Cómo hacer un diagrama de Gantt

Hacer un diagrama de Gantt puede ser una tarea compleja pero no si tienes las nociones básicas y cuentas con una herramienta que te pueda ayudar en su elaboración. Este tipo de cronograma puede ayudar a la planificación de proyectos y tareas para ver dependencias, deadlines y muchas cosas más que servirán de utilidad a todas las partes interesadas.

Veamos los pasos que hay que seguir a la hora de hacer un diagrama de Gantt.

1. Revisa el alcance del proyecto

Antes de crear un diagrama de Gantt, necesitas tener una idea clara del alcance del proyecto.

El alcance del proyecto describe los aspectos clave del mismo. Incluye los objetivos, entregables, requisitos, tareas, costes y plazos del proyecto. Suele ser un documento, pero también puede tener otro formato.

Echa un vistazo a nuestra plantilla de alcance del proyecto para ver el alcance del proyecto en un tablero Kanban online.

Comprender el alcance de tu proyecto te coloca en una buena posición para crear un diagrama de Gantt de éxito.

Tendrás una idea clara de lo que implica el proyecto, cuáles son los objetivos y por qué se está llevando a cabo. Como resultado, podrás añadir al diagrama todas las tareas, plazos e hitos relevantes.

2. Añade las tareas del proyecto

Una vez revisado el alcance del proyecto, puedes empezar a añadir tareas al diagrama de Gantt. Aquí es donde entran en juego las barras.

Cada barra de un diagrama de Gantt representa una tarea diferente y su duración. Dependiendo de la estructura del diagrama, estas barras también pueden mostrar en qué consiste la tarea y a quién está asignada.

También puede categorizar las tareas en función del tipo de trabajo. Por ejemplo, puedes separar las tareas en los siguientes departamentos:

• Ventas

• Marketing

• Finanzas

• Operaciones

• Desarrollo de productos

• IT

Dividir las tareas en diferentes categorías permite tener una mejor visión del conjunto de un proyecto. También facilita que los distintos equipos vean de qué tareas son responsables, lo que resulta especialmente útil si el proyecto es complejo. Al categorizar las tareas, los equipos pueden ver fácilmente qué tareas son relevantes para ellos en lugar de ver todas y cada una de las tareas del proyecto.

3. Establece un marco temporal

Con todas las tareas ahora en el gráfico, puedes añadir la duración de cada tarea. Si utilizas una plataforma online como Miro, puedes seleccionar una fecha de inicio y de finalización en la plantilla de diagrama de Gantt. Entonces, la barra saltará automáticamente al lugar correcto del gráfico.

Si no sabes cuánto tiempo estimar para cada tarea, no te preocupes. Existen diferentes formas de estimar la duración de una tarea, entre las que se incluyen las siguientes:

4. Entiende qué implica la tarea

Primero hay que saber qué actividades son necesarias para completar la tarea. ¿Cuál es el resultado deseado? ¿Es una tarea compleja? ¿Se necesitan varias personas? Toda esta información le ayudará a juzgar cuánto tiempo debe llevar la tarea.

Revisa los datos históricos

Echa un vistazo a proyectos anteriores para ver cuánto han durado las tareas en el pasado. Puedes utilizar esta información para estimar la duración de las tareas de tu proyecto actual.

Habla con las personas asignadas

Si tienes poca o ninguna experiencia en algunas áreas del proyecto, es buena idea que hables con personas de esa área de trabajo. Tendrán la información que necesitas para ayudarte a determinar cuánto tiempo debería llevar cada tarea.

5. Solicita la aprobación de los principales interesados

Una vez que todas las tareas estén en el diagrama, tendrás una idea más clara de cuánto tiempo llevará completar todo el proyecto. Puedes compartir esta información con las principales partes interesadas para mantenerlas informadas y pedirles su aprobación antes de seguir adelante.

Una vez acordado el calendario del proyecto, puedes añadir la información al plan del proyecto. Documentar esta información ayuda a evitar que se amplíe el alcance del proyecto, lo que puede causar retrasos e impedir que se complete.

6. Identifica las dependencias

Ahora que tu diagrama de Gantt tiene luz verde, puedes identificar las dependencias. Esto significa detectar las tareas que no pueden avanzar hasta que otras se hayan iniciado o completado.

En la mayoría de los casos, las dependencias resultarán obvias al trazar todas las tareas del proyecto. Si no lo son, tendrás que buscar tareas que no puedas realizar hasta que se produzcan determinados acontecimientos dentro de una tarea anterior. Una vez mapeado esto, puedes añadir flechas entre las tareas dependientes para mostrar qué tareas son críticas para la finalización del proyecto.

7. Compártelo con tu equipo de proyecto

Una vez terminado de hacer el diagrama de Gantt, compártelo con tu equipo de proyecto para que lo revise. De este modo, tu equipo podrá hacer preguntas y dar su opinión sobre el proyecto.

Si utilizas Miro para gestionar tu diagrama de Gantt, sólo tienes que compartir el diagrama con tu equipo de proyecto y ellos podrán añadir comentarios directamente al diagrama. De este modo, te resultará más fácil revisar sus comentarios.

8. Lanza el proyecto

Con todo el mundo a bordo, por fin puedes lanzar el proyecto. Pero el trabajo aún no ha terminado.

A medida que avance el trabajo, tendrás que consultar el diagrama para seguir el progreso del proyecto. Esto te ayudará a abordar cualquier problema que pueda haber surgido y a asegurarte de que vas por buen camino para la entrega del proyecto.

A la hora de comprobar el progreso del proyecto, puede ser útil utilizar una herramienta de diagramas online. Te permite comprobar el progreso de las tareas en tiempo real y corregir rápidamente las cosas si no van según lo previsto.

También significa que el equipo del proyecto siempre puede acceder a la versión más actualizada del gráfico. Pueden ver al instante cómo va el proyecto, qué tareas les quedan por completar y en qué tareas están trabajando otros miembros del equipo.

Consejos para perfeccionar tu diagrama de Gantt

La creación de un diagrama de Gantt efectivo no termina con la asignación de tareas y plazos. Aprovechar al máximo esta herramienta implica una serie de prácticas y enfoques estratégicos. Estos som algunos consejos avanzados que pueden ayudarte a llevar tu diagrama al siguiente nivel:

• Usa colores y etiquetas eficientemente: Un esquema de colores bien pensado puede aumentar enormemente la claridad de tu diagrama de Gantt. Asigna colores específicos a diferentes tipos de tareas, estados de progreso o equipos responsables. Sin embargo, mantén la paleta limitada para evitar la confusión. Las etiquetas deben ser claras y concisas, proporcionando información esencial en un vistazo.

• Incorpora marcos temporales flexibles: Aunque los plazos definidos son cruciales, algunos proyectos se benefician de la incorporación de fases con tiempos flexibles, especialmente en las etapas de planificación y revisión. Esto puede ayudar a acomodar los cambios sin comprometer la estructura general del proyecto.

• Incluye indicadores de progreso: Además de las fechas de inicio y finalización, tu diagrama debe mostrar el progreso actual de cada tarea. Esto puede ser tan simple como un porcentaje completado o una barra de progreso parcial. Estos indicadores hacen que sea fácil de ver de un vistazo cómo avanza el proyecto.

• Aprovecha las herramientas de software: Si bien los diagramas de Gantt pueden crearse manualmente, el software moderno ofrece funcionalidades que ahorran tiempo y aumentan la eficacia, como la actualización automática de dependencias y la integración con otras herramientas de gestión de proyectos. Aprovecha estas características para mantener tu diagrama actualizado y relevante.

• Planifica revisiones periódicas: Establece momentos específicos para revisar y actualizar el diagrama de Gantt con todo el equipo. Estas revisiones pueden ayudar a identificar problemas, ajustar plazos y reasignar recursos antes de que se conviertan en problemas mayores.

• Educa a tu equipo: Asegúrate de que todos los miembros del equipo entiendan cómo leer y interpretar el diagrama de Gantt. Una breve sesión de formación puede mejorar significativamente la comunicación y la eficiencia del equipo.

Al implementar estos consejos, puedes mejorar significativamente la utilidad y la eficacia de tu diagrama de Gantt, transformándolo en una herramienta dinámica para la gestión de proyectos.

Crea tu diagrama de Gantt en Miro

Miro es una herramienta que te facilita la creación de diagramas de Gantt gracias a su interfaz intuitiva y sus plantillas. Puedes crear un diagrama de Gantt totalmente personalizable y en pocos pasos antes de poder acceder a él de forma online u offline ya que puedes expórtalo en pdf o en formato de imagen de alta resolución.