Tablero kanban

¿Qué es un tablero Kanban?

Un tablero Kanban es una herramienta de gestión que ayuda a visualizar el trabajo, limitar el trabajo en curso (WIP) y maximizar la eficiencia. Los equipos utilizan el tablero para estructurar su carga de trabajo y gestionar el progreso en tiempo real. El concepto de un tablero Kanban es sencillo. Cada columna representa una etapa diferente de su flujo de trabajo o proyecto. A medida que la tarea avanza, se desplaza a la columna correspondiente. A la hora de crear un tablero Kanban, puedes optar por crearlos física o digitalmente. Un tablero físico suele crearse con una pizarra blanca o papel. El director del proyecto (o quien esté a cargo) dibujará las columnas y escribirá cada tarea a mano. Cuando las tareas avanzan, hay que borrarlas y volver a escribirlas en la columna correspondiente. Un tablero kanban online es mucho más flexible. Se crea virtualmente, lo que permite a los equipos hacer cambios y colaborar desde cualquier lugar al instante. La pizarra puede convertirse en un documento vivo que ayude a todos a mantener el rumbo y comprobar el estado de un proyecto en tiempo real.

Tanto si se utilizas un tablero físico como uno digital, la sencilla estructura de un tablero Kanban aporta claridad. Te mantiene al día de un solo vistazo y te ayuda a identificar ineficiencias o cuellos de botella en tu flujo de trabajo. Detectar esta información te ayuda a poner en marcha medidas para racionalizar la eficiencia y aumentar la productividad.

¿Cuántas columnas hay en Kanban?

Un tablero Kanban suele tener tres columnas:

• Tareas por hacer (a veces llamado Backlog) • En progreso • Completas

Estas son las bases de un tablero sencillo, pero puedes tener tantas columnas como desees en función de tu proyecto o flujo de trabajo. Por ejemplo, si tu trabajo tiene que pasar por varias rondas de revisiones, aprobaciones y retoques antes de estar completo, puedes añadir todas estas columnas a los tableros para reflejar con precisión tu proceso. Algunos tableros Kanban también cuentan con carriles de nado, que te permiten dividir el tablero horizontalmente para categorizar las tareas aún más, o asignarlas a varios departamentos. Un ejemplo sería dividir el tablero en función del departamento. Ventas, marketing, RR.HH., finanzas y operaciones tienen todos ellos un carril separado para sus tareas dentro de un determinado proyecto. Con este formato, todos los equipos pueden ver al instante qué tareas se aplican a su flujo de trabajo (y qué tareas ignorar).

¿Es Kanban Lean o Agile?

En primer lugar, aclaremos qué son Agile y Lean. Agile es un enfoque iterativo para la gestión de proyectos. En lugar de lanzar todos los aspectos de un proyecto de una sola vez, permite a los equipos de proyecto dividir las tareas del proyecto en pequeños incrementos conocidos como "sprints". Lean es un conjunto de principios originados en la fabricación para reducir los residuos de producción y aumentar la eficiencia. Hoy en día, se utiliza ampliamente en la gestión de proyectos y otros ámbitos empresariales. Ahora, respondamos a la pregunta: ¿Kanban es Lean o Agile? La respuesta es ambas cosas. El Kanban entra dentro de la metodología agile, pero los tableros Kanban también pueden apoyar los principios Lean. Cuando se trata de la gestión agile de proyectos, la estructura de un tablero Kanban es perfecta para los equipos agile. Permite a los equipos planificar fácilmente sus sprints, visualizar el trabajo en curso y volver al tablero cuando la iteración ha terminado. Pero además de esto, los tableros Kanban también apoyan los principios Lean minimizando el trabajo en curso, especialmente en lo que respecta al "sistema pull". En Lean, el concepto de sistema pull permite a los equipos empezar un nuevo trabajo sólo cuando es necesario. Con un tablero Kanban, los equipos pueden centrarse en el trabajo necesario para completar el proyecto. Esto mantiene los presupuestos en línea, reduce el despilfarro y ayuda a los equipos de proyecto a entregar su trabajo a tiempo.

Tablero Kanban vs tablero Scrum: ¿cuál es la diferencia?

Tanto los tableros Scrum como los Kanban son métodos agile de seguimiento del trabajo, pero un tablero Scrum sigue una metodología muy específica y rígida. Los tableros Kanban pueden ser más fluidos ya que no siguen una estructura establecida. Por ejemplo, los tableros Scrum son siempre propiedad de un único equipo Scrum. Cada miembro del equipo Scrum tiene un papel específico que desempeñar en el sprint, y no hay nuevas tareas o elementos se pueden añadir a la junta, mientras que el sprint está todavía en sesión. Un tablero Kanban, por otro lado, no es propiedad de un solo equipo. Cualquiera puede acceder al tablero y utilizarlo si forma parte del proyecto o del flujo de trabajo. Las tareas pueden añadirse, eliminarse y modificarse a medida que avanza el flujo de trabajo, lo que da más flexibilidad a los equipos.

¿Para qué sirve un tablero Kanban?

Los tableros Kanban facilitan el seguimiento de las tareas y la realización de ajustes en tiempo real. Hay muchos escenarios donde el uso de un tablero Kanban puede ser útil, incluyendo:

Para visualizar un proyecto o flujo de trabajo

Un tablero Kanban es claro, conciso y fácil de entender. Si deseas una forma sencilla de visualizar tu carga de trabajo, un tablero Kanban es el camino a seguir. Ayuda a crear un flujo de trabajo organizado y proporciona transparencia entre los miembros del equipo al mostrar qué tareas están asignadas a quién y cuándo deben completarse.

Mejorar la eficacia

Los tableros Kanban permiten planificar cada tarea del proyecto. Como resultado, todo el equipo del proyecto sabe exactamente qué hacer y cuándo. No hay necesidad de perder el tiempo en tareas que no contribuirán al éxito general del proyecto. En su lugar, los equipos de proyecto pueden utilizar su tiempo de la forma más eficiente y productiva posible.

Agilizar la colaboración

Con un tablero Kanban online, los equipos pueden colaborar durante todo el proyecto. Pueden ver cómo avanza el proyecto, quién está trabajando en determinadas tareas y hacer preguntas o añadir notas para que las vean otros usuarios. A medida que los equipos colaboran en proyectos complejos, el tablero Kanban ayuda a señalar las áreas en las que se pueden hacer mejoras a lo largo del camino.

Para reducir los cuellos de botella

Utiliza un tablero Kanban para detectar fácilmente cuellos de botella y obstáculos en tu flujo de trabajo. Si las tareas se acumulan, puede detectar el problema y corregirlo para el futuro. Al mover cada tarjeta a través de las diferentes etapas, los equipos pueden identificar fácilmente los posibles obstáculos en el camino.

Ejemplo de tablero Kanban

Para ver un tablero Kanban en acción, echa un vistazo a esta plantilla de tablero Kanban con un ejemplo de sesión de planificación de la hoja de ruta de un producto:

La plantilla está dividida en cuatro columnas: tareas pendientes, por hacer, en curso y realizadas. Todas las tareas que se han conceptualizado y deben completarse se enumeran en la lista de tareas pendientes. Por ejemplo, una de las tareas pendientes del equipo de relaciones públicas es redactar un comunicado de prensa para el lanzamiento del producto. En la columna "tareas pendientes", el equipo de desarrollo debe añadir ideas de imágenes, que el equipo de diseño tendrá que incorporar al briefing. La lista "en curso" incluye todas las tareas en las que están trabajando los equipos. Se trata de tareas que se han trasladado de la lista de "tareas pendientes", por ejemplo, la configuración de la versión móvil. Cualquier tarea completada y entregada pasa de la lista "en curso" a la sección "realizadas". En el ejemplo anterior, cuando se han codificado eficazmente las imágenes del briefing, la tarea pasa a la columna "hecho" del tablero Kanban.

¿Cuáles son las ventajas de Kanban?

El uso de un tablero Kanban tiene varias ventajas para los equipos de proyectos de diversos sectores. A continuación, describiremos algunos de los beneficios más comunes:

Ofrece actualizaciones en tiempo real

Cualquier cambio o actualización que realices en el proyecto se reflejará instantáneamente en el tablero, permitiendo a todo tu equipo de proyecto acceder a actualizaciones en tiempo real en cuestión de clics.

Es flexible

A diferencia de un tablero Scrum, los tableros Kanban no están sujetos a un conjunto específico de reglas. Puedes ser flexible con la estructura, lo que te permite crear un tablero de proyecto que sea perfecto para tu negocio.

Es fácil de usar

Utilizar un tablero Kanban es fácil. Es fácil de hacer, fácil de usar y fácil de entender. Nadie tendrá problemas para entender cómo funciona, lo que significa que es una herramienta de gestión de proyectos accesible.

Alinea a tu equipo

Si todo el mundo tiene acceso al tablero Kanban, sabrás que todos están en la misma página. Pueden ver lo que está pasando con el proyecto, quién está trabajando en tareas específicas y cómo encajan en el panorama general.

Cómo crear un tablero Kanban

Crear tu propio tablero Kanban no es difícil, sobre todo si empiezas con una plantilla de Kanban. Sin embargo, para sacar el máximo provecho de su tablero, es útil entender todas las etapas del proceso de creación.

1. Define tu proceso, proyecto o flujo de trabajo

Antes de crear el tablero, primero tienes que definir el proceso, proyecto o flujo de trabajo que deseas esbozar. ¿Es para un proyecto en particular? ¿Un proceso de negocio? ¿Un nuevo flujo de trabajo? Tomemos como ejemplo la gestión de proyectos. Para definir claramente el proyecto, primero hay que esbozar su alcance. El alcance define los objetivos del proyecto y el propósito del mismo. ¿Pero cómo ayuda esto a tu tablero? Con un alcance claro del proyecto, estás en una posición mucho mejor para asegurarte de que tu tablero Kanban incluye toda la información que necesitas para completar el proyecto. Así que ten claros los fundamentos de tu proceso, proyecto o flujo de trabajo antes de empezar a crear tu tablero. De esa manera, puedes estar seguro de que estás creando un tablero que incluye las tareas y actividades correctas.

2. Esboza las etapas y limitaciones

Con una imagen clara de tu flujo de trabajo o proyecto, puedes empezar a trazar las columnas de tu tablero. Puedes mantenerlo simple con tres columnas que representen "por hacer", "en curso" o "en progreso" y "hecho". También puedes añadir más detalles y desarrollar el proceso con más columnas para reflejarlo con exactitud, o añadir líneas de navegación para los distintos equipos implicados en el proyecto. Durante esta fase, también debes establecer los principios de tu tablero, como los límites de trabajo en curso. En ellos se esbozarán las restricciones fijas que eliminan los residuos de su proceso. Por ejemplo, es posible que desee limitar el número de tareas en las que se está trabajando activamente al mismo tiempo. Esto te ayudará a gestionar la capacidad del equipo y a agilizar el flujo de trabajo. En última instancia, no hay una forma correcta o incorrecta de estructurar tu tablero Kanban. Todo se reduce a lo que está involucrado en tu proyecto o flujo de trabajo, y los límites que deseas poner en su lugar.

3. Añade tareas al tablero

Con la estructura del tablero en su lugar, ahora puedes empezar a trazar las tareas y actividades. En Miro, estas se llaman tarjetas visuales.

Empieza por añadir un título claro que describa en qué consiste la tarea. Por ejemplo, "enviar newsletter por email". A continuación, puedes añadir más detalles sobre lo específico dentro de la propia tarjeta. Puedes incluir información como "redactar el texto del correo electrónico" o "crear una línea de asunto convincente". La tarjeta también puede incluir una lista de comprobación para que el propietario la marque, archivos e imágenes cargados o enlaces externos a información de apoyo. Una vez añadidas las tareas, puedes asignar la propiedad a la persona o equipo correspondiente. Por último, hay que añadir una fecha de vencimiento. En Miro, la fecha aparecerá directamente en la tarjeta, para que quede claro cuándo vence la tarea.

4. Comparte el tablón con las partes interesadas

Cuando el tablero esté completo, compártelo con los miembros del equipo y las partes interesadas para obtener su opinión. De este modo, las personas pertinentes tendrán la oportunidad de revisar la información, hacer preguntas y asegurarse de que no falta información vital.

5. Revisa y actualiza el tablón con regularidad

Cuando tu proyecto o flujo de trabajo esté en marcha, es importante que tú y tu equipo reviséis y actualicéis continuamente el tablón. De lo contrario, el tablero no será relevante y no te ayudará a gestionar eficazmente tus tareas. En otras palabras, Kanban sólo es útil si es de fácil acceso para todos los miembros del equipo y si se mantiene actualizado. Afortunadamente, el uso de Miro facilita todo este proceso. Todo el equipo puede ver y acceder fácilmente al tablero Kanban online, lo que es especialmente útil para equipos remotos. Todo lo que tienen que hacer es saltar en línea para ver al instante los últimos avances. Para avanzar en las tareas, basta con arrastrar y soltar la tarea en la columna correspondiente, añadir las notas o actualizaciones pertinentes, y todo el mundo tendrá al instante la última versión del tablero Kanban.