PI Planning

¿Qué es el PI planning?

El PI planning, o planificación del incremento de programa (PI), es un evento que crea una visión compartida entre los equipos Agile. A lo largo del evento, las partes interesadas del negocio, los propietarios del proyecto y los equipos de proyecto revisan su backlog del programa. Identifican prioridades, analizan objetivos, identifican dependencias y determinan la nueva dirección de la empresa. Las organizaciones suelen llevar a cabo estas reuniones cada 8-12 semanas. Suelen extenderse a lo largo de 1-2 días (aunque las sesiones virtuales tienden a ser más cortas). Esto permite a los equipos disponer de tiempo suficiente para organizar sesiones de grupo, colaborar y debatir el nuevo plan de acción. Pero, ¿dónde entra Agile en esto y qué es la planificación PI en Agile? En el marco Agile, la planificación PI permite a los equipos crear un tren de lanzamiento ágil (ART). Un ART reúne a los equipos para ayudarles a tomar decisiones informadas sobre el futuro del desarrollo del producto.

¿Qué es la planificación SAFe PI?

Scaled Agile Framework (SAFe) es una estructura para implementar prácticas Agile. Ayuda a los equipos a reunirse para revisar los mismos productos, resultados y objetivos clave a escala empresarial. La junta del programa SAFe es una parte importante del PI planning de Agile. De hecho, es el entregable clave de una sesión de PI (más sobre esto más adelante). Un tablero de programa SAFe mapea fechas de entrega, dependencias, hitos y cronogramas.

¿Cuál es el objetivo de una sesión de PI planning?

Organizar una sesión de planificación de IP con tu equipo tiene muchas ventajas. Los principales son:

1. Alinear equipos Agile

La colaboración interfuncional es complicada, especialmente para equipos distribuidos y remotos. Todo el mundo está en la misma página con un evento de planificación de PI, independientemente del departamento al que pertenezcan.

2. Establecer objetivos claros

El PI planning define las metas y objetivos de la empresa. Todos los participantes saben cuál es la meta final, por qué es importante y cómo alcanzarla.

3. Generar confianza

La planificación PI es un proceso colaborativo. Es una gran manera para que los equipos Agile construyan relaciones y desarrollen confianza con otros miembros del equipo.

4. Ofrecer una mejor experiencia al cliente

La planificación de PI te permite agilizar tus procesos y garantizar que tus equipos estén alineados en toda la empresa. Como resultado, tus clientes obtienen una experiencia más fluida, eficiente y, en general, mejor.

5. Tomar decisiones rápidas

La toma de decisiones no es fácil para equipos grandes y multifuncionales. Utiliza un evento de PI planning para reunir a los equipos y tomar decisiones rápidas e informadas.

6. Priorizar tareas

Utiliza una sesión de planificación de IP para identificar las áreas más importantes de tu trabajo y centrarte en las acciones que te ayudarán a alcanzar tus objetivos.

¿Quién debe participar en un PI Planning?

Los siguientes miembros del equipo forman un evento de planificación de PI:

Product manager

El jefe de producto es responsable de presentar la visión del programa y los próximos hitos. Revisa el borrador del plan para asegurarse de que puede gestionar eficazmente el flujo de trabajo. Su perspectiva también es valiosa para el proceso de planificación de la IP, sobre todo porque entiende perfectamente las necesidades del cliente. Su aportación garantiza que el objetivo y la dirección aporten valor al usuario final.

Product owner

Un propietario de producto mantiene y prioriza el backlog del producto y se centra en la planificación de iteraciones. También se encarga de explicar los objetivos y visiones de la alta dirección al resto del equipo. Además, son responsables de redactar los objetivos de la IP, evaluar el progreso e informar sobre las métricas clave.

Ingeniero del tren de lanzamiento

El ingeniero del tren de lanzamiento (RTE) es el líder y entrenador del tren de lanzamiento Agile (ART). Es el jefe de la junta de planificación de la IP. Su función es planificar, gestionar y facilitar el evento.

Scrum master

El scrum master en el PI planning gestiona y dirige los procesos durante el evento y facilita la preparación con el RTE. También revisa la capacidad del equipo, asegurándose de que puede completar el trabajo necesario para alcanzar las metas y objetivos. El scrum master es responsable del calendario, de identificar las dependencias y de abordar cualquier ambigüedad durante las sesiones de trabajo.

Desarrolladores

Los desarrolladores investigan, diseñan, prueban y mantienen los sistemas de software. Durante el PI planning, participan en las sesiones de grupo para ayudar a refinar las historias de usuario, identificar riesgos y ayudar al propietario del producto a finalizar los objetivos.

Planificación tradicional vs PI Planning

La planificación tradicional es otra palabra para la planificación PI, pero indica que la reunión del equipo es en persona. Hoy en día, muchos equipos optan por un formato híbrido para celebrar estas reuniones. Esto permite a los equipos distribuidos asistir fácilmente a las sesiones desde cualquier lugar. Y cuando las reuniones son online, los equipos pueden grabar las sesiones y revisarlas en el futuro.

Pero la gestión de una sesión de PI planning online no está exenta de dificultades. Organizar una reunión virtual puede ser difícil para los anfitriones, ya que hay que tener en cuenta más aspectos que en un evento presencial. La tecnología, por ejemplo, es un factor importante en el que pensar. Si la tecnología no funciona o no es eficiente, toda la reunión puede venirse abajo. Las reuniones online también pueden resultar complicadas para los asistentes. Concentrarse en una pantalla durante mucho tiempo puede ser complicado y provocar falta de concentración. Afortunadamente, existen herramientas que ayudan a superar estos problemas. Un ejemplo es Miro. Si decides organizar una sesión virtual de planificación de IP, una herramienta como Miro puede ayudarte a planificar, gestionar y ejecutar la reunión, así como a mantener el interés de los participantes. El uso de un espacio de trabajo digital personalizable e intuitivo permite a los equipos colaborar en línea. Comienza seleccionando la plantilla de planificación de PI ya preparada y empieza a anotar toda la información en la pizarra virtual. Para mantener la concentración de los participantes, utiliza el temporizador para limitar el tiempo dedicado a cada sesión. Deja tiempo para los descansos y considera la posibilidad de utilizar icebreakers para mantener el ambiente ligero y atractivo.

¿Qué incluir en una agenda de PI planning?

La agenda de una reunión de PI planning debe incluir la siguiente información:

Contexto empresarial

El propietario de la empresa comienza describiendo el estado actual del negocio. Compartirá la visión de futuro de la empresa y explicará cómo las soluciones empresariales existentes responden a las necesidades actuales de los clientes.

Visión del producto/solución

A continuación, los product managers presentan la visión actual. A menudo se representa como las 10 próximas características del producto o los elementos más urgentes de la cartera de productos pendientes. A continuación, el jefe de producto destaca cualquier cambio que se haya producido desde la última sesión de planificación de la IP.

Visión de la arquitectura y prácticas de desarrollo

El desarrollador (o arquitecto de sistemas) describe la visión de la arquitectura, incluyendo cualquier cambio que apoye Agile en las prácticas de desarrollo.

Contexto de planificación

El RTE presenta el proceso de planificación y describe los resultados esperados.

División en equipos

Los participantes se dividen en equipos para estimar la capacidad de cada iteración. A continuación, los equipos elaboran un borrador del plan de cada iteración. Esta sesión está cronometrada.

Revisión del borrador del plan

Los equipos presentan los resultados clave de su planificación, incluyendo su capacidad, objetivos PI, riesgos y dependencias. Otros equipos revisan todos los borradores de planes y aportan sus comentarios.

Revisión por la dirección y resolución de problemas

Los borradores de los planes suelen presentar dificultades que hay que superar, como limitaciones de alcance, capacidad, recursos y dependencias conflictivas. La dirección dedica algún tiempo a encontrar la manera de resolver estos problemas. El RTE mantiene el ritmo de esta reunión.

Riesgos del programa

Antes de lanzar una nueva iteración, es importante identificar los riesgos potenciales. Los equipos clasifican estos riesgos en una de cinco categorías. - La primera categoría es Resuelto, lo que significa que todo el equipo está de acuerdo en que ya no hay riesgo. - La segunda categoría es Propio, lo que significa que alguien asume la responsabilidad de gestionar un riesgo no resuelto. - La tercera categoría es Aceptado, que incluye riesgos que son inevitables y que simplemente hay que entender y aceptar. - La cuarta categoría es Mitigado, en la que los equipos averiguan cómo reducir el impacto de un riesgo. Por último, la quinta categoría es Voto de Confianza. El voto de confianza en la planificación de la IP permite a los equipos votar sobre el grado de confianza que tienen en que el equipo cumplirá los objetivos después de abordar todos los riesgos.

Revisión del plan

A continuación, los equipos reelaboran sus planes y abordan los riesgos potenciales para alcanzar un nivel de confianza lo más alto posible.

Planificación retrospectiva y avance

En la fase final de la reunión, el RTE dirige una breve retrospectiva. Se tratará lo que ha ido bien, lo que no y lo que puede mejorarse para la próxima sesión. El tiempo que dediques a cada uno de estos aspectos depende de ti. No hay un tiempo correcto o incorrecto, pero ten en cuenta que es más difícil que los miembros del equipo mantengan la concentración si asisten a la reunión virtualmente. Permite suficientes descansos a lo largo de la sesión para mantenerlos motivados y comprometidos.

Cómo preparar una sesión de PI planning

Sigue estos tres sencillos pasos para preparar tu próxima sesión de planificación de IP.

Realiza actividades previas a la planificación

Las actividades previas al PI planning ayudan a que todo vaya sobre ruedas el día de la sesión. Se asegurará de que todos los equipos estén preparados para la sesión, de que se haya invitado a las personas necesarias y de que la tecnología (o el lugar, si la reunión es presencial) esté lista para funcionar. Estas son las tres áreas clave de la planificación previa al PI planning:

1. Preparación de la organización

Esto implica preparar el ámbito de planificación para garantizar que todo el mundo esté preparado para la reunión. También significa alinear a los profesionales de la empresa antes de la reunión para que estén lo más racionalizados posible y asegurarse de que se asignan todas las funciones críticas.

2. Preparación del contenido

Para garantizar una visión clara de la reunión, los equipos deben disponer del contenido adecuado con antelación. Esto incluye la sesión informativa ejecutiva para definir el estado actual de la empresa, un backlog de productos actualizado y la sesión informativa sobre la visión de la arquitectura.

3. Preparación logística

Organizar la logística es una parte vital del PI planning. Implica planificar la ubicación (en un espacio físico u online), conseguir la tecnología adecuada y elegir los canales de comunicación adecuados.

¿Cuándo es necesaria la planificación previa al PI planning? Lo ideal es que la planificación previa tenga lugar al menos cuatro semanas antes de la celebración de la misma. De este modo, todo el mundo dispone de tiempo suficiente para planificar y organizar la información y la logística necesarias.

Comprender los inputs y outputs

Estos son ejemplos de inputs del PI planning: Executive briefings. Las sesiones informativas deben prepararse con antelación para alinear a los equipos y contextualizar la sesión. Hoja de ruta y visión. Se necesita una definición clara de la dirección de la empresa y de la visión de futuro de la dirección. Programa de trabajo. Prepara tu lista priorizada de características y funcionalidades del producto antes de la reunión para que puedas debatir en qué elementos centrarte en las próximas iteraciones. Ahora, veamos los outputs: Los outputs son los resultados tangibles de la sesión de planificación. Dos resultados que indican que el PI planning fue un éxito: Objetivos del PI comprometidos. El compromiso del equipo durante la planificación de la IP se traducirá en un conjunto de objetivos SMART que describen lo que se pretende lograr en las próximas iteraciones. Cada equipo puede tener su propio objetivo en el que centrarse, dependiendo de lo que hayáis debatido durante la sesión. Un tablero de programación. Un tablero de programa describe las fechas de entrega, las dependencias entre los equipos, los hitos y un calendario de los acontecimientos. Estos resultados marcan el final de la sesión de planificación de la IP. Guiarán tus futuras iteraciones y ayudarán a tus equipos a alcanzar sus objetivos antes de volver a la mesa de dibujo para una nueva reunión de planificación de PI.

Elige la plataforma adecuada

¿Planeas organizar una sesión virtual de PI Planning? Necesitas un software que funcione para ti y tu equipo Agile. Si la plataforma no es la adecuada, puede ser difícil llevar a cabo una reunión con éxito. Para encontrar la plataforma adecuada, piensa en las características que necesitas para que tu reunión se desarrolle de la forma más fluida y eficiente posible. He aquí algunas sugerencias: Videochat de alta calidad. Si los participantes se conectan virtualmente, necesitas una plataforma de videollamada de alta calidad. De este modo, todos podrán disfrutar de la reunión sin experimentar ningún fallo. Un espacio de trabajo colaborativo. Un espacio de trabajo virtual y colaborativo permite a los equipos trabajar juntos durante toda la sesión. Mediante un espacio de trabajo en línea, los equipos pueden añadir comentarios, enviar mensajes y compartir información fácilmente con sus compañeros. Un temporizador. Mantén el ritmo de las reuniones utilizando un temporizador. Esto ayuda a los equipos a ser lo más concisos y productivos posible durante la sesión.