Workflow-Vorlage
Schildere die grundlegenden Schritte auf, die erforderlich sind, um ein Projekt abzuschließen und kollaborative Workflows aufeinander abzustimmen.
Über die Workflow-Vorlage
Die digitale Welt erfordert Zusammenarbeit, und bessere Zusammenarbeit führt zu besseren Ergebnissen. Wenn es darum geht, einen kollaborativen Workflow einzurichten, ist es notwendig, eine einfache Möglichkeit zu schaffen, den Prozess zu verwalten und schneller iterieren zu können, ohne Einschränkungen.
Miors Workflow-Vorlage macht dies einfach – deshalb verwenden Projektmanager, Designer und Vermarkter diese Vorlage, um sich auf Prozesse abzustimmen und die Effizienz bei der Projektdurchführung zu verbessern.
Was ist eine Workflow-Vorlage?
Eine Workflow-Vorlage ist ein Projektmanagement-Tool, das es dir ermöglicht, Schritte, Ressourcen, Zeitachsen und Rollen zu skizzieren, die notwendig sind, um ein Projekt abzuschließen.
Es kann bei jedem mehrstufigen Projekt eingesetzt werden, sei es ein Geschäftsprozessor ein Designprojekt. Es ist ideal, um Maßnahmen zu planen, die zur Erreichung eines Ziels notwendig sind, und eine Zeitachse zu organisieren, um diese Maßnahmen abzuschließen.
Wie man die Workflow-Vorlage verwendet
Miros Workflow-Prozessvorlage ist in 4 Abschnitte unterteilt:
In Bearbeitung
In Bearbeitung
Muss überprüft werden
Zugelassen
Einzelne Workflow-Schritte werden erstellt und in den entsprechenden Abschnitt eingefügt, wo sie dem richtigen Teammitglied zugewiesen werden. Von dort aus müssen die Aufgaben nur noch durch den Workflow-Prozess bewegt werden, sobald sie abgeschlossen sind.
5 Schlüsselkomponenten eines Workflow-Prozesses
Die Workflow-Vorlage kann an die spezifischen Prozesse oder Bedürfnisse eines Projekts angepasst werden, umfasst jedoch in der Regel die folgenden grundlegenden Komponenten. Wir haben Fragen zusammengestellt, die du dir stellen solltest, während du die Workflow-Diagrammvorlage erstellst:
1. Stakeholder
Wer sind die Stakeholder? Es ist wichtig, dass das gesamte Team seine Rollen versteht, bevor ihr mit der Produktion beginnt. Definiere deine Stakeholder und lege den Rahmen ihrer Rolle fest. Wer sind die Gatekeeper? Wer besitzt den Überprüfungszyklus? Wer springt ein, wenn es einen Engpass gibt?
2. Brainstorming
Wie brainstormt ihr Ideen? Woher kommt der Inhalt? Wenn du in einem Marketing- oder Design-Team arbeitest oder eine TV-Show, einen Podcast oder ein anderes kreatives Projekt produzierst, ist es entscheidend, von Anfang an das Format der Brainstorming-Sitzungen festzulegen. Es ist auch hilfreich herauszufinden, wo du deine Ideen speicherst, wer sie zusammenstellt und wer die redaktionellen Entscheidungen trifft.
3. Zeitachse
Wie sieht deine Zeitachse aus? Skizziere deine wichtigsten Meilensteine und erstelle eine Zeitachse als grobe Übersicht für ein bestimmtes Projekt. Notiere alle Überprüfungen, die durchgeführt werden müssen, und die Fristen für jede Überprüfung. Erstelle Checklisten für jede Etappe, damit du weißt, wann du bereit bist, zur nächsten überzugehen.
4. Kommunikation
Wie wirst du mit dem Team kommunizieren? Wirst du wöchentliche Check-in-Meetings haben? Wer muss an diesen Meetings teilnehmen? Wäre es besser, einen wöchentlichen E-Mail-Update zu versenden? Entscheide dich für einen Plan, aber du kannst später immer noch iterieren.
5. Ressourcen
Welche Ressourcen benötigst du, um erfolgreich zu sein? Ressourcen können Werkzeuge, funktionsübergreifende Partner, Budget und andere Bedürfnisse umfassen.
Ist der Workflow verständlich und skalierbar? Überprüfe regelmäßig deinen Workflow. Stelle sicher, dass alles auf dem neuesten Stand ist und der Workflow mit deinem Unternehmen skalieren kann. Integriere Feedback von neuen Mitarbeitern, die im Workflow geschult wurden.
Vorteile der Verwendung einer Workflow-Prozessvorlage
Miros Workflow-Vorlage ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle abgestimmt sind und wissen, was genehmigt werden muss und was bereit für die Produktion ist. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die es für dein Team mit sich bringt:
Effektiv zusammenarbeiten
Projektmanagement ist ein unordentlicher, komplizierter Prozess. Es kann schwierig für Stakeholder sein, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu kennen — und zu verstehen, wo sie sich überschneiden und kollidieren. Ein guter Produktions-Workflow reduziert Unsicherheit. Im Zweifelsfall können dein Team und funktionsübergreifende Partner auf die Workflow-Vorlage zurückgreifen, um den nächsten Schritt zu verstehen.
Neue Mitarbeiter einarbeiten
Ein dokumentierter Workflow erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Anstatt sich jeden Schritt in einem komplexen Produktionsprozess merken zu müssen, kannst du deinen neuen Mitarbeiter durch den Prozess führen, wie er in der Vorlage beschrieben ist. Dies gewährleistet Konsistenz in deiner Schulung und ermöglicht es neuen Mitarbeitern, direkt durchzustarten.
Finde Fehler in deinen Prozessen
Das Mapping eines Prozesses bietet die Möglichkeit, Schwächen in deinen Prozessen zu erkennen. Gibt es Lücken? Brauchst du mehr Ressourcen? Gibt es einen Engpass? Die Abbildung deines Produktionsablaufs von Anfang bis Ende ist der beste Weg, um die Bedürfnisse deines Teams zu verstehen.
Prozesse skalieren
Produktions-Workflows unterstützen dich beim Skalieren. Wenn Prozesse nur im Kopf deines Teams existieren, kann es schwierig sein, Ressourcen zu sichern, Zustimmung zu erhalten oder neue Mitarbeiter einzustellen. Ein Workflow vereinfacht das Wachstum deines Unternehmens, während du es aufbaust.
Entdecke mehr Workflow-Diagramm-Beispiele und bringe deine Projekte voran.
Kann ich eine Workflow-Vorlage an meine Bedürfnisse anpassen?
Ja, du kannst die Workflow-Vorlage an die speziellen Anforderungen deines Projekts oder Prozesses anpassen. Du kannst Aufgaben, Rollen und andere Elemente nach deinen Bedürfnissen ändern.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
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