Cómo hacer un diagrama de flujo: Un sencillo tutorial paso a paso

Tu guía sobre cómo hacer un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo, con su sencillez visual y su diseño estructurado, son herramientas indispensables para transmitir procesos intrincados. Ayudan a descomponer la información compleja en pasos sencillos y fáciles de seguir. Sin embargo, crear un diagrama de flujo puede parecer desalentador, sobre todo si no sabes por dónde empezar o qué herramientas utilizar.

En esta sencilla guía de cinco pasos, cubriremos todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer un diagrama de flujo. (No te olvides de poner los subtítulos en español en el vídeo)

Tanto si estás creando un diagrama de flujo para explicar un proceso complejo a tu equipo como si estás creando uno para ti mismo para organizar tus pensamientos, esta guía te ayudará a crear diagramas de flujo claros y eficaces que cualquiera pueda entender.

Cómo crear un diagrama de flujo en 5 sencillos pasos

Aprender a crear un diagrama de flujo puede parecer desalentador al principio, pero siguiendo estos cinco sencillos pasos, trazarás fácilmente cualquier proceso o flujo de trabajo. Puedes hacer un diagrama de flujo desde cero o utilizar plantillas de diagramas de flujoen las que las formas y las flechas están precargadas en el tablero.

Paso 1: Determina la finalidad y el alcance del diagrama de flujo

Definir la finalidad y el alcance es crucial, ya que ayuda a centrarse en lo que debe figurar en el diagrama de flujo y lo que no. También garantiza que el diagrama de flujo representa fielmente el proceso que intenta representar. Como ejemplo de diagrama de flujo, considera la posibilidad de trazar un sencillo cronograma del proyecto para visualizar mejor la importancia de un alcance claro.

Paso 2: Identifica los pasos y la secuencia del proceso

Desglosar un proceso en pasos básicos más pequeños debería implicar a cualquiera que forme parte del proceso. Es importante identificar la secuencia correcta y evitar omitir pasos críticos o duplicar otros.

Empieza añadiendo todos los pasos que hay que cubrir en forma de formas sobre un tablero en blanco, y luego empieza a colocarlos en el orden correcto.

Paso 3: Elige los símbolos y formas adecuados

Una vez establecidos todos los pasos, tendrás que asegurarte de que se representan con la forma correcta. Puedes cambiar fácilmente las formas existentes en tu tablero para que se correspondan con el símbolo correcto del diagrama de flujo y lo que representa.

Paso 4: Dibuja el diagrama de flujo

Dibujar el diagrama de flujo es donde comienza el proceso creativo. Con las formas dispuestas en la secuencia correcta, empieza a añadir líneas de conexión y flechas entre los pasos. Puedes añadir etiquetas a las líneas de conexión y mover fácilmente los elementos para ajustar el orden según sea necesario.

Paso 5: Prueba y mejora el diagrama de flujo

Probar el diagrama de flujo es importante para garantizar que representa fielmente el proceso. Esto incluye revisar el diagrama de flujo con otras personas implicadas en el proceso para obtener su opinión. Una vez recibida la información, el diagrama de flujo puede mejorarse y modificarse en consecuencia.

Por qué necesitas un diagrama de flujo

Ahora que ya sabes cómo hacer un diagrama de flujo, hablemos de por qué es beneficioso para empezar. Un diagrama de flujo es útil para visualizar procesos complejos e identificar cuellos de botella o áreas de refinamiento.

Los diagramas de flujo se encuentran en diversas industrias, desde el desarrollo de software hasta la fabricación y la logística. Mapean los procesos e identifican las oportunidades de optimización.

También se utilizan en la gestión de proyectos para ayudar a los equipos a comprender la secuencia de tareas y las dependencias entre ellas.

Además, los diagramas de flujo documentan los procesos, que son cruciales para:

• Formación de nuevos empleados

• Mejorar el control de calidad

• Siguiendo la normativa

• Comprender un proceso empresarial

• Identificación de cuellos de botella e ineficiencias en un proceso de empresa

Cuándo utilizar un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo son útiles en diversas situaciones para ayudar a planificar y tomar decisiones. He aquí algunos tipos habituales de diagramas de flujo y sus aplicaciones:

Diagrama de flujo del proceso:

• Utilízalo para: planificar un nuevo proyecto, un proceso básico o trazar el mapa de una organización.

• Ayuda a: fundamentar mejor las decisiones representando un proceso paso a paso.

• Lo utilizan sobre todo: ingenieros y diseñadores de software.

Diagrama de flujo de trabajo:

• Utilízalo para: gestionar flujos de trabajo y mapear funciones de la empresa.

• Normalizar los procedimientos: integrando los procesos automatizados con las tareas manuales.

• Utilizado principalmente por: directores de empresas y de proyectos.

Diagrama de flujo del carril de natación:

• Utilízalo para: gestionar flujos de trabajo entre distintos departamentos.

• Mejora los procesos de colaboración: imaginando procesos en distintas partes de una organización.

• Utilizado sobre todo por: equipos multifuncionales.

Diagrama de flujo de datos:

• Utilízalo para: tender un puente de comunicación entre los sistemas y los usuarios.

• Ayuda a: fundamentar las decisiones orientadas a los datos mostrando cómo se procesan.

• Utilizado por: diversos profesionales, desde ingenieros a comerciales.

Cómo hacer un diagrama de flujo que funcione: las mejores prácticas a seguir

Cuando elaboras un diagrama de flujo, no se trata sólo de trazar los pasos y las decisiones, sino de que todo quede más claro para tu equipo. Tanto si diriges el desarrollo de un producto como un sprint de desarrollo, los diagramas de flujo pueden simplificar incluso los sistemas más complejos. Vamos a desglosar algunas de las mejores prácticas para crear diagramas de flujo y, lo que es igual de importante, los errores que querrás evitar.

Empieza con un objetivo claro

Todo diagrama de flujo debe tener una finalidad, y es fundamental definirla de antemano. ¿Se supone que este gráfico muestra el recorrido de un usuario? ¿Estás mapeando un proceso backend? Conocer el objetivo te ayudará a tomar mejores decisiones sobre qué incluir y dónde racionalizar. Las funciones avanzadas de diagramación de Miro eliminan las conjeturas del proceso, ayudándote a empezar más rápido con la estructura adecuada.

Error a evitar: No te lances sin un plan. Saltarse este paso a menudo conduce a un diagrama de flujo demasiado complejo o al que le faltan elementos clave. Antes de empezar a diagramar, ten claro el resultado que persigues.

Mantenlo simple y escalable

Un diagrama de flujo desordenado no pondrá a nadie de acuerdo. Para simplificar las cosas, céntrate en los pasos clave, utiliza formas coherentes y evita meter demasiada información en un solo diagrama. El lienzo infinito de Miro garantiza que, a medida que tus ideas se amplíen, tu diagrama de flujo tenga espacio para crecer con ellas, sin necesidad de apretujarlo todo en espacios reducidos.

Error a evitar: Complicar en exceso tu diagrama de flujo. Es tentador añadir todos los puntos de decisión posibles, pero hacerlo puede hacer que tu gráfico sea difícil de seguir. En lugar de eso, cíñete a los detalles esenciales y divide las cosas en diagramas más pequeños si es necesario.

Utiliza símbolos estándar para evitar confusiones

Cuando todo el mundo entiende tu diagrama de flujo de un vistazo, la colaboración resulta mucho más fluida. El paquete de formas estándar de Miro facilita la elección de los símbolos adecuados, para que tus diagramas de flujo tengan un aspecto profesional y sean fáciles de interpretar, sin necesidad de explicaciones adicionales. Esto ayuda a los desarrolladores, jefes de proyecto y otras partes interesadas a seguir el proceso sin necesidad de un manual.

Error a evitar: No inventes tus propios símbolos. Las formas personalizadas pueden tener sentido para ti, pero pueden confundir a los demás. Utiliza símbolos estándar, como rectángulos para los procesos, rombos para las decisiones, etc.

Personaliza, pero ten en cuenta la legibilidad

La personalización puede hacer que tu diagrama de flujo parezca más personal y adaptado a tu proyecto. Las opciones de personalización de Miro te permiten ajustar colores, fuentes y formas para que el diagrama se ajuste a las preferencias de tu marca o equipo. Pero ten en cuenta la legibilidad: utiliza el color estratégicamente para resaltar las partes importantes sin abrumar al visualizador.

Error a evitar: Exagerar con la personalización. Demasiadas fuentes o colores pueden distraer de la fluidez. Cíñete a un aspecto limpio y profesional, utilizando la personalización para resaltar los puntos clave en lugar de decorar todo el gráfico.

Colabora pronto y a menudo

Los diagramas de flujo son herramientas poderosas para alinear a los equipos, así que no esperes al último minuto para incorporar a gente. Con las herramientas de colaboración de Miro, puedes invitar a tu equipo a dar su opinión en tiempo real o de forma asíncrona, lo que más les convenga. Esto facilita el perfeccionamiento y la iteración, garantizando que tu diagrama de flujo sea lo más preciso y útil posible. Además, puedes insertar tu diagrama de flujo en herramientas como Confluence o Asana, para que esté accesible donde trabaje tu equipo.

Error a evitar: Trabajar aisladamente. Esperar a que tu diagrama de flujo esté "perfecto" para compartirlo puede ralentizar el progreso y hacer que se pierdan ideas. Obtén comentarios pronto y a menudo para detectar lagunas o posibles confusiones antes de finalizar tu gráfico.

Conecta tu diagrama de flujo a tu flujo de trabajo

Tu diagrama de flujo no debe vivir en el vacío. La integración de Miro con herramientas como Jira te permite vincular tu diagrama directamente al flujo de trabajo de tu equipo. Por ejemplo, si un paso del diagrama de flujo requiere una acción, puedes convertirlo directamente en una tarjeta de Jira, ahorrando tiempo y reduciendo la fricción entre la planificación y la ejecución.

Error a evitar: Dejar que tu diagrama de flujo acumule polvo. Asegúrate de que está conectado con el resto de tu trabajo, para que tu equipo pueda convertir esas ideas mapeadas en acción.

Utiliza Miro para crear fácilmente un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo son herramientas poderosas que te ayudan a comunicar visualmente información compleja en un formato sencillo y fácil de seguir. Siguiendo los sencillos pasos y estrategias aquí descritos, podrás dominar el arte de crear diagramas de flujo claros, concisos e informativos. Regístrate gratis en Miro para empezar hoy mismo.