Project charters

¿Qué son los project charters?

Los proyectos sin una brújula y un claro norte verdadero tienen más probabilidades de fracasar debido a una mala planificación que aquellos con una visión y un fuerte apoyo direccional. Iniciar y gestionar proyectos eficazmente requiere establecer bases, definiciones, objetivos y metas claras.

Un project charter es un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y otorga al gerente de proyecto la autoridad para aplicar recursos organizacionales a las actividades del proyecto. El project charter es una fuente de referencia para el gerente de proyecto y los actores clave.

Es un acuerdo entre el patrocinador, el project manager y determinados stakeholders para comenzar un proyecto. No es un contrato legalmente vinculante. Algunos gerentes de proyecto piden a los stakeholders que firmen el charter para asegurarse de que todos lo hayan visto y reconocido.

¿Cuándo usar un project charter?

El project charter es el primer documento que creas en el ciclo de vida del proyecto. Antes de iniciar la fase de iniciación, debe dar el visto bueno para empezar. Su firma es la luz verde para que el gerente de proyecto comience a aplicar recursos hacia la iniciación, planificación y ejecución del proyecto.

¿Quién está a cargo de un project charter?

El gerente de proyecto crea el project charter junto con el patrocinador o propietario del proyecto. También es responsabilidad del project manager mantenerlo a mano en una plataforma a la que todos puedan acceder y consultar.

¿Cuál es la diferencia entre un project charter y un plan de proyecto?

La diferencia entre un project charter y un plan de proyecto es su propósito. Un charter es un documento de alto nivel que destaca el objetivo del proyecto y otros factores clave que conducen a la iniciación del proyecto.

Un plan de proyecto es un documento detallado sobre cómo el proyecto logrará sus objetivos. Para crear un plan de proyecto, primero tu equipo debe iniciar un proyecto. Y para iniciar un proyecto, necesitas firmar el project charter.

¿Cuál es la diferencia entre un project charter y una declaración de trabajo?

Un project charter y una declaración de alcance del trabajo (SoW) difieren de la misma manera en que un acuerdo difiere de un contrato. Un SoW es un documento contractual, legalmente vinculante, generalmente externo, entre entidades empresariales. Un project charter es un acuerdo interno, formal y no legalmente vinculante con el cual los gerentes de proyecto reciben el visto bueno para comenzar un proyecto.

Estos documentos a menudo se confunden entre sí porque ambos incluyen algunos elementos compartidos, como el propósito del proyecto, los objetivos de alto nivel, los requisitos, el calendario y el presupuesto. Pero la diferencia es que en el project charter, se nombra al gerente del proyecto como la persona a cargo, junto con una anotación sobre quién tiene la autoridad de aprobación durante el proyecto. El SoW define el trabajo específico a realizar, dónde, por quién y cuándo.

¿Qué se incluye en un project charter?

Un project charter reúne los detalles críticos del proyecto a alto nivel y debe ser exhaustivo y detallado. Estas son las secciones esenciales que necesita:

El propósito del proyecto

El objetivo o propósito del proyecto es la información más importante sobre el proyecto. Esta sección incluye el caso de negocio y la declaración del problema, o el gran "por qué" del proyecto.

Define el objetivo del proyecto, la razón por la que se está lanzando. Un propósito de proyecto es una declaración de una o dos frases que siempre está en la parte superior del project charter.

Un ejemplo de un propósito de proyecto podría ser: "Mejorar el servicio al cliente implementando un portal de autoservicio, reduciendo las llamadas de atención al cliente en un 30% y logrando una calificación de satisfacción del cliente del 90%".

El alcance del proyecto

Esta sección destaca lo que está dentro y fuera del alcance y los elementos de alto nivel que se utilizarán para redactar una declaración de alcance del proyecto.

La sección de alcance en el project charter es un resumen y una visión general de alto nivel del alcance completo del proyecto. Los elementos de alcance que un project charter debe tener son los principales requisitos del proyecto, una línea de tiempo de alto nivel del proyecto y las entregas clave.

Criterios de éxito

La siguiente sección son los criterios de éxito del proyecto. Hazte esta pregunta: ¿cuáles son los criterios para la finalización del proyecto? ¿Cómo sabremos que el proyecto está completo? Puedes usar una plantilla de objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y acotados en el tiempo) para determinar los criterios de éxito del proyecto.

Esta sección puede ser una lista con viñetas o una lista de comprobación para guiar al gerente de proyecto y comenzar el equipo del proyecto en el camino correcto.

Equipo, stakeholders y usuarios

En la siguiente sección, destaca el equipo que trabajará en el proyecto, los principales stakeholders involucrados y los usuarios ideales del producto final. Usa la plantilla de mapeo de stakeholders de Miro para guiarte en este proceso.

• El equipo del proyecto lista a las personas que trabajarán directamente en el proyecto.

• Los stakeholders son personas que no están en el equipo del proyecto, pero tienen una razón específica para preocuparse por cómo resultará. Pueden ser internos o externos.

• Los usuarios son las personas a las que está destinado el proyecto (de una manera que beneficie a tu empresa). A diferencia de "equipo" y "stakeholders", los usuarios serán segmentos de población en lugar de personas específicas.

Recursos y presupuesto

Otro elemento clave es un esquema del presupuesto y recursos del proyecto. Los elementos mencionados son los activos organizativos dedicados al proyecto, incluyendo tiempo, personas, equipo, y más.

Muestra solo una visión general de alto nivel. La documentación adicional entrará en más detalle sobre el proyecto. La lista completa de recursos y el desglose del presupuesto, por ejemplo, forman parte de los futuros documentos del plan del proyecto.

Restricciones y riesgos conocidos

Un project charter debe mostrar las restricciones conocidas de un proyecto y sus riesgos asumidos.

Las restricciones incluyen anotaciones sobre tiempo, coste, alcance, calidad, riesgos y recursos. Una restricción de tiempo podría ser una fecha de finalización obligatoria, por ejemplo, si el proyecto debe apoyar un evento particular programado para una fecha determinada. Si el proyecto no se entrega a tiempo, no cumple con su razón de ser.

Una restricción de coste podría ser la necesidad de ciertos componentes al mismo precio o menos que el presupuesto. Al igual que con el presupuesto y los recursos, no entres demasiado en detalle, enumera solo lo que ya es evidente.

Los riesgos conocidos en este punto incluyen la experiencia previa de otros proyectos. Por ejemplo, problemas anticipados en la cadena de suministro y falta de disponibilidad de recursos altamente cualificados. Algunos, pero no todos, los riesgos potenciales serán obvios en este punto. Más adelante en el proyecto, habrá un proceso continuo de gestión de riesgos para profundizar en los detalles.

Fechas de inicio y finalización y hitos

También incluye un cronograma aproximado de cuándo tendrá lugar el proyecto; por ejemplo, en qué trimestre, durante qué meses, etc. Incluye hitos para las fechas esperadas de entrega y un punto final tentativo.

Esta plantilla de gráfico de hitos puede ayudarte a esbozar los pasos clave en el ciclo de vida del proyecto, quién está a cargo de qué y cuándo las cosas deben estar listas.

Material de apoyo

Después de todos los elementos de alto nivel, el project charter también puede incluir material de apoyo como una lista de stakeholders clave, roles y responsabilidades si ya se han asignado, y un enlace opcional a los requisitos de aprobación del proyecto.

Al final del documento, hay un lugar para ingresar la fecha y un espacio para que los stakeholders clave firmen el project charter y consideren el proyecto listo para comenzar.

Cómo crear y presentar un project charter usando Miro

La mejor manera de crear un project charter es hacerlo de forma colaborativa con el patrocinador del proyecto. Cuando esté listo, puedes hacer que todos lo firmen como un acuerdo. Esta acción grupal ayuda más tarde cuando hay resistencia o procesos de toma de decisiones difíciles.

El documento del project charter puede ser una hoja de papel, un documento digital o una presentación. La mejor opción es un documento digital en el que puedas colaborar con el equipo y mantenerlo como la fuente de verdad para el proyecto.

Para presentar tu project charter hecho con Miro, comparte un enlace al tablero y otorga permisos según lo que necesites que haga cada visitante, aprobar o revisar.

Rellena una plantilla de project charter

No hay nada mejor que comenzar una actividad de gestión de proyectos con una plantilla. Abre una nueva plantilla de project charter y usa las secciones para guiarte.

Una vez que la plantilla esté completada, compártela con los miembros del equipo involucrados para que todos sepan a dónde acudir para obtener la información. Mantener a todos involucrados durante la iniciación y planificación mejora el compromiso del equipo y los stakeholders.

Recolecta información

Recopila toda la información para el project charter. Sigue la lista en la sección anterior para guiarte. La plantilla incluye las mismas secciones para facilitarlo aún más.

Algunas cosas ya las sabrás, mientras que otras tendrás que obtenerlas del patrocinador del proyecto u otros especialistas.

Crea un área de trabajo para colocar ítems, notas y otra información mientras construyes el charter. Crear un área visual para la recopilación de datos facilita el acceso a esta información más tarde.

Crea el layout

Crea el diseño visual de tu project charter. Usa una jerarquía de secciones con el objetivo del proyecto en la parte superior. Si sigues la lista anterior, estás en el camino correcto en cuanto a jerarquía.

Coloca la información

Ingresa toda la información recopilada en las secciones relevantes, redimensionando las cajas según la cantidad de contenido y el tamaño de fuente. Añade o elimina notas adhesivas, crea listas con viñetas. Añade iconos visuales para ayudar con la legibilidad y comprensión.

Crea una línea de tiempo con formas e iconos para señalar hitos en la hoja de ruta. Incluye una visión general del cronograma desde el inicio hasta el final y las fechas tentativas para cada hito.

No sobrecargues el project charter con demasiada información. Se supone que debe ser conciso y de alto nivel. Todos los datos adicionales están incluidos en la documentación del proyecto creada a continuación.

Comparte y presenta

Comparte el proceso con los miembros del equipo y los stakeholders, y especialmente con el patrocinador. Pídeles comentarios y retroalimentación para ayudar a finalizar los puntos en el documento. Añade notas adhesivas vacías para que los colaboradores las utilicen y comenten.

Cuando toda la información esté lista, presenta el charter al equipo y a los stakeholders. Garantiza que todos tengan acceso y pide a todos los que necesiten firmarlo que lo hagan para indicar el acuerdo. Ahora puedes empezar a trabajar en el proyecto.