Workflow-Template
Dieser Ansatz vereinfacht die Zusammenarbeit an Designs und die Nachverfolgung des Status.
Über das Workflow-Template
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow – auch Arbeitsablauf genannt – ist ein Projektmanagementtool, mit dem du die verschiedenen Schritte, Ressourcen, Termine und Rollen, die für die Umsetzung eines Projekts erforderlich sind, darstellen kannst. Er lässt sich für jedes mehrstufige Projekt verwenden, egal ob es sich dabei um einen Geschäftsprozess oder ein anderes Vorhaben handelt, und er eignet sich ideal, um die konkreten Maßnahmen aufzuzeigen, die du für das Erreichen eines bestimmten Ziels ergreifen musst, einschließlich ihrer Reihenfolge. Das Abbilden eines Workflows lässt sich auch mit Process Mapping vergleichen.
Die fünf Schlüsselkomponenten eines Workflows
Für die Ausarbeitung eines Workflows gibt es viele Ansätze, aber sie umfassen im Allgemeinen stets die folgenden grundlegenden Komponenten. Wir haben Fragen aufgelistet, die du dir stellen solltest, wenn du einen neuen Workflow erstellen möchtest.
1. Stakeholder
Wer sind die Stakeholder? Vor dem Produktionsbeginn ist es wichtig, dass jeder im Team seine Rolle versteht. Definiere deine Stakeholder und lege den Umfang ihrer Rolle fest. Wer sind die Gatekeeper? Wer ist für den Prüfungszyklus zuständig? Wer greift ein, wenn es einen Engpass gibt?
2. Brainstorming
Wie erfolgen Brainstorming und Ideenfindung? Woher kommen die Inhalte? Wenn du in einem Marketing- oder Designteam arbeitest oder eine Fernsehsendung, einen Podcast oder ein anderes kreatives Projekt produzierst, ist es wichtig, dass du das Format der Brainstorming-Sessions von Anfang an festlegst. Zudem solltest du dir auch darüber im Klaren sein, wo Ideen gespeichert werden, wer das Sammeln und Zusammenstellen der Ideen übernimmt und wer redaktionelle Entscheidungen trifft.
3. Zeitplan
Wie sieht dein Zeitplan aus? Lege deine wichtigsten Meilensteine und einen groben Zeitplan für ein bestimmtes Projekt fest. Notiere alle anstehenden Überprüfungen und ihren jeweiligen Stichtag. Erstelle Checklisten für die einzelnen Meilensteine, damit du weißt, wann du mit dem nächsten Projektabschnitt beginnen kannst.
4. Kommunikation
Wie wirst du mit dem Team kommunizieren? Wirst du wöchentliche Check-in-Meetings abhalten? Wer muss an diesen Meetings teilnehmen? Wäre es besser, ein wöchentliches Update per E-Mail zu verschicken? Entscheide dich für einen Ablaufplan. Falls nötig, kannst du später immer noch Iterationsschleifen durchführen.
5. Ressourcen
Welche Ressourcen werden für eine erfolgreiche Umsetzung benötigt? Zu den Ressourcen können Tools, funktionsübergreifende Partner, finanzielle Mittel und andere Komponenten gehören.
Ist der Workflow nachvollziehbar und lässt er sich bei Bedarf anpassen? Überprüfe deinen Workflow regelmäßig. Vergewissere dich, dass alles auf dem neuesten Stand ist und dass der Workflow mit deinem Unternehmen mitwachsen kann. Berücksichtige das Feedback neu eingestellter Mitarbeiter, die eventuell eine Einschulung in den Workflow erhalten haben.
Die vier Vorteile eines Workflows
1. Effiziente Zusammenarbeit
Projektmanagement ist ein verworrener, komplizierter Prozess. Stakeholdern kann es schwerfallen, ihre Rollen und Verantwortungsbereiche zu verstehen – und zu wissen, wo sich diese überlappen oder einander widersprechen. Ein guter Produktionsablauf reduziert Unsicherheiten. Bei Unklarheiten können dein Team und deine funktionsübergreifenden Partner den Workflow als Referenz nutzen, um deinen nächsten Schritt zu verstehen.
2. Schulung neuer Mitarbeiter
Wenn ein Workflow vorhanden ist, lassen sich neue Mitarbeiter einfacher einschulen. Damit sie sich nicht die jeden einzelnen Schritt eines komplexen Produktionsprozesses merken müssen, solltest du ihnen den Gesamtablauf erklären. Mit diesem Ansatz stellst du sicher, dass Schulungsmaßnahmen einheitlich erfolgen und neue Mitarbeiter unverzüglich mit ihrer Arbeit beginnen können.
3. Auffinden von Schwachstellen in Prozessen
Die Dokumentation eines Produktionsablaufs bietet eine gute Gelegenheit, die Schwachstellen in deinen Prozessen zu erkennen. Gibt es Lücken? Benötigst du mehr Ressourcen? Gibt es einen Engpass? Die Darstellung deines Produktionsablaufs mithilfe von Process Mapping Tools bietet dir die beste Möglichkeit, um ein Gefühl für die Bedürfnisse deines Teams zu bekommen.
4. Skalierung der Prozesse
Produktionsabläufe helfen dir bei der Skalierung deiner Vorhaben. Wenn Prozesse nur in den Köpfen deiner Mitarbeiter bestehen, kann sich die Beschaffung von Ressourcen, die Einholung der Zustimmung von Stakeholdern oder die Einstellung neuer Mitarbeiter schwierig gestalten. Die Ausarbeitung eines Workflows erleichtert es deinem Unternehmen, zu wachsen und zu expandieren.
So verwendest du das Workflow-Template
Das Workflow-Template stellt dir ein Prozessablaufdiagramm zur Verfügung, das in vier Bereiche unterteilt ist: in Warteposition, in Arbeit, Prüfung ausstehend und genehmigt. Die einzelnen Workflow-Schritte werden festgelegt und im entsprechenden Bereich platziert, wo sie dem richtigen Teammitglied zugewiesen werden. Nachdem du dieses Grundgerüst erstellt hast, musst du deine Aufgaben nur mehr innerhalb des Workflow Diagramms verschieben, sobald sie abgeschlossen sind.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
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RICE-Prioritätensetzungs-Template
Ideal für:
Priorisierung, Strategische Planung, Projektmanagement
Bei der Entwicklung einer Produkt-Roadmap kann man schnell den Überblick verlieren. RICE steht für Reach (Reichweite), Impact (Auswirkung), Confidence (Zuversicht) und Effort (Aufwand). Du kannst damit Ideen bewerten und priorisieren. Ein Brainstorming für neue Möglichkeiten, mit denen du deine Kunden begeistern kannst, kann bereichernd sein, aber auch überfordernd. Du und dein Team seid vielleicht versucht, euch zuerst auf die aufregendsten Ideen zu stürzen, ohne das potenzielle Erfolgserlebnis zu berücksichtigen. Mithilfe des RICE-Frameworks könnt ihr jedes potenzielle Projekt sorgfältig überdenken und seine Durchführbarkeit bewerten.
Das Screen-Flow-Template
Ideal für:
UX-Design, Produktmanagement, Wireframes
Ein Bildschirmablauf (oder Wireflow) ist ein Layout für mehrere Bildschirme, das Wireframes mit Flussdiagrammen kombiniert. Das Ergebnis ist ein durchgängiger Fluss, der aufzeigt, was die Benutzer auf den einzelnen Bildschirmen sehen und wie sich dies auf deinen Entscheidungsprozess durch dein Produkt oder deine Dienstleistung auswirkt. Indem du dir ein Bild davon machst, was deine Kunden sehen, kannst du mit internen Teams, Interessenvertretern und Kunden über die getroffenen Entscheidungen kommunizieren. Mithilfe eines Bildschirmablaufs kannst du außerdem neue Möglichkeiten finden, um das Benutzererlebnis von Anfang bis Ende reibungslos und ohne Frustration zu gestalten.
Zeitplan Vorlage
Ideal für:
Project Management
Die Zeitplan Vorlage optimiert das Zeitmanagement. Ob du Aufgaben für ein detailliertes Projekt planst oder einfach deine täglichen Abläufe organisierst, ihr benutzerfreundliches Design erfüllt vielfältige Zeitplanungsbedürfnisse. Ein herausragender Vorteil dieser Vorlage ist ihre außergewöhnliche Flexibilität; Benutzer können Zeitrahmen nahtlos von Stunden bis zu Wochen anpassen, um sicherzustellen, dass ihr Zeitplan anpassbar und präzise bleibt und sich an ständig verändernde Anforderungen anpasst.
Template für einen einfachen Projektplan
Ideal für:
Projektplanung, Strategische Planung, Projektmanagement
Ein einfaches Projekt ist ein North Star für dein Team, der ihm hilft, alle großen Fragen zum Projekt zu beantworten. Der Projektplan sollte die Natur des Plans beschreiben, warum du es tust, wie du es umsetzt, wie du jeden Schritt des Prozesses durchführst und wie lange jeder Schritt voraussichtlich dauern wird. Als Projektmanager oder Teamleiter verwendest du diese Vorlage, um einen einfachen Projektplan zu erstellen, der dann an interne Teamprojekte oder externe Kundenpartnerprojekte angepasst werden kann.
AARRR-Template („Piraten-Modell“)
Ideal für:
Marketing, Strategische Planung, Projektplanung
Die AARRR-Methode, die aufgrund ihres ähnlichen Klangs mit dem Ruf eines Piraten bisweilen als „Piraten-Modell“ bezeichnet wird, ist ein wertvoller Ansatz für Start-ups. Die Abkürzung AARRR steht für „Acquisition“ (Akquisition), „Activation“ (Aktivierung), „Retention“ (Kundentreue), „Referral“ (Empfehlungen) und „Revenue“ (Umsatz) – die fünf wichtigsten Typen von Nutzerverhalten, die in hohem Grade messbar sind und das Wachstum fördern. Wenn du rund um diese fünf Faktoren die richtigen Fragen stellst und beantwortest, wirst du in der Lage sein, klare Ziele zu definieren und die besten Schritte zu erkennen, um diese zu erreichen.
Das Funding-Tracker-Template
Ideal für:
Kanban Boards, Operations
Viele Organisationen, insbesondere gemeinnützige, sind von Förderungen abhängig. Das Erreichen von Fundraising-Zielen ist ein wesentlicher Bestandteil ihrer Mission. Ein Funding Tracker bietet ihnen ein leistungsstarkes und benutzerfreundliches Tool zur Messung ihres Fortschritts, damit sie auf Kurs bleiben. Dieses Template hilft dir nicht nur bei der Visualisierung von Meilensteinen, sondern auch dabei, die Öffentlichkeit zum Spenden zu motivieren und den Überblick über diese Spender zu behalten. Es ist besonders dann nützlich, wenn du mehrere Spenden aus verschiedenen Quellen erhältst.