Diagrama de carriles

Entendiendo los diagramas de carriles

Supongamos que estás creando un nuevo sitio web para una empresa. El diseñador crea un wireframe que todos aprueban. El desarrollador empieza a programar el backend. El equipo de contenidos empieza el calendario editorial. Todo parece ir bien. Pero a los dos meses de empezar el proyecto, te das cuenta de que tanto el diseñador como el equipo de contenidos están escribiendo el texto de la interfaz de usuario. Necesitas un diagrama de carriles para saber quién hace qué y cuándo en tu proyecto.

¿Qué es un diagrama de carriles?

Un diagrama de carriles es una representación gráfica de quién hace qué y cuándo en un proceso. Utiliza la metáfora de los carriles de una piscina que se extienden horizontal o verticalmente para indicar la propiedad de las tareas del flujo de trabajo. Los diagramas de carril de natación pueden descubrir esfuerzos duplicados, redundancias, ineficiencias y cuellos de botella.

Los carriles de un diagrama de carriles pueden representar personas, pero también pueden representar grupos de trabajo, departamentos o incluso herramientas y otros procesos. Estas partes pueden ser internas o externas. 

Ilustra quién es responsable de cada paso de un proceso. También describe cómo estos pasos se relacionan con diferentes acciones y actores. Al igual que en un diagrama de flujo o de flujo de trabajo, las formas representan los pasos y las transferencias entre los miembros de un equipo u otros participantes en un proceso. Las flechas entre las etapas del proceso muestran cómo fluye y se transfiere la información de una etapa a otra.

Aunque se suele utilizar el término diagrama de carriles de natación, estos diagramas reciben distintos nombres, como diagramas de flujo interfuncionales, diagramas de Rummler-Brache o mapas de procesos de carriles de natación.

¿Qué diferencias hay entre los diagramas de carriles y los diagramas de flujo?

Un diagrama de carriles es un tipo de diagrama de flujo. Tanto los diagramas de flujo como los de carriles de natación describen las actividades de un proceso, las entradas y salidas y las vías de decisión (o bucles de comunicación). Sin embargo, mientras que un diagrama de flujo sólo muestra las actividades, un diagrama de carriles persona, función, entidad o proceso realiza las acciones.

¿Qué son las piscinas?

Los diagramas de carriles pueden ocupar mucho espacio y desordenarse si hay muchos participantes. Una forma de poner orden en el caos de un diagrama swimlane es a través de las piscinas. Las piscinas contienen más de un carril. Al diagramar un proceso completo en una organización, una piscina puede representar un proceso, y los carriles representan los departamentos o roles que realizan actividades.

Los carriles de natación y las piscinas ocupan un lugar destacado en la notación de modelado de procesos de negocio (BPMN) y su variante de software, el lenguaje de modelado unificado (UML). En BPMN, los diagramas de flujo interfuncionales representan procesos que incluyen varios departamentos. En UML, estos diagramas muestran actividades gestionadas en diferentes departamentos.

¿Cuáles son las ventajas de un diagrama de carriles?

Éstas son las principales ventajas de asignar procesos con diagramas de flujo:

Visualiza las responsabilidades

Al dividir el diagrama en carriles, los diagramas de carriles indican claramente qué funciones o departamentos son responsables de tareas o actividades específicas. Esta representación visual ayuda a aclarar funciones y responsabilidades, reduciendo la confusión y mejorando la rendición de cuentas.

Mejora la claridad y la comprensión

Al ofrecer una representación clara y concisa del flujo del proceso, estos diagramas facilitan a las partes interesadas la comprensión de la contribución de las distintas funciones, departamentos o personas al proceso global. Ayuda a identificar dependencias, traspasos y posibles cuellos de botella.

Racionaliza procesos

El análisis de los diagramas de carriles puede revelar ineficiencias, redundancias o lagunas en el flujo del proceso. Identificar estas áreas de mejora resulta más fácil, ya que el diagrama muestra claramente dónde pueden producirse retrasos o problemas. Sirve de base para los esfuerzos de optimización y racionalización de procesos.

Documentación y formación

Los diagramas de carriles sirven como valiosa documentación de los procesos de una organización. Pueden utilizarse para la incorporación de nuevos empleados, con fines de formación, o como punto de referencia para debates relacionados con los procesos y actualizaciones de la documentación.

Ejemplo de diagrama de carriles

El objetivo principal de los diagramas de carriles es entender quién es el responsable de completar las actividades de los procesos. Otros diagramas visuales de flujo de procesos, como las líneas de tiempo, los diagramas de Gantt, las hojas de ruta y los tableros Kanban, pueden incluir líneas de nado para mostrar los responsables de las tareas y los procesos.

Veamos nuestro ejemplo de un equipo que traza el proceso de cumplimiento de un pedido. En el diagrama, cada swimlane corresponde a un departamento involucrado en el cumplimiento de alguna manera crítica.

• Ventas: En primer lugar, el equipo de ventas finaliza el contrato y envía la orden de compra.

• Producción: A continuación, el equipo de producción hace una lista de los materiales necesarios para satisfacer el pedido.

• Almacén: El almacén evalúa si los materiales necesarios están disponibles. Si no lo están, se informa al equipo de procurement, que puede tener que cancelar el pedido. Si los materiales están disponibles, el equipo de producción empieza a fabricar el producto de acuerdo con las especificaciones del cliente.

Una vez definida la función de cada departamento, se entiende claramente la secuencia de actividades y las responsabilidades de cada función. Esto permite una mejor colaboración y comunicación entre los distintos departamentos.

Características de los diagramas de carriles

Aunque los diagramas de carriles varían de una persona a otra, existen algunas convenciones que aportan claridad a los dibujos y simplifican el proceso de creación. Los diagramas formales suelen utilizar símbolos de diagrama de flujo estándar.

Las formas de swimlane que utilices también dependen de si tu diagrama debe ajustarse a alguna norma o estándar, como cuando debes utilizar BPMN para los diagramas. Los siguientes son los símbolos estándar utilizados para representar eventos de proceso.

Etiquetas

Etiqueta claramente cada elemento para que no haya confusión sobre lo que se está representando.

Puntos de inicio y fin

Indica el inicio y el final del proceso. Los mapas formales utilizan un rectángulo de esquinas redondeadas.

Punto de decisión

Representa una pregunta que hay que responder o una elección que hay que hacer. Un rombo indica un punto de decisión.

Acción o tarea

Un rectángulo representa acciones, actividades o tareas.

Entrada o salida

Incluye todo lo que entra o sale del proceso y puede ser información, datos o el resultado de otro proceso. Un paralelogramo representa entradas y salidas.

Conector

Representados por un pequeño círculo, los conectores muestran un enlace con otro diagrama y, por tanto, con otro proceso.

Documento

Un rectángulo con un borde inferior ondulado indica un documento requerido por el proceso.

Flecha recta

Indica un traspaso físico de documentos o elementos.

Flecha dentada

Indica un traspaso electrónico de un entregable.

Objeto en un enlace límite

Las actividades o tareas compartidas por los actores se sitúan en las líneas divisorias de los swimlanes.

Cómo hacer un diagrama de carriles

Antes de trazar la primera línea, es conveniente reflexionar sobre la utilidad del diagrama. Piensa cuál es el objetivo del mapa y qué problema intentas resolver. A continuación, investiga tu proceso y empieza a crearlo a través de una plantilla de carriles de nado.

Investiga

Antes de sentarse a trazar el diagrama, conviene plantearse qué es lo que hay que trazar y por qué. ¿Qué actividades son esenciales para llevar a cabo su proyecto o tarea? ¿Cómo transfieren los agentes las tareas y se comunican entre los pasos? ¿Quiénes son los responsables del proceso y la tarea?

Para los nuevos procesos, divide las actividades en pasos y define qué funciones, equipos y departamentos se encargarán de ellos. Para los procesos existentes, documente lo que hace la gente en el proceso actual, no lo que deberían hacer o lo que figura en la documentación actual. A continuación, esboza posibles mejoras. Por último, pregunta a las partes interesadas cómo ven los pasos que has añadido al organigrama interfuncional.

Dibuja

Aunque los procesos pueden ser complejos, un diagrama de carriles debe minimizar la complejidad en la medida de lo posible. Para que el diagrama sea lo más intuitivo posible, sigue estas directrices al trazar el proceso:

• Céntrate en quién, qué y cuándo para reducir el ruido visual. 

• Utilizar formas y colores coherentes. Considera la posibilidad de diferenciar las formas de cada línea de flujo con un color distinto. 

• Crear una jerarquía de elementos importantes mediante el uso de diferentes tamaños de forma. En otras palabras, aumente el tamaño de los elementos importantes. 

• Añade etiquetas para mostrar detalles esenciales para tu audiencia.

También puedes explorar distintas opciones para el diseño de un diagrama. Por ejemplo, considera la dirección de flujo de tu mapa de carriles. Si enumeras a los actores en una columna a la izquierda, la fila superior puede marcar las fases del proceso o la línea de tiempo. La gente suele utilizar un flujo de dos columnas de arriba abajo con líneas verticales para evaluar las actividades de valor añadido en un mapa de flujo de valor. 

También hay quien opina que estos diagramas de línea funcionan mejor con procesos lineales y menos bien cuando describen procesos que se extienden en muchas ramas a partir de una actividad central.

Si trazas actividades complejas o vistas generales para una organización grande, considera dibujar diagramas separados para cada actividad o crear pools para contener subprocesos y actores. 

A continuación se indican algunos pasos para que el proceso se desarrolle sin problemas:

1. Elige una plantilla de diagrama de carriles gratuita. Para un prototipo, utiliza notas adhesivas de distintos colores para esbozar el proceso.

2. Crea dos columnas de filas. En la columna de la izquierda, escribe los actores, es decir, las personas, puestos o herramientas que realizarán las actividades. Crea líneas de nado. Añade tantos como necesites para representar tu proceso.

3. Escribe el punto de partida en un círculo rectangular redondeado en la línea superior izquierda y etiquétalo.

4. Añade y etiqueta pasos adicionales en cada carril según proceda, conectando cada paso con el paso o pasos anteriores con una línea, como harías en un diagrama de flujo. Lo normal es trabajar hacia abajo y hacia la derecha a medida que se avanza. Añade flechas para indicar el flujo del proceso. Las líneas pueden cruzar los carriles a medida que la salida de un paso se desplaza al siguiente.

5. Etiqueta los elementos con descripciones breves. Mantén el diagrama limpio.

6. Comparte el prototipo con los miembros del equipo y otras partes interesadas para su verificación, y mantén el diagrama actualizado a medida que cambien las cosas.

Buenas prácticas para optimizar los mapas de procesos de los canales

Los mapas de procesos de carriles son herramientas excelentes para solucionar problemas de procesos existentes. Por ejemplo, ¿hay muchos pasos en una vía y menos en otras? Considera la posibilidad de desplazar algunas acciones o actividades a otro actor. 

¿Se atasca a menudo el proceso en una acción? Esa vía puede necesitar más recursos o claridad sobre los requisitos de la tarea. ¿Qué ocurre si un proceso se desborda repetidamente y se salta los plazos? Consulta un diagrama de carriles para encontrar puntos de traspaso y comunicación y observe para determinar cómo puede apoyar mejor estos traspasos.

Cuando intentes mejorar un proceso, tu diagrama puede convertirse en tu roadmap al visualizar dónde se producen despilfarros, redundancias y falta de comunicación.