Diagrama BPMN

¿Qué es un diagrama BPMN?

La Notación de Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) es un método para delinear un proceso de negocio. Los gestores de proyectos y los analistas de negocio lo utilizan para visualizar cómo funciona un proceso, qué incluye y cuál debe ser el resultado. Un diagrama BPMN es una representación visual de este proceso. Hacer un diagrama BPMN online puede ayudarte a obtener una comprensión clara de tus procesos de negocio para ayudar a mejorar la comunicación y la colaboración a través de tu equipo. Un diagrama BPMN es un tipo de diagrama de flujo que utiliza iconos estandarizados para representar los diferentes elementos y el flujo de un proceso de negocio. BPMN fue desarrollado originalmente en 2004 por la Business Process Management Initiative (BPMI). Un año después, BPMI se fusionó con el Object Management Group (OMG), un consorcio de estándares de la industria informática. Juntos, publicaron un documento de especificaciones que describía la notación y la semántica de BPMN, incluidas las mejores prácticas para crear un diagrama BPMN. Posteriormente, en 2011, OMG publicó la especificación BPMN 2.0, que ofrecía un estándar más detallado para el diseño de procesos de negocio. Esto incluía un conjunto más rico de símbolos y notaciones para crear diagramas de procesos de negocio.

¿Cuáles son las cuatro categorías de BPMN?

Los símbolos BPMN se dividen en cuatro áreas principales: objetos de flujo, objetos de conexión, artefactos y swimlanes (o carriles de nado). Veamos cada una de ellas con más detalle.

Objetos de flujo

Los símbolos de flujo de BPMN son los elementos que conectan y forman el flujo del proceso. Incluyen lo siguiente:

Eventos

Un evento representa algo que ocurre en el proceso. Por ejemplo, "confirmación de pedido" o "pago recibido" podrían representar parte del proceso de envío y entrega. En el diagrama, los eventos son círculos. A veces hay iconos dentro del círculo que explican con más detalle lo que significa el evento. Por ejemplo, el evento "pago recibido" podría estar representado por un montón de monedas o un billete de un dólar.

Actividades

Las actividades aparecen en un diagrama BPMN como un rectángulo redondeado. Representan las partes del proceso que requieren una acción - por ejemplo, "empaquetar el producto" o "rastrear el envío". Las actividades también pueden incluir tareas y diversos subprocesos.

Objetos de conexión

Son las líneas y flechas de conexión que simbolizan cómo se relacionan los objetos entre sí y cómo fluye el proceso de una actividad a la siguiente. Estos son algunos de los diferentes objetos de conexión:

Flujo secuencial

Las líneas continuas y las puntas de flecha representan el orden (o flujo secuencial) de las actividades. Estas líneas también identifican las dependencias en el flujo de trabajo, destacando qué tareas deben realizarse para que el proceso avance.

Flujo de mensajes

Las líneas de flujo de mensajes son discontinuas, con un círculo abierto al principio y una punta de flecha abierta al final. Indican qué eventos o actividades cruzan los límites de la organización. Por ejemplo, "el cliente hace un pedido" puede ser un evento del proceso de pedido, pero también puede ser el inicio del proceso de envío y entrega. Cruza el límite entre los dos procesos, y la línea de flujo de mensajes lo pone de manifiesto.

Asociación

Las conexiones de asociación muestran la relación entre texto, datos, artefactos y objetos de flujo. Las líneas de puntos suelen representar estas asociaciones.

Artefactos

Los artefactos proporcionan información de apoyo sobre sus procesos de negocio. Permiten describir los elementos del proceso y ayudan a categorizar y organizar las tareas. Estos son algunos de los diferentes elementos que se pueden encontrar en un artefacto BPMN:

Objeto de datos

Un objeto de datos describe cómo los datos entran, salen y se mueven a través del proceso (lo que se denomina entrada, salida y recogida de datos). También se refiere a cómo se almacenan los datos en el proceso (conocido como almacenamiento de datos). Los iconos de estos elementos varían en función del tipo de datos.

Grupo

Como su nombre indica, un icono de grupo clasifica los elementos en función de su importancia en el proceso. En el diagrama, son rectángulos de esquinas redondeadas con líneas discontinuas. Ayudan a los equipos a organizar y ordenar mejor sus diagramas.

Anotación de texto

Una anotación de texto se refiere a cualquier texto que proporcione información adicional sobre los objetos en el diagrama. Puede describir ciertas partes del proceso, proporcionar contexto adicional o explicar el flujo de objetos con más detalle. Facilita el seguimiento y la comprensión del diagrama.

Swimlanes

Los swimlanes, o carriles de nado, son una parte clave de la estructura de un diagrama BPMN. Normalmente son cajas rectangulares horizontales que separan las diferentes etapas del proceso. La plantilla de diagrama swimlane puede verse como un ejemplo de cómo se estructura uno. En la plantilla, el diagrama se divide en cuatro swimlanes: Cliente, Ventas, Inventario y Pago. Cada elemento de esta fila es competencia de esa área concreta de la empresa. Los swimlanes ayudan a categorizar aún más el diagrama y muestran qué equipos o departamentos son responsables de determinadas tareas y objetos. Por ejemplo, todos los objetos relacionados con los pagos se encuentran en el swimlane Pagos. Como resultado, el equipo de pagos puede ver fácilmente dónde se sitúan sus tareas dentro del proceso de negocio.

¿Por qué es útil el diagrama BPMN?

Veamos algunas de las principales ventajas de utilizar una notación de modelado de procesos de negocio:

Alinea a tu equipo

Utiliza un diagrama BPMN para crear una comprensión compartida de los procesos de tu empresa. Pon a todos en la misma página para asegurarte de que tu flujo de trabajo se mueve de la forma más fluida y eficiente posible.

Estandariza los procesos

Crea procesos claros sin lugar a interpretaciones utilizando los símbolos estandarizados de BPMN. Todos los miembros de la empresa pueden revisar el diagrama BPMN y comprender exactamente cómo funcionan los procedimientos empresariales, con el consiguiente aumento de la productividad de toda la empresa.

Identifica áreas de mejora

Identifica obstáculos y cuellos de botella en tu proceso de negocio con un diagrama BPMN. Ofrece a tu equipo y a ti mismo una vista de pájaro de todos los departamentos para descubrir oportunidades, analizar los procesos existentes y optimizarlos.

Mejora la colaboración interfuncional

Gestiona mejor los procesos y las relaciones entre departamentos con un diagrama BPMN. Establece procesos claros y crea coherencia entre departamentos para eliminar las conjeturas y agilizar la colaboración.

¿Cuál es la diferencia entre BPMN y UML?

La principal diferencia entre BPMN y UML (Lenguaje Unificado de Modelado) es su finalidad. Un diagrama UML se utiliza para modelar software, mientras que un diagrama BPMN describe procesos empresariales. Esto significa que los diagramas BPMN son ampliamente aplicables tanto a las TI como a los negocios, mientras que los diagramas UML son más específicos para el desarrollo de sistemas de IT. Sin embargo, existen algunas similitudes entre los diagramas BPMN y UML. Por ejemplo, ambos tienen símbolos y notaciones estandarizados, y ambos utilizan un estilo de diagrama de flujo para esbozar sistemas y procesos. Pero, en definitiva, son dos diagramas completamente distintos.

¿Cómo se crea un diagrama BPMN?

Ya hemos explicado qué es un diagrama BPMN. Ahora, echemos un vistazo a cómo puedes crear tu propio diagrama BPMN con Miro.

1. Comienza con una plantilla

El uso de una plantilla BPMN es una manera fácil de empezar. La plantilla es totalmente personalizable, por lo que puede mover las cosas, añadir nuevos elementos, y modificar la estructura existente para reflejar mejor su proceso. Si prefieres crear tu diagrama BPMN desde cero, entra en el creador de diagramas de procesos de negocio.

Con el espacio de trabajo digital de Miro, también puedes colaborar con tu equipo durante todo el proceso de creación, lo que resulta especialmente útil para equipos remotos o distribuidos. Todos los miembros de tu equipo pueden acceder al tablero desde donde estén trabajando, lo que os permite crear el diagrama BPMN a todos juntos.

2. Define el alcance

Antes de comenzar el diagrama BPMN, es necesario definir el alcance del proceso. El alcance describe para qué es el proceso y qué debe hacer desde una perspectiva de alto nivel. ¿Es un proceso de contratación? ¿Un proceso de envío y entrega? ¿Un proceso de atención al cliente? Sea lo que sea, el alcance debe definirlo claramente. Esto es lo que debe cubrir el alcance de tu diagrama BPMN: - El inicio del proceso - El final del proceso - Qué incluye el proceso - Lo que el proceso no incluye (también conocido como límites del proceso) - El resultado o producto final Con un alcance claramente definido, podrás crear un diagrama BPMN claro y conciso.

3. Añade las actividades

Una vez definido el alcance, puedes empezar a trazar la secuencia de actividades empresariales. El primer paso es determinar el evento de inicio. Tu alcance habrá cubierto esto en un nivel superior, pero ahora puedes concretar los detalles y señalar la actividad exacta que iniciarás tu diagrama. También puedes añadir el evento final para confirmar cuándo terminará el proceso. A continuación, puedes definir claramente sus actividades. A partir del evento de inicio, muévete por el proceso y añade las acciones, tareas y actividades clave. Para asegurarte de que utilizas los símbolos e iconos correctos, echa un vistazo a las cuatro categorías de un diagrama BPMN que hemos cubierto anteriormente en el artículo. Estas son algunas de las mejores prácticas para añadir y estructurar actividades a su diagrama BPMN:. Idealmente, todo el diagrama debe caber en una página. Esto hace que sea más fácil para todos revisar el diagrama y visualizar el proceso de un vistazo. Añade actividades al diagrama, puede que salgan a la luz ineficiencias. En ese caso, añade un comentario o una nota adhesiva que describa los problemas para poder revisarlos y resolverlos. El flujo de secuencias debe moverse horizontalmente, mientras que las asociaciones y los flujos de datos deben moverse verticalmente. Aquí es donde entran en juego los swimlanes - más sobre esto en la siguiente sección.

4. Esboza tus carriles

Cada diagrama BPMN debe tener al menos una "piscina" con un swimlane. La forma exacta de estructurar ese carril depende de ti. En última instancia, depende del proceso que estés mapeando y de quién esté involucrado. Estas son algunas de las principales categorías que puedes utilizar para estructurar tus swimlanes: Por departamento: Al crear un proceso para toda la empresa, puede utilizar los swimlanes para mostrar qué departamentos son responsables de determinadas tareas y actividades. Por ejemplo, todas las tareas relacionadas con los pagos pueden situarse en el swimlane del equipo de contabilidad. Por empleado: Si el proceso está relacionado con un equipo o departamento específico, puede desglosar los swimlanes por empleados. Cada empleado implicado en el proceso tendrá una visión clara de sus responsabilidades y de cómo su papel encaja en el proceso. Por tipo de actividad: Si no deseas categorizar las tareas por empleado o departamento, puedes simplemente utilizar swimlanes para agrupar actividades similares. Por ejemplo, cualquier tarea de ventas caerá bajo el swimlane "ventas".

5. Utiliza conectores

Por último, puedes utilizar líneas y flechas conectoras para mostrar cómo se relacionan las actividades entre sí. La dirección del flujo debe ir siempre de izquierda a derecha. Incluso cuando se salta entre swimlanes (lo que significa utilizar flechas y conexiones en vertical), el flujo del diagrama debe ser coherente. Esto facilita la comprensión de cómo funciona el proceso y qué actividades se relacionan entre sí. Además, los conectores nunca deben cruzarse. Si lo hacen, hay que reorganizar la estructura de las actividades. Sin embargo, si sigues el formato simple de izquierda a derecha, no deberías encontrarte con este problema.

6. Comparte el diagrama

Cuando todo esté trazado, comparte el diagrama con tus compañeros de equipo y las partes interesadas de la empresa para conocer sus opiniones y comentarios. Haz que tu equipo revise el diagrama y añada comentarios o sugerencias. De este modo, le resultará más fácil revisar sus comentarios y hacer los cambios necesarios. Con el tiempo, los procesos cambiarán. Se añadirán nuevas tareas, se utilizarán tecnologías diferentes y se incorporarán nuevos empleados al equipo: es inevitable. Cuando esto ocurra, asegúrate de volver al diagrama y actualizarlo en consecuencia.