiones basadas en corazonadas, puedes utilizar los KPI para tomar decisiones basadas en datos que mejorarán tus probabilidades de éxito.

Ejemplos de KPI

¿Tienes curiosidad por saber cuáles son los KPI más utilizados?

Estos son algunos ejemplos desglosados por diferentes departamentos, que puedes utilizar como referencia para establecer tus propios indicadores clave de rendimiento:

Marketing

• Ingresos

• Ingresos por canal

• Satisfacción del cliente

• Índices de conversión

• Clientes potenciales cualificados

• Retorno de la inversión (ROI)

• Retorno de la inversión publicitaria (ROAS)

• Coste de adquisición de clientes (CAC)

Ventas

• Ventas totales generadas

• Volumen de ventas por ubicación

• Clientes potenciales cualificados para ventas (SQL)

• Contactos cualificados de marketing (MQL)

• Nuevos clientes potenciales entrantes

• Nuevas oportunidades cualificadas

• Valor total del pipeline

• Valor medio del pedido

Finanzas

• Margen de beneficio operativo

• Margen de beneficio bruto

• Margen de beneficio neto

• Ratio de gastos de explotación

• Ratio de capital circulante

• Tasa de combustión

• Rentabilidad de la inversión

Servicio de atención al cliente

• Tiempo medio de respuesta

• Tasa de resolución en el primer contacto

• Coste por conversación

• Puntuación del esfuerzo del cliente

• Agentes de soporte más activos

¿En qué consiste un KPI eficaz?

Ahora que conoces algunos tipos diferentes de KPIs que puedes seguir desglosados por departamento, es el momento de averiguar qué hace que un KPI sea eficaz para que sepas cómo puede elaborar el tuyo de la manera correcta.

Relevante

Lo primero y más importante es que los KPI de los que haga un seguimiento sean relevantes para tu función, equipo, departamento y empresa. Deben estar relacionados con los objetivos generales y la misión de tu equipo y organización.

Por ejemplo, digamos que tu empresa tiene como objetivo aumentar los ingresos recurrentes anuales (ARR) en un 30% al final del año. Si perteneces al equipo de marketing, podrías considerar el seguimiento de las tasas de conversión, ya que esto se alinea directamente con los ingresos.

Medible

Los KPI deben ser medibles. Si no sabes cómo medirlo, tienes que cambiarlo o desecharlo. Cuando establezcas los KPI, pregúntate: "¿Qué estoy intentando conseguir? ¿Cuál es el resultado final deseado?

No te limites a fijar una cifra, sino también una fecha. Al fijar una fecha límite, tendrás claro si has alcanzado o no tus objetivos de KPI.

Accionable

Los KPI no pueden ser vagos ni pasivos. Debes establecer KPIs que puedan alcanzarse mediante acciones específicas. Una vez que los tengas, debería ser relativamente sencillo elaborar un plan de acción desglosado en objetivos más pequeños para alcanzar el éxito.

Sencillo

Por último, los KPI deben ser sencillos. No te compliques demasiado ni hagas un seguimiento de muchos. No es necesario hacer un seguimiento de todos y cada uno de los KPI posibles. Dependiendo de tus objetivos generales, sólo deberías ceñirte a unos pocos KPI principales y, potencialmente, a algunos secundarios.

¿Cuál es la diferencia entre KPI y OKR?

¿En qué se diferencian los KPI de los OKR? ¿Son lo mismo? ¿Cuál es mejor elegir en distintas circunstancias.

En pocas palabras, los OKR y los KPI funcionan juntos. Sin embargo, tienen propósitos diferentes.

Mientras que los indicadores clave de rendimiento miden el rendimiento con respecto a metas específicas, se pueden crear OKRs, u objetivos y resultados clave, para alcanzar metas en un periodo de tiempo específico que se alineen con la visión de una organización.

Objetivos y resultados clave (OKR)

Los objetivos y resultados clave se dividen en dos partes.

Piensa en los objetivos como el lugar al que quieres llegar. Por ejemplo, una organización puede decidir que quiere hacer evolucionar su imagen de marca de barata a premium. Esto es un objetivo.

Los resultados clave son cómo va a alcanzar sus objetivos estratégicos. Se trata de métricas cuantificables para seguir sus progresos. Por ejemplo, si estás intentando convertirte en una marca más premium, un resultado clave puede ser aumentar el precio medio de tu producto de 60 a 100 dólares. Otro puede ser mejorar los materiales utilizados para fabricar sus productos, pasando de un coste de fabricación de 10$ por producto a una fabricación de mayor calidad por 20$ por producto.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

La forma en que los KPIs encajan en una estrategia OKR es un paso más abajo. Piensa en los objetivos como la vista de pájaro. Los resultados clave son edificios rascacielos. Los indicadores clave de rendimiento son los cimientos sobre los que se asientan los resultados clave.

Por ejemplo, un indicador clave de rendimiento alineado con el objetivo de convertirse en una marca premium y aumentar el precio medio de sus productos podría ser el seguimiento del valor medio de los pedidos (VAM). En este ejemplo, si aumenta el precio, querrás saber si el valor medio de los pedidos está en consonancia y en qué medida. Tal vez el valor medio de los pedidos no aumente a pesar de haber subido los precios.

Otro KPI que puedes controlar es la tasa de conversión. Desde que has empezado a subir los precios, ¿están bajando las tasas de conversión? Es probable que bajen en cierta medida. Si es demasiado, quizá haya subido el precio demasiado rápido.

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