Mapa de procesos

¿Qué es un mapa de procesos?

Un mapa de procesos es una herramienta versátil que te ayuda a visualizar tu flujo de trabajo para mejorar la eficiencia. Aporta claridad, ayuda a los equipos a aportar ideas para mejorar los procesos, mejora la comunicación interna y proporciona documentación de los procesos. Los mapas de procesos son habituales en la gestión de proyectos. Permiten a los project managers visualizar todas las contingencias de un proyecto y comprender las dependencias cuando se trabaja con equipos interfuncionales. Cuando se hace bien, el mapa de procesos también identifica áreas de mejora. Puede detectar cuellos de botella, repeticiones y retrasos en los procesos. Como resultado, puedes solucionar estos problemas y mejorar tus procesos. Un mapa de procesos también define los límites. Los equipos pueden ver qué implica el proceso, cómo funciona y dónde termina. Además, aclara información clave, como quién está a cargo del proceso y las responsabilidades específicas necesarias para que el proceso siga avanzando. También mide la eficacia de los procesos con determinados objetivos y métricas, lo que permite a los equipos hacer un seguimiento de sus progresos y reflexionar sobre su rendimiento en tiempo real. Puede utilizar una plantilla de mapa de procesos para crear un mapa de procesos online que se adapte a su propósito, o crear el tuyo propio desde cero usando Miro.

¿Por qué es importante el mapa de procesos?

El mapa de procesos aporta claridad y organización tanto a los procesos nuevos como a los ya existentes. Eche un vistazo a algunas de las principales razones por las que es importante:

1. Simplifica los procesos

Utiliza un mapa de procesos para racionalizar tus procesos. Elimina las áreas innecesarias y simplifica todo el proceso de principio a fin.

2. Mejora la comprensión de un proceso

Compártelo con los miembros del equipo interno y los accionistas externos para crear alineación en toda la empresa.

3. Mejora la comunicación

Anima a las personas a mejorar su comunicación describiendo claramente los procesos de tu proyecto. Indica a todos los implicados en el proceso cuáles son sus responsabilidades y a quién deben dirigirse si tienen preguntas. Esto es especialmente útil para los equipos interfuncionales que pueden no estar familiarizados con los miembros del equipo de otros departamentos.

4. Proporciona documentación de los procesos

Documenta tus procesos para poder estandarizar los flujos de trabajo en toda la empresa. Vuelve al mapa en el futuro para analizar cómo está funcionando el proceso y hacer los cambios necesarios.

5. Ayuda a planificar proyectos

Planifica y organiza mejor tus próximos proyectos con este mapa. Visualiza todas las etapas de tus procesos para asegurarte de que tienes la información y los recursos que necesitas para ejecutar el proyecto con éxito.

Símbolos de los mapas de procesos

Los símbolos normalizados de los mapas de procesos proceden del Lenguaje Unificado de Modelado (UML), que es un formato normalizado para crear estos mapas. Para diseñar eficazmente uno, es necesario comprender los símbolos y lo que representan. Éstos son algunos de los símbolos más comunes que necesitarás conocer:

Proceso

Acción, tarea u operación que debe completarse para que el proceso avance.

Retraso

Periodo de espera o retraso en algún punto del proceso.

Subrutina

Acciones relacionadas con una tarea que forma parte de un proceso más amplio.

Preparación

Paso inicial que prepara otro paso del proceso.

Flecha/línea de conexión

Indica la dirección del mapa de procesos.

Terminador

Los puntos de entrada y salida del proceso.

Decisión

Indica que hay que tomar una decisión. Las flechas que salen de aquí suelen tener las siguientes etiquetas: verdadero, falso, sí o no.

Datos de entrada/salida

Información u objetos que entran o salen del proceso.

Documento

Paso que produce un documento.

Datos almacenados

Etapa del proceso en la que se almacenan datos.

Base de datos

Una selección de datos almacenados en una estructura estándar.

3 ejemplos de mapas de procesos

Estos son algunos ejemplos de los distintos tipos de mapas de procesos y de cómo los utilizan las empresas.

Mapas de procesos empresariales

Los analistas de negocio y los desarrolladores técnicos utilizan diagramas BPMN online para establecer una visión completa de los procesos de negocio. El objetivo es crear una comprensión compartida de los procedimientos de la empresa. Como resultado, este diagrama agiliza la comunicación y mejora la productividad en toda la organización.

Diagrama de carriles de nado

Un diagrama de carriles de nado es un diagrama de flujo de procesos que muestra quién es responsable de determinadas partes de un proceso. El diagrama se divide en filas separadas (o carriles), en las que cada fila representa a un equipo o departamento diferente. Las formas de cada línea representan las acciones y las flechas muestran cómo avanza el proceso una vez completada cada acción.

Diagrama de la cadena de valor

Un diagrama de cadena de valor (también conocido como análisis de la cadena de valor o mapeo del flujo de valor) permite a los equipos analizar las actividades empresariales. El objetivo es ver cómo se puede obtener una ventaja competitiva mejorando los procesos actuales. Los recuadros conectados representan una versión simplificada de un proceso para una rápida comprensión. Con esta visión general básica, puedes visualizar los pasos de tu empresa para mejorar el valor para el cliente.

Cómo crear un mapa de procesos en 8 sencillos pasos

Los mapas de procesos suelen desglosar procesos complejos, pero crear uno no tiene por qué ser complejo. Sigue estos sencillos pasos para crear fácilmente un mapa de procesos de éxito para ti y tu equipo.

1. Empieza con una plantilla

Si utilizas una plantilla de mapa de procesos, puedes empezar directamente a trazar tus procesos en cuestión de clics. Personaliza el diseño existente para crear un mapa que refleje tu proceso. Añade nuevas columnas, notas adhesivas o formas: lo que necesites para crear un mapa preciso.

2. Identifica el proceso

Ahora es el momento de identificar el proceso. ¿Se trata de un proceso de ventas? ¿Un proceso interno? ¿El recorrido del cliente? Este será el núcleo de tu mapa de procesos, por lo que es importante que tú y el resto de tu equipo sepáis lo que estáis intentando conseguir. Organizar una reunión es una forma estupenda de alinear a tu equipo en este ámbito. Ya sea en persona u online, reúne a tu equipo para hablar del proceso y de por qué queréis crearlo o mejorarlo. No tiene por qué ser una reunión larga y detallada. Mientras todos entiendan el proceso y por qué lo estás mapeando, vas por buen camino.

3. Haz una lluvia de ideas sobre las actividades del proceso

El siguiente paso es centrarse en las actividades que se realizan a lo largo del proceso. Trabaja con tu equipo en una lluvia de ideas sobre las distintas fases y visualiza cómo funciona el proceso. Hay varias técnicas de lluvia de ideas entre las que elegir, así que encuentre la que mejor funcione para ti y tu equipo. A continuación, organiza la sesión y discute todos los pasos clave del proceso. Poner en orden las etapas del proceso en esta fase no es vital, pero puede ser útil para algunos equipos. Trazar un mapa lineal de las etapas garantizará que no se ha pasado por alto ningún paso clave. También puedes añadir estructura identificando dónde y cuándo empieza y termina el proceso.

4. Añade símbolos al mapa de procesos

Una vez establecido el proceso, es hora de asignar los símbolos correspondientes. De este modo, cualquiera que lo mire entenderá qué significan los distintos elementos y cómo se relacionan.

5. Finaliza el mapa de procesos

Ahora puedes finalizar el mapa de procesos. Revisa cómo fluye, si se han incluido todos los pasos relevantes y asegúrate de que representa el proceso con exactitud. Estas son algunas preguntas que puedes hacerte para asegurarte de que tu mapa tiene todo lo que necesita: ¿Funciona el proceso como debería? Si hay áreas en las que las cosas no funcionan bien, vuelve a la mesa de dibujo para corregirlas. ¿Hay algo redundante? Debes eliminar cualquier acción redundante para garantizar que tus procesos sean lo más eficientes posible. Esto significa eliminar partes del proceso que no sean vitales para el éxito. ¿Seguirán el proceso los miembros del equipo? Si el proceso no es fácil de seguir, o si los miembros del equipo no pueden seguirlo por cualquier motivo, es posible que tengas que replantearte la estructura. ¿Falta algún paso? Al examinar el mapa del proceso, repasa cada paso para asegurarte de que todo está en su sitio. Si falta algo, es el momento de añadirlo. Después de responder a estas preguntas, tu mapa de procesos será lo más preciso y actualizado posible.

6. Define el éxito

Antes de compartir el resultado definitivo con tu equipo, tienes que definir el éxito. Esto significa identificar qué debe conseguir tu proceso, cómo piensas conseguirlo y cómo medirás su éxito. Para crear una definición clara y medible del éxito, echa un vistazo a los objetivos SMART. El marco de objetivos SMART ayuda a los equipos a crear objetivos específicos, medibles y realistas. Utilizando este modelo, puedes trazar con precisión lo que tu proceso pretende hacer. Puedes utilizarlo para hacer un seguimiento de los avances a lo largo del camino y ver cuándo tu proceso ha alcanzado su objetivo. Si el proceso no alcanza su objetivo, puedes revisar lo que salió mal y corregir las cosas para el futuro.

7. Comparte el mapa de procesos con tu equipo

Una vez establecidos los objetivos, puedes compartir el mapa de procesos final con las partes interesadas. Puede tratarse de miembros del equipo, clientes, supervisores, proveedores, clientes o cualquier persona a la que afecte el funcionamiento del proceso. Haz que todas las partes interesadas revisen y añadan comentarios, hagan preguntas y dejen su opinión directamente en el mapa de procesos. A la hora de revisar sus sugerencias, el mapa te lo pone más fácil. No tienes que ir de una plataforma a otra ni hablar con cada uno por separado. En su lugar, puedes acceder al mapa de procesos online y ver todos los comentarios en un solo lugar. Después de revisar todas sus notas, puedes hacer los cambios necesarios antes de poner en marcha el proceso.

8. Actualiza, repite y mejora

Los mapas de procesos no son definitivos. Es inevitable que se produzcan cambios, ya sea por una nueva estructura empresarial o porque tus clientes cambien por completo lo que quieren de tu empresa. Los procesos tendrán que adaptarse a un entorno cambiante. Esto significa revisar tu mapa de procesos para mejorarlo continuamente y hacer los cambios pertinentes para mantenerlo actualizado.