Diagrama de flujo de trabajo

¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Los diagramas de flujo de trabajo son herramientas visuales útiles que las empresas utilizan para simplificar y trazar procesos y flujos de trabajo. Son similares a los diagramas de flujo en que se basan en estímulos visuales para mejorar la comprensión de un proceso que la empresa considera esencial. Dado que los seres humanos somos ante todo aprendices visuales, poder observar el mapa de un proceso o la secuencia de un flujo de trabajo permite comprenderlo mejor. Un diagrama de flujo de trabajo muestra los pasos de un proceso y descompone las operaciones complejas en secciones más digeribles. Son útiles para las empresas y los directivos que quieren comprender a los distintos participantes en un proceso empresarial y los pasos que deben dar las personas para completar un proceso.

Símbolos de los diagramas de flujo de trabajo

Existen símbolos estandarizados que se utilizan habitualmente en los diagramas de flujo de trabajo, al igual que en los diagramas de flujo. Es útil entender los símbolos convencionales utilizados en los diagramas de flujo de trabajo para que pueda aplicarlos de manera coherente. De esta forma, podrás leer fácilmente cualquier otro diagrama de flujo de trabajo creado por otros miembros de tu equipo. Estos son algunos símbolos comunes de los diagramas de flujo de trabajo:

Óvalos

Los óvalos representan los puntos inicial y final de un determinado flujo de trabajo o proceso.

Rectángulos

El símbolo del rectángulo en el diagrama de flujo de trabajo suele indicar las instrucciones dentro de la secuencia.

Rombos

Los rombos representan las decisiones que deben tomarse en un proceso. Estas decisiones suelen dividirse en dos ramas o caminos alternativos.

Círculos

Los círculos son menos comunes, ya que no todos los diagramas de flujo de trabajo los incluyen. Sin embargo, se aplican sistemáticamente para representar un salto en las acciones o indicar pasos que hay que eludir.

Flechas y líneas de conexión

Las flechas y las líneas de conexión indican la dirección en la que se mueve la secuencia. Todos los símbolos y formas mencionados anteriormente se basan en flechas y conectores como una dependencia dentro del diagrama.

¿Por qué son importantes los diagramas de flujo de trabajo?

Los diagramas de flujo de trabajo se han hecho cada vez más populares en el mundo profesional y se han implantado en diversos sectores para ayudar a documentar y clarificar los procesos. ¿Cómo puede ayudarte un diagrama de flujo de trabajo a ti y a tu equipo? Estas son algunas de las ventajas de crear e implementar diagramas de flujo de trabajo:

Obtén una visión general de un proceso

La mayoría de los seres humanos aprenden visualmente, sobre todo cuando se trata de temas abstractos y complejos que no se definen fácilmente con palabras. La belleza de un diagrama de flujo de trabajo reside en su simplicidad. Plasmar todo un proceso en una sola página utilizando formas, colores y símbolos facilita enormemente la comprensión de operaciones y procesos complicados.

Mejora la eficacia

Los diagramas de flujo de trabajo garantizan que todos los miembros de un equipo comprendan los pasos que deben dar dentro de la secuencia. Esto ayuda a todos a comprender las funciones que deben desempeñar y la importancia de cada una de ellas en la realización de una operación. Este tipo de comprensión "global" mejora la eficacia y ayuda a los miembros del equipo a completar los procesos con mayor rapidez.

Mejora la comunicación

Uno de los lugares más útiles para emplear un diagrama de flujo de trabajo es en los proyectos en los que es necesario comprender y comunicar procesos importantes. Los diagramas de flujo de trabajo se convierten en una parte de la documentación que garantiza la transparencia y la comunicación dentro de un equipo. Simplificar una operación compleja con símbolos, formas y definiciones también es una forma eficaz de comunicar algo que, de otro modo, sería difícil de discutir verbalmente.

Se puede ver quién es responsable de qué

Un diagrama ayuda a visualizar el proceso de flujo de trabajo desde arriba. Tras analizar un diagrama de flujo de trabajo, todo el mundo sabrá quién desempeña qué función. Esto fomenta la responsabilidad y la comprensión de cómo encaja cada miembro del equipo en el conjunto.

Identifica cuellos de botella y formas de mejorar un proceso empresarial

Del mismo modo que un diagrama de flujo de trabajo puede utilizarse para realizar un seguimiento del progreso, también puede utilizarse para comprender dónde se está produciendo una ruptura. Visualizar la secuencia de pasos y los actores que impulsan el proceso también ayuda a identificar en qué paso de la secuencia el proceso se ralentiza innecesariamente o se detiene por completo. Esto permite mejorar el proceso, lo que puede aumentar la productividad y la eficiencia de tu empresa.

¿Cuándo utilizar un diagrama de flujo de trabajo?

Los diagramas de flujo de trabajo son herramientas versátiles que pueden aportar claridad al flujo de trabajo o a los procesos de cualquier empresa. Para que te hagas una idea de su utilidad, aquí tienes algunos ejemplos de sectores en los que los diagramas de flujo de trabajo resultan especialmente útiles.

Desarrollo de software

En muchos procesos de desarrollo de software, hay varios desarrolladores y miembros del equipo de diferentes partes del mundo trabajando juntos. Implementar un diagrama de flujo de trabajo sencillo, como el que aparece en esta plantilla de roadmap tecnológico, puedes garantizar que todo el mundo conozca sus funciones, sus responsabilidades y a quién tienen que reportar. También puede hacer más fácil el seguimiento del progreso del desarrollo del software.

E-commerce

En el mundo del comercio electrónico, un diagrama de flujo de trabajo puede representar a un cliente navegando por una tienda online. Esto puede ayudar a los diseñadores de UX a comprender mejor cómo dirigir a los clientes a través de los pasos que deben seguir para comprar un producto o contratar un servicio.

Fabricación

Los diagramas de flujo de trabajo se utilizaron originalmente en la industria manufacturera. Muestran la secuencia de pasos que deben seguir los equipos de fabricación para crear productos coherentes y de alta calidad. El trazado de procesos y secuencias mediante un diagrama de flujo de trabajo contribuye a garantizar la calidad.

Medicina

Los procedimientos médicos a menudo pueden trazarse fácilmente siguiendo una secuencia lineal de pasos. Los diagramas de flujo de trabajo pueden ser útiles para establecer un proceso estándar que los profesionales médicos puedan seguir al realizar una operación.

Tipos de diagramas de flujo de trabajo

Los diagramas de flujo de trabajo pueden adoptar muchas formas diferentes. Los distintos tipos de estos diagramas cumplen funciones diferentes y se adaptan mejor a contextos diferentes. Cada uno tiene su propia leyenda de diagrama de flujo de trabajo con usos y símbolos específicos. Estos algunos de los tipos de diagramas de flujo de trabajo más populares:

Diagrama de flujo

Un diagrama de flujo se compone de diferentes formas y símbolos, cada uno representando un paso diferente dentro de una secuencia o proceso. Estas formas representan distintos elementos de un flujo de trabajo, como acciones, materiales, servicios, entradas y salidas. Utilizar un diagrama de flujo para representar un flujo de trabajo puede ayudar a visualizar cómo fluirán las tareas entre los recursos. Esta visión gráfica de un proceso o sistema empresarial puede ayudar a tomar decisiones e identificar cuellos de botella.

Diagrama de carriles de nado

El nombre del diagrama de carriles de nado es apropiado, ya que imita visualmente los diferentes carriles de una piscina. Cada carril tiene sus propios procesos y miembros de equipo, y el diagrama muestra claramente cómo las acciones de los distintos miembros del equipo afectan a los demás en los distintos carriles. Los diagramas de carriles de nado, o swimlane, son especialmente útiles para las grandes organizaciones que tienen diferentes departamentos y equipos que dependen unos de otros. Ver cómo trabajan todos juntos pero también de forma independiente puede aportar claridad a un proceso complejo. De este modo, los diagramas de flujo de trabajo actúan como una fuente de verdad a la que puede remitirse cualquier persona de una organización.

Diagrama de bloques

Un diagrama de bloques es un tipo de diagrama de flujo de trabajo que se aplica principalmente a los sistemas en contraposición a los procesos complejos o las operaciones empresariales. Al crear un diagrama de bloques, cada bloque representa una parte de un sistema. Este sistema puede ser mecánico o técnico, y cada parte está conectada con la siguiente. Cada bloque es esencial para el funcionamiento de un sistema y, al igual que otros diagramas de flujo de trabajo, un diagrama de bloques ayuda a visualizar cómo funciona un sistema de este tipo.

Notación de Modelado de Procesos de Negocio

El diagrama Business Process Modeling Notation (BPMN) es un ejemplo de diagrama de flujo de trabajo utilizado principalmente por gestores y analistas de negocio. Utilizan este diagrama para visualizar procesos empresariales, como la gestión de nóminas o la contratación de personal. El diagrama se analiza y optimiza para mejorar la eficacia de los procesos esenciales de una empresa.

Diagrama SIPOC

El diagrama SIPOC presenta la primera desviación real de lo que parece un ejemplo de diagrama de flujo de trabajo estándar. En lugar de representar visualmente una secuencia de pasos y eventos dentro de un programa, el diagrama SIPOC utiliza un formato similar a una tabla para resumir las entradas y salidas de un proceso. Puede ayudar a aportar un mayor grado de transparencia y comprensión a un proceso.

Diagrama de actividades UML

Un diagrama de actividades UML te proporciona una vista de pájaro o una representación "más amplia" de todo lo que ocurre en tu empresa u organización. Este tipo de diagrama de flujo de trabajo examina las partes constituyentes de un proceso empresarial completo en lugar de flujos de trabajo funcionales más pequeños. Al utilizar un diagrama de actividades UML, podrás planificar y optimizar los procesos de tu empresa de arriba abajo. Al crear uno, podrás comprender fácilmente las distintas partes y funciones que hacen girar las ruedas.

¿Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo?

¿Estás listo para crear tu propio diagrama de flujo de trabajo? Aquí tienes una guía paso a paso para crear un diagrama de flujo de trabajo completo:

1. Selecciona un proceso

Antes de crear su diagrama de flujo de trabajo, especificar un proceso que el diagrama va a documentar. Es útil visualizar un proceso por diagrama para que tu diagrama no se vuelva demasiado complicado y difícil de leer.

2. Define el punto inicial y el final

Como ocurre con muchos procesos complejos, resulta útil establecer el esquema del proyecto antes de añadir los detalles más sutiles. Definir el primer y el último paso de tu flujo de trabajo te da un sentido de dirección y te mantendrá en el buen camino.

3. Recopila la información

La mayoría de los diagramas de flujo de trabajo contienen muchas partes móviles, en las que distintas personas desempeñan diferentes funciones. Asegúrate de haber recopilado toda la información necesaria sobre el flujo de trabajo, incluidas las entradas, salidas y personas implicadas. Es importante que hables con todas las personas incluidas en el diagrama de flujo de trabajo para comprender sus responsabilidades dentro del "panorama general". Esto ayudará a crear responsabilidad y mantener a todos en la misma página.

4. Diseña el flujo de trabajo

Ahora estás listo para unir los pasos pendientes y los conectores entre los puntos inicial y final. Asegúrate de que te has familiarizado con los símbolos y formas del diagrama de flujo de trabajo para crear un diagrama de flujo de trabajo conciso y claro que todos los miembros de tu equipo puedan entender. Para cada paso del flujo de trabajo, crea el símbolo correspondiente y conéctalo a la forma anterior.