Reunión Daily Scrum

¿Qué es una reunión de Daily Scrum?

Una reunión de daily Scrum, también conocida como reunión diaria de pie (daily standup) o cariñosamente llamada "daily", es un evento de 15 minutos para equipos que siguen metodologías Agile y se lleva a cabo para discutir lo que se hará durante el día. Como sugiere el nombre, sucede todos los días durante un sprint.

La reunión sirve para que el equipo Agile discuta y confirme el trabajo que realizará durante el día. El equipo revisa lo que hizo el día anterior, lo que planea hacer hoy y cualquier obstáculo o problema que pueda estar enfrentando.

Al realizar esta reunión, todos en el equipo Scrum están al tanto del progreso del sprint. También permite que el equipo haga ajustes en el sprint (o en el backlog del producto) para lograr el objetivo del sprint.

Por ejemplo, supongamos que un miembro del equipo necesita acceso a un documento protegido por contraseña para completar sus tareas al día siguiente. No tiene la contraseña, así que lo menciona durante la reunión diaria.

Otro miembro del equipo le da acceso al documento. Como resultado, el miembro del equipo puede completar su trabajo y asegurarse de que el sprint avance a tiempo.

¿Por qué la reunión diaria de Scrum dura solo 15 minutos?

15 minutos pueden no parecer mucho tiempo para cubrir todo lo necesario en una reunión de daily Scrum, pero ese es exactamente el punto.

El límite de 15 minutos anima a los miembros del equipo a proporcionar solo actualizaciones de estado. Esto les ayuda a centrarse en los detalles más importantes sin saturarse de información, asegurando que todos estén concentrados durante la reunión.

Un breve período de tiempo también garantiza que la reunión no consuma demasiado tiempo. Si la reunión fuera de una hora todos los días, podría afectar la productividad. Una reunión corta de 15 minutos no afecta el día de la misma manera. Imagina cuánto costaría también para una empresa tener una reunión diaria de todo un equipo durante un mes.

¿Qué ocurre en una reunión de daily Scrum?

Durante la reunión, el equipo del proyecto se reúne al inicio del día para responder a las siguientes preguntas de la reunión de daily:

• ¿Qué se hizo ayer?

• ¿Qué se hará hoy?

• ¿Hay obstáculos?

El equipo del proyecto define la estructura del evento basándose en las prioridades del sprint y en lo que ha sucedido durante el día.

Por ejemplo, si hay un desafío específico que impide que el equipo entregue el sprint, probablemente tendrá prioridad durante la reunión. Si no hay desafíos, el equipo discutirá sus tareas en relación con el objetivo del sprint y actualizará a otros miembros sobre su progreso.

Al final del día, no hay una forma correcta o incorrecta de llevar a cabo la reunión. Siempre que abordes todos los temas necesarios y te mantengas dentro del límite de tiempo, puedes dirigir la reunión como desees.

¿Quién debe participar en la reunión de daily?

Todos los principales miembros del equipo participan en las reuniones de daily. Estos son:

Product Owner

El Product Owner mantiene el backlog del producto y se asegura de que esté alineado con el objetivo del proyecto. Comprenden las necesidades del cliente y los requisitos del negocio y tienen una visión clara del valor de cada sprint.

Equipo del Proyecto

El equipo del proyecto involucra a todos los participantes en el trabajo de cada sprint. Juntos, forman un equipo auto-organizado que toma decisiones sobre cómo lograr el objetivo del sprint.

Scrum Master

El Scrum Master es el enlace que mantiene unida al equipo Scrum. Son responsables de asegurarse de que se sigan los principios de Scrum, ayudando al equipo del proyecto a trabajar de manera más eficiente y efectiva.

¿Quién inicia la reunión de daily Scrum?

El Scrum Master es responsable de garantizar que las reuniones diarias se realicen. Establecen un horario y un lugar (ya sea en línea o presencial) y aseguran que todo el equipo participe.

Los Scrum Masters también se aseguran de que la reunión se mantenga dentro del tiempo de 15 minutos para la reunión de daily Scrum (usar el cronómetro de Miro es útil aquí). Si la discusión se desvía o comienza a exceder el límite de tiempo, es tarea del Scrum Master poner las cosas en orden.

Aunque el Scrum Master guía la reunión de daily, es el equipo del proyecto el responsable de llevarla a cabo. Como un equipo auto-organizado, realizan el trabajo y aseguran que el sprint se entregue a tiempo y a la calidad requerida.

¿Cuáles son los beneficios de realizar reuniones de daily Scrum?

Vamos a repasar algunos de los beneficios de tener una reunión de daily al trabajar en ciclos de sprint:

Seguimiento del progreso del sprint

Una reunión de daily permite a los equipos Agile monitorear cómo avanza el sprint y si está en el camino correcto para alcanzar el objetivo del sprint. Esto garantiza que todos estén en la misma página y que el sprint se entregue según lo planeado.

Supera obstáculos

Si hay bloqueos u obstáculos en el sprint, las reuniones de daily ayudan a identificarlos. Luego, el equipo puede implementar medidas para superar estos desafíos y volver a encaminar el sprint.

Mejora la colaboración

La reunión de daily incentiva a todo el equipo del proyecto a reunirse y colaborar. Es una oportunidad para que el equipo comparta actualizaciones vitales y solicite apoyo o soluciones cuando enfrenta desafíos.

¿Qué desafíos se deben considerar?

Sí, hay desafíos al llevar a cabo una reunión de daily Scrum. Algunos desafíos que puedes encontrar son:

Mantener el límite de tiempo

15 minutos es un tiempo breve, lo que puede dificultar que la reunión se mantenga dentro de este límite. Usar un cronómetro puede ayudar a monitorear esto, permitiendo que el Scrum Master y el equipo sigan el tiempo de la reunión en tiempo real.

Garantizar que todos tengan voz

Con un evento tan breve, puede ser difícil para todos expresar sus opiniones. Tener a alguien que dirija la reunión (como el Scrum Master) es útil en este caso. Puede intervenir y asegurarse de que cada miembro del equipo tenga la oportunidad de compartir sus actualizaciones y hacer preguntas.

Mantener la conversación en el tema

No hay mucho margen para desviarse del tema o dar respuestas extensas en una reunión de daily Scrum. Todo debe ser relevante y conciso, lo cual puede ser un desafío de manejar. De nuevo, es aquí donde el Scrum Master puede intervenir y asegurarse de que la discusión se mantenga en temas relevantes y sea siempre objetiva.

¿Cómo hacer una reunión de daily Scrum con éxito?

Ahora que estás familiarizado con los detalles de una reunión de daily Scrum, vamos a revisar los pasos que puedes seguir para dirigir tu propia daily.

Estos pasos son para el Scrum Master cuando están planificando y supervisando las dailies todos los días.

Usa la plataforma adecuada

Empieza encontrando la plataforma adecuada para albergar tus reuniones de daily. La plataforma debería permitirte llevar a cabo una reunión de la forma más eficiente posible. Por ejemplo, un espacio de trabajo online fácil de usar, colaborativo y que permita seguir la reunión mientras ocurre.

Es aquí donde Miro puede ser útil para los equipos Scrum.

Con Miro, puedes llevar a cabo reuniones fácilmente con tu equipo y asegurarte de que todos (incluyendo a los colaboradores remotos) puedan participar en la reunión desde cualquier lugar. También puedes añadir tarjetas de Jira directamente en tu tablero de Miro, para que todos puedan ver en qué se está trabajando y cuál es el estado actual - ya sea editando en Jira o en Miro, las tarjetas siempre se mantienen actualizadas en ambas herramientas gracias a nuestra integración.

Establece una agenda

Las reuniones diarias de Scrum son concisas, por lo que no necesitas una agenda detallada. Manténla breve y céntrate en las tres preguntas de la reunión de daily, asegurando que todos en el equipo tengan la oportunidad de hablar. Al final, el equipo identificará los temas de mayor prioridad.

Prueba nuestra plantilla de agenda de reunión para crear una agenda para tus reuniones de daily. Puedes actualizar el modelo diariamente para incluir nuevos temas o usar siempre el mismo modelo personalizado para tu equipo, ahorrando tiempo al preparar la daily.

Confirma la hora y el lugar

Informa a tu equipo cuándo se llevará a cabo la reunión, incluyendo la hora de inicio y finalización. El equipo debe saber que terminará 15 minutos después de que comience, pero es una buena idea reiterar una hora de finalización. Esto recuerda al equipo que sólo tienen un corto período de tiempo para cubrir información importante.

Al programar las reuniones de daily, es útil usar la misma hora y lugar todos los días. De esta manera, es más fácil para todos asistir. No tienen que pensar demasiado en cuándo es la reunión o dónde deben estar. En cambio, saben que es a la misma hora y en el mismo lugar todos los días.

Esto también facilita la planificación de su trabajo. Si tienen reuniones a diferentes horas cada día, será más difícil mantener la participación de todos.

Si estás llevando a cabo la reunión online, asegúrate de proporcionar todos los detalles de acceso. Puedes usar la misma información para todas las reuniones, lo que simplifica todo. Por ejemplo, si estás utilizando el espacio de trabajo de Miro, puedes pedir al equipo que se una al chat de video a una hora específica todos los días.

Dirige la reunión

El siguiente paso es dirigir las reuniones. Considera usar nuestra plantilla de reunión diaria para asegurarte de registrar y seguir todo lo que sucede. De esta manera, tendrás un registro de todo el progreso del sprint para uso futuro.

Al anotar todas las notas de la reunión, no perderás el hilo de lo que se discutió y sabrás por dónde empezar en la próxima reunión. Todo queda registrado en un solo lugar y todos pueden acceder a él, facilitando la alineación de todo el equipo antes de cada reunión.

Monitorea el tiempo

Mantén la reunión en curso para evitar que dure más de 15 minutos. Puedes usar el temporizador de Miro para mantener la reunión a tiempo o configurar un temporizador en tu ordenador para asegurarte de que estás siguiendo el horario en tiempo real.

También es una buena idea tener el temporizador de 15 minutos a la vista. De esta manera, todos se mantienen enfocados y son menos propensos a desviarse del tema. Como resultado, te será más fácil mantener la reunión dentro del tiempo establecido.

Implementa cualquier cambio

Si hay acciones derivadas de la reunión, puedes ayudar al equipo a implementarlas antes de comenzar el trabajo.

Cómo lo hagas dependerá del apoyo que necesiten y de los desafíos que puedan estar enfrentando. Es crucial asegurarse de que el equipo del proyecto pueda completar el trabajo y que todo el equipo Scrum esté trabajando eficientemente juntos.

Utiliza Miro para dirigir tu próxima reunión de daily Scrum

El objetivo de una reunión diaria de sprint es revisar el progreso y asegurarse de que el equipo del proyecto esté en el camino correcto para alcanzar el objetivo del sprint. La reunión de daily Scrum revelará si no están en la dirección correcta o si tienen obstáculos que superar.

Crea una cuenta gratuita en Miro, invita a los miembros del equipo y prueba llevar a cabo una reunión de daily en un espacio de trabajo online único y compartido, fácil e intuitivo de usar. Al crear un espacio para que tu equipo colabore, ayudarás a tus equipos Agile a trabajar juntos, compartir actualizaciones y seguir el progreso del sprint de manera eficiente y productiva.