Stakeholders

¿Qué es un stakeholder?

Los stakeholders es un término que se utiliza con frecuencia en el ámbito corporativo, pero ¿qué significa realmente y quiénes son estas personas en el contexto de la gestión de proyectos? La respuesta no se limita a una definición. En la gestión de proyectos, los stakeholders, o personas interesadas, son todas las entidades que afectan directa o indirectamente o son afectadas por el proyecto. Estos pueden incluir al gerente de proyecto, al equipo, al consejo ejecutivo, a los clientes, a los proveedores o a las autoridades reguladoras. Entender los roles e intereses de estos stakeholders es fundamental para gestionar sus expectativas y liderar un proyecto exitoso.

Identificación de stakeholders en la gestión de proyectos

Los stakeholders se pueden categorizar ampliamente en internos, externos y secundarios. Los stakeholders internos suelen incluir a tu equipo de proyecto, gerentes y otros miembros del personal. Por otro lado, los stakeholders externos podrían ser clientes, proveedores o entidades gubernamentales. Los stakeholders secundarios pueden no estar directamente relacionados con el proyecto, pero podrían influir o ser influenciados por el resultado del proyecto, como los medios de comunicación o el público en general. Identificar quiénes son estos stakeholders es un primer paso crítico en la gestión de personas interesadas.

Roles y responsabilidades de los stakeholders 

Project manager: El gerente de proyecto es el eje central, responsable de planificar, ejecutar y cerrar el proyecto. Se aseguran de que el proyecto se alinee con los objetivos estratégicos de la empresa y gestionan el equipo para alcanzar sus metas.

Equipo del proyecto: El equipo del proyecto, compuesto por personas de varios departamentos, es responsable de ejecutar las tareas del proyecto. La influencia del equipo recae principalmente en la calidad y el tiempo de entrega del proyecto.

Patrocinador/Dirección ejecutiva: El ejecutivo o patrocinador del proyecto generalmente proporciona la dirección y los recursos del proyecto. Desempeñan un papel vital en las decisiones estratégicas y suelen ser la autoridad final en cuestiones críticas del proyecto.

Clientes: Los clientes reciben el resultado del proyecto. Su satisfacción es a menudo la prueba definitiva del éxito de un proyecto, y sus comentarios pueden influir significativamente en la dirección del proyecto.

Proveedores: Los proveedores proporcionan las herramientas, materiales o servicios necesarios para el proyecto. Tienen un impacto directo en el cronograma del proyecto y en su calidad.

Organismos gubernamentales y reguladores: Las agencias gubernamentales o entidades reguladoras pueden imponer regulaciones que deben cumplirse durante el proyecto. El incumplimiento puede resultar en sanciones significativas, afectando las finanzas y el cronograma del proyecto.

Entendiendo los intereses y expectativas de los stakeholders

No es suficiente saber quiénes son tus stakeholders. Es igual de importante entender sus intereses, expectativas e influencia en el proyecto. Herramientas como el análisis de stakeholders y las matrices de poder-interés pueden ayudar en este sentido. Un plan de participación de stakeholders esboza estrategias para comunicarse y colaborar con los stakeholders y es a menudo esencial para gestionar las relaciones con las personas interesadas.

El impacto de los stakeholders en el éxito del proyecto

La influencia de los stakeholders en un proyecto no puede ser subestimada. Una gestión eficaz de los stakeholders puede aportar ideas diversas, facilitar la ejecución del proyecto y conducir al éxito del mismo. Por otro lado, una gestión deficiente de los stakeholders puede llevar a conflictos, retrasos e incluso al fracaso del proyecto. Un estudio del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) reveló que el 52% de los fracasos de proyectos se pueden atribuir a una gestión ineficaz de los stakeholders.

Estrategias para una gestión efectiva de stakeholders

Gestionar eficazmente a los stakeholders no es simplemente una elección, sino una estrategia esencial para cualquier proyecto exitoso. Dada la complejidad y naturaleza crítica de esta tarea, aquí hay algunas técnicas sólidas para mejorar tu gestión de stakeholders:

Comunicación activa y consistente

La comunicación abierta, honesta y constante es la piedra angular de la gestión de stakeholders. Al proporcionar actualizaciones regulares y conocimientos sobre el progreso y los obstáculos del proyecto, no solo mantienes informados a los stakeholders, sino que también ganas su confianza y respeto. Usa diferentes canales de comunicación - correos electrónicos, informes, reuniones, videoconferencias - adaptados a las preferencias de cada stakeholder.

Participación de los stakeholders

Una forma eficaz de conseguir el apoyo de los stakeholders es involucrarlos en el proceso de toma de decisiones. Esto les permite sentirse valorados y les da un sentido de propiedad en el proyecto. Invitar a los stakeholders a dar retroalimentación y sugerencias también ayuda a que se sientan integrados en el proyecto, lo que puede traducirse en su apoyo continuo.

Enfoque individualizado

Diferentes stakeholders tienen diferentes intereses, niveles de participación e influencia sobre el proyecto. Es importante reconocer esta diversidad y adoptar un enfoque adaptado para cada stakeholder o grupo de stakeholders. Esto puede incluir personalizar el estilo, frecuencia y contenido de las comunicaciones y considerar sus necesidades y expectativas específicas en los procesos de toma de decisiones.

Gestión de conflictos

Con múltiples stakeholders vienen múltiples perspectivas y, potencialmente, conflictos. Abordar estos conflictos de manera profesional, objetiva y oportuna es crucial para mantener la armonía entre los stakeholders. Esto implica escuchar activamente, diplomacia y, ocasionalmente, habilidades de negociación para llegar a una resolución mutuamente beneficiosa.

Análisis y plan de participación de stakeholders

Utilizando herramientas como el mapeo de stakeholders y las matrices de poder-interés, puedes categorizar a los stakeholders en función de su poder sobre el proyecto y su interés en él. Esto puede ayudar a priorizar a los stakeholders y desarrollar un plan de participación estratégico para cada uno. Dicho plan debe esbozar cómo y cuándo comunicarse con los stakeholders, cómo abordar sus preocupaciones y cómo gestionar sus expectativas a lo largo del proyecto.

Construir y mantener la confianza

La confianza es la base de cualquier relación, y en la gestión de stakeholders no es diferente. Demuestra fiabilidad a través de entregas de proyectos puntuales y de calidad, mantén la transparencia en tus procesos y muestra integridad en tus acciones. La confianza, una vez establecida, puede facilitar enormemente la gestión de stakeholders y contribuir al éxito del proyecto.

Mecanismos de feedback

Por último, establece mecanismos para recibir y abordar el feeback de los stakeholders. Esto demuestra tu compromiso con la mejora continua y la satisfacción de los stakeholders. También te permite identificar y rectificar cualquier problema potencial antes de que se agrave y usar la retroalimentación para mejorar futuros proyectos.

Al implementar estas estrategias, puedes mejorar significativamente tu gestión de stakeholders, lo que lleva a una ejecución de proyecto más fluida, relaciones mejoradas y, en última instancia, una mayor probabilidad de éxito en el proyecto.

Referencias

Puedes consultar recursos del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), en inglés, revistas académicas sobre gestión de proyectos y diversos informes de la industria para obtener más información detallada sobre la gestión de stakeholders. Es un tema de creciente relevancia que exige un aprendizaje y adaptación continuos.