Sprint planning y review

Cómo celebrar reuniones de sprint planning y reviews

Los enfoques de gestión Agile ayudan a las empresas a fomentar la innovación, mejorar la calidad y acelerar la salida al mercado en el dinámico panorama empresarial actual. Hoy en día, muchas organizaciones utilizan las herramientas de Agile Scrum para gestionar el desarrollo de software y otros proyectos no informáticos. Scrum se centra en el sprint, un breve periodo en el que los equipos completan tareas predefinidas. Cada sprint comienza con una reunión de planificación y termina cuando los equipos comparten y admiran su trabajo terminado durante una revisión del sprint. Pero planificar y concluir un sprint no siempre es fácil. En este artículo, exploramos algunos consejos para ayudar a los Agile coaches, Scrum Masters y a tus equipos a optimizar la planificación del sprint y las sesiones de revisión (reviews). También examinamos cómo los equipos distribuidos y remotos pueden visualizar sus esfuerzos de colaboración.

¿Qué es el marco Scrum?

Scrum es un marco dentro de la metodología Agile para ayudar a los equipos colaborativos a resolver problemas complejos. Scrum utiliza la iteración en sprints para convertir pequeñas tareas en entregables valiosos y útiles, llamados incrementos. Para crear productos o servicios que los clientes valoren, los equipos Scrum buscan e incorporan el feedback del cliente a medida que trabajan en cada sprint, y no sólo como control de calidad al final del proyecto.

¿Cuáles son los valores de Scrum?

En el corazón de Scrum están sus valores fundamentales, que guían el comportamiento y la mentalidad de todos los involucrados en el proyecto. Estos valores son:

Compromiso y enfoque del equipo

Los miembros del equipo Scrum están comprometidos con el logro de sus objetivos y la entrega de resultados de alta calidad. Esto significa que dan prioridad a su trabajo y son responsables de sus acciones. Es difícil hacer un buen trabajo cuando se está sobrecargado de trabajo y su atención se dispersa a través de múltiples proyectos con demasiadas tareas de alta prioridad, por lo que los equipos Scrum trabajan juntos para eliminar los obstáculos y ofrecer valor a sus grupos de interés.

Transparencia

Los miembros del equipo Scrum son abiertos y transparentes en su comunicación y toma de decisiones. Valoran el feedback y están dispuestos a admitir cuando necesitan ayuda o cuando cometen errores. También dan visibilidad a su trabajo mediante el uso de gráficos y tableros para ayudar a otros a ver las tareas de cada miembro del equipo y cómo progresa el trabajo.

Apertura al cambio

Los miembros del equipo Scrum no tienen miedo de asumir riesgos, hablar cuando sea necesario y tomar decisiones difíciles. Valoran el feedback y están dispuestos a admitir cuando necesitan ayuda o cuando cometen errores. Se da gran valor a las aportaciones de los clientes y se anima a los equipos a pivotar si los cambios del mercado y de los clientes requieren ajustes.

Respeto por los compañeros de equipo

Los miembros del equipo Scrum se tratan unos a otros con respeto, empatía y amabilidad. Reconocen que todo el mundo aporta habilidades y perspectivas únicas al proyecto, y valoran la diversidad y la inclusión. Agile y Scrum enfatizan los equipos auto-organizados y auto-dirigidos. Los líderes de Scrum y los propietarios del producto apoyan a los equipos para que logren lo mejor de sí mismos y los guían para alinearse con los objetivos en lugar de imponer un liderazgo de mando y control.

¿Cómo funciona el Scrum?

Un equipo Scrum utiliza un backlog del producto, una lista priorizada de elementos de trabajo y va subiendo estos elementos a través del backlog cuando el equipo cree que el elemento se puede completar. El equipo itera sobre estos elementos de trabajo, a través de los comentarios recibidos del cliente y otras partes interesadas, e incluye esas ideas en los elementos de trabajo hasta que se completan al final del sprint. El producto o resultado final se denomina incremento. El incremento, el backlog del producto y el backlog del sprint forman los artefactos Scrum, los documentos y actividades que rastrean el progreso de un sprint.

¿Quién forma parte de un equipo Scrum?

Los equipos Scrum incluyen el propietario del producto, Scrum master o líder del equipo y los desarrolladores, diseñadores, probadores o analistas de negocio necesarios para completar el proyecto o entregable.

¿Qué es un sprint?

El trabajo en Scrum gira en torno al sprint, un periodo que suele durar de dos a cuatro semanas. Un sprint suele incluir cinco reuniones, llamadas "eventos" en Scrum:

• Refinamiento del backlog • Planificación del sprint • Reuniones diarias de scrum • Sprint review • Retrospectiva del sprint

Los sprints son una parte fundamental del marco de Scrum y proporcionan una cadencia regular para que el equipo entregue valor a sus partes interesadas. Durante un sprint, el equipo Scrum trabaja en conjunto para lograr el objetivo del sprint, que es una breve declaración que describe lo que el equipo tiene como objetivo lograr durante el sprint.

¿Qué es un evento de sprint planning?

Un evento de planificación del sprint ayuda al equipo a decidir qué trabajo van a realizar durante el sprint, también llamado objetivo del sprint. En la planificación, el equipo elige elementos del backlog del producto, la lista detallada de características y tareas necesarias para completar el objetivo del producto o del proyecto y los añade a su backlog del sprint. A continuación, el equipo busca dependencias entre los elementos de trabajo. El trabajo para cada elemento se estima y se ajusta posteriormente, si es necesario. Por último, el equipo aprende del propietario del producto (o define con más detalle) los criterios de aceptación de los entregables, o cómo sabe el equipo cuándo ha terminado su trabajo.

¿Qué ocurre en la planificación de sprints?

En la planificación del sprint, todo el equipo se reúne para priorizar y planificar el trabajo para un sprint. El propósito de una planificación de este equipo es definir lo que el equipo entregará durante el próximo sprint y cómo lo logrará. El propietario del producto o de la iniciativa trabaja con el equipo para definir los objetivos del sprint. A continuación, el equipo decide qué hará en el sprint y cómo completará el trabajo. Es un tipo de reunión previa al sprint.

¿Quién asiste a la reunión de sprint planning y cuánto tiempo debe durar?

Una sesión de sprint planning incluye el propietario del producto, el líder Scrum, el equipo de desarrollo y cualquier persona considerada parte del equipo Scrum. Los eventos de planificación del sprint pueden ser tan cortos como de media hora a una hora, pero como máximo de ocho horas. Como guía, presupuesto de dos horas para la planificación de cada semana en el sprint.

Consejos para una mejor planificación del sprint

Llevar a cabo una transformación Agile requiere tiempo e intención. Estos son algunos consejos para una reunión de planificación de sprints productiva:

Utiliza una pizarra compartida

Dispón de un área de trabajo dedicada donde el equipo pueda colaborar. Los equipos necesitan un espacio donde puedan hablar fácilmente, ayudarse unos a otros y pensar en voz alta. El área del equipo también es el espacio para un tablero Agile dedicado, con elementos organizados en notas adhesivas o rastreados en un tablero Kanban.

Ve preparado

¿Eres tú el propietario del producto? Antes de la reunión de planificación, prepárate para importar incidencias de Jira e ideas retrospectivas a tu tablero Agile. Comienza con un backlog bien cuidado o refinado. No pierdas el tiempo distrayendo a la gente con elementos ya completados.

Ponte de acuerdo como equipo

Para los equipos nuevos, crea un acuerdo de trabajo en equipo. Utiliza una plantilla para ayudarte a crear ese kanban online e idear y comunicar los objetivos acordados.

Establece objetivos claros

Presente el objetivo del sprint durante la reunión de planificación, para que todo el mundo comience su trabajo durante el sprint orientado en la misma dirección. Presentar un objetivo a mitad del sprint es demasiado tarde.

Define el estado final

Establece una definición clara de "hecho" para ayudar a la gente a saber para qué están trabajando en el sprint y el nivel de calidad deseado. Las definiciones claras reducen los malentendidos y eliminan las excusas.

Aclara los criterios de aceptación

Asegúrate de que todos los elementos del backlog tienen criterios de aceptación claros. Las personas deben saber en qué nivel de calidad deben trabajar y cuándo deben considerar que su trabajo está terminado.

Fomenta una cultura Agile compartida

Los nuevos equipos necesitan formación en principios y prácticas ágiles para garantizar que todos trabajan con los mismos valores Agile. Asegúrate de poner al día a todos los miembros del equipo para que comprendan los objetivos que persigue el equipo.

Haz reuniones breves

Asegúrate de que las reuniones se ciñen a lo previsto y de que los debates se centran en el tema principal. La gente disfrutará asistiendo a reuniones productivas que no les distraigan demasiado de tu trabajo.

Rompe el hielo

Aunque las reuniones deben ser concisas y centrarse en el tema, se pueden incorporar juegos para romper el hielo, de modo que los nuevos miembros del equipo puedan conocerse y los equipos existentes puedan volver a conectar y crear compañerismo.

Limita la deuda técnica

La deuda técnica, el código antiguo, los trabajos de parcheo y las prácticas improvisadas pueden impedir el progreso en nuevos elementos.

¿Qué es un sprint review?

Un sprint review tiene lugar al final de un sprint. Durante la revisión, el propietario del producto presenta y evalúa si los equipos han alcanzado el objetivo del sprint. El propietario del producto se asegura de que cada historia de usuario o entregable cumple los criterios predefinidos. Los miembros del equipo y las partes interesadas externas asisten y pueden hacer comentarios y preguntas sobre los resultados del sprint. Una revisión del sprint también permite a los equipos socializar y celebrar su éxito.

¿Qué ocurre en un sprint review?

Un sprint review demuestra y evalúa el trabajo del equipo durante el sprint anterior. El propietario del producto compara las características y los elementos de trabajo con los criterios de aceptación para determinar si el trabajo está completo y para ver si el producto o entregable se puede enviar tal cual. Las partes interesadas dan su opinión sobre el producto. Los equipos pueden ajustar el backlog del producto en función de los resultados de la revisión. El equipo también aprovecha el sprint review para celebrar sus logros durante el sprint y crear un espacio para la unión del equipo.

¿Quién asiste a un sprint review y cuánto tiempo debe durar?

Todo el equipo Scrum y las partes interesadas invitadas deben asistir a la reunión de revisión, preferiblemente de forma sincrónica, ya sea en persona o como una reunión híbrida. En general, una reunión de revisión debe durar como máximo 4 horas. Una buena guía es planificar una hora de revisión por cada semana en el sprint.

¿Cuál es la diferencia entre una sprint review y una retrospectiva del sprint?

Una reunión de revisión del sprint precede a la retrospectiva del sprint. Aunque de naturaleza similar, tienen objetivos diferentes. Una review tiene por objeto demostrar y celebrar los resultados del trabajo de un sprint. En ella participan el equipo y otras partes interesadas. Durante la reunión de revisión, el propietario del producto o de la iniciativa determina si el equipo ha alcanzado el objetivo del sprint y si el resultado cumple los criterios de aceptación. Una retrospectiva del sprint, por otra parte, se centra en la eficacia y la eficiencia del equipo durante el sprint. Considera los procesos y lo que funcionó y lo que podría hacerse de manera diferente. Una retrospectiva permite al equipo planificar mejoras en los procesos y aprovechar (y continuar) las prácticas que han tenido éxito.

Consejos para un mejor sprint review

Celebrar una revisión al final de un sprint ofrece a los miembros del equipo un espacio para reflexionar y celebrar tu trabajo. He aquí algunos consejos para que las reuniones de revisión del sprint resulten fructíferas y atractivas:

Que sea una experiencia compartida

Reúnete con todo el equipo, aunque parte de él trabaje a distancia. Convertirla en una reunión colaborativa garantiza que los miembros del equipo participen y sean escuchados durante todo el sprint.

Celebrar una retro por separado

Aunque ambas son un momento para la reflexión, una reunión retrospectiva se centra en cómo el equipo ha trabajado conjuntamente, incluidos los procesos internos y los flujos de trabajo. Las revisiones del sprint se centran en el producto: qué se ha enviado y cómo satisface las necesidades del cliente.

Graba tus logros

Haz vídeos cortos de demostración y grabaciones en la pizarra para que personas en diferentes zonas horarias puedan compartir el éxito. Los miembros del equipo también podrán volver más tarde para revisar y encontrar inspiración para el trabajo futuro.

Sé puntual

Cronometra el tiempo de tu reunión de revisión del sprint. Es posible tener demasiado de algo bueno. Del mismo modo que limitas las reuniones de planificación, sigue un orden del día para la revisión del sprint y no dejes que la reunión se alargue más de la cuenta.

Céntrate en la historia de usuario

Demuestra sólo los elementos que cumplen los requisitos y criterios de la historia de usuario. Cuando dedicas tiempo a elementos de trabajo que no cumplen los criterios, haces perder el tiempo a todo el mundo.

Celebra en equipo

Utiliza la revisión como una celebración del equipo. Una revisión del sprint bien llevada levanta la moral y alimenta el esfuerzo de colaboración y la innovación continuos.