Cómo hacer una línea del tiempo
Ya sea que tu proyecto abarque años o unas pocas semanas cortas, hay algo sobre lo que todos en tu equipo necesitan estar en la misma página: la temporalidad. Cada miembro del equipo necesita completar sus tareas a tiempo para que el proyecto se mantenga según lo programado y finalmente sea exitoso.
Una línea del tiempo es una herramienta visual poderosa que puede ayudar a los equipos a cumplir con sus plazos. Proporciona a los gestores de proyectos una vista general del estado de un proyecto en un lugar consolidado.
Elementos de una línea del tiempo
Aunque diferentes tipos de líneas del tiempo de proyectos pueden verse diferentes, a menudo tienen elementos comunes. Estos elementos incluyen lo siguiente:
Hitos
Los hitos son puntos en un proyecto que significan un evento significativo o etapa en el desarrollo del proyecto. Estos puntos de control ayudan a medir el progreso y aseguran que el proyecto permanezca en curso.
Miembros del equipo
La línea del tiempo del proyecto debe incluir los equipos y miembros del equipo que contribuirán a la finalización del proyecto. Esto muestra quién es responsable de qué tareas.
Fechas y eventos
Los proyectos no pueden continuar para siempre, así que tu línea del tiempo necesita incluir una fecha de inicio y de fin. Entre el inicio del proyecto y el cierre del proyecto hay otros eventos significativos que deberían ocurrir en fechas específicas a medida que el proyecto avanza.
Tareas
Estas son las piezas necesarias de trabajo que contribuyen a la finalización del proyecto completo.
Duración de cada tarea
Cada tarea debe tener un plazo de entrega para confirmar expectativas.
Dependencias
Estas se refieren a tareas que requieren la iniciación o finalización de otras tareas antes de que puedan comenzar. Deben establecerse cronológicamente a lo largo de la línea del tiempo.
Ruta crítica
La ruta crítica es un aspecto importante de la gestión de proyectos mostrado en una línea del tiempo. Representa la secuencia más larga de tareas y la cantidad de tiempo que tomará completarlas. Estas actividades críticas determinarán la duración de tu proyecto y qué tareas deben completarse a tiempo para mantener el proyecto según lo programado.
Tipos de líneas del tiempo de proyectos
Estos son algunos tipos de líneas del tiempo de proyectos:
Línea del tiempo de planificación estratégica
Una línea del tiempo para la planificación estratégica se enfoca en el futuro a medio y largo plazo. A diferencia de un proyecto que dura unos pocos meses, estas líneas del tiempo de alto nivel presentan una vista a largo plazo. Con estas líneas del tiempo de tres a cinco años, los equipos pueden construir un entendimiento compartido de lo que está planeado para el futuro para apoyar la misión general de la empresa.
Línea del tiempo de proyecto lineal
Cuando piensas en una línea del tiempo, podrías imaginar una línea del tiempo lineal. Esta línea del tiempo tiene una fecha de inicio en un extremo de una línea horizontal o vertical, que continúa hasta la fecha de fin. Todos los eventos, tareas y plazos se mapean a lo largo de la línea del tiempo.
Diagrama de Gantt
Los diagramas de Gantt son un tipo único de línea del tiempo de proyecto porque no siguen un formato lineal. En lugar de ello, los gráficos de Gantt usan un gráfico de barras para representar el progreso de tareas específicas moviéndose hacia la finalización, tareas que todas caen dentro de las fechas de inicio y fin del proyecto. Hacer un diagrama de Gantt siempre es una buena idea.
Diagrama de PERT
PERT significa técnica de revisión de evaluación de proyectos. Este tipo de línea del tiempo es similar a un gráfico de Gantt en algunos aspectos pero lo suficientemente diferente como para presentar sus propios beneficios. Un diagrama de PERT pone más énfasis en la estimación que en la programación en tiempo real. A menudo se comparan con diagramas de árbol porque usan rectángulos y círculos para representar hitos y eventos, con flechas que indican el progreso entre cada elemento.
Cómo hacer una línea del tiempo en 7 pasos
Sigue estos pasos para crear tu línea del tiempo usando Miro:
1. Entiende el alcance y los requisitos del proyecto
Antes de comenzar a esbozar tu línea del tiempo, debes definir claramente el alcance y los requisitos del proyecto. Necesitarás entender qué eventos y tareas contribuirán a la finalización del objetivo final durante la línea del tiempo del proyecto.
2. Decide sobre las personas que estarán involucradas en el proyecto
Es importante elegir a las personas y equipos correctos para contribuir al proyecto de principio a fin. Esto permite una asignación adecuada de recursos y una definición clara de las interdependencias.
3. Haz una lista de entregables y eventos clave y priorizarlos
Los gestores de proyecto necesitan entender qué tareas menores necesitarán ser completadas para que el proyecto entero tenga éxito. Los managers también deben entender quién trabajará y será responsable de cada entregable. Es mejor priorizar tu lista de tareas y eventos antes de añadir esta información a la línea del tiempo.
4. Añade información a la línea del tiempo
Una vez que hayas reunido la información esencial, puedes comenzar a crear tu línea del tiempo. Asegúrate de secuenciar tus tareas de acuerdo a cuáles necesitan ser completadas primero.
5. Personaliza tu línea del tiempo
Recuerda que una línea del tiempo de gestión de proyectos es una herramienta visual que es estéticamente agradable y fácil de digerir. Añade notas adhesivas, usa colores e incrusta medios para hacer que tu línea del tiempo sea fácil de entender y memorable.
6. Comparte y pide feedback
Hacer la línea del tiempo debe ser un esfuerzo colaborativo. Pide la opinión de los miembros de tu equipo antes de finalizarla. Todos deben estar de acuerdo en que los plazos y los hitos son realistas.
7. Mantén tu línea del tiempo actualizada y ajústala según sea necesario
En su mayor parte, las líneas del tiempo deben permanecer consistentes. Pero cuando las cosas cambian, por ejemplo, si una tarea se retrasa o un equipo necesita reestructuración, asegúrate de mantener la línea del tiempo actualizada para que sea útil.
Mejores prácticas para crear una línea del tiempo
Ten en cuenta los siguientes puntos clave para crear una línea del tiempo efectiva:
Evita establecer deadlines poco realistas
Uno de los mayores obstáculos para los gestores de proyectos es establecer plazos que son difíciles de lograr. Crea estimaciones de proyectos realistas con la ayuda de tu equipo e incluye algún espacio para el "flotador del proyecto". También conocido como holgura, el flotador del proyecto es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de que afecte al plazo del proyecto. Esto asegura que las expectativas no sobrepasen la factibilidad de los entregables, ya que esto podría preparar un proyecto para el fracaso antes de que incluso comience.
Entiende completamente cada tarea
Todos en el equipo necesitan entender claramente las tareas y sub-tareas para una línea del tiempo bien definida y efectiva. Esto permitirá eficiencia y certeza cuando completen el proyecto. Una línea del tiempo de gestión de proyectos vaga con tareas que no están claramente exhibidas es una receta para la confusión y la falta de dirección.
Identifica tareas dependientes
Muchos proyectos tienen tareas menores y entregables que están interconectados con otras tareas. Define las tareas que dependen unas de otras y asegúrate de que el equipo colabore y comunique mientras lleva a cabo esas tareas.
Involucra a todo el equipo
Una persona no debería crear una línea del tiempo que beneficie a todo un equipo. Cada persona debería tener voz en la creación de plazos y tareas. Involucrar a todos los interesados en su redacción significa que las expectativas se establecen desde el principio.
Elige el software adecuado
Crear una línea del tiempo de proyecto no es algo que necesites hacer desde cero. Con Miro puedes usar una plantilla de línea del tiempo para empezar en segundos.