Documentación de procesos

Documentación de procesos: tipos, mejores prácticas y ejemplos

Independientemente del sector, las empresas dependen de muchos procesos para funcionar. Desde el desarrollo de productos hasta la facturación o la contratación, cada departamento tiene su propio sistema para realizar tareas y mapear procesos.

Pero, ¿cómo te aseguras de que los miembros del equipo conocen los detalles de estos procesos? ¿Y cómo comunica cuál es su función en cada departamento?

La documentación de procesos garantiza que todos los flujos de trabajo estén claramente definidos y comunicados. De este modo, todos los empleados pueden completar sus tareas con eficacia y precisión.

¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación de procesos consiste en crear una guía detallada para completar un proceso de principio a fin. Estos documentos internos son un punto de referencia para que los miembros del equipo entiendan cómo debe ejecutarse un proceso. Al consultar la documentación de procesos, cualquiera puede dar los pasos correctos para completar una tarea o un proyecto. Esto garantiza la coherencia del proceso y establece una norma de trabajo.

La documentación de procesos puede adoptar muchas formas, desde documentos con mucho texto hasta guías visuales. Algunos ejemplos de documentación de procesos son:

• Listas de comprobación

• Documentos de incorporación

• Guías de atención al cliente

• Diagramas de flujo

• Manuales de formación

• Directrices de marca

• Infografías didácticas

• Tutoriales en vídeo

• Mapas de procesos

¿Por qué es importante la documentación de procesos?

La documentación de procesos beneficia a todos los implicados, desde los jefes de equipo hasta cada uno de los empleados. A continuación le explicamos por qué es tan importante registrar todos sus procesos.

Reduce las pérdidas de tiempo y los errores

La documentación de procesos aporta claridad, lo que evita que el trabajo se descarrile o se realice de forma ineficaz.

Si las personas responsables de llevar a cabo un proceso están seguras de su función y sus responsabilidades, es probable que rindan mejor. Esbozar cada paso del proceso evita que se pasen por alto o se realicen incorrectamente.

Documentar los procesos también evita duplicar el trabajo, lo que aumenta la eficacia. Un mapa visual detallado ayuda a los miembros del equipo a comprender sus funciones y responsabilidades.

Crea un repositorio de conocimientos

La documentación de procesos es una forma de recopilar toda la información importante sobre los procesos empresariales en un solo lugar. Este repositorio de conocimientos almacenados se presta al intercambio de conocimientos. Por ejemplo, los ingenieros de software sin experiencia pueden desarrollar sus habilidades y conocimientos accediendo a la documentación técnica creada por un ingeniero de software más veterano.

Documentar los procesos en un lugar consolidado también evita la pérdida de conocimientos. Incluso si un empleado se marcha, los miembros restantes del equipo pueden seguir accediendo a los documentos de procesos útiles que crearon.

Da autonomía a los empleados

Los procesos empresariales suelen ser tan complejos que lleva tiempo comprender realmente cómo funcionan. Pero preguntar repetidamente cómo funciona un proceso es tedioso e ineficaz.

Con la documentación de procesos adecuada, los empleados no tienen que depender de sus compañeros de equipo o de un directivo para explicar un proceso. Esto fomenta la autonomía, lo que a su vez contribuye a la satisfacción de los empleados.

Mantiene alineados a los miembros del equipo

Los proyectos suelen ser complejos y requieren que distintos equipos lleven a cabo muchos procesos diferentes. Por ejemplo, el lanzamiento de un producto implica tareas interdependientes y requiere que diferentes equipos den pasos coordinados. Todos, desde los diseñadores de UX hasta los ingenieros de software, necesitan comprender los procesos de otro equipo y cómo funcionan.

La documentación de procesos ayuda a los equipos interfuncionales a colaborar para lanzar un producto al mercado con eficacia y a tiempo. Al mantener a los equipos alineados, estos documentos promueven una mayor transparencia en toda la organización.

Ayuda a la incorporación de los empleados

Cuando los nuevos empleados se incorporan a un equipo, la cantidad de procesos nuevos que deben comprender puede abrumarlos. Desde las estructuras organizativas hasta los datos de acceso al software, hay mucha información que asimilar.

Documentar adecuadamente los procesos facilita al máximo la transición a una nueva empresa y a un nuevo equipo. En lugar de preguntar a compañeros y jefes cómo funciona todo, pueden consultar fácilmente los documentos de incorporación y los manuales de formación siempre que lo necesiten. La documentación en línea también es menos intimidatoria y más eficaz que entregar un grueso manual de formación físico, especialmente en los actuales entornos de trabajo cada vez más remotos e híbridos.

Aporta claridad y crea coherencia

La creación de una guía de procesos garantiza que todos entiendan lo que se espera de ellos. Así se evita la ambigüedad sobre quién es responsable de qué tareas.

Esbozar el proceso de principio a fin ayuda a los equipos a visualizar los resultados esperados. Disponen de un roadmap claro para saber adónde van y por qué. Esta claridad es vital para que un proceso se desarrolle con fluidez y eficacia.

La documentación del proceso es también una forma de garantizar la coherencia.  Si cada empleado lleva a cabo un proceso de forma diferente, podría dar lugar a productos incoherentes y de calidad variable.

Ayuda a detectar cuellos de botella y mejorar los procesos

El mapeo de procesos es una forma de identificar redundancias y áreas susceptibles de mejora. A través de la experiencia y las observaciones, los equipos identifican los bloqueos en un proceso o los puntos en los que las operaciones se ralentizan. Los jefes también se dan cuenta de las oportunidades de hacer más eficiente un proceso.

A partir de este análisis, los jefes de equipo crean un plan de acción para aprovechar los aspectos fuertes y mejorar las áreas débiles.

Por ejemplo, un directivo puede darse cuenta de que la comunicación por correo electrónico es ineficaz. Con este proceso, los miembros del equipo pierden correos importantes y tardan demasiado en responder. El directivo implementa una mejora del proceso introduciendo en su lugar una plataforma de mensajería.

Tipos de documentación de procesos

Cualquier documento que describa cómo ejecutar un proceso es una forma de documentación de procesos. Pero es importante elegir el formato adecuado para que sus guías sean fáciles de entender y eficaces.

Diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son populares para la documentación de procesos por su versatilidad y facilidad de uso. Puedes utilizar un diagrama de flujo para casi cualquier proceso, desde el diseño de productos hasta los procesos administrativos. Consisten en formas conectadas por líneas o flechas para mostrar el flujo del proceso. Esto ayuda a los empleados a comprender el orden correcto para realizar cada tarea.

Con un diagrama de flujo, cualquiera puede hacerse una idea general de cómo funciona el proceso. El uso de formas para representar cada paso ayuda a descomponer procesos complejos en una guía visual fácil de entender. El uso de los símbolos estandarizados de la plantilla de diagrama de flujo hace que sus diagramas de flujo sean coherentes y fáciles de interpretar.

Diagrama de espagueti

También conocido como modelo espagueti, el diagrama espagueti está formado por diferentes "fideos" que conectan una serie de pasos. Esta representación visual es especialmente útil para mostrar cómo interactúan entre sí las tareas de un proceso.

Una plantilla de diagrama de espagueti puede ayudarte a visualizar cómo están conectados los productos, los materiales y las personas de un proceso. De este modo, los miembros del equipo pueden entender cómo encajan en el conjunto.

Mapas de procesos

Los mapas de procesos aportan claridad al dividir los procesos en secciones más pequeñas. Dividir un proyecto en diferentes etapas permite visualizar cómo los distintos factores de cada etapa pueden afectar al trabajo.

La plantilla de mapa de procesos de Miro incluye tres elementos para cada etapa: objetivos, actividades y entregables. Cada uno de estos detalles le permite saber si va por buen camino y si está realizando su tarea con eficacia.

Diagramas de carriles 

Los diagramas de carriles son ideales para sustituir los largos procesos escritos por elementos visuales. Con el formato de tabla de la plantilla de diagrama de carriles, puedes documentar las funciones de los distintos equipos y cómo afectan a otras partes del proceso.

Esta documentación de procesos es ideal para organizaciones con muchas funciones diferentes y equipos interfuncionales. Muestra lo que hay que hacer, cómo debe hacerse y quién lo hace.

Checklists de procesos

No toda la documentación de procesos incluye diagramas visuales. También puedes registrar un procedimiento con una lista de comprobación de procesos. Esta guía paso a paso evita que los empleados cometan errores y se salten pasos.

Ejemplo de documentación de procesos

Veamos un ejemplo de documentación de procesos en acción.

En el siguiente diagrama se describe el proceso completo de un cliente que realiza un pedido.

El diagrama muestra claramente los departamentos implicados en este proceso:

• Ventas

• Producción

• Tienda

• Compras 

El diagrama utiliza filas para dividir el conjunto de acciones que se espera que realice cada equipo o persona. Por ejemplo, Ventas es responsable de recibir y cancelar un pedido, mientras que Producción es responsable de los materiales necesarios para producir y entregar el producto. Las flechas muestran cómo se suceden las acciones.

Esto aporta claridad a la hora de interpretar el diagrama. También separa las acciones del cliente de los pasos empresariales.

Cómo documentar procesos

Independientemente del proceso que estés documentando, sigue estos pasos para crear una guía clara para tu equipo.

1. Identifica y nombra el proceso

En primer lugar, debes tener una idea clara del proceso que vas a documentar. Dale un nombre para que puedas referirte a él fácilmente.

2. Determina el objetivo del proceso

¿Por qué existe este proceso? ¿Cuál es su objetivo final? ¿Cómo contribuye a los objetivos generales de la empresa?

Definir estos objetivos te servirá de guía para crear un documento que describa el proceso de principio a fin.

3. Elige el tipo correcto de documentación del proceso

Dependiendo del tipo de proceso, algunos tipos de documentos serán más adecuados que otros. Un proceso sencillo puede que sólo necesite una lista de comprobación, mientras que un proceso más complejo se plasma mejor con un diagrama de flujo o un diagrama de carriles.

4. Indicar el inicio y el final del proceso

Establece los límites del proceso definiendo cuándo empieza y cuándo acaba. Esto incluye los desencadenantes que hacen que el proceso comience y cuándo se considera que el proceso ha finalizado.

5. Establece las entradas y salidas del proceso

¿Cuál es el resultado esperado del proceso? ¿Y qué se necesita para que el proceso comience? Definir las entradas y salidas ayudará a identificar los recursos necesarios para el proceso.

6. Lluvia de ideas sobre los pasos del proceso

Piensa en todos los pasos que transformarán las entradas en salidas. En este punto, no te preocupes por ordenar los pasos. Invita a tu equipo a una sesión colectiva de brainstorming para que puedan compartir sus experiencias y observaciones en torno al proceso. Utilizar una herramienta online de brainstorming te ayudará a capturar estas ideas colaborativas.

7. Pon en orden los pasos

Convierte tu lista de ideas en un conjunto de pasos secuenciales. Mapea los pasos en tu diagrama en el orden en que deben realizarse.

8. Identificar a los implicados con funciones y responsabilidades

Decide qué miembros del equipo serán responsables de cada una de las tareas del proceso. Etiqueta claramente el papel de cada persona para que sepan qué se espera de ellos a lo largo de todo el proceso. Esto también permite a otros miembros del equipo hacer un seguimiento con el individuo o departamento correcto sobre cualquier cosa ambigua o confusa.

9. Comparte y colabora

Comparte la documentación con tu equipo para recabar opiniones sobre el aspecto de la documentación del proceso. ¿Tiene sentido? ¿Es fácil de entender? ¿Falta algún paso? Puedes mencionar a los distintos miembros del equipo para que aporten su opinión directamente en el documento.

Prácticas recomendadas para la documentación de procesos

Sigue estos consejos para sacar el máximo partido a tu documentación de procesos:

Revisa y actualiza continuamente

Audita y supervisa tus mapas de procesos es una parte clave para garantizar su éxito. En lugar de seguir siendo documentos estáticos, los documentos de procesos deben actualizarse a medida que crecen su empresa y su equipo. Cualquier cambio en un proceso debe reflejarse en la documentación para que la información siga siendo útil y pertinente.

Que sea sencillo y fácil de entender

Tener un documento de procesos que nadie entiende no tiene sentido. Un objetivo clave de estos documentos es convertir procesos complejos en imágenes que su equipo pueda entender fácilmente. Deben ser lo suficientemente sencillos como para que el equipo pueda interpretarlos, pero deben incluir todos los pasos necesarios.

Para que la guía sea clara y sencilla, crea documentos diferentes para cada proceso. Si agrupas varios procesos en un diagrama, los documentos resultarán demasiado complejos y difíciles de seguir.

Solicita la opinión de las personas implicadas en el proceso

Los jefes de equipo suelen ser los responsables de documentar un proceso, pero es poco probable que participen activamente en cada paso. Es posible que no conozcan los entresijos de un proceso o la complejidad de algunos pasos. Para evitar imprecisiones, todo el mundo debe participar en la descripción del proceso.

Facilita el acceso a la documentación

Almacenar la documentación del proceso online garantiza la accesibilidad. Los documentos impresos tienen más probabilidades de perderse y son más difíciles de actualizar.

Utiliza las herramientas de documentación de procesos adecuadas

Documentar procesos complejos no siempre es fácil, pero elegir el software de documentación adecuado te ayudará. La plataforma de colaboración visual de Miro permite añadir detalles a los documentos, desde notas de color hasta gráficos y enlaces. También ayuda a tu equipo a utilizar símbolos y formas coherentes, independientemente de quién esté documentando el proceso. Esta coherencia hace que sea más fácil de seguir para todos.

Documenta los procesos eficazmente con Miro

La documentación de procesos es un proceso en sí mismo. Debe ser una actividad continua para promover la alineación del equipo y el crecimiento del negocio.

Pero mantenerse al día con la documentación de procesos puede ser complicado, especialmente si su empresa depende de muchos procesos complejos. Miro proporciona una plataforma intuitiva para capturar y compartir todos sus procesos en una ubicación centralizada. Con Miro, los equipos pueden mantenerse al día y realizar su trabajo con precisión y eficacia.

Empieza con la biblioteca de plantillas de procesos y flujos de trabajo de Miro, el punto de partida perfecto para el mapeo colaborativo de procesos.