Über die Prozessablauf-Vorlagen
Eine Prozessablauf-Vorlage ist wertvoll, um die Geschäftsprozesse deines Teams und die damit verbundenen Ergebnisse zu dokumentieren, zu analysieren und besser zu verstehen. Diese Prozessablauf-Vorlage ist nach Phasen organisiert, um die Ziele, Aktivitäten und Ergebnisse in jedem Schritt eines Prozesses zu erfassen. Nutze die Vorlage, um die Organisation, Produktivität und Kommunikation deines Teams zu verbessern, indem ihr ein gemeinsames Verständnis für jeden Prozess entwickelt.
Was ist der Zweck von Prozessabbildungen?
Du würdest dich niemals ohne eine Karte auf den Weg ins Unbekannte machen. Eine Prozesskarte ist da nicht anders. Process Mapping ist eine effektive Übung, um Pläne oder Vorgehensweisen deines Teams zu bewerten, zu dokumentieren oder zu strategisieren. Indem du die Ziele, Aktivitäten und Ergebnisse eines Projekts in einzelne Phasen unterteilst, erhältst du Einblicke, ob du auf dem richtigen Weg bist oder ein Problem effektiv bearbeitest.
Wann die Prozessvorlage zu verwenden ist
Diese Beispiele für Prozesskarten sind darauf ausgelegt, Teams dabei zu helfen, die Effizienz zu steigern. Durch die Visualisierung eines Prozesses auf dem Papier können Teams Identifikationsbereiche für Verbesserungen erkennen: wie man den Prozess strafft, die Kommunikation verbessert und eine bessere Dokumentation erstellt. Verwende Process Mapping Tools wenn du Verantwortliche zuweisen, Besitz und Grenzen definieren, Verantwortlichkeiten klären und Kennzahlen festlegen musst.
Wie du die Prozessvorlagen verwendest
Das Ziel des Process Mappings ist es, dein Projekt so aufzuschlüsseln, dass deine Teamkollegen deine Ziele verstehen und wissen, wie du sie erreichen möchtest. Durch die Aufteilung des Projekts in Phasen kannst du Missverständnisse vermeiden und sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, bevor ihr weitermacht. Gehe wie folgt vor, um die Prozessvorlage zu verwenden:
Schritt 1: Definiere dein Ziel
Was ist das Problem, das du lösen möchtest? Welchen Prozess möchtest du visualisieren?
Dies ist der Zeitpunkt, um groß zu denken. Während du die Prozessvorlage durchläufst, wirst du immer mehr Zeit damit verbringen, dein Projekt in kleine, überschaubare Teile zu zerlegen. Für den Moment aber kannst du ein umfassendes Ziel setzen.
Schritt 2: Brainstorming
Welche Schritte musst du unternehmen, um dieses Problem zu lösen? Wie wird sich der Prozess entfalten?
Lasse dich nicht zu sehr von der Reihenfolge, in der die Schritte ausgeführt werden müssen, ablenken. Konzentriere dich darauf, alle notwendigen Schritte auf dem Board festzuhalten. Überlege auch, welche Stakeholder du in das Projekt einbeziehen musst. Außerdem kannst du darüber nachdenken, welche Ressourcen du benötigst, um die Aufgabe zu erledigen.
Schritt 3: Erfolg definieren
Woran erkennst du, dass du das Problem gelöst hast? Wann ist der Prozess abgeschlossen?
Viele Teams überspringen diesen Schritt, aber es ist wichtig, ihn nicht zu vernachlässigen. Indem du klare Kennzahlen für den Erfolg definierst – oder zumindest einen Endpunkt – hast du ein Ziel, auf das du hinarbeiten kannst.
Schritt 4: Dinge in die richtige Reihenfolge bringen
Welche Schritte wirst du unternehmen, um das Problem zu lösen? In welcher Reihenfolge musst du arbeiten, um sicherzustellen, dass der Prozess abgeschlossen wird?
Jetzt ist es an der Zeit, linear zu denken. Nimm das gesamte Rohmaterial von deinem Brainstorming und beginne, es in die richtige Reihenfolge zu bringen. Falls es zu überwältigend ist, linear zu arbeiten, beginne damit, festzulegen, was du zuerst und zuletzt tun musst, und arbeite dann alles dazwischen aus.
Schritt 5: Zeichne es auf
Wie sieht das Problem aus? Wie kannst du den Prozess visualisieren?
Es ist an der Zeit, deine Prozessvorlage in die Tat umzusetzen. Beginne damit, eine Legende zu erstellen. Die Legende sollte die Symbole enthalten, die du während des gesamten Prozesses verwendest.
Du benötigst möglicherweise Symbole, die Aktivitäten, Eingaben, Ausgaben, Entscheidungen und Endpunkte darstellen. Verwende ein System, das intuitiv und skalierbar ist. Zum Beispiel verwenden viele Menschen Pfeile, um den Entscheidungsfluss anzuzeigen.
Schritt 6: Überprüfe die Map
Bist du gut aufgestellt, um das Problem zu lösen? Sieht die Prozess-Map umsetzbar und verständlich aus?
Lade die Stakeholder ein, die Map zu prüfen. Achte genau auf mögliche Redundanzen, Engpässe und Probleme im Workflow. Gehe jeden Schritt durch, um sicherzustellen, dass sie logisch aufeinander folgen. Es kann hilfreich sein, auf die Dokumente aus deinem Brainstorming zurückzukommen und sicherzustellen, dass nichts verloren gegangen ist.
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